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RPA 2020.12.04

情シスが知っておくべきRPA活用法!全社の生産性向上を成し遂げるには

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働き方改革を推進するためには、RPAによる業務効率化が非常に有効です。そのため、最近は多くの企業がRPAの導入をはじめています。
ところが、RPAを導入した企業の中には、なかなか生産性が上がらないという悩みを抱えるところも多いようです。RPAで生産性を上げるためには、情報システム部門(以下、情シス)主導のもと、現場スタッフとの密接な連携が欠かせません。
したがって、情シス主導でRPAを導入する場合には、いくつかのポイントに留意したうえで進める必要があるのです。
そこで今回は、情シス主導でRPAを導入する際、生産性を向上させるための注意点や実施すべき施策などについて説明します。

【目次】

企業の生産性向上にはRPAがおすすめ

企業の生産性を向上させるためには、RPAの導入が非常に有効です。

「RPA」とは「Robotic Process Automation」の頭文字を取った言葉で、ロボットによるプロセスの自動化という意味になります。つまり、RPAは人がパソコンで行なっている定型業務を、ソフトウェアロボットを使って自動化できるツールです。

RPAで自動化できるのは、

 

・データ入力や集計

・社内システムからのデータダウンロード

・Webサイト上の情報収集

・定型文によるメール本文の生成と送信

 

といった作業が主なものになります。またRPAはソフト間をまたがる作業の自動化も可能です。そのため、商品管理や顧客管理やセールスフォースといった社内システムとも連携させることで、業務の大幅な効率化が可能です。

RPAを活用して社内の定型作業をすべて自動化できれば、

 

・作業工数の圧縮

・残業時間の削減

・ヒューマンエラーの抑制

 

といった効果が期待できるでしょう。さらに、RPAで空いたリソースは別の業務にアサインすることが可能なため、企業の生産性をトータルに高められる点もメリットです。

現在は情シス主導でのRPA導入が多い

現在、企業がRPAを導入する場合は、情シス主導で行われるケースがほとんどでしょう。システム開発の知識を持つ情シス主導であれば、高品質なロボが作成できて高い業務効率化を期待できる点がメリットです。しかし、情シス主導でRPAを導入する際には、注意すべきポイントもあります。

情シス主導のRPA導入で失敗しがちなポイント

情シス主導でRPAを導入する際には、以下のような落とし穴がある点に注意しましょう。

 

  • ロボのスペックが肥大化し開発スピードが遅くなる

前述した通り、情シスのスタッフはシステム構築の豊富な知識を持っているため、できるだけ効果の高いロボをつくろうとする傾向があります。そのため、ロボの開発要件が肥大し、開発のスピードが遅くなる可能性が高いのです。

また経理システムやセールスフォースといった社内システムと連携させようとするなど、大掛かりな仕組みになってしまうことも多々あります。

その一方で、情シスは自動化の対象になる業務に関する知識はあまり持っていないケースが多いです。したがって、ヒアリングや内容の理解に多くの時間を要することでコミュニケーションロスが発生します。また、業務フローの変更などがあれば、都度情シスが対応しなければなりません。RPAによっては現場スタッフでロボをつくれるものがありますので、現場で業務を知っている人間がロボを作成し、情シスは作成のアドバイスやロボの管理をするという分担をしている企業は比較的導入がうまく進んでいます。

 

  • 情シスと現場の関係性が良くないとRPAの効果が上がりづらい

情シスと現場スタッフの関係性が良くない企業では、RPAが有効活用されない可能性が高い傾向にあります。

そもそもRPAは細かい定型作業の自動化を積み重ねることで、大きな工数削減効果を生むツールです。よって、作業の自動化を柔軟かつ継続的に行わなければ、あまり意味がありません。

しかし、多くの部署からの依頼が殺到する情シスは、通年忙しい状態が多いものです。そのため、情シスと現場の関係性が良くない企業では、「情シスが忙しそうなので相談しづらい……」と遠慮がちになった結果、RPAが徐々に使われなくなります。

またトラブルが発生した際には、専門的なシステムやITの知識が必要になることも多く、現場スタッフだけで解消することは困難です。ですが、そのようなときでも両者の関係性が良くない場合には放置されるケースも散見します。

 

  • 現場がRPAの導入を「自分事」として捉えられないケース

多くの企業でありがちなのが、情シスなどのシステム部門にRPAの導入を丸投げするケースです。

RPAの導入目的は、現場の定型業務を自動化して生産性を上げることなので、当然ながら現場スタッフも主体性を持って取り組む必要があります。よって、情シス主導でRPAの導入を推進する場合には、以下の点に気を付けなくてはなりません。

 

・「IT/システム感」を出し過ぎない(専門的なにおいをさせないこと)

・RPAの導入効果を事前にきちんと説明すること

 

まず、一般の方にRPAのことを尋ねても、「何それ」という反応が返ってくるのが普通です。一般の方にとっては、RPAといわれても海のものとも山のものともつかないものという認識しかありません。

そのため、ITやシステムに疎い現場スタッフはRPAの導入を自分事として捉えるのが難しく、どうしても前向きになれない傾向があるのです。

次に、RPAといわれてもどのようなツールかわからない現場スタッフには、その導入効果もわかるはずがありません。よって、RPAの導入効果をできるだけ具体的に示してあげることも、自分事として認識してもらうための大切なステップです。

 

  • バージョンアップや作業工程が変わるたびに修正が必要

RPAは「一度作業を自動化したらそこで終了」というツールではありません。一連の業務が効率化され運用が軌道に乗りだすと、つい過信して放置しがちになりますが、これは非常に危険だということを認識しておきましょう。

RPAは基本的に作業フローやソフトの機能が変更になった際、その都度ロボの修正が必要になります。例えば、これまで使えた機能がバージョンアップ後に使えなくなる事象が発生すると、RPAは正常に作業が行えません。また現場の作業フローが変更になった場合も、それに合わせてロボの設定を調整する必要があります。

一方、現場がRPAの使い方に慣れてくると、自主的にロボを作って業務改善を行うケースが増えてくるでしょう。しかし、情シスが介入していない「野良ロボット」が蔓延すると、作成者が不在になったときにメンテナンスができなくなるリスクが発生します。

いかにRPAといえども万能ではないので、バージョンアップや作業工程が変わるたびに修正が必要です。トラブルが多発して「RPAは使えない」というマイナスイメージが社内に広まると、最悪使われなくなる可能性も出てきます。そのため、導入後も定期的にメンテナンスをする必要があることを覚えておきましょう。

情シスから全社へ!RPA活用を広げて全社に浸透させるには?

RPAの導入当初は、情シス主導で進めることも一つの選択肢かもしれません。

しかし、最終的には現場が自らRPAなどのデジタルツールを使って業務改善を行う「日本型DX」に移行する必要があります。

そのためには、さまざまな課題を解決しなくてはなりません。

スモールスタートを情シスにてサポートする

RPAを全社に浸透させるためには、まず特定部署で小さくはじめることが成功の秘訣です。

RPAを導入する際には、一つ一つの作業を段階的に自動化して進めていきます。本格的に導入する前に、まず各ロボの成果を確認してから、次の業務や部署との連携を検討していくことが一般的な方法です。

よって、スモールスタートの初期段階では、情シスと一緒に

成果を確認しながらRPAの導入範囲を徐々に拡大するためのサポートを行う必要があります。業務への影響範囲や他部署の負担などについて分析した結果を、現場スタッフと共有しながら進めていくようにしましょう。

現場でのRPA活用の自立を促す

導入が一段落したら、次は現場スタッフが自発的にRPAを活用できるようにサポートを行います。

現場スタッフが自発的にロボを作成できるように、教育やマニュアルを整備したりするほか、社内イントラにFAQを作成するのもおすすめです。現場のスタッフが知りたい情報に即アクセスできる環境を準備することで、自然とスキルアップしていけるのが理想でしょう。

また最近はチャットボットを活用する企業も増えています。「チャットボット」とは、利用者がチャットで質問をすると適正な回答をプログラムが自動返答してくれるツールです。

FAQでよくある質問・回答内容をチャットボットに組み込んでおくことで、まるで情シスが問い合わせに対応するような仕組みが完成します。これにより、現場内でトラブルを収束できる仕組みが構築でき、自発的にRPAを活用する土壌ができあがるのです。

チャットボットであれば、忙しい情シスのスタッフよりも気楽に質問ができますので、正に「WIN×WIN」といえるでしょう。

全社に展開するために

特定部署でのスモールスタートで一定の成果が出たら、全社に展開する準備をはじめていきましょう。

RPAの効果を理解してもらうために、導入した部署の成功事例を紹介する説明会の実施や、ロボ作成のワークショップの開催などを情シス主導でサポートします。もちろん、全社向けのマニュアルやFAQ、チャットボットの準備も忘れてはいけません。

またRPAに関わる部署が増えるにあたり、現場間の連携ルールの決定や成功・失敗事例の共有会を開催するのも良いでしょう。RPAのロボ開発は継続しないとやり方を忘れてしまうため、現場スタッフのスキルを一定レベルでキープする工夫も必要になります。

繰り返しになりますが、RPAを全社展開するためには、情シスと現場の密接な連携が不可欠です。しかし、実際にはこの両者の関係性があまりよくない企業も多くなっています。したがって、情シスが現場の課題や悩みごとに耳を傾けることで、お互いに相談しやすい土壌を作ることが重要なのです。

本来情シスの業務は、現場作業を自動化するというレイヤーには及びません。つまり、情シス側も未知の領域に踏み込んでチャレンジしているという認識を持つようにしましょう。

RPA導入で情シスがすべきこと

RPA導入で情シスがすべきことは、手を動かすことではありません。リーダーとしてRPAの導入・教育を導く存在になることが重要です。

RPAの導入に際しては、ロボのシナリオ作成だけでなく、業務全体を可視化して適正なフローを設計する必要があります。さらに導入後には、定期的な改修やメンテナンス・トラブル対応なども必要です。したがって、これらすべてを解決するための知識を持つ情シスが現場をリードすることによって、RPA導入の成功率が高くなります。

RPAの中には、プログラムやITの知識を持たない「非エンジニア」でも利用できるツールも多いので、「現場だけでも良いのでは?」と思う方もいるでしょう。しかし、ロボをつくれるからといって、必ずしも生産性の向上につながるわけではありません。

前述したような、現場スタッフが作成した野良ロボットのクオリティは玉石混交です。そのため、中には適正に動かないロボもあります。その結果、「やはりRPAは使えない……」といったネガティブなイメージが社内に蔓延して、RPA全社展開の道が閉ざされる可能性も出てくるでしょう。

よって、RPA導入時には、情シス主導で現場と積極的にコミュニケーションを取ってリードしていくことが何よりも求められるのです。

まとめ

今回は、情シス主導でRPAを導入して、生産性を上げるコツなどについて紹介しました。

情シス主導で現場スタッフをリードしていくことは、当然ながらかなりのリソースが必要になります。また現場へのレクチャーを行うにあたっては、RPAの知識に関する勉強も必要になってくるでしょう。

しかし、RPAの導入は、

「現場の作業工数が年間で〇〇%減少した」

「RPAの導入で生産性が向上した」

「現場スタッフの残業が減った」

「重要な業務に多くのリソースが割けるようになった」

といった、それなりの結果が期待できるプロジェクトです。そのため、情シスがリソースを割く価値は十分にあるといえるでしょう。さらに、社内の定型業務を自動化することで現場スタッフが作業を行う必要がなくなり、精神的にも肉体的にも健全な状態になります。

その結果、現場スタッフはよりレベルの高い仕事への従事が可能です。また残業も減るためQOLが上がり、会社へのエンゲージメントも高まることでしょう。

このようにRPAの導入は、情シスにとっても新たなチャレンジにはなりますが、その価値は十分にあります。

今回は情シスを中心に話しを進めてきましたが、企業によってはひとり情シスや情シスそのものがない、という企業も多いかと思います。そういった場合はRPAベンダーのサポートを有効に活用することをおすすめします。RPAベンダーによっては、業務フローの設計やメンテナンスのアドバイスなども無料で対応してくれるところもあります。

最後にそんな新たなチャレンジをする情シスにおすすめのツールを紹介させていただきます。それは

「ロボパットDX」です。ロボパットDXは導入時のサポートだけでなく、運用開始後も無料で手厚いサポートを実施します。そのため、御社の情シスと二人三脚で、RPAの導入促進をお手伝いします。

ロボパットDXの詳細は、こちら(https://fce-pat.co.jp/)からチェックしてみてください。

RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

RPA導入時、「どの業務に対してRPAを適用し、自動化するのか」を見極めることがとても大切です。
今まさにRPA導入を考えている皆さんは「どのくらい業務時間を削減できたかで費用対効果を測ろう」と考えているのではないでしょうか?
本資料では削減時間だけに注目してRPA適用業務を決めることの問題点を示したうえで、RPAを適用して自動化すべき業務を見極めるための視点を解説していきます。

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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