購買部のおもな作業内容
購買部の業務内容は、簡単にいうと「購買情報の管理」です。
購買部では、必要な時期に必要な量の資材をできるだけ安く仕入れ、安定的に供給を継続する必要があります。購買部で資材を安く仕入れるかどうかが企業の利益にダイレクトに影響するため、非常に重要な役割を担う部署といえるのです。
そのため、業務プロセスごとに適切な管理体制が必要になります。購買部のおもな作業内容は、仕入れ先への受発注、支払い品質確認、資材の保管・移動、納品・棚卸業務など多岐にわたる点が特徴です。そして、これらすべての業務に正確性とスピードが求められます。
購買部が抱える課題
次に、購買部で発生しがちな課題について確認しておきましょう。
データ入力工数が甚大
購買部は取り扱う資材や取引先が多く、データ入力に甚大な工数がかかることが一般的です。商品の数や販売数に比例して、取引先への支払い業務なども増えるため、請求書を発行する作業だけでも多くの工数が発生します。
したがって、月末月初は担当スタッフの残業が増えてしまう可能性が高くなり、36協定にも抵触しかねません。そのため、局地的にスタッフの数を増やして対応する企業がある点は、購買部における慢性的な課題といえるでしょう。
業務量が多く煩雑でミスが発生しやすい
先ほども説明した通り、購買部の業務は多岐にわたるため、取引先が増えれば増えるほど雑務も含めた業務量は肥大化していきます。そのため、取引先への電話やFAX、メールやWebサイト対応、受発注業務などからスタッフの勤怠管理などまで行う必要があります。
また手書きやFAXなどの情報をデータ入力する必要があるだけでなく、桁数の多い商品コードなども入力しなくてはいけません。そのため、財務部は慢性的にミスや誤発注が発生しやすい労働環境といえるでしょう。
さらに、部門や支社ごとに別々に購買が行われるケースもあり、重複発注や在庫過多になるケースも散見します。そうなると、企業全体の購買情報を適正化するために余計な作業が発生し、さらに工数が増える可能性もあるのです。
購買部でRPAやOCRを導入してみては？
購買部の業務はRPAやOCRの導入することで、飛躍的に効率化することが可能です。RPAとOCRがどのようなものなのか説明します。
RPAとは
「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略語で、ロボットによるプロセスの自動化という意味になります。人がパソコンで行う定型業務をソフトウェア・ロボットで自動化できる点が、RPAの得意分野といえるでしょう。
RPAで自動化できる作業事例は、以下のようなものが挙げられます。
・社内システムへのデータ入力・登録作業
・システム内のデータをメールへ自動転記・送信
・Excel内のデータ集計・加工
・Webブラウザの検索結果を他のソフトへ転記
こうした購買部が担当する多くの定型作業をすべて自動化できれば、大幅な工数削減につながることは想像に難くないでしょう。ただし、RPAで自動化できるのは定型作業だけなので、都度判断が必要な業務や方法が変わる業務の自動化はできません。
OCRとは
「OCR」とは「Optical Character Recognition」の略語で、直訳では「光学的文字認識」となります。OCRを使えば、手書きや印刷された文字をスキャナやカメラなどで読み取り、デジタルの文字に変換することが可能です。
財務部の取引先の中には、手書きやFAXで請求書などを送ってくるケースもあります。その場合、スタッフが手入力でデジタル化する必要があり、大きな工数が必要です。しかし、OCRを利用すれば、スタッフの入力・変換作業の手間を大幅に減らすことができます。
なおOCRで効率化できる業務の代表事例は、以下の通りです。
・手書きや印刷された文字を画像として読み込む
・画像内の文字部分を読み取り、デジタルの文字へ変換する
・文字を行や文字ごとに分ける
・文字の特徴を認識し、前後の単語や文脈の情報から適切な文字を類推する
・TXT、Word、Excelといったフォーマットごとにデジタル変換して出力
RPA・OCRを購買部の業務効率化に活用した例
では、RPAとOCRを活用して購買部の業務をどのように効率化できるのか、具体的な事例で確認してみましょう。
各種書類のデータ化と入力作業の自動化
購買部には多くの取引先から送られてくる受領書や請求書、注文書などが、毎月のように紙やFAXで大量に送られてきます。もちろんデータであればコピペで済みますが、手書きやFAXの文字はスタッフが内容を読み取って入力しなくてはいけません。そこで、作業の手間を減らすために、OCRを活用して手書きやFAXの書類に書かれた文字をデジタル変換します。
デジタル変換された文字は、RPAに自動入力させることが可能です。したがって、人が行なっていた確認・入力作業を、すべてロボットに任せられるため大幅な工数削減につながります。
さらに、OCRで認識した書類をデジタル管理することで、照合や検索作業を瞬時に実施することが可能です。そのため、取引先や社内スタッフからの問い合わせにも、迅速に対応できるようになるでしょう。
注文処理の自動化
購買部の定番業務である注文処理の一連の作業を、OCRとRPAで効率化した事例を紹介します。
まず、RPAで該当する資材の注文データをOCRで取り込み、注文情報を取りまとめ受注管理システムに入力します。このとき送付されてくるデータフォーマットはWordやExcelなどさまざまですが、指定のフォーマットへの変換が可能です。
次に、RPAがブラウザで資材メーカーの注文サイトを立ち上げ、注文情報を入力します。サイト上に表示された注文番号をコピーして保管した後、購買部の責任者に確認依頼がメールで自動送付されます。内容に問題がなければ、注文を承認すると担当者に注文報告が送られて注文処理は終了です。
これら一連の作業をほぼRPAが代替してくれますので、購買部のスタッフは他の業務を行う余裕が出てきます。したがって、定型作業に関しては、OCRとRPAで極力自動化するのがおすすめです。
納品書データと在庫データの照合を自動化
購買部では、適正な在庫管理が重要なミッションになっています。しかし、人によるアナログな在庫管理では抜けもれが発生する可能性が高く、適正な在庫管理の実施は難しい課題です。
そこで、納品書に記載された商品名や個数をOCRでデータ化し、RPAで在庫データと照合することで正確な在庫管理ができます。RPAが抜けもれなく在庫データとの照合作業を行なってくれるため、在庫数や売上を正確に把握できるようになるわけです。
その結果、適正な在庫管理や在庫不足による機会損失のリスクが減り、購買部の生産性を上げることができます。
AIとの組み合わせで生産性が向上
OCRによる文字のデジタル化とRPAの入力自動化に加え、AIの活用でさらに生産性を上げることが可能です。
近年OCRの認識技術の精度は非常に高くなっていますが、それでも正解率100%とはいきません。そのため、間違えて認識した文字やエラーが発生したログをAIにフィードバックして蓄積していくことで、再発防止につなげるという方法があります。
例えば、
・OCRとAIで画像認識
↓
・人が確認
↓
・AIへのフィードバックをRPAで実施
└FAXや手書きの画像と認識結果の送信
↓
・RPAでデータ入力
といったサイクルを繰り返すことで、AIが学習データを蓄積してミスの発生を減らすことができるのです。したがって、このシステムを使えば使うほど精度が上がり、あらゆるフォーマットの書類を正確に処理できる可能性が高くなっていくでしょう。
購買部の業務をRPA・OCRで自動化するメリット
購買部の業務は煩雑で種類も多く、RPAで自動化することによって多くのメリットがあります。
作業負荷の軽減
OCRによる紙資料のデータ化とRPAの作業自動化によって、定型業務が多い購買部ではかなりの工数削減効果が期待できます。そのため、これまで業務にかかっていた負荷を大幅に軽減することが可能になるでしょう。
また購買部では毎月の恒例行事といえる、月末月初の残業もかなり軽減されるでしょう。さらに、RPAはロボットということもあり、24時間365日でも文句ひとつ言わず働いてくれます。よって、深夜や土日でも作業を継続できるため、作業の進行スピードも大幅にアップするわけです。
そして極めつけは、定型業務をRPAが代替してくれることで、スタッフがより重要な仕事を行えるようになる点でしょう。これにより、スタッフのモチベーションを維持し、購買部の生産性が総合的に上がる可能性が高くなります。
ヒューマンエラーの減少
人による確認作業や入力業務といった単純作業を長時間続けると、ヒューマンエラーの発生率が高くなります。特に購買部は、ヒューマンエラーの発生率が一際高い部署といえるでしょう。
しかし、OCRとAIによる認識精度の向上や、PRAによる正確な自動作業を導入することで、ヒューマンエラーの発生率を大幅に抑えられます。これにより、購買部の業務精度が向上し、生産性を大幅に上げることが可能です。
紙資料の保管場所が不要
購買部にたくさん送られてくる取引先からの書類は、一定期間保管しなくてはなりません。そのため、数年分の書類が貯まると、オフィス内のかなりのスペースを占有することになります。
しかし、OCRで書類をデータ化すれば書類を保管する必要がなくなり、これまで占有していたスペースも解放できるというわけです。最近はテレワークを導入する企業も増え、オフィスを縮小する企業も増えています。そのような状況のなか、ワークスペースではなく書類を保管するためのスペースを確保するのは非常にナンセンスなため、できるだけ避けるべきでしょう。
データ化により管理・編集の自由度が向上
書類をすべてデータ化して管理できるようになれば、データの閲覧や検索が瞬時に行えるようになります。
書類で保管している場合は、棚や段ボールの中にあるたくさんのファイルの中から、目的の書類を探さなくてはなりません。したがって、目的の書類を探すために、かなりの工数が必要になる可能性もあるでしょう。
しかし、書類がすべてデータ管理されていれば、すばやく検索することが可能です。またデータ化されていれば、編集や加工も自由に行えますので、グラフや図を作成したりすることも簡単にできます。
よって、過去のデータ傾向から適正な在庫数を予想したり、経営に役立つ資料を作成したりするなど、より生産性の高い仕事ができるのです。
購買部の業務はRPAとOCRにお任せを！
今回は、購買部の業務をRPAやOCRで効率化するメリットなどについて説明しました。
OCRを有効活用することで、購買部に送られてくるたくさんの請求書や注文書といった書類をデータ化することが可能です。これにより、転記作業の省人化に加えヒューマンエラーの減少効果が期待できます。
一方、ほぼすべての作業をRPAに代行させることができますので、早く正確に作業を行うことで、作業負荷の軽減につながるでしょう。また空いたスタッフのリソースを、他の仕事にアサインすることもできますので、購買部の生産性を大幅に上げることができます。
アナログな定型作業が多い購買部は、OCRとRPAで業務効率化や自動化を行うべき部署の筆頭です。本記事が、OCRとRPAを購買部で有効活用するきっかけになればと思います。ちなみに、おすすめRPAツールとして、「ロボパットDX」を紹介します。ロボパットDXは「非エンジニアでも使えるRPA」というコンセプトで開発されているため、購買部のスタッフが自ら業務効率化を行うことが可能です。また、読み取り精度96.7％のAI-OCR「PatーOCR」もご紹介しています。本記事でRPAやOCRに興味が湧いた方は、こちら(http://fce-pat.co.jp/)からロボパットDXの詳細を確認してみてください。
