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RPA 2020.10.05

【RPA入門】業務を自動化!基礎知識から習得方法まで初心者向けに解説

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多くの業種で人手不足が喫緊の課題となっている今、企業には業務を効率化し、人手不足を補うための対策が求められています。今回ご紹介するRPAも、業務効率化を実現するツールとして導入の検討を進めている企業は多いのではないでしょうか。
しかし、ツールはあくまでもツールであり、それを正しく活用できる人材がいなければどんなに便利なツールであっても無用の長物となってしまいます。
そこで、ここでは多くの業務を自動化し、業務効率化を実現するRPAについて、基礎知識から習得方法までを詳しくお伝えします。

【目次】

そもそもRPAとは何か?

Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略称であるRPA。

冒頭で業務効率化を実現するツールとしましたが、RPAが自動化するのは、データ入力や集計、交通費、家賃、給与などの経費計算など主にパソコンで行う定型作業です。

RPAは大きく3つの種類があり、その種類によりできる業務も異なります。具体的には次のとおりです。

 

・RPA

簡単な事務、管理業務や販売管理などを自動化するもの。

 

・EPA(Enhanced Process Automation)

アンケートや売上データを収集、分析し、売上予測や顧客管理を自動で行うもの。

 

・CA(Cognitive Automation)

自然言語学習、ビッグデータ分析、機械学習といった機能を持ち、プロセス分析や改善、業務に関する意思決定までも行えるもの。

 

RPA、EPA、CAの順番でより高度で複雑な業務の自動化を実現しますが、一般用途であれば、基礎にあたるRPAを使いこなすだけでも十分に業務効率化でき、収益向上に貢献します。

 

RPAを使用する目的

ここまで説明してきたとおり、RPAを使用する最大の目的は業務効率化です。特にパソコンで行う業務の効率化ということで、ホワイトカラー業務の大幅な効率化を実現します。

従来、業務効率化といえば工場での生産工程自動化、いわゆるブルーカラー業務の効率化が主でした。もちろん、ホワイトカラーであっても、営業管理や販売管理、顧客管理といったツールはありましたが、RPAはそれらの業務により集中して向き合うためのツールです。

これにより、業務効率化に加え収益拡大もRPAを使用する大きな目的となっています。

RPAに注目が集まる背景

RPAに大きな注目が集まる背景には、これまでなかったホワイトカラーの業務効率化といった側面もありますが、それと同時に次の3点が大きく影響しています。

 

生産年齢人口の減少

世界に類を見ないスピードで進む日本の少子高齢化。その影響は多くの業種で人材不足という形で表れています。

総務省が発表した「平成28年度版情報通新白書」によると、生産年齢人口(15~64歳)は、1995年の8,716万人をピークに年々減少し、2055年には4,706万人とピーク時の約54%にまで落ち込むと予測されています。

現状、この予測が覆る可能性は限りなくゼロに近いため、企業は限られた人材で最大の効果を生む施策を打ち出さなければ、生き残ることが難しくなります。

 

働き方改革の実現

厚生労働省が掲げる働き方改革。その柱の一つでもある「長時間労働の是正」は、人材不足で悩む企業にとって困難でありながらも喫緊の課題です。長時間労働の是正は時間外労働の上限規制のほか、年5日の年次有給休暇の確実な取得などもあり、人材不足のなかでこれを実現するには、大幅な業務改革が必要となっています。

 

IT技術の進化

従来、新たなITシステム、ツールを導入するには、IT部門の社員が必要不可欠でした。しかし、人材不足の影響もあり、まだ新しく普及段階であるRPAの活用は、必ずしも優先順位は高くない場合もありえます。

ただ、一部のRPAでは設定にプログラミングを必要としないため、一般の社員でも扱うことが可能です。この導入の敷居の低さも注目される理由の一つです。

 

RPAを使うメリットとは?

人材不足に悩む企業にとって、業務効率化や収益拡大の可能性を拡げるRPA。実はそれ以外にも、RPAの導入によって次のようなメリットがもたらされます。

 

・ケアレスミスの削減

データ入力や経費計算は単純作業ゆえ、ケアレスミスがつきものです。通常、こういったミスを軽減するには、入力や計算を実際にする人に加え、それをチェックする人と最低でも2人が必要です。しかし、RPAによって自動化を実現すれば、ケアレスミスがなくなるうえ、大幅な業務時間削減が可能です。

 

・社員のモチベーションアップ

一日の作業のうち、データ入力や経費計算、アンケート集計のような定型作業ばかりが続くと、社員のモチベーションを維持させるのも難しくなります。しかし、RPAを導入し、そうした作業を自動化すれば、定型作業に使っていた時間を本来の業務やクリエイティブな業務に向けられ、社員のモチベーションアップが期待できます。

 

・離職対策につながる

多くの定型作業が自動化されれば、長時間労働が改善され、ワークライフバランスの向上が実現します。それにより、従業員満足度も向上し、離職者が減少。その結果、生産性が上がり、さらに収益が拡大するという好循環が生まれやすくなります。

 

RPAの導入が向いている領域

実際にRPA導入の検討を始めた際、まず考えるべきはRPAの特性です。

これまでRPAは主にパソコンで行う業務の自動化を得意としていると説明してきました。例えば、決まった手順で数千、数万件のデータを登録する業務や、Web上で競合の商品情報や株価の推移を定期的に収集するような業務がそれに該当します。

しかし、それ以外にも次のような業務で大きな効果を発揮します。

 

・単純ではあるもののミスが許されない業務

例えば、給与や経費、家賃など固定費の計算は定期的に行う簡単な定型作業ではありますが、1円でも間違えるわけにはいきません。そうした単純だがミスは許されない業務にRPAは向いています。

 

・業務時間外に発生する業務

単純な定型作業ではあるものの、深夜や休日など業務時間外に突発的に発生する業務は、それだけのために出社、もしくは残業しなければならず余計なコストがかかります。

しかし、RPAであれば事前に設定しておくことで、そうした突発的な業務にも対応可能です。

 

・繁忙期にだけ集中する業務

業種によっては繁忙期と閑散期がはっきりと分かれていて、繁忙期にだけ業務が集中してしまうケースも少なくありません。これまでであれば、繁忙期だけ人手を増やして対応していたものの、それでは非効率なうえ、そのたびに教育する手間やコストもかかってしまいます。

しかし、これもRPAを活用すれば人手を増やす必要はなくなります。

 

・複数のシステムを連携させる業務

例えば、営業部は営業管理や販売管理システム、経理部は財務管理システムなど、部署によって異なるシステムを活用しているケースは珍しくありません。これらのシステムそれぞれが異なるベンダーのものだと、連携ができずに非効率になってしまう場合があります。

一方、種類にもよりますがRPAであれば、そうした異なるベンダーであっても問題なく連携させることができ、部署をまたいだ業務の効率化にも効果を発揮します。

 

RPAの運用のために必要なこと

ここまで、RPAの特性について詳しく紹介してきました。

続いては、実際に導入を決定した際にRPAの力を最大限に活かすために、どういった点に注意すればよいのか、導入の流れに沿って説明します。

 

RPAの導入目的の設定

RPAを導入する際、まずやるべきは導入目的の設定です。自社の課題をRPAによって解決することで何を得たいのか、これを具体的に数値化し、KPIとして落とし込みましょう。

一般的にRPA導入の目的は、業務効率化、収益拡大などが挙げられますが、RPAで自動化し、余った時間を商品やサービスの品質向上、さらなる業務改善のための時間などに有効活用するといった目的も考えられます。

また、有給休暇の取得、時差出勤の導入などワークライフバランスの向上も目的としてもよいでしょう。

 

ここで注意すべきは、人件費削減をRPA導入の目的としないことです。

人件費は基本的には、今いる人材を解雇しない限り削減されません。また、そうした目的を掲げれば社員は不安になり、RPA導入に積極的になれず、本来の力を発揮できなくなるリスクも生じます。

RPAの効果を最大限に発揮させたいのであれば、社員のモチベーションアップにつながる目的を掲げたほうが結果として、大きな効果を生むことにつながるでしょう。

 

業務の見直し

導入の目的を明確にできたら、次に行うのは、自社のどの業務にRPAを活用するかの判断です。

そのためには一旦、すべての業務の見直しを行う必要があります。

ここでのポイントは、RPAの活用ありきで考えるのではなく、自社の課題を明確にし、その課題解決のためにRPAが役立つか、という視点で考えることです。

例えば、RPAは定型的なデータ登録を得意としています。しかし、その業務が現在、在籍しているアルバイト一人で十分に賄える程度の量であれば、わざわざRPAを利用する必要はありません。効果が無いわけではありませんが、RPAに代替する優先度は低くなるでしょう。

逆に、登録する量はそれほどではなくとも、財務関連のデータのためにどうしても社員が行う必要があるが人手が足りないといったケースでは、積極的にRPAの導入を検討したほうがよいでしょう。

このように、外側から見ただけでは本当にRPAの導入が必要かどうかはわかりません。必ずそれぞれの部署で業務を洗い出し、人手が足りていない作業や、業務の効率が悪い作業がどの程度あるのかを明確にしていきます。

 

RPAのシナリオ設定

RPAを活用する業務が決まったら、次は実際にRPAが実行する業務のシナリオ設定を行います。

シナリオ設定とは、業務の手順を作成し、それをRPAに登録することです。

 

例えば、毎月決まった請求書をRPAで作成する場合であれば、次のような手順を作成し、登録します。

 

  1. Excelを開く
  2. 請求書用のフォーマットを開く
  3. 請求先の顧客名・金額(商品名や数量がある場合はそれも含む)を入力する
  4. 名前を付け指定した請求書フォルダに保存する
  5. 作成した請求書を印刷する(内容確認後、請求先へメールに請求書を添付して送信する)

 

こうした作業の流れ(シナリオ)を業務ごとにすべて作成し、RPAに登録していきます。

ここで注意すべきは、RPAの種類によってシナリオ設定の難易度が異なる点です。プログラミングに近い作業が必要なものもあれば、RPAにやらせたいことを直感的にドラッグ&ペーストで切り貼りするだけといった簡単なものもあります。

どういったものを選択するかは、それぞれの企業の状況によって異なります。ただし、IT人材が不足しているような企業であれば、できるだけ簡単に使いこなせるかどうかを選択基準にすることをおすすめします。

 

RPAについて学ぶには?

RPAの多くはプログラミングの知識を必要とせずにシナリオの作成、実行が可能になっています。しかし、RPAに行わせたい業務やRPAの種類によっては、ITやRPAに関する知識、経験を要するものも少なくありません。

そこで、続いてはRPAについて、学び方や使い方の習得方法についてお伝えします。

 

・書籍やeラーニングで習得する

現在、RPAに関するさまざまな書籍が販売されています、これらの書籍を購入し、勉強するだけでもある程度の知識は習得可能です。また、無料のeラーニングを提供している企業もあるので、上手く活用すれば、書籍だけでは補えない知識も習得できます。

 

・教育研修を受講する

多くのRPAツールでは、ベンダー主催の教育プログラムが提供されています。

例えばRPAツール「ロボパットDX」では、「ロボパットマスター認定プログラム」を開講。基礎から応用、実践などさまざまなカリキュラムが用意されており、受講者はツールの取り扱い方法や関連知識を習得することができます。

こういった教育プログラムを活用することで、ツールへの理解がより一層深まり、自社への定着促進につながります。

 

ロボパットDXならさまざまなサポートが無料

自社に導入したRPAツールのベンダー企業によるサポートを受けるのも、技術習得の一つの方法です。

実際に利用するRPAツールに特化したサポートのため、得た知識はすべて実践で活かすことができるというメリットがあります。

RPAツールを選ぶ際は、どういったサポート体制があるのかを必ず確認するようにしましょう。

 

我々が提供するRPAツール「ロボパットDX」であれば、さまざまなサポートを無料で提供しているため、ほかで技術の習得をする手間はかかりません。

詳しくはこちらの情報もご覧ください。

ロボパットDXのサポート体制

 

RPA導入のポイントは「ツールの理解」と「業務の洗い出し」にあり

ホワイトカラーの定型業務を自動化し、効率化を実現するRPA。しかし、すべての業務に活用できるわけでありません。

そのため、RPAの特性を理解したうえで、自社業務を洗い出し、RPAが課題解決に役立つかどうかを検討することが重要です。

また、数あるRPAのなかから自社に合ったものを選択する際のポイントは、「自社で使いこなせるかどうか」の見極めにあります。IT知識がどれぐらい求められるのか、サポート体制はどうなっているのかなどをしっかりと調べたうえで、最適な選択をするようにしましょう。

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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