ピンチはチャンス！事務員半減の危機をDXの転機に
大分の企業が不動産仲介・管理業務で年間500時間削減

当社は大分県で不動産管理業をしておりまして、日本文理大学の学生アパートの管理と食堂経営をメインでしております。学生の入居中の管理や、入退去の対応というのがメインの事業になります。

2025年6月までは事務と営業あわせて6人体制で運営していたのですが、この時期に、6名から3名体制になってしまいました。
これはまずいな、と。
このままだと、次の3月の繁忙期を乗り越えられないな、という話になりました。
採用ももちろん考えました。ただ、地方だとなかなかすぐに戦力になる人と出会うのが難しい部分もあって、今いるメンバーでどうやって乗り切るかを考えないといけませんでした。

もともとパソコンをいじるのが好きで、Excelもかなり使ってきました。
Power Automateやマクロも検討しましたが、少人数で業務を回している中で新たに勉強する時間を取るのは難しいと感じました。
ロボパットは初心者にも使いやすそうで、ノーコードという点が大きな魅力でした。何より、営業担当の塩塚さんが「まずは使ってみましょう、しっかりサポートします」と寄り添ってくれたことも安心材料でした。
最も重要視したのは、当社の事務スタッフや私の妻も含めて、現場のメンバーが使えるようにならないと意味がないということでした。ノーコードのロボパットなら、メンバーみんなで使えるイメージが持てたのが大きかったですね。

一番初めにロボ化した業務は、経理の預金データの受領です。クラウドの会計システムにて、金融機関の預金口座取引明細を自動連携させ、不動産管理のシステムへ入金を連携させる仕組みの一部を、毎日朝9時30分に自動実行させるようにしました。

預金データの受領作業は、毎日決まった時間に担当者が手動で会計システムと不動産管理システム間のデータを確認・連携させていました。1回あたりの作業時間は10分から15分程度と短時間ですが、毎日必ず発生するルーティン業務なので、担当者にとっては着実に負荷が積み上がる仕事でした。

他には、入居が決まった方へ家賃保証の審査申し込みを行う業務もロボ化しています。学生寮の新入生が一度に50名以上入居するため、短期間で全ての方の家賃保証申し込み作業を行わなくてはいけません。

手作業のときは、家賃保証会社のウェブサイトへの審査情報入力、賃貸管理システムへの情報入力、さらに賃貸借契約書の電子署名手続きのために電子契約ソフトへ入居者名や送信先メールアドレスの入力、電子署名位置の設定、そしてメール送信までを一つひとつ行っていました。
今ではすべてロボが自動で行ってくれます。
人がやっていると情報の入れ間違いが起こってしまうような繰り返し作業も、ロボに任せることで、安心して業務を進められるようになりました。

現在稼働しているロボットは30個。1日平均2時間、年間約500時間の業務時間削減を実現しています。
削減できた時間は、さらなる業務効率化を目指した新規ロボットの作成やメンテナンス、新規事業の推進といった、付加価値の高い業務に充てています。

導入当初は、事務員の離職に伴い、回らなくなった業務を自動化することを目的としていました。しかしながら、ロボパットという自動化ツールだけでなく、FCEの皆さんのサポート支援、認定プログラムでの操作する人を育てる仕組みによって、社員の業務改善を自ら考え、実行する思考力や主体性、自律性が培われたと実感しています。

社内でパソコンがそこまで得意ではない方、Excelを言われた通りに使うくらいしかできなかった方が、ロボパットマスター認定プログラムを通じてすごく変わったんですよね。教えてもらった通りにやったらロボがきれいにできて、ショートカットを使ったらすごく効率化できたという成功体験が、意識の変化につながったと感じています。

ロボパットの担当の方々とやり取りするなかで、この会社すごいな、と思ったんです。みなさん会社に対してすごく前向きで、挑戦するスタンスがある。そこに興味を持って、もっとFCEさんと付き合っていきたいと思うようになりました。
それがきっかけで、「７つの習慣®」研修 Business Ownership を、当社の火種となるメンバーに参加してもらおうかなという流れになって、ロボパットとSmart Boarding導入という経緯になりました。

私は普段から、社員にどうしたらいいですかと聞かれても、すぐ答えを言うのではなくて、あなたはどう思う？と返すようにしています。自分で考える習慣を持ってほしいのです。 もっとロボを活用しながら、みんなが主体性を持って生産性を上げるということに、今取り組んでいます。