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ロボパット導入企業インタビュー

不動産業/管理部門

事務職の社員はロボットのマネージャーを目指してほしい─

RPAで時間を捻出し、不動産業からサービス業へ

株式会社アミックス 常務取締役 榎様 / 賃貸管理事業部部長 深澤様

アミックス様は、創立60年を超える不動産賃貸管理の会社です。
物件管理戸数はグループ全体で10,000戸を超え、賃貸管理だけではなく、建築、リフォームなど不動産に関わる幅広いサポートに強みを持っていらっしゃいます。
公益財団法人日本賃貸住宅管理協会の理事会社でもいらっしゃいます。

※以下、敬称略

RPAを導入しようと思ったきっかけは何ですか?

以前からRPAはFacebookで流れてきた記事を見ていて、おもしろそうだなと思っていました。
というのも、取引先が変わるたびにシステム改修などに費用がかかってしまったり、結局現場が手入力で対応しているという状況になってしまったり、でも、私たちとしては、やはりよい会社にスイッチしていきたいところもあり、そこが課題だったからです。
でも、RPAを使えば、システム改修やAPIがどうとか言わずに、自分たちで自動化していけるというところが、すごく便利だなと思いました。
ちょうどそんなとき、他社さんがRPAを使っているという話を聞いて、ぜひ勉強させてくれと、役員を連れて数人で話を聞きに行ったのがきっかけです。

株式会社アミックス様

実際にRPAを使われている方のお話を聞いてどうでしたか?

深澤

その会社では、2〜3種類のRPAを使われていたのですが、結論からいうとサーバー型のRPAは(当社では)難しいという事が分かりました。エンジニアが必要で、現場とエンジニアがしっかり連携しないといけない。これは手に負えないなと。
その時に、画像認識でスタンドアローン型のほうがよいというのも知りました。その会社の部長さんが各部署から洗い出した業務を、入社して3か月目ぐらいの新卒がどんどんロボ化している話を聞いて、当社での導入の方向性がクリアになりました。

その中でロボパットを選んでいただいたのはなぜですか?

インターネットやYouTubeなどで情報収集をしながら、何社かを検討していました。他の会社にも説明に来てもらったのですが、その中で、ロボパットは、初心者が一番使いやすくて、簡単だったことが決め手です。画像認識のやり方やアイコン、開発の画面がとてもシンプルでわかりやすくて、社員が一番使えそうな印象を持ちました。

現場で業務にあたる社員さんがRPAを作れるかを判断の基準にされたとのことですが、現場で使うという事に不安や心配はありませんでしたか?

確かにやってみないと分からないところはあります。でも、ロボパットを導入すると決めてからは、不安や心配とかは考えたことはありません。
なぜなら、この先、働き方改革や技術革新が進む中で、単純作業は自動化され、それを人が管理する世の中が来る、これはもう間違いないことです。そうなると、好き嫌いとか、面倒くさいとか…そんなことは関係なく、嫌でもやらないといけない状況になる。
自動化の世の中がくるということは、自動化を組むことが仕事になる時代になります。
つまり、我々に、選択の余地はないんです。もちろん少しでもやりやすい環境は私達が整えますが、ロボットも作れてマネジメントもできる、そういう人材になってほしいですね!

御社では、現在どのように利用しているのですか?

深澤

当社では、まず常務が先陣を切って、自分自身でRPAを作りました。1800工程にもなるすごいロボを作ったんですよ!私は講演などで紹介したりしているのですが、他の会社でも話題になるほどです(笑)。

2回ぐらいロボパットのヘルプデスクに問い合わせをしましたが、それ以外は全部、自分で説明書を片手に作りました。業務の合間、合間で、かつ、勉強しながら(説明書を読みながら)なので、完成するまでに時間はかかりました。でも、おかげでロボパットの使い方は分かったので、今ならその半分以下の時間で作れると思いますよ(笑)

具体的にどのような業務をロボ化しているのですか?

深澤

通常は、FAXで送られてきた入居申込書を手書きの文字と格闘しながら、基幹システムに手打ちで入力します。ただ、弊社では、FAXではなく、スマホでオンライン申込みをしているので、その申込をPDFで帳票化して、PDFを人がコピペして、基幹システムに入力していくという工程で行っていました。それをすべてRPAで自動化しました。

今後は、基幹システムからデータをエクセルに吐き出して、PDFの電子契約書にして、業者さんやお客様に届けたり、この電子契約書を基幹システムにバックアップしたりというところまでをRPAで自動化していきたいと考えています。

榎常務が作られたロボを見て、社員の皆さんはどんな反応でしたか?

深澤

びっくりしていましたね。あれだけのものが実際に自動で動いているのを見ると(笑)。
本格的な運用はこれからになりますが、一件の処理で10分程度の短縮につながります。10分であっても、仮に300件の契約を処理することで、3000分の短縮になりますからね。この時間をお客様との時間に使ったり、他の業務に使えるというのは大きいですね。

株式会社アミックス様

今後の展開はどのように考えていますか?

深澤

各部署から代表者を集めて、プロジェクトを立ち上げるつもりです。まずやるべきは、RPAで何ができるかという理解です。何ができるかということが分かれば、各部署でどんな業務を自動化するか考えられるので。それを各部署で考えてもらい、まずは小さいロボを組んで、成功体験を積み重ねて…ということをやっていきたいと思います。

会社としてRPAを導入していくための成功ポイントはどういう点にあると考えていますか?

深澤

一番は、社員にRPAは便利だということを体感してもらうことですね。開発するスタッフと社員の体感が違ってしまうと、社内での推進がうまくいかなくなってしまう。全員の期待をRPAに寄せて、RPAへのモチベーションをあげることが大事だと考えています。
そうしないと、RPAを作っている社員の肩身が狭くなってしまうんです。「この忙しいのに、なんであの人はロボを作っているんだ、電話の1つでも取ってくれ」と。
そうではなくて、RPAに期待感をもってもらうことで、「他のことは私がやっておくから、RPAに専念して」と言ってもらうぐらいじゃないと、うまく浸透はしていかないんじゃないかと思います。

株式会社アミックス様

深澤

あと前向きな話をすることですね。後ろ向きではなくて。

これはどの会社でもあることだと思いますが、事務職の社員に「給与を上げるにはどうしたらいいですか?」と聞かれると結構困ると思うんです。例えば、営業マンだったら、売上を上げればいいのですが、事務で給与をあげるって…でも、RPAがあれば、そういった質問にも自信を持って答えることができます。「チャンスだぞ」と。「ロボットマネージャーになるチャンスだと。10人の作業を、ロボットをつかって3人でやれるようなロボットマネージャーになったら、一気に職位も給料も上げられるよ」と。そういう話をすると、RPAの勉強会をやったときに「やりたい」とピンとくる社員が結構でてくれます。

ただ、その時に心理的なハードルになるのが、職場環境です。やりたいけど、やると言ったら、他の人にしわ寄せがいってしまう。それを考えると、「できません」となってしまうんです。なので、今回のプロジェクトでも、現場の責任者にはRPAの作成をルーティンワークの中に組み込んでもらうよう徹底しました。
この人は、この時間は、ロボットを作る業務をやりますということにして、周りにもそれを周知する。ただ、心情的にも賛同できないと無理です。なので、さきほど言ったような「RPAは便利」という体感を全員に持ってもらうことが大事なんです。

内心、みんなRPAに興味をもっている社員は多いと思うんです。だから、できる環境を会社が提供しないといけない。ただでさえ、業務でパンパンの中、新しいことはできない。なので、業務時間内にできる環境をつくる。それ以外でやらせるとブラックになってしまいますからね(笑)。

でも、ロボットマネージャーとして自由にロボットを作れる戦闘力のある事務職の社員が出てくると、そうでない社員もおのずと、自分の在り方や働き方を考えざるを得ない。後から入ってきた社員がロボットマネージャーで一気に職位があがったりするわけですからね。そうなると組織は活性化していきます。

今後どのようなイメージを描かれていますか?

深澤

はい。私は、管理会社は不動産業じゃなくてサービス業だと思っていますので、ロボを使って捻出できた時間で、もっと入居者のためのサービスを考えることに時間を使えるようになるとよいなと思っています。

そうですね。最終的には、部下の役割や事務的な業務の多くをロボができるようになれば理想的です。そして、私たちは、現場にいって、物件を見て、ここはこうしたほうがいいとか、ああしたほうがいいとオーナーさんに提案したり、入居者のサービスを考える。これこそが、不動産業ではなく、サービス業と捉えている本来の私たちの仕事であり、そういうことに時間を使えるようになれば最高ですね!

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