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RPAを学ぶ 2020.10.02

【経理部門向け】RPAの活用事例と成功のポイントを解説 | RPA – Robo-Pat(ロボパット)

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政府による「働き方改革」推進の一環として、DX(デジタルトランスフォーメーション)を推進する企業が増えています。その中でもパソコンを使った定型作業が多い経理部門は、DX対象部門の筆頭といえるでしょう。
しかし、経理部門は社員の給料や経費を扱うこともあり、いきなり大規模なDXを推進するのはリスクがあります。また経理部門のスタッフがプログラムやシステムに関する豊富なスキルを持っているケースも少ないため、実際にはDXの推進が困難というのが現状でしょう。
そこでおすすめしたいのが「RPA」です。
RPAであれば経理部門のスタッフでも定型業務を自動化することができますので、DXを推進して生産性を上げることができます。
今回は、経理部門のRPA導入事例や運用のポイントなどについて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

【目次】

 

経理業務はRPAで効率化できる!

まずは、RPAの特徴と自動化に適した業務がどのようなものなのか知っておきましょう。その上で、なぜRPAが経理部門の業務効率化に寄与できるのか説明します。

RPAとは?

「RPA(Robotic Process Automation)」は、日本語に訳すと「ロボットによるプロセスの自動化」という意味で、パソコンで行うバックオフィス業務やホワイトカラー業務を自動化できるソリューションになります。

RPAを使うことで、

・各種ソフトからデータを出力

・出力したデータの内容をファイルに転記

・Excelの集計作業

・データのダウンロードやアップロード

・メールへの定型文入力や送信

といった定型作業を自動化することが可能です。

 

さらに、RPAはロボットということもあり、24時間365日作業が可能で、生産性も大幅に上がります。

RPAを導入して定型作業を自動化することで、スタッフには時間的・精神的な余裕が生まれます。その結果、クリエイティブな仕事や業務上重要な仕事により集中できる環境づくりに繋がります。

RPAに向いている作業

前述した通りRPAで自動化できるのは、あくまでもパソコン上で行う定型作業になります。そのため、人による判断が都度必要になるような作業はRPAで自動化することができません。

一方、人の判断が必要ない定型作業であれば、どんなに長時間でも何回でも自動で作業をさせることができます。よって、人が行うべき作業とRPAで自動化するべき作業を見極めることが、RPAを有効活用するポイントだといえるでしょう。

なおRPAに向いている業務の特徴は次の通りです。

 

・決まった手順で繰り返し行う定型作業

RPAに向いている作業としてまず挙げられるのが、作業手順やルールが明確に決まった定型作業になります。

たとえば、

・データ入力作業

・ファイルのアップロード・ダウンロード

・ファイルを特定場所に格納・保存

・メール配信

・PDFなど特定フォーマットへのファイル変換

といった作業であれば、単発、連続に関わらずRPAで自動化することが可能です。

 

・複数ソフト・アプリケーション間で実施する同時処理作業

RPAでは複数のソフトやのアプリケーションを連携させた同時処理作業の自動化も行えます。 

そのため、

・Excel内のデータを社内システムへ登録

・社内システムから抽出したデータの内容をOutlookでメール送信

・顧客情報を照会してデータベースに入力

といった作業の自動化も可能です。

 

・データの収集や集計、加工

RPAはデータの収集や集計、加工といった作業も得意分野です。

こうした単純作業を人が行う場合はヒューマンエラーが発生しがちですが、RPAであれば正確に作業を行うことができます。

また、人と違い24時間365日稼働しても文句ひとつ言いませんので、期間あたりの生産性も非常に高くなる点がメリットです。

人で同じことを行うとブラック企業になってしまいますが、RPAで定型作業を自動化してスタッフの工数を削減できれば、社内の働き方改革もより一層進むことでしょう。

経理業務とRPAの相性

経理部門には、伝票などへの記帳や社内外のシステムへの入金データ取り込み、仕訳連携といった定型業務が多くあります。

これらの作業は反復して長時間実施することが一般的で、スタッフの集中力や体力、モチベーションの維持が難しくヒューマンエラーが起こりやすい点がデメリットです。

こうした定型作業をRPAで自動化することで正確な作業が行えるだけでなく、経営判断やデータの確認作業といった重要な業務にスタッフをアサインできるため、経理部門の生産性をアップさせることができます。

RPAが得意とする分野は、手順の決まっている単純な処理や定型作業です。その観点からいいますと、経理業務とRPAの相性は非常に良いものだといえます。

またRPAの中にはプログラミングの知識が必要ないものもたくさんありますので、普段作業を行っている経理部門のスタッフでも簡単に作業の自動化を実施することが可能です。

さらに、RPAには大規模なシステム導入が不要で、費用も安価に抑えられます。限られた予算の中で効率化を図るにあたって、非常に適したソリューションといえるでしょう。

経理業務をRPAで自動化するメリット

経理業務は決められたルールに則って行う定型作業が多く、大半の業務は自動化することができます。経理業務を自動化することによって業務が改善し、いくつものメリットを得られるようになります。

経理業務をRPAで自動化することによるメリットは、大きく分けて次の3つが挙げられます。

・業務のスピードアップ

・業務のミスを減らす

・人材を生産性の高い業務へ振り向ける

業務のスピードアップ

RPAで定型業務を自動化することで得られる最大のメリットといえば、「業務のスピードアップ」でしょう。

定型的な経理業務に慣れていくうちに、経理部員の処理速度はスピードアップします。しかしRPAのロボットによる処理速度にはかないません。経理の場合はデータのチェックや、入力、出力というような定型作業が多いので、その作業量が多ければ多いほど経理部員よりRPAのほうがより早く処理を終わらせることができます。

また経理部員が同じ経理業務を続けていけば、疲れや飽きなどによって処理速度が落ちます。その処理速度を回復するために、適宜、休憩をとらなければいけません。当然、土曜日や日曜日は休日にして休息をとる必要もあります。

その点、RPAのロボットであれば休憩も休日も必要ありませんし、長時間同じ作業を続けていても処理速度が落ちることはありません。

業務のミスを減らす

経理業務は金銭を取り扱っていることから、小さな計算ミスでも許されません。金融機関の場合、1円でも計算が合わなければミスが解消するまで帰れないといわれているほどです。

企業の規模が大きくなれば取り扱う金額も大きくなり、たった一つの小さな計算ミスでも大きな問題に発展することがあります。

人間の場合は、同じような業務を続けていると集中力が欠け、業務の正確性が落ちるようになります。また集中していたとしても、ヒューマンエラーを完全になくすことは難しいものです。

その点、RPAであれば何時間同じような作業を続けたとしても完璧に正確にこなすことができるため、ヒューマンエラーによるミスを大きく減らすことができます。

人材を生産性の高い業務へ振り向ける

経理業務には生産性があまり高くないルーチンワークが多く存在します。そのルーチンワークをRPAに任せることで、経理部員が経理業務に充てる時間が減ることになります。経理部員をより付加価値の高い業務へ振り向けられるようになります。

たとえば、RPAで行うことが難しい非定型業務であるマネジメント業務や戦略立案、分析業務などの仕事を人間が担当することで、労働生産性をより高められるでしょう。

また、月末や決算月には経理業務が増え、経理部員が遅くまで残業になることもあるでしょう。その際、定型的な経理業務をRPAに処理させることで、経理部員の負荷を減らすことができます。その結果、残業時間も減らせるようになり、労働環境の改善というメリットも得られるようになります。

経理におけるRPAの活用事例を紹介

では、経理部門で行うどのような作業がRPAで自動化できるのか確認しましょう、

 

・伝票のデータ入力

たくさんの商品や顧客がいる企業では、場合によっては取り扱う伝票が数千件にも上ることがあります。伝票のデータ入力を人が行う場合には、

・スタッフの負荷が高い

・入力ミスが発生する

・専任のスタッフしか対応できない

という課題があるため、生産性を上げることが非常に困難です。

しかし、RPAを導入すれば、メールで届いた伝票データをRPAが読み取ってシステムに入力したり、書類作成を行ったりする作業を自動化できます。

これにより、処理時間を圧縮して年間工数を大幅に減らすだけでなく、スタッフの負担も軽減できる効果が見込めるのです。

 

・帳票作成

経理部では、従業員や顧客から提出された財務諸表や年収情報などから、固有の帳票を作成することがあります。

帳票作成はさまざまなフォーマットで提出されたものの中から、必要な情報だけを抜き取って定型フォーマットに落とし込まなくてはなりません。また作業内容も非常に煩雑なため、人が長時間、何度も作業を行うとヒューマンエラーが発生してしまいます。作業の手戻り工数も発生するため、大きな問題といえるでしょう。

しかし、帳票作成作業をRPAで自動化できれば、

・処理時間の短縮

・正確な作業

・スタッフの工数削減

・スタッフのモチベーション維持

という効果が期待できます。

 

・交通費の金額チェック

スタッフの交通費精算時に、正しい金額が入力されているか確認するのも経理部門の重要な仕事です。しかし、すべての運賃について調べ、定期券区間を考慮して計算するのは、なかなか骨の折れる仕事といえるでしょう。

RPAを導入すれば、

・出発駅、到着駅を申請リストからコピー

・経路検索の検索を実行

・検索結果の金額、乗換回数をコピーして申請リストに添付

・申請金額と検索結果金額の差異確認

・問題があれば差し戻し、問題なければ支払い処理へ

といった交通費の金額チェック業務を自動化することが可能です。

さらにRPAであればスタッフの交通費精算がどれだけ来ても、素早く正確に作業を行ってくれます。

この他にも「売掛・入金」、「資産管理」、「預金残高作成」といった経理部門が一般的に行う業務に関しても、RPAで自動化することが可能です。

RPA活用のポイント

経理部門が実際にRPAを導入する際、業務効率化を成功させるためには以下のポイントに留意しましょう。

業務の洗い出し・見直しを行う

RPAを導入する場合には、まず「業務フローの可視化」を行うことが必須です。

業務の棚卸しを行うことで社内業務の可視化を行い、詳細な業務内容や必要工数を洗い出します。これにより、RPAで自動化・効率化するべき作業が明確になります。

業務の洗い出し作業は非常に手間と時間がかかりますが、RPAに落とし込むためには具体的に正確な作業内容を把握する必要がありますので、ぜひじっくり取り組んでください。

またこのときに従来の業務で改善したほうがよい点が見えてきた場合は、このタイミングでフローを見直しましょう。RPA導入後、さらに業務効率化の効果が高まります。

小さな定形作業から試してみる

RPA導入初期は、小さな定型業務を自動化することからはじめるべきです。そのため、まず導入効果が高そうな定型作業に限定して、RPAを使った自動化を試みましょう。

これにより、

・経理部の作業における課題

・RPAの導入目的

・RPAを導入する範囲

を明確化できるだけでなく、導入後の効果も分かりやすくなります。また導入時のリスクも最低限に抑えることが可能です。

運用上の間違いが大きなダメージにつながりかねない経理部門の業務では、RPAの導入は可能な限りスモールスタートで行うのが得策といえます。したがって、経理部全体の業務をRPAで最適化するのは、いくつかの定型業務の自動化に成功した後にしましょう。

さらに、RPAには種類がたくさんありますので、できればお試しで利用できるソリューションを選び、自社に合ったものなのかどうか確認してから本導入につなげることが重要です。

ベンダーのサポートも有効活用

機能や使いやすさはもちろん重要なポイントですが、ベンダーのサポート体制もRPAツールを選ぶ重要な要素です。

しかし、残念ながらRPAを提供するベンダーの中には、

「営業時は親切だったのに導入後は音沙汰がなくなった」

「導入後のサポートが不十分」

「RPAを使いこなせるスタッフの育成まで面倒をみてくれない」

という企業もあるようです。

 

RPAは導入時だけでなく、日々の運用やメンテナンスも非常に重要になってきます。また導入後にトラブルが発生した場合には、プログラムやシステムの知識が少ない経理部門のスタッフでは対処できないこともあるでしょう。

そのため、RPAを選ぶ際には、できるだけ導入後のサポートがしっかりしたベンダーにするのがおすすめです。

したがって、

・導入時のスタッフへの講習を実施してくれる

・トラブル時のヘルプ対応に応じてくれる

・企業ごとに専任の担当者がいる

といった点も重視してベンダーを選ぶようにしましょう。

人材の育成も重要

RPAを導入しても、社内にRPAを活用できる人材がいないと活用することはできません。RPAの活用には、人材の育成も重要です。

社外のRPAベンダーやアウトソーシング業者にRPAの活用もお願いする手もありますが、それではRPAに問題が生じたときに、すぐに対処できないというようなリスクがあります。そこで、RPAに詳しい人材を社内で育てていくことが必要です。

RPAベンダーでは、RPAツールを活用するための育成プログラムや勉強方法の指導を実施しています。「ロボパット」を開発・提供している株式会社FCEプロセス&テクノロジーでは、RPAに対する各種勉強会などの充実したサポート体制を打ち出しており、RPA人材の育成をしていくことが可能です。

とりあえず、RPA導入後の一定期間だけRPA人材にいてもらい、そのRPA人材がいる間に自社内でRPA人材を育成するという方法もあります。その場合は、期間が定められた派遣サービスを活用するといいでしょう。

派遣会社が運営する派遣サービスなら、スタッフのRPAに対するスキルや経験を理解したうえで、RPA人材が欲しい企業に対して適切な人材を派遣してくれます。

マクロとの違い

Excelのマクロでも業務を自動化できます。RPAの自動化とExcelのマクロによる自動化には違いがあります。

Excelのマクロは、Excel上の一連の操作を記録して自動的に実行するものです。よって、Excel上の作業だけしか自動化できません。一方、RPAならExcelだけでなく他のアプリケーションを操作したり、複数のアプリケーションを連携して同時に操作したりすることもできます。

また、Excelのマクロで複雑な処理をしようとすれば、VBA(Visual Basic for Applications)というプログラミングの知識が必要になります。その点、RPAはツールをうまく活用すればプログラミングの知識は不要です。

自動化手順のテンプレートが用意されているほか、自動化手順をフローチャートで見ることができるため、プログラミング知識がなくても問題ありません。

そのほか、Excelのマクロはパソコン上で動作します。そのためどうしても、使用するパソコンのスペックにデータ処理時間が左右されることになります。しかも一度に大量のデータを処理する場合、パソコンのCPUへの負担が大きくなりフリーズしてしまう可能性もあります。

その点RPAなら、サーバーやクラウドを使って動作するので、大量のデータでも問題なく高速で処理することができます。

ただし、パソコンのデスクトップ上で動作する「デスクトップ型RPA」の場合、パソコンのスペックに左右されます。稼働しているRPAが「サーバー型」「クラウド型」なのか、「デスクトップ型」なのかをよく確認しておきましょう。

ロボパットDXのサポート体制

経理部門がRPAを導入して高い成果を上げるためには、しっかりとしたサポート体制を持つRPAであることが条件と説明しましたが、実際はそれほど簡単に探せるものではありません。

そこでおすすめしたいのが、サポート体制が充実したRPA「ロボパットDX」です。

ロボパットDXは「事業部門が自分で自動化できるRPA」というコンセプトで開発されており、「現場」の業務フローと必要な機能を追求しながら常に改善を続けてきたRPAです。

RPAを導入する企業の目的は、定型業務を自動化・効率化することで生産性を高めることです。よって、経理部門の作業を行うスタッフ自身が操作方法を覚えることはもちろん、導入時や運用、メンテナンス時のポイントについて理解しておく必要があります。

そこで、ロボパットDXはトライアルを実施して効果を実感しながら、本導入を目指す体制を構築するために以下のようなサポートを行います。

 

・ロボ作成者を複数人育成

ロボパットDXでは、作成者の早期スキルアップと作成時のつまずきによる停滞防止のため、定型業務を自動化するためのロボ作成者を複数人育成しています。

・トライアル中に3業務分のロボを完成

ロボパットDXではトライアル中に、ロボ作成者に実務で使えるロボを3業務分作成してもらいます。よって、RPA導入後すぐに効果を体感してもらうことが可能です。

・10件以上の業務洗い出しを実地で行う

RPAによる自動化業務をルーチン化できるように、スキルを習得後、実際に10以上の業務を洗い出してロボ作成計画を立案してもらいます。

・ロボ進捗会議の実施

ロボ作成者の早期スキルアップを図るため、トライアル中にロボ進捗会議を実施します。これにより、社内の情報交換や成功事例を共有することで、継続的にスキルアップをしていくことが可能です。

 

導入後のサポートが充実しているロボパットDXであれば、経理部門の業務効率化をスムーズに行えます。興味が湧いた方は、ぜひこちら(https://fce-pat.co.jp/support/)にアクセスしてみてください。

RPAを導入して定型作業を自動化できれば、月末月初のあわただしい作業をスムーズに行えるだけでなく、繁忙期である決算の時期などにも活躍してくれるでしょう。

RPAを効果的に導入し、経理部門の働き方改革につなげていきましょう。

 

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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