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RPA 2021.04.12

RPAの効果を引き出すには?効果が出ない企業がはまりがちな落とし穴

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働き方改革やDXを実現するためにRPAを導入する企業が増えています。しかし、有効活用できていない企業が多いというのも現状です。
RPAを導入して業務効率化や作業の自動化を実現するには、RPAの特徴や効果を引き出すためのポイントを押さえなければなりません。そこで今回は、RPAの効果を十分に引き出せていない企業の担当者の方に向けて、RPAで効果が出ない企業がはまりがちな落とし穴について解説します。

【目次】

 

RPAとは?

「RPA」とは「Robotics Process Automation」の略語で、「ロボットによる過程の自動化」と訳されます。RPAを導入した企業の現場は、人がパソコンでおこなう定型作業の自動化や効率化が可能なので、生産性の向上につなげることができるでしょう。

 

RPAは、パソコンにインストールして実行するデスクトップ型と、自社サーバーを構築して使用するサーバー型、そして機能が制限されるが費用が安いクラウド型の3種類あります。

デスクトップ型は、現場のスタッフが普段パソコンでおこなう作業の自動化に適したRPAツールで、費用が安く導入ハードルが低い点がメリットです。一方、サーバー型のRPAツールは自社サーバーを構築する必要があるため、設定には技術者が必要でコストもかかりますが、複雑な自社システムに合わせた柔軟な業務効率化が実現できます。

クラウド型のRPAツールは、WebブラウザやSaaS系のアプリケーションの自動化や効率化に適したツールで、導入ハードルが低いというメリットがあります。ただし、パソコンにインストールされているソフトには基本対応しておらず、自動化や効率化ができません。この点はデメリットだといえるでしょう。

 

したがって、RPAを導入する際は自社の業務内容を可視化し、最適なタイプのRPAツールを選択することが重要です。

 

RPAの効果

次に、RPAの導入メリットをご紹介しましょう。RPAの効果は人件費や残業代の削減や労働時間の短縮だけではありません。数値に現れにくい効果も含めて、正しく投資対効果を理解しましょう。

 

業務効率化

RPAを導入すると、以下のような作業の自動化が可能になります。

 

  • Excelで実施しているデータ入力や集計作業
  • 社内システムからのデータダウンロードや規定フォーマットへの入力作業
  • Webサイトからの定期的な情報収集作業
  • 伝票・請求書情報のDBへの入力作業
  • 定型文によるメール作成と担当者への送信

 

また、RPAをOCR「(Optical Character Recognition)直訳:光学文字認識」と連携させることで、手書きやFAXの伝票や請求書の情報をデジタル化することができますので、仕訳業務などの工数を大幅に削減することも可能です。

さらに、RPAは24時間365日働き続けることが可能なため、深夜や週末など人が働けない時間でも稼働できます。そのため、企業における生産性向上に大きく貢献できることでしょう。

 

ミスの防止

RPAは、ソフトウェアロボットに人がおこなう作業の手順を覚えさせることで、自動化を実現しています。そのため、同様の作業であれば、何回繰り返しても同じ作業内容の実施が可能です。

一方、人が定型作業を何度も長時間繰り返していると、凡ミスなどによるヒューマンエラーの発生頻度が上がります。ミスが発生することで、作業によっては大きな手戻りにつながることもあるため、生産性の悪化につながります。

しかし、RPAを導入することで、ヒューマンエラーの発生を抑えられれば、生産性を向上させることが可能になるのです。

 

プレッシャーからの解放

経理部門における経費計算や購買部門における受発注作業、また人事部における給与計算といった作業はミスが許されない作業です。しかし、人がおこなう作業量が多くなるにつれ、ヒューマンエラーの発生をゼロにすることは困難になっていくでしょう。

そのため、複数スタッフによるダブルチェックなどを実施することでリスク軽減をおこなっている企業も多いと思いますが、大きな工数が発生する点がデメリットです。

前述した通り、RPAを導入してこれらの作業を自動化できれば、人的ミスの許されない業務の精神的プレッシャーからスタッフが解放される効果が期待できます。さらに、ミスを抑制するためのダブルチェックも不要になるため、従業員の負荷軽減にもつながるでしょう。

 

業務プロセスの可視化

RPAで作業を自動化・効率化するためには、業務プロセスの可視化が必須です。誰がどのソフトやシステムを使ってどのような作業をおこなうのかを、明確化しておかねばなりません。

RPAの導入に伴い改めて業務フローを可視化することで、非効率なフローや作業が見つかる場合もあります。これをポジティブに捉えれば、業務効率化ができるチャンスともいえますので、RPA導入前に業務フローを最適化しておきましょう。

 

働き方改革の推進

RPAを導入し、多くの作業を自動化できれば大幅な工数削減につながりますので、空いたリソースをこれまで取り組めなかった業務に割くことができるようになります。これにより、企業の生産性を総合的に上げられる効果が期待できるでしょう。

作業の自動化が実現することで、リモートによる作業の実施も可能になります。そのため、テレワークにおける生産性の維持が期待でき、働き方改革の推進もしやすくなります。

 

人材不足の解消

少子高齢化の影響による労働人口の減少は、多くの企業の課題です。よって今後、人がおこなうべき作業とロボットが代替する作業を明確に切り分けることで生産性を上げることが、企業側には求められるでしょう。

RPAを有効活用して多くの作業を自動化できれば、人にしかおこなえない業務に多くのリソースが割けるようになります。したがって、人材不足の解消に対しても、RPAの導入は有効といえるでしょう。

 

RPAの効果が出ない企業がはまる落とし穴

「RPAを導入したのに生産性が上がらない……」という企業は、以下のような傾向が見られます。

 

自動化する業務を適切に選択できていない

RPAで自動化できる作業は、あくまでもパソコンで実施する定型業務が中心です。したがって、その都度人間による判断が必要になる作業や、毎回ルールが変わる業務の自動化には向きません。そのため、RPA導入前に対象作業のフローを可視化することで、自動化できるかどうかを判断しておきましょう。

一方で「ウチの作業はRPAで自動化できるかわからない」といった理由で、RPAの導入を躊躇される企業も多いと思います。このような場合は、RPAツールのベンダーに相談してみるのがおすすめです。

RPA導入方法や効果などについてプロの視点からアドバイスしてもらえるため、ぜひ有効活用しましょう。

 

RPAの重要性を現場が理解していない

RPAを導入する場合は、情報システム部門などを中心にしてプロジェクトを推進するのが一般的です。RPAツールのベンダーと打ち合わせをおこない、業務効率化ができそうだと判断を実施するのも、情報システム部門の担当者になります。

しかし、RPAを実際に導入しようとすると、現場のスタッフから反発されることも少なくありません。現場のスタッフにとっては、「RPAで作業が効率化できる」と言われても、海のものとも山のものともつかない未知のツールという認識しかないため、半信半疑であることが多いのです。

よって、RPAを導入する目的や意義などを事前に説明し、現場だけではなく会社にとって大きなメリットがあることを説明しておかなければ、導入はうまくいかないでしょう。RPAを導入する際は、事前にツールを活用する現場のスタッフへの説明会や講習を開催し、導入目的や効果などについて十分に説明する機会を設けることが重要です。

 

RPAを現場が使いこなせていない

前述した情報システム部門などが主体となってRPAを導入した企業に多いのが、現場のスタッフがRPAツールを使いこなせないケースです。特にサーバー型のRPAはプログラミングスキルを持ったIT人材でなければ作業の自動化をおこなうのが困難なため、現場スタッフだけでは有効活用できないでしょう。

現場スタッフ主導でRPAを導入する場合は、非エンジニア人材でも利用できる簡素なUI・UXのRPAツールを選択する必要があります。デスクトップ型やクラウド型のRPAツールには、そのような商品が数多くあります。

RPAを導入して有効活用したい場合は、誰が使うのかという視点で検討することも忘れないようにしましょう。

 

RPAの効果を定量的にしか判断していない

RPAのメリットの1つが、作業の自動化による工数削減です。そのため、RPAの導入効果を測定する場合は、RPAを導入したら作業工数が〇〇%削減したという定量的な結果だけで判断しがちです。

しかし、正確な作業が実施できる点や、人よりも早く作業ができ、かつ継続的に作業がおこなえる点もRPAのメリットです。したがって、これらすべてのメリットを掛け合わせたうえで、総合的なRPAの導入効果である「生産性が向上しているかどうか」を、具体的に判断するべきでしょう。

 

たとえば、RPAで作業を自動化したことで空いた社内のリソースを、別の業務にアサインすることで、これまで実施したくてもできなかった仕事ができるようになり、結果として売上自体が上がる場合もあります。また、ヒューマンエラーが減ることで社内スタッフの「ミスをしてはいけない」という精神的不安の解消や、スタッフの作業負荷が減ることで仕事への意欲や会社への忠誠心が高まる効果も期待できるでしょう。

RPAの導入効果を検証する際は、定量的な結果だけではなく、定性的な効果も含めて総合的に判断することが大切です。

 

RPAの効果を引き出すために見直すべきポイント

「RPAの導入効果が今一つ実感できない」と思われる場合には、以下のポイントを見直してみることをおすすめします。

 

対象業務の内容やプロセスを見直す

RPAを導入する際は、前述した通り業務プロセスの可視化を実施しなければなりません。

しかし、このとき現状の作業内容をそのままRPAで自動化するだけでは、生産性向上効果を大きく期待できない場合があるでしょう。なぜなら、そもそも効率の悪いやり方で作業を処理したり、不要な作業が含まれていたりする場合があるからです。

RPAで作業を自動化しても生産性向上につながっていない場合は、対象業務の内容やプロセスを見直してみることで改善されることがあります。

 

現場にRPAの重要性やメリットを説明する機会を設ける

現場主導でRPAの導入をおこなわない企業においては、スタッフの反発にあって導入がうまくいかないケースがあります。そもそもRPAに興味がなく、自分たちの作業方法を変えたくないと思っているスタッフが多いため、そのような事態が想定されるのです。

そのため、RPAの重要性やメリットを、現場スタッフにわかりやすく説明する機会を設けることを忘れてはいけません。

 

たとえば、以下のようなRPA導入メリットを丁寧に説明することで、会社だけではなく、現場スタッフにも多大な恩恵があることが理解できます。

  • 作業が自動化できる→現場スタッフの肉体的・精神的な負担軽減につながる
  • 業務効率化が実現する→残業削減につながる
  • 空いた時間に別の仕事ができる→単純作業ではない、もっとやりがいのある仕事ができる
  • 会社の生産性が上がる→業績が上がり、給与や賞与が上がる可能性もある

 

RPAが自分たちにとって有用なITツールであることがわかれば、積極的にRPAを活用してくれる可能性も高くなるでしょう。

 

現場の非エンジニアでも扱えるRPAツールを導入する

RPAを活用する中心は現場スタッフです。そのため、現場の非エンジニアでも利用できるRPAツールを導入しなければなりません。もし、自社で導入したRPAツールが、現場のスタッフに使いこなせない煩雑なものだった場合は、ベンダーやツールの見直しを検討するべきでしょう。

今は現場のスタッフでも十分使えるRPAツールがたくさんあります。無料トライアル期間を設けているベンダーも多いため、導入前に使ってみてから判断するのがおすすめです。

 

「投資利益率:ROI」を考える

RPAの導入・運用効果を測定するなら、ROIの算出が欠かせません。「ROI」とは、「Return Of Investment」の略語で、「投資利益率」や「費用対効果」というような意味で用いられます。

ROIは以下の計算式で算出が可能です。

ROI=(利益ー投資額)÷ 投資額×100(%)

 

たとえば、RPAの導入によって、日給3万円のスタッフの工数が100人日分削減できた場合、RPAの利用料金が100万円とした場合のROIは、

(300万円―100万円) ÷ 100万円 ×100(%)=200%

となり、費用対効果が2倍になったことを示します。一方、ROIが100%以下の場合は費用対効果が合っていないことになるため、見直しをかける必要があります。

ただし、先ほども説明した通り、RPAの導入効果を測定する場合は、定量的な結果だけではなく、定性的な結果も含む必要があります。それは、ROIも同様です。つまり、スタッフの負担軽減やプレッシャーからの解放による生産性の向上といった効果も加味する必要があるということです。

しかしながら、そもそも自動化する作業の頻度が少ない場合や、自動化する対象業務がない現場にRPAを導入しても、大きな生産性向上効果は期待できません。その点については留意しておく必要があるでしょう。

 

RPAを導入するだけでは生産性は向上しない

RPAの導入は目的ではなく、あくまでも働き方改革やDXを実現するための手段です。そのため、単純にRPAツールを導入するだけでは生産性は上がりません。

RPAの特徴・特性を理解するだけではなく、どのような目的で活用するのか明確にする必要があります。そのうえで、最適な製品を正しく導入することでしか大きな効果は期待できないでしょう。

 

今回紹介した「落とし穴」にはまらないためには、単に使いやすいだけでなく、教育などのサポート体制が整ったRPAツールを使う必要があります。そこでご紹介したいのが、当社FCEプロセス&テクノロジーが提供するRPA「ロボパットDX」です。

 

直感的で簡単な操作が特徴のロボパットDXですが、RPAに必要な機能をしっかりと備えているだけでなく、

  • 研修や個別相談などのサポート体制が整っている
  • 無料トライアルを提供し、自社に合っているか事前に確認できる
  • RPA活用のコンサルティングをおこない、現場社員への定着を支援

など、効果が出ないという落とし穴にはまらないためのさまざまなサポートやサービスをご用意しております。

現時点でRPAについて不安を持っている方も、ロボパットDXにご相談いただければ「うちでも使えそう」と期待を持っていただけるはずです。

導入実績1,500ライセンスを超える「ロボパットDX」を、ぜひチェックしてみてください。

https://fce-pat.co.jp/

 

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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