まずは梶原さんのプロフィールを教えていただけないでしょうか。
梶原 淳司
執行役員 営業推進部・部長
大学卒業後、東証一部上場のコンサルティング会社に入社し、企業の課題解決に関わる。
FCEグループ入社後はマーケティング・広報・システム開発運用などのバックヤード業務に関わり、自部署の生産性を上げるためにRPAを活用。自分自身が感じたRPAの便利さを世の中の企業に伝えるためにRPAの営業に異動。これまでのRPA導入・サポート実績は100社を超える。
100社の支援で分かったRPA導入時の典型的な失敗とは
これまで100社以上のRPA導入支援をされていますが、現場でよく聞く導入時の失敗として、どのようなものがありますか？
よく聞くのは、運用イメージが無いままとりあえず導入した結果、活用が進まずにお蔵入りしてしまうというケースですね。RPAを選ぶときに大事なポイントってコストとか操作感よりも「そのRPAをどのように社内で活用していくのか」という視点です。
RPAでどのようなことができるのか分からないまま導入を進めようとしても、自社のどの業務に使えるのかイメージが広がりませんし、業務の自動化を進める計画も立ちません。その結果、RPAを導入したはいいけど費用対効果が感じられないままお蔵入りということになってしまうんですね。
確かに。イメージが無いまま検討しようとしても、どんな業務が自動化できるか見当もつきませんし、計画の立てようがないですよね。逆に、うまくいく企業様はどのような流れで検討を進めていますか？
まずはトライアルから始めていますね。
結構皆さん、トライアルって導入前提じゃないとダメだと思い込まれて、自動化業務の洗い出しとかマニュアル化を済ませてからトライアルしようとされるのですが、ただ実際にRPAをどのように使っていくのかイメージはないまま業務を洗い出そうとしても、あまり効果的ではないです。
というのも、トライアル前に業務の洗い出しをすること自体が難しいからです。
ほとんどの場合、すでに目の前に無駄な業務が沢山あるわけではないので、業務を洗い出そうとしても思い当たるものが出てこなくて検討初期の段階でつまずいてしまうことが非常に多いです。結局、生産性向上の一番の足かせになっているのは、現場の個々人の業務の中にある小さな無駄なので先に洗いだそうとしても難しいんですね。
ですから、導入後に一番うまく活用されるのは、RPA検討の最初にトライアルをして、メーカーのサポートを受けてみることです。ほとんどの企業にとってRPA導入は初めてなので、まず最初にトライアルで「この業務なら自動化できる」という感覚をつかんで、メーカーのサポートを受けながら進めることが成功への近道だと思いますね。
導入を成功させるトライアルのポイント
となると、現場の人にもトライアルに参加していただくというのも大事なポイントになりますね。
もちろんです。できるだけトライアルは推進担当の人だけじゃなくて現場の実務メンバーにも加わってもらうことがとても重要です。
そうですね。そのほかに、導入がうまくいくトライアルの進め方についてポイントはありますか？
トライアル期間中に費用対効果を出そうとしないということです。よく社内を説得するために費用対効果を測ることができるロボットをトライアル期間中に作らなければいけないって考える方がいらっしゃるんですけど絶対にうまくいかないです。
なぜかと言うとRPAって魔法の道具ではないので、たった1ヶ月でいきなり元が取れるようなロボットが作れるようになる訳がないです。
これって新入社員が1カ月の試用期間でいきなり給与分の全額分の利益を出すことなんてできる訳がないのと同じで、皆さんが使いこなすことでRPAを成長させていく必要があります。
ちなみに目安としてどのくらいかかりますか？
大体思い通りのロボットが作れるようになるまで平均して3カ月ですね。
さらにそこからロボットの数を増やしていって費用対効果を取ろうと思ったら、実際のところ半年から1年くらいはかかります。
費用対効果が出るまで結構かかりますね
もちろん、会社にもよりますよ。目の前に何とかしなければいけない業務が1つあって、それを自動化できれば12万円分の費用対効果がでるというケースもありますが、ただほとんどの中堅・中小企業様はそれほど大規模な業務が無いので、半年から1年で費用対効果を出されていますね。
じゃあトライアル時に費用対効果についてはどのように考えればいいのでしょうか
これからRPAメーカーの人たちと一緒に作成を進めていくことで1年後には費用対効果を出せる状態になるかどうかを考えてください。そもそもトライアルの目的は、費用対効果を出すロボットを作ることではなく、自社のどのような業務をどのように自動化できるのかという感覚を掴むことがまず1つ。そしてもう1つがRPAメーカーのサポートを受けて、このメーカーとなら一緒に進めていけば自立して自動化していけそうかを見極めることです。
トライアルを成功に導いた実際の事例
なるほど。今まで担当した企業様でトライアルを上手く進めた事例を教えていただけますか？
あまりシステム導入などをされたことが無い製造業の企業様なのですが、初めの頃は全然RPAの活用イメージを持てなくて、本当にいいツールなのかどうかも分からない状態でした。
ですが、私の話を聞いていただいた社長が「確かに挑戦しないと今まで通り何も変わらないから、どんな効果が出るか分からないけどトライアルしてみよう」と方針を出されたんです。
その後に現場の人たちと一緒に相談しながら進めたのですが、まずトライアルを実施しました。
初めは業務の洗い出しからスタートしようとされていたのですが、やっぱり使ってみない段階での業務の洗い出しは難しかったんです。
そこから1ヶ月くらいトライアルをやってみて感覚が掴めたところで業務の洗い出しに入りまいた。ところが、自分たちだけで考えてもなかなか業務が出てこない…そこで、業務の洗い出しの勉強会とか、洗い出した業務に優先順位をつけるための打ち合わせをさせていただいたとこころ、今まで全然気が付かなかった「業務のこんなところに無駄があったんだ」とか「こんなやり方があるんだ」ということに気が付くことができたと喜んでいただくことができました。
その後、3か月後、半年後の作成計画を一緒に考えながら、1年後にはペーパレス化など会社全体の業務フローを見直していくことを目標に現在進めています。
まずはトライアルをしてみて、そこからメーカーのサポートを受けながら長期的計画を立てていくんですね。じゃあ、サポートが手厚いかどうかもトライアルの大事なポイントですね。ロボパットのトライアル期間中のサポートはどのようなものがありますか？
ロボパットは導入検討から導入した後に定着させるところまで責任をもってサポートさせていただくところがお客様に評価いただいていると思います。RPAは、それ自体の性能はもちろんですけど、もう1つ大事なのが導入するまでのサポートとか、導入後のサポート。こういうシステムを何度も導入してるよ、とか、こういうの得意な人が社内にいるよっていう会社なら別にいいんです。
でも日本企業のほとんどの場合、システムの導入経験などが少なく、進め方が分からないということがほとんどなんです。
私たちはもともと教育・研修会社が母体の会社なんです。ですから、導入して終わりではなく、ツールを使って実績を出すというところまでご支援をするということが大切だと考えているんです。
例えば、トライアル期間中も「じゃあどうぞ勝手にトライアルをやってください」というわけではなく、「この期間中にどういう事を検証していきましょうか」とか「どのタイミングで業務の洗い出しをしていきましょうか」とか「どの人達を巻き込んでいきましょうか」とか、導入までに大切なことを全部相談いただいたうえで進めています。
トライアル期間中、現場の人たちは、皆さん慣れていないので相談したいんですよね。
よくホームページに「ヘルプデスクがあるので安心です」と書いてあるツールは多いんですけど、ヘルプデスクに質問するということ自体が難しいという方がほとんどです。
何が悪いのか分からないから質問の書きようがない。
そういう人たちに一番大事なのは「どこが悪いのかわからないのでロボットを見てください」と相談できる環境があるかどうかということです。
ですから、僕らは「WEB家庭教師」という直接画面をつないで30分から1時間でロボット作成のプロに質問できるサービスをご用意しています。
あとは導入後も、３カ月でロボパットを使えるようになるための計画作りとか、定例会もやらせていただいています。
このような手厚い無料サポートが私たちの強みだと思います。
貴重なお話をありがとうございました。
