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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2021.04.13

RPA推進担当者が知るべき6つのポイント。推進体制の構築と手順まとめ

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経営者や上司からRPAを導入してほしいと言われたものの、「そもそもRPAって何?」「RPAってどうやって導入するの?」という担当者の方も多いと思います。
RPAを導入して作業を自動化・効率化できれば、会社の生産性を大きく上げることができるでしょう。しかし、適正な導入ができず大きな成果を上げられないまま、RPAツールが使われなくなる会社もたくさんあります。
そこで今回は、RPA推進体制を構築するために担当者が知るべき6つのポイントをご紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。

【目次】

 

そもそもRPAとは

RPAとは、人がパソコンでおこなう作業を自動化できるツールのことです。例えば、Excelを使ったデータ入力や集計作業をはじめ、Webサイトからの情報収集や、請求書・見積書などの作成作業の手順を、ソフトウェアロボットに覚えさせることで自動化が実現します。

RPAを導入して作業を自動化・効率化できれば、スタッフの負担と作業工数を大幅に削減できるので、生産性の向上につなげられるでしょう。さらに、RPAは人がおこなうよりも早く正確な作業を実行できるため、ヒューマンエラーの発生防止や納期短縮といった効果も期待できます。

 

RPA推進がうまくいかない理由

RPAを有効活用できれば会社の生産性を上げられます。しかし、実際にはRPAをうまく活用できていない会社もあります。

RPAがうまくいかない理由の代表例を紹介します。

 

RPAの目的を見失っている

RPAの導入メリットの話だけを聞き、RPAさえ導入すれば会社の生産性が上がると勘違いされる方もいらっしゃいます。つまり、会社の生産性を上げることではなく、RPAの導入自体が目的になっている会社が多いということです。

RPAは会社の生産性を上げるための手段であることは間違いありませんが、ただ導入しただけで成果を発揮するタイプのツールではありません。

働き方改革の実現やDXの推進など、その会社が望む導入目的を明確に決めなければ、RPAの有効活用は難しいでしょう。また、目的を達成するためにRPAで何を実現したいのかを、具体的に決めておくことも大切です。

 

対象業務を適切に選べていない

RPAで自動化できる作業は、あくまでも人がパソコンでおこなう定型作業のみとなります。言い換えれば、やり方が決まっており、継続的に反復する作業の自動化がRPAの得意分野です。

しかし、毎回やり方が変わるアナログな作業や、毎回人間のジャッジが必要になるような作業は、RPAでは自動化できません。したがって、このような作業が多い会社にRPAを導入しても、大きな業務効率化にはつながらない可能性が高いでしょう。

 

現場がRPAのメリットを理解していない

RPAの導入がうまくいかない企業の中には、導入した現場のスタッフから反発され、RPAツールの活用が定着しないケースもあります。

情報システム部門の方やエンジニア、プログラマーなどであれば、RPAの概要やメリットを知っている方も多いでしょう。しかし、現場スタッフの多くは非エンジニア人材です。いきなりRPAと言われても、面倒な仕事が増える程度にしか思ってもらえない可能性が高いものです。

そのため、RPAの現場への導入がなかなか進まない会社も多くあります。

 

使いづらいRPAツールを選んでしまっている

RPAツールにはサーバー型とクラウド型、デスクトップ型の3種類があります。このうちサーバー型のRPAツールに関しては、非エンジニア人材が使いこなすことは困難です。

一方、デスクトップ型やクラウド型のRPAツールであれば、ドラッグ&ドロップなど簡易な操作で設定できるものも多く、非エンジニア人材でも充分使いこなせるでしょう。

よって、エンジニアがまったくいないにも関わらずサーバー型を利用するなど、自社にフィットしないRPAツールを選んでしまうと、有効活用するのは難しいでしょう。

 

RPAの効果が社内に伝わっていない

RPAツールの導入や運用は、当然お金がかかります。そのため、RPAの導入効果が関連部門の担当者や上司に伝わっていない場合は、なかなか導入の決裁が下りないケースも考えられるでしょう。

RPAはひと昔前に比べるとメジャーになっていますが、まだまだ知らない方のほうが多いのが現状です。したがって、導入前にRPAの概要やメリット、導入効果などについて、組織全体に伝えておく必要があります。

 

RPAを推進させるためのポイント

RPAを導入して社内に浸透させるには、以下の6つのポイントを押さえることが重要です。

 

目標・ゴールを決める

RPAで生産性を上げるには、実現したい目標やゴールを明確化することが不可欠です。

例えば、以下のような実現したい目標を決めることはもちろん、自動化・効率化したい具体的な作業も明確にしておきましょう。

  • 対象となる作業の工数を半分にする
  • 残業時間を月〇〇時間削減する
  • テレワークにおける生産性の維持

目的やゴールが明確になっていれば、RPAツールのベンダーに相談してから社内への導入までがスムーズです。

 

RPAでできることを理解・把握する

自動化・効率化したい作業が決まった後は、業務フローやプロセスを可視化する必要があります。また、このとき対象となる作業が、そもそもRPAで自動化・効率化できる対象のものかについても確認しておかなくてはなりません。

先ほどもご紹介したように、すべての作業がRPAで自動化・効率化できるわけではないので、対象となる作業がどの程度あるのかを、導入前に把握しておくことが必要です。

 

RPAのメリットを現場に説明する

RPAの導入メリットが明確になったら、実際にツールを利用する現場のスタッフにその内容を共有しておく必要があります。RPAがどのようなツールで、現場スタッフにとってどのようなメリットがあるのかを、丁寧に説明する講習会や説明会を開催するとよいでしょう。

RPAのメリットを理解してもらい、現場のスタッフに自分事として関心を持ってもらえるかどうかが、スムーズな社内推進のカギとなります。なお、自動化・効率化したい作業の選定段階から、現場のスタッフと連携をとっておくことが理想です。

 

専門的な知識がなくても扱えるRPAツールを利用する

現状、エンジニアやプログラマーといった人材を潤沢に抱えている会社は多くはありません。そのため、サーバー型などの高度なRPAを導入しても現場で使いこなせない可能性が高いため、できるだけ専門的な知識がなくても扱える簡易なUI・UXを備えたRPAツールを選ぶようにしましょう。

 

定量的にRPAの効果を計測する

RPAツールを導入した後は、定期的に効果測定を実施してください。RPAの導入前と導入後で作業工数がどの程度減ったか、また同じ時間内にできる作業量がどの程度増加したかなど、定量的な結果をもとに判断することが大切です。

導入後すぐには結果が出ないこともめずらしくはありません。しかし1年、2年と使用してまったく効果がない場合は、全体的に見直しをする必要があるでしょう。RPAツールに必要なコストと、導入後に実現できた効果を天秤にかけ、費用対効果があるかどうかを定期的に判断することが、RPA推進担当者に求められます。

 

まずは小さな規模で社内成功事例をつくる

RPAを導入する会社によっては、「すべての作業を自動化することが目的!」という壮大なゴールを描かれる場合もあります。もちろん、目標やゴールの設定は重要です。しかし、RPAを導入する際は、いきなり全ての作業を自動化するのではなく、小さな規模の作業への対応からはじめることが成功の秘訣です。

例えば、一部の部署に限定してRPAを導入し、簡単な作業の自動化などからスタートし、成功事例をつくっていきます。現場スタッフがRPAの効果を実感し、扱いにも慣れてきたら、徐々に自動化・効率化する業務範囲を広げていきましょう。

RPA導入による明確な成功事例をつくっておくことで、他の部署への展開もしやすくなります。そのため、RPAの導入時はスモールスタートを心がけてください。

 

RPA推進体制の構築のポイント

社内でRPA推進体制を構築する際は、以下のポイントに注意しましょう。

 

IT部門とは別に推進部門を用意する

RPAを導入する会社の多くは、情報システム部門などIT部門が中心となってプロジェクトを推進することが一般的です。しかし、どの部門においても同様に、現業を抱えながらのプロジェクト推進は、後々非常に厳しくなることが予想されます。

そのため、RPAを導入し生産性を上げたい場合は、IT部門とは別に専門のRPA推進部門を用意するべきでしょう。

 

現場の業務を理解している人材を設置する

IT部門の担当者であれば、RPAの特徴や操作方法を熟知しているかもしれません。しかし、現場の業務や作業内容のことまできちんと把握できているわけではないため注意が必要です。

RPAを社内で推進する場合は、現場の業務をきちんと理解している人材もアサインしておく必要があります。RPAで自動化・効率化したい作業の選別や、業務フローの洗い出しなど、可視化を現場目線でおこなうことで導入がスムーズかつ、効果的に進められるでしょう。

また、こうした活動をおこなうことで現場からの反発を抑えやすい点も、大きなメリットです。

 

RPA推進の手順

実際に社内にRPAを導入する際の、大まかな手順を説明します。

 

推進部門内でRPAやツールへの理解を深める

まずは推進部門のスタッフ全員が、RPAで何ができるのかを把握することと、検討中のRPAツールにどのような機能があるのかなどについて理解しておきましょう。

推進部隊のスタッフがRPAの特性を理解できていなければ、プロジェクトの成功は難しくなります。また、ベンダーや現場のスタッフと調整する際も、一定の知識が必要です。

ベンダーによっては、RPAツールのハンズオンセミナーなどを実施していますので、有効活用するのもよいでしょう。

 

対象業務を選定する

次に、RPAで自動化・効率化したい対象の業務を選定します。このとき自社内でボトルネックになっている作業を洗い出し、優先順位をつけておくことも重要です。

 

シナリオの作成

RPAで作業を自動化・効率化する際は、ソフトウェアロボットに命令する「シナリオ」を作成する必要があります。

シナリオは簡単に説明すると、RPAに対して実行してほしい作業内容を説明するものです。実際に人が作業をおこなう動作を記憶させたり、動作コマンドの選択で作業を指定したりすることで作成していきます。

シナリオを作成する際、現状の作業フローを可視化する必要があるのですが、このとき非効率な作業や無駄な作業が見つかることがあります。その際は、従来の作業フローを改善し、最適化したうえで、シナリオ作成をおこなうようにしましょう。

 

部分導入・実践

シナリオを作成する場合は、いきなり複数の作業を自動化するのではなく、単発の作業からはじめることをおすすめします。単発でシナリオがうまく動くことが確認できたら作業の数を増やし、複数の作業を連携させていきます。

ある程度問題なく動くことが確認できたら、現場での作業が自動化できるかテストしてください。シナリオの想定通りに作業が自動化・効率化できていることが確認できたら、実運用に移りましょう。

 

問題がなければ対象を広げる

RPAによる小さな作業の自動化の効果が現れはじめ、問題がないことが確認できたら、対象業務や部門を増やしていきます。1つの部門で成功事例があれば、他の部門にも展開しやすいでしょう。

また、複数の部門やシステムをまたいでおこなう大規模な作業の自動化なども、この段階から少しずつはじめてください。

 

ポイントを押さえてRPAを有効活用しよう

RPAを社内に導入し生産性を向上させるには、推進担当者が以下の6つのポイントを押さえる必要があります。

  • 目標・ゴールを決める
  • RPAでできることを理解・把握する
  • RPAのメリットを現場に説明する
  • 専門的な知識がなくても扱えるRPAツールを利用する
  • 定量的にRPAの効果を計測する
  • まずは小さな規模で社内成功事例をつくる

また、専任部門の用意や現場への講習会などの実施も忘れずにおこないましょう。スモールスタートで成功事例をつくり、徐々にRPAの活用範囲を広げていくことで生産性向上につながります。

 

とはいえ、自社の推進部門から社内向けにRPAの情報を発信するためには、まずは自分たちがRPAを習得し、運用できる状態になる必要があります。現在さまざまなRPAツールが提供されていますが、その中でもサポートが手厚いツールを選びたいものです。

そこでおすすめしたいのが、「ロボパットDX」です。

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推進部門のメンバーがしっかりとロボパットDXを習得できることで、社内への浸透スピードも高められるのではないでしょうか。

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RPAのトライアル前/トライアル中に押さえるべきポイント

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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