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RPAを学ぶ 2021.04.13

RPAの使い方をマスターし、現場レベルで使いこなすための大切なポイント

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RPAは、ツール選びを間違えなければ、使いこなすための難しいIT知識を必要とせず情報システム部門だけでなく現場で使っていけるツールです。しかし、うまく導入していかないと、現場レベルでRPA導入への抵抗を受けることもあります。
そこで今回は、現場レベルで構築し、使いこなすために注意しておきたい大切なポイントや主な使用方法を解説していきます。

【目次】

 

RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字をとった略語のことです。ルールエンジンやAI(人工知能)などの技術を搭載したソフトウェアのロボットが、ホワイトカラーの定型作業を主とするデスクワークを自動化、代行していくツールになります。

業務を自動化・代行するソフトウェアロボットのことは、仮想知的労働者という意味で「デジタルレイバー」や「デジタルワーカー」なども呼ばれています。

 

企業で日々発生する業務の中には、「紙ベースの発注書の内容を電子データ交換システムに入力する作業」や「商品情報が記載されたExcelファイルの内容をシステムの商品登録マスターテーブルにコピーする作業」など、定型業務が発生しているケースが多くあります。

こうした定期的に発生する繰り返しの多い定型作業にRPAを利用すると、さまざまな効果を得ることができます。基本的にRPAツールが得意とする業務は、ルールが決まっている業務、定期的に同じことを繰り返す業務、パソコン上だけで作業を完結できる業務です。パソコンの画面上で行われる手順を記録し、それをそのままそっくり再現して作業を行うことができます。

 

RPAは自動化レベルによって、以下の3種類に分かれます。その種類により、自動化できる業務も異なってきます。

 

RPA

簡単な事務作業や管理業務、販売管理などといった定型業務自動化をするもの。一般的に「RPA」と呼ばれているものにあたります。

 

EPA(Enhanced Process Automation)

アンケートや売上データを収集、分析し、売上予測や顧客管理を自動で行うもの。RPAの次の段階であり、一部、非定型業務も自動化します。

 

CA(Cognitive Automation)

自然言語学習、ビッグデータ分析、機械学習といった機能を持ち、プロセス分析や改善、業務に関する意思決定までも行えるもの。AIが自立した結果を出力できるので、非定型業務も自動化できますが、RPAとAIの連携は難しく、実現にはまだまだ時間がかかるでしょう。

 

RPA→EPA→CAの順番でより高度で複雑な業務範囲まで自動化を実現できるようになりますが、「RPA」の段階のツールが一般的です。このRPAを使いこなすだけでも十分に業務を効率化でき、従業員の心理的負担の軽減や、企業の収益向上に貢献します。

 

RPAを使うことができる業務とは

RPAは、AIのように自身で考えて実行する能力はありません。そのため、RPAで実行できるのは、単純で繰り返す作業やルールが決まった定型作業です。このような単純作業や定型作業を自動化し、業務効率化を実現するのがRPAツールの役割であり、導入する理由だといえます。

 

単純で繰り返し作業であること

膨大で単純な作業を延々と繰り返すような事務作業は、RPAがもっとも得意とすることです。このような作業を人手で行おうとすると、入力ミスや転記ミスなどが一定量発生してきますが、RPAであれば、ミスをゼロにすることが可能です。

具体的に以下のような業務が、RPAで自動化するのに向いている単純作業として挙げられます。


・システム間でのデータ転記
・データ入力
・データ出力
・データの振り分け
・あらかじめ決められた内容のメール配信
・受信したメールの添付ファイル保存
・文書ファイルのPDF化
・特定情報のWebサイトからの収集・分類

 

ルールが明確であること

一見難しい作業であってもルールが明確であれば、RPAで自動化することができます。たとえば、「ExcelやPDFなどの形式で送られてきた注文書を社内システムに転記する」という作業を人間が行おうとすると時間が取られてしまいますが、ルールは明確なので自動化の対象となる業務になります。

ただし、ルールが明確であってもイレギュラーな対応が多く発生する業務はRPAで自動化することが困難です。

 

取り扱う情報がデータ化されていること

RPAを扱うことができる業務はすべてデータ化されている必要があります。いくらルールが明確にされた単純作業であっても、作業の流れの中にFAXで受け取った注文書や手書きでの帳票など、データ化されていない部分があればRPAでの自動化はできません。

ただし、FAXの文書や手書き文字も認識してデータ化する、AI-OCRをRPAツールに組み込むことでこの問題は解決できます。「OCR」とは「Optical Character Recognition」の略語で、手書き文字や印刷された文字をスキャナやカメラなどで読み取り、デジタル化できるツールのことを指します。

このOCRで紙媒体の書類を読み取ってデジタル化できるため、RPAで登録作業を自動化できます。RPAにOCRを組み合わせて導入することで、ほとんどすべての登録作業の自動化が可能になり、作業者の負荷を大幅に下げることができます。

 

RPAの使い方5つの例

RPAで自動化できる業務の中で、具体的な使い方の代表的な例を挙げていきます。

 

定期レポートの作成

受注状況や業績の予実対比、現状分析など、システム内の存在するデータを取り込んで定期的にレポートを作成する業務は、RPAで自動化できます。

レポートに必要なデータは複数のシステムにまたがって存在することも多く、人間がレポートを作成すると時間がかかることもあります。

RPAであれば、複数システムから設定したルールに沿ってデータを抽出し、Excelなどのツールと連携してレポート作成まで仕組み化するといったことが可能です。

 

発注・受注管理

発注・受注を人手で行うと、電話での聞き間違いや言い間違え、帳票への入力ミスや転記ミスなどが発生する場合があります。このような発注・受注管理をRPAで自動化することで、ミスはゼロにすることができます。

 

過重労働のチェック

勤怠システムを導入している企業であれば、RPAで過重労働のチェックをつくることもできます。RPAが勤怠システムを巡回し、1日あたり●●時間、1月あたり●●時間など、設定した条件を超えた労働時間の従業員を見つけたとします。その従業員に対して、自動的にアラートメールを送信するといった流れをRPAで自動化できます。

なお、RPAを導入すること自体、業務効率を上げ過重労働を抑える効果があります。

 

入金業務・支払業務

入金管理業務や支払管理業務は、経理部門にとって時間がかかる仕事です。決してミスを起こしてはいけない業務ですので、毎月の入金や支払が膨大にある企業の場合は、人手が多くとられてしまいます。

RPAを導入することにより、入金データを自動的に入金管理表に落とし込み、入金消込処理を行なったり、支払データを自動的に請求情報と照合し、支払消込処理を行なったりすることができます。

 

日報作成・提出

営業日報作成・提出も、簡単なものであればRPAで自動化できます。営業担当者が営業管理ツールを使っていれば、そこに入力されたデータをもとにRPAが定型レポートとして日報を自動作成します。

その日報を上司にメールで提出したいときは、メール送信の段階までRPAで自動化が可能です。

 

RPAツールを現場レベルで使いこなすためのポイント

これまでのシステムは、情報システム部門が主導して導入・活用を行なっていました。システムを導入するには現場担当者へ業務内容をヒアリングして手順書やマニュアルを作成してから行なっていたため、現場担当者が思い描いていたシステムと異なるものが出来上がることもありました。

しかし、RPAは難しいIT知識を必要としません。そのため、情報システム部門ではなく、業務を熟知した現場担当者が現場レベルで導入・活用を行っていくことができます。

 

ただし、RPAツールを現場レベルで使いこなしていくためには、以下のようなポイントに注意する必要があります。それぞれ詳細をご説明していきます。

 

RPAの具体的メリットを現場に理解させる

会社の経営陣やRPA推進担当が、トップダウンで強引にRPA導入を進めていくと「RPAが自分の仕事を奪ってしまうのではないか?」と考え、RPA導入に対する抵抗の声が現場から上がることもあります。

そこで、「RPAで定型業務を自動化することで業務効率化できる」「RPAにより定型業務のミスを無くすことでチェック作業が必要なくなる」「RPAによる自動化で浮いた時間を別の仕事に振り向けられる」「情報流失といったセキュリティリスクも低減できる」といったRPA導入による具体的なメリットを提示し、現場に対してRPAの理解させることが重要です。

 

RPAの具体的メリットを現場に理解させることにより、現場レベルでRPA導入への協力をとりつけることができるようになるわけです。

 

業務内容・プロセスを整理する

RPAを導入する前に、業務内容・プロセスを整理し棚卸ししておかないとうまくいきません。業務を作業ごとに細分化し、ワークフローに落とし込んでいき、業務の可視化をするわけです。

そのうえで、RPAで自動化したい業務内に、個人の思考力や経験が要求されるような非定型業務が含まれていないかどうかチェックします。このような非定型業務はRPAで自動化できないので注意が必要です。

 

また、RPAで自動化したい業務に、データ化されていないFAXや手書き文字などが入っていないかどうかチェックしておくことも必要です。RPAで自動化できるのはデータだけとなります。

ただ、前述したように、RPAツールにAI-OCRを組み込んであれば、手書き文字や印刷文字でもデータ化し自動化することは可能です。

 

プログラミング知識がなくても使いこなせるツールを導入する

RPAはツール選びさえ間違わなければ、プログラミングなど難しいIT知識がなくても使うことができるツールです。業務を自動化するソフトウェアロボットの開発も、プログラミング知識は不要です。

しかし、RPAツールによっては、プログラミングの知識を必要とするものもあります。現場レベルで浸透させるためには、プログラミング知識がなくても使いこなせるRPAツールを導入することがおすすめです。

 

まとめ

今回は、RPAの使い方の例や、RPAを現場レベルで使いこなすための大切なポイントについて解説しました。RPAツールは多種多様なので、自社業務の自動化に最適なRPAを導入しましょう。

 

万が一、現場でRPAが使いこなせていない、自動化業務の洗い出しに困っている、業務効率化の効果をうまく測定することができないなど、困っていることがある場合は、ぜひFCEプロセス&テクノロジーにご相談ください。

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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