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RPAを学ぶ 2020.12.04

RPAで営業部門の業務を効率化!活用事例や運用のポイントを徹底解説

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業績が収益に直結する営業部門は、すべての企業において非常に重要な部署と位置付けられています。ただし、営業マンが高い結果を出すためにやるべき業務は多く、毎日それなりの工数が発生しています。
例えば、

・顧客とのタッチポイントを増やすための時間
・提案内容の精査
└そのための情報収集
・営業戦略の立案

などの業務を行う必要があるのですが、すべてこなすには「時間が足りない……」という営業マンも多いことでしょう。
そこでおすすめしたいのが、定型作業を自動化できるRPAです。
今回は、営業部門の業務を効率化できるRPAの活用事例や運用ポイントなどについてご紹介します。

【目次】

 

営業部門の主な業務といえば

まず、営業部門の主な業務についておさらいしておきましょう。

営業部門の業務は、既存営業と新規開拓営業、電話営業の大きく3つに分類されます。

 

  • 既存営業(ルート営業)

「既存営業」とは、いわゆる「ルート営業」とも呼ばれる、既存顧客への営業活動です。顧客の課題を明確化し、自社の商品やサービスを使って解決できる方法を提案することが主な業務になります。

 

  • 新規開拓営業

「新規開拓営業」とは、新たな顧客となりえる企業に対して行う営業活動です。「飛び込み営業」とも呼ばれる新規開拓営業は、これまでに接点がない企業に対して提案を行うこともあり、非常に難易度が高い業務といわれています。

 

  • 電話営業(内勤営業)

「電話営業」は読んで字のごとし、電話を使った新規開拓営業になります。「内勤営業」とも呼ばれ、企業のキーマンとのタッチポイントを創出することで、成約につなげる活動です。

営業の業務効率を下げてしまう問題点とは?

営業部門の課題は、前述した3つの営業活動を行うための十分な時間を捻出することにあります。そのため、営業部門においては、業務改善の実施が大きな課題です。

営業業務の効率アップにRPAを活用してみては?

「RPA(Robotic Process Automation)」とは、人がパソコンを使って行なっている定型作業を、ソフトウェア・ロボットに代替させることで自動化できるツールです。そのため、顧客情報の入力や更新といった定型作業をRPAで自動化できれば、営業マンが本来やるべき仕事に割く時間を増やすことができます。

またRPAは比較的導入・ランニングコストが安価で、かつITやプログラム知識を持たない非エンジニアにも扱いやすいツールも多く存在します。さらに、RPAはソフトウェア・ロボットということもあり、早く正確に作業を実施してくれる点もメリットといえるでしょう。

営業部門の業務は先ほど説明した営業活動以外にも、顧客管理や情報収集、提案資料の作成などさまざまなものがあります。そのため、営業マンの中には、毎日の業務に忙殺され本来やるべき業務に時間が割けない方も多いのが現状です。

しかし、RPAで事務作業を自動化できれば、営業マンの工数を大幅に削減できます。これにより、本来やるべき業務に時間を割けるようになるため、営業効率を上げられるようになるのです。

こうした背景もあり、現在多くの企業の営業部門で、RPAの導入がはじまっています。

 

営業部門でRPAを活用するメリット

では、営業部門にRPAを導入すると、どのようなメリットがあるのかご紹介します。

事務作業を大幅に軽減できる

RPAを導入して事務作業を自動化できれば、大幅に工数を削減することが可能です。

単発では工数が少ない作業でも、数が増えるとそれなりの工数が発生します。そのため、同じ作業を繰り返している間に、かなりの時間が過ぎていたという営業マンも多いことでしょう。

しかし、RPAで自動化できれば、その分の時間をすべて他の業務にアサインすることが可能になるのです。これにより、営業マンの業務負荷を下げ、残業時間を減らす効果などが期待できるでしょう。

顧客対応に集中できる

営業マンの本来の仕事は、顧客との接地面を増やし、成約数を上げることで収益に貢献することです。そのため、事務作業に割く時間は極力減らし、本来の営業活動に集中したいところでしょう。

したがって、業務効率化によって営業マンが作業に割いていた時間を圧縮できる点は、RPAを営業部門に導入する大きなメリットです。またRPAは定型作業の自動化だけでなく、営業活動に役立つ業務の効率化もできますので、生産性の向上にもつながる点がメリットとなります。

RPAの営業部門での活用事例

営業部門では以下のようにRPAを活用できるシーンがたくさんあります。

データ収集作業

営業マンは日々さまざまなデータを扱いますが、当然ながらそれに伴い作業量も多くなります。

例えば、営業のアタック先のリストアップをする作業は、顧客データベースやWebサイトとにらめっこしながら多くの時間を費やしますが、RPAに自動収集させることが可能です。RPAの中にはスクレイピングという機能が搭載されているツールがあり、条件に合ったデータのみを抽出して収集することができるのです。

なお「スクレイピング」とは、Webサイト上のデータを収集して、編集・加工できる状態にする機能になります。したがって、顧客情報はもちろん、競合企業の情報や自社製品・サービスの口コミ情報なども自動収集することができるのです。

営業マンにとって情報は非常に重要なため、効率よく最新情報が得られれば、営業活動のプラスになる部分も多いことでしょう。

SFAとの連携でルーティン作業を自動化

RPAをSFAと連携させることで、ルーティン作業を自動化できれば大幅な業務効率化につながります。

「SFA(Sales Force Automation)」とは俗に言う「セールスフォース」のことで、簡単に説明すると営業支援システムといえるでしょう。例えば、営業マンがSFAに日報を入力すると、翌日の業務タスクやアタック先を教えてくれたり、報告書などを自動作成してくれたりします。

つまり、SFAは営業部門の業務を効率化するツールといえるのです。効率的な営業活動を実現することでコスト削減を実現し、最大のパフォーマンスが発揮できるようになります。

さらにSFAに溜まったデータを解析することで、トップ営業マンの活動パターンが可視化されるため、営業部全体のスキルアップにつなげることも可能です。

見積・請求作業の自動化

取引先に提出する見積や請求書を作成する作業も、営業マンの大切な仕事です。しかし、取引先の企業が増えると、この作業にかかる工数も当然肥大化します。

しかし、見積作業に関しては、最小限の必要項目のみ入力すれば、あとはすべてRPAで自動化することが可能です。また請求書の作成は、毎月ルーティンになっているものであれば、顧客管理システムのデータから自動作成することもできるでしょう。

したがって、忙しい月末の取引先への請求業務の工数も大幅に減らせるため、余裕を持って業務が行えるようになるのです。

提案書・レポートの作成

提案書やレポートの作成も、RPAで効率化できます。

提案書に含まれる固定文言や自社商品の説明などに加え、よくある提案内容をひな形化しておくことで、ほぼ自動作成に近いレベルの仕組みを実現できるでしょう。またレポートに関しても、商品やサービスの導入効果など一定のパターンが決まっていれば、こちらも概ね自動作成が可能です。

ゼロベースで提案書やレポートを作成するのは非常に時間がかかりますが、RPAでたたきを作り修正・加筆するだけであれば、かなりの工数を圧縮できるでしょう。

メール送付の自動化

営業マンは取引先の問合せや、請求書の送付などメール対応に費やす時間も多いものです。したがって、メール送付作業の一部を自動化できれば、大幅な業務効率化につながります。

取引先からの問合せで多い商品の在庫確認などについては、RPAが受信メールの内容から社内の商品管理システムの情報を確認してメールに記載後、取引先へ返信するまでの作業を自動化することが可能です。また先ほど紹介した請求書の自動発行作業の自動化のあとに、PDF化してメール添付して送付する作業を加えることもできます。

毎日のメール送付作業を自動化することによって、営業マン工数を削減できるだけでなく、素早い対応が可能になるため、取引先の満足度を上げることもできるでしょう。

営業部門でRPAを運用するポイント

RPAの導入によって営業部門の業務効率化を成功させるためには、以下のポイントを押さえて推進しましょう。

利用したいツールに対応可能かを確認

各企業の営業部門には、独自の顧客管理システムやSFAなどがあります。また業務でよく利用するソフトやアプリなども異なるものです。

しかし、RPAツールによっては、対応していないシステムやソフトなどもあります。「せっかくRPAを導入したのにウチのSFAでは使えない……」という残念な事態になることだけは、絶対に避けねばなりません。

よって、利用したいツールに対応可能なRPAツールかどうか、必ず事前に確認してから導入しましょう。

現場主導でのRPA活用を促進

一般的な企業がRPAを導入する場合、最初は情報システム部門などITやプログラムの知識を持つスタッフが主導になって進めるケースが多いと思います。しかし、営業部門にRPAを導入した後、実際にRPAを運用していくのは営業マンか営業事務の方です。

したがって、現場主導でRPAの活用を促進できる環境をつくることが、とても重要になります。そのためには、まずITやプログラムの知識を持たない営業マンか営業事務の方でも、簡単に扱えるRPAツールを選ぶことが必須です。

UI・UXが簡単なことはもちろん、作業を自動化するロボの開発を、現場が自発的に実施できるようなRPAツールを選ぶのが理想でしょう。

そして、もうひとつ重要なことが、サポート体制がしっかりしたRPAベンダーを選ぶことです。RPAは導入時のサポートはもちろん必要ですが、それ以上に本格導入後のサポートが非常に大切になってきます。RPAはさまざまなソフトやシステムと連携させるツールです。

そのため、ソフトウェアのバージョンアップや不具合によって適正に動作しなくなる可能性がある点は、RPAを使用するうえでのリスクといえます。よって、有事の際、すぐに対応してもらえるサポート体制が整ったRPAベンダーを選んでおくと安心です。

RPAのブラックボックス化に注意

RPAは使ったことがない方から見ると少しとっつきにくく感じられるようで、やはりその利便性を体感してもらわないと手が出しづらいツールなのかもしれません。そのため、多くの企業において、RPAを使うスタッフが限定的になっている傾向があります。

しかし、RPAを利用できるスタッフが少なくなると、業務が属人化しがちです。そうなると、RPAの活用による業務効率化が社内に浸透しづらくなります。さらに、担当者が退職や転勤になった場合には、RPAの推進どころかトラブル対応すら実施が怪しくなってくるでしょう。

したがって、RPAを社内に導入する際には、できるだけ多くのスタッフが利用できるようにする必要があります。例えば、作業を自動化するロボのワークショップを開いたり社内コンテストを実施したりすることも効果的です。

企業内でRPAを浸透させるためには、できるだけ多くのスタッフがRPAを積極的に活用しなくてはいけません。RPAのブラックボックス化を避けるためにも、多くの方にRPAの有用性を知ってもらいましょう。

 

まとめ

今回は、営業部門の業務を効率化できるRPAの活用事例や運用ポイントなどについて紹介しました。

冒頭にも説明した通り、営業部門の業務成果は企業の収益に大きな影響を与えます。そのため、本来の営業活動に専念できる時間を増やせるRPAの導入は必要不可欠です。

まだRPAを導入していない企業の営業部門は、1日も早くRPAを導入して、業務効率化を進めてもらえればと思います。

最後に、営業部門のおすすめRPAツールとして「ロボパットDX」をご紹介します。

ロボパットDXはどんなツール・アプリに対しても自動化が可能なRPAツールです。非エンジニアでも使える設計になっているため、現場の営業マンが自発的に業務効率化を進めることができます。

また、ロボパットDXは、サポート体制の充実に力を入れています。導入時はもちろん、本格運用後のサポートも万全なことに加え、ワークショップなども実施していますので、営業マンでも十分ロボ開発ができるようになります。

ロボパットDXの詳細は、こちら(https://fce-pat.co.jp/advantage/)からご確認ください。

 

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RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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