事務職の一般的な業務内容
事務職の業務目的は、簡単に説明すると「社員のサポート」です。事務職の現場では、社員が働きやすくなるように、以下のような作業が日々行われています。
・書類作成や処理
・データ入力
・電話や来客応対
・書類の整理やファイリング
・郵便物の発送や仕分け
など
また事務職と一口に言っても、その種類も多種多様となっています。例えば、一般事務以外にも営業部門をサポートする営業事務や人事部のサポートをする労務事務など、たくさんの「事務職」が存在するのです。
さらに、事務職の業務は企業規模や事業内容、配属先の部署などによっても大きく内容が異なります。
事務職の業務効率を上げるためには？
事務職の現場で業務効率を上げるためには、RPAの導入がおすすめです。
RPAの活用がおすすめ
「RPA」とは、「Robotic Process Automation」の略語で、人がパソコンを使って行う定型的な作業を、ソフトウェアロボットに代替させることで自動化できるツールです。データ入力や登録、ダウンロードはもちろん、Excelを使った集計作業などは、ほとんどの場合、RPAで自動化できる対象になります。
先ほど紹介した、
・書類作成や処理
・データ入力
・電話や来客応対
・書類の整理やファイリング
・郵便物の発送や仕分け
といった事務職の業務は、ほとんどがRPAで自動化することが可能です。
よって、事務職の現場にRPAを導入して業務効率化を実施すれば、事務員の負担を減らし、残業の削減にもつながります。
事務職におけるRPAの導入例
次は、事務職の現場におけるRPAの導入事例を紹介します。同じような作業を行なっている事務職の現場の方は、ぜひ参考にしてみてください。
入力・登録作業を自動化
取引先から送られてくる発注書などの書類は、企業ごとにExcelやWordなどフォーマットが異なっていることが普通です。そのため、事務員は送られてきた書類データの内容をコピペして、自社のフォーマットやシステムに合うように変換する作業を手入力で行います。
取引先や扱う商材が多い企業では書類の量が多くなり、事務員の負担も比例して大きくなるものです。また事務員が継続して入力作業を行なった場合には、ヒューマンエラーの発生を抑えることが困難になります。
ミスが発生すると作業の手戻りも発生して事務員の負担がさらに増えることになるため、できれば回避したいところでしょう。
しかし、RPAを導入すれば、
・送付されてきた書類から必要項目をコピー
・社内のデータフォーマット(Excelなど)やシステムに必要項目をペースト
・入力済みのデータを所定の場所に保存
といった一連の作業を自動化することが可能です。
RPAの導入で入力作業を自動化できれば、これまで事務員に発生していた工数が大幅に圧縮されるだけでなく、ミスも少なくなるというメリットがあります。
データ登録・照合作業の自動化
取引先や社員から送られてきた各種書類の内容を、然るべき社内システムへ登録する作業も、事務職によくある業務です。基本的にはコピペ作業が延々と続く業務になるため、誰でもできる業務ともいえますが、同じ内容の作業を長時間続ける必要がありミスも多く発生します。
またシステム内のデータとの照合作業に関しても、作業量が増えると事務員の集中力が下がり、ミスの発生する確率が高くなるものです。
しかし、これらの作業をRPAで自動化できれば、早く正確な作業が実施できます。RPAは24時間365日働けますので、週末や深夜でも作業を継続することが可能です。さらに、RPAはソフトウェアロボットだけに、正確な作業を得意としています。
よって、データ登録・照合作業を自動化することで、事務職の現場の生産性を大きく上げることができるのです。さらに、手が空いた事務員のリソースは、別の業務にアサインすることが可能になります。
Webの問合せ対応を自動化
商社やECなどを展開している企業における事務職の現場には、Webサイトから問合せや発注のメールがたくさん届くため、その都度対応が必要になります。事務員が日々行なっていることは、内容を確認して顧客管理システムに入力する作業です。
もちろん難しい作業ではありませんが、数が多くなるとミスが発生する確率が高くなります。また顧客管理システムがアクティブになるまでのロード時間も、何度も行うと作業時間が増えてしまう点が課題です。
一方、RPAであれば顧客管理システムへの登録を24時間体制で行えるうえに、メール返信の作業も自動化できるでしょう。よって、事務員の負担を下げるだけでなく、素早い対応で顧客満足度向上につなげることができます。
RPAプラスOCRで紙媒体のデジタル化も可能
業種によっては、手書きやFAXの書類が多く用いられる企業もあると思います。そのような企業の事務職の現場では、
・事務員が紙媒体の内容を目視で確認
・書類の内容を社内システムなどへ手入力
といった作業が必須です。言うまでもなく、こうした作業による事務員への負担は、非常に重いものとなります。しかも、事務員が目視かつ手入力による作業で行うため、ミスの発生は避けられません。
この課題をRPAのみで解決することはできません。しかし、RPAとOCRと組み合わせれば解決できます。「OCR」とは「Optical Character Recognition」の略語で、手書きや印刷された文字をスキャナやカメラなどで読み取りデジタル化できるツールです。
つまり、OCRで紙媒体の書類を読み取ってデジタル化できるため、RPAで登録作業を自動化できます。したがって、OCRも導入できれば、ほとんどすべての登録作業の自動化が可能になり、事務員の負荷を大幅に下げることができるのです。
とはいえ、OCRの認識精度は100%にはならないため、改善が必要な部分もあります。そのため、最近はAIを活用して認識結果の正誤を学習させることにより、認識精度を上げるOCRも増えている状況です。
事務作業をRPAで代替するメリット
ここまで紹介した事例も踏まえ、事務作業をRPAで代替するメリットを整理しておきましょう。
事務員の作業工数を大幅に削減
前述した通り、事務員の作業の多くはRPAで自動化できます。そのため、これまで作業にかかっていた工数のかなりの部分を削減できるでしょう。
これにより、事務員の負担を減らし、残業の削減効果が期待できます。したがって、労働時間が長く残業が多いという事務職のイメージ刷新もできるわけです。
作業スピードと精度が向上
前述した通り、RPAであれば24時間365日でも、文句ひとつ言わず作業を行なってくれます。よって、事務員が休んでいる深夜帯や週末も継続して作業を実施できるため、作業スピードを飛躍的に上げることが可能です。
そもそもRPAで自動化するだけでも作業スピードは上がるものですが、連続性も加わることで鬼に金棒の状態といえるでしょう。したがって、期日がタイトな作業でこそ、RPAの本領が発揮されるというわけです。
次に、RPAはどんなに長時間を続けても、正確に作業を行えます。そのため、同じ作業を事務員が行なった場合に比べ、ミスも圧倒的に少なくなるでしょう。よって、ミスによる作業の手戻りによって生産性を下げることもありません。
生産性向上による収益増
上記2つのメリットにより、事務職の現場の生産性は大きく向上することになります。その結果、事務職の対応スピードが速くなることに加え、これまで対応できなかった業務に事務員が対応できるようになることで、社員のパフォーマンス向上効果が期待できるでしょう。
したがって、企業全体の生産性が上がり、収益増につながる可能性が高くなるわけです。事務職にRPAを導入する最大のメリットは、まさにこの点にあると言っても過言ではないでしょう。
RPAを事務作業に活用するポイント
事務職の現場にRPAを導入する際には、以下のポイントに注意しながら進めましょう。
現場の事務員もRPA開発に関われるようにする
事務職の現場にRPAを導入する場合でも、初動は情報システム部門などが主導になって進めるケースが多くなります。しかし、事務職の現場にRPAを導入して業務効率化を成功させるためには、現場の事務員もRPA開発に関われるようにすることがポイントです。
RPAで作業を自動化する場合は、もちろん担当者がITやシステムの知識を持っているに越したことはありません。ですが、それ以上に重要な点が、自動化する作業の詳細について深い知識を持っていることなのです。
したがって、現場の事務員が率先してRPAの開発を行えるようにしなければ、業務効率化で大きな成果を上げることは困難でしょう。よって、導入時にはRPAのメリットを説明しながらRPA開発の講習会なども実施することでスキルアップできる環境をつくることが非常に大切です。
管理体制の構築
現場の事務員がRPAの開発ができるようになることが必須であると説明しましたが、野良ロボットが増える点には注意が必要です。「野良ロボット」とは、自分の作業を効率化するために、現場のスタッフが独自開発したロボになります。
もちろん、自発的にRPAの開発を行なって業務効率化するアクションはすばらしいことです。しかし、問題なのは、ロボが全社的に管理されにくくなる点になります。
野良ロボットで大きな問題になるのがメンテナンスです。特に業務の一部に野良ロボットが組み込まれている場合、開発した事務員が辞職や転勤になると保守対応ができなくなります。
そのため、野良ロボットの発生を極力減らすための、全社的なRPAの管理体制を構築しておくことも大切です。
RPAに仕事を奪われてしまわないか？
「事務職の業務はRPAでほぼ自動化が可能」と事務員が聞いた場合、「RPAに自分たちの仕事が奪われるのでは？」と不安になるものです。しかし、結論から言えば、仕事がなくなるというよりは「新たな仕事を行う機会が得られる」と言うべきでしょう。
確かに事務作業はRPAで代替しやすいため、このような不安の声も散見しました。ですが、実際にRPAを導入した後メンテナンスが必要になります。生産性の高い仕事や人でなければできない仕事に携わるなど、逆にチャンスが広がるケースの方が多くなるのです。
まとめ
今回は、事務職におけるRPAの活用事例やメリットなどについて紹介しました。事務職の現場にはRPAで自動化できる作業が山のようにあります。どんどん業務効率化を行なって、働きやすい職場にすることで生産性を上げてもらえれば幸いです。
最後に、事務職の現場をネクストステップへと進めるためにおすすめRPAツールとして、「ロボパットDX」をご紹介します。
ロボパットDXは非エンジニアでも扱いやすくサポート体制が手厚いRPAツールです。そのため、事務員の方でも問題なく扱え、現場の作業効率化を自発的に推進することができます。また導入時には、ロボ開発の方法をしっかり学ぶ研修なども実施しますので、はじめての方でも安心です。
事務職の生産性を上げたいと思われる事務員の方は、ぜひこちら(https://fce-pat.co.jp/)から詳細をチェックしてみてください。
