RPAとは？
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略語で、直訳すると「ロボットによるプロセスの自動化」といった意味になります。RPAはDX（デジタル・トランスフォーメーション）を推進する企業などの間で導入が進んでいるデジタルツールのひとつです。
RPAでできることとは？
RPAは人が普段パソコンで行なっている作業を、ソフトウェアロボットに覚えさせることで自動化を実現するデジタルツールです。
例えば、社内システムからデータをダウンロードする作業や、Excelを使ったデータ入力・集計作業、定型文によるメール作成や送信、Webサイトから特定情報を収集する作業などであれば、RPAで自動化できます。
ただし、RPAで自動化できるのは、あくまでも繰り返し行う定型作業に限定されますので注意が必要です。そのため、人の判断や感性が必要になる作業や、都度やり方が変更する作業は自動化できません。
したがって、RPAを導入する際には、事前に業務の棚卸しを行なって、人が行う作業と自動化する作業を選別しておく必要があります。
経理・会計業務の生産性向上にRPAは最適
繰り返し行う定型作業の自動化が得意なRPAは、経理・会計業務において特に効果が出やすいでしょう。
作業の効率アップ
前述した通り、RPAはパソコンで行う定型作業の自動化が得意分野であるため、経理・会計業務で発生する多くの作業についても自動化することが可能です。
Excelのマクロでも作業を自動化・効率化できますので、経理・会計業務では定常的に利用されていると思います。ただし、マクロで自動化できるのは、ExcelなどMicrosoft Office製品に限定されており、そのほかのソフトで行う作業は対応できません。
一方、RPAであればExcel以外のソフトやシステムで行う作業が自動化できるだけでなく、マクロと組み合わせることで、より複雑な作業の自動化・効率化が可能になります。そのため、会計業務の作業効率を大幅にアップさせられるでしょう。
ミスの抑制
経理・会計業務では、繰り返し行う定型作業が多く、人が作業を行う性質上ミスの発生は避けられません。
ミスが発生すると、作業の手戻りにつながり生産性が落ちるだけでなく、現場のスタッフの負担や工数が増加します。そのため、経理・会計部門では複数回のチェック体制で作業を実施するケースも多く、生産性の向上が難しいというのが現状です。
しかしロボットが作業を行うRPAであれば、毎回正確に作業を実施できますので、ミスの抑制にもつながります。したがって、作業の手戻りがなくなり、スタッフの負担を減らすことができます。
また、「ミスをしてはいけない」というスタッフの精神的負担を抑える効果も期待できます。
作業スピードの向上
RPAで自動化した作業は、人が行うよりも早く実施できる場合が多くあります。そのため、作業スピードの向上効果も期待できるでしょう。特に作業回数が増えるほど高い効果を発揮します。
さらに、ロボットが作業を自動化してくれるRPAは、人が働けない深夜や週末などでも問題なく稼働できます。
うまく活用できれば、作業納期の前倒しや作業量の平準化といった効果がある点もメリットといえます。
経理・会計業務でのRPA活用事例
実際に経理・会計業務でどのようにRPAを活用しているのか、事例を紹介します。
データ入力作業
最初に紹介するのは、経理・会計業務には欠かせないデータ入力作業をRPAで自動化した事例になります。
「社内システムに入力した売上データのダウンロードと会計システムへの入力」、「入金データの会計ソフトへの取り込み、売上データとの付け合わせ」など、いわゆる転記作業や確認作業をRPAで自動化することが可能です。また、データを会計システムに入力する際は、規定のフォーマットに成形する必要がありますが、こちらもRPAで自動化できます。
したがって、営業が作成した売上伝票を振替伝票にする作業を自動化できるわけです。さらに、RPAは複数のソフトやシステムを連携させる作業の自動化も可能なため、他部署間にわたって生産性を向上させられます。
請求書作成作業
取引先が多い企業では、多くの請求書を発行する必要があります。しかも、作業が月末・月初に集中するため、スタッフが作業を行う場合は、残業や休日出勤で対応せざるを得ない状況になることも多いでしょう。しかし、RPAで請求書発行作業を自動化できれば、業務量の平準化が可能になり、スタッフの負担を下げられます。
営業がシステムに入力した請求依頼情報を参照し、Excelなどの規定フォーマットで請求書を作成し、さらに取引先にメールで送付する一連の作業も、RPAで自動化が可能です。複数の請求書発行作業をスタッフが行うと、ミスが発生する可能性が高くなりますが、RPAであれば正確に作業を実施できますので、ミスの抑制効果が期待できるでしょう。
経費精算の確認作業
RPAはスタッフの通勤費や交通費といった、経費精算のチェック作業も自動化できます。
通常、交通費をチェックする作業は、スタッフが計上してきたルートと金額を確認して、乗り換え案内のサービスやツールなどを活用して、最も安価なルートになっていることを確認することが一般的です。1件1件目視で確認しなくてはならないため、件数が多い場合には作業量が甚大になり、ミスの発生率も高くなるでしょう。
しかし、RPAであればスタッフが申請した内容をコピーして、乗り換え案内やツールに入力することで、最安値のルートになっているか自動で確認できます。もし最安値になっていなかった場合には、アラートを伝えるフラグを設定して、申請したスタッフに自動的に差し戻します。
これらの作業をすべて自動化して、かつ継続的に実施してくれますので、経理・会計部門のスタッフの負担を大幅に下げられるでしょう。
OCRで紙の請求書をデータ化
経理・会計部門のスタッフを悩ませる課題のひとつに、取引先からの請求書がFAXや手書きで送られてくるケースが挙げられます。目視で確認した数値を手動でデータ入力しなくてはいけないため、手間がかかるうえにミスの発生率が上がることから、非常にやっかいな作業といえるでしょう。
また、癖字や印刷状態が悪いということから、何が書いてあるか判別がつきづらいものもあり、その都度顧客先に問い合わせて確認する必要があるなど、大きな工数が必要になる点も問題です。しかし、OCRというデジタルツールとRPAを連携させることで、この煩雑な作業を自動的に処理することができます。
OCRとは「Optical Character Recognition」の略語で、日本語では光学文字認識という意味になります。OCRは、カメラやスキャナで取り込んだ手書きの文字をデジタル化できるデジタルツールです。
したがって、スタッフが目視で確認したものを手入力する作業が不要になり、工数やミスの削減にもつながるでしょう。また、近年はAIと組み合わせたAI-OCRが主流になっており、過去の学習データの蓄積から癖字などの判定を、95%程度の識字率で実施可能です。
すると「100%でなければ意味がないのでは……」と思われる方もいらっしゃいますが、人の作業を最終確認のみに振ることで、作業の効率化と精度向上につなげる使い方をする企業が多くなっています。特にFAXを頻繁に使うような業界においては、OCRとRPAの組み合わせで、かなりの工数が削減できるでしょう。
経理・会計業務にRPAを導入する際の注意点
闇雲にRPAを現場に導入しても、経理・会計業務の生産性は上がりません。以下のポイントに注意して導入を進めましょう。
導入前に業務の棚卸し・手順の可視化を行う
前述した通り、RPAには自動化できる作業とできない作業が存在します。そのため導入前には、経理・会計部門で業務改善の対象になっている業務の棚卸しを行いましょう。
また、それぞれの作業フローの可視化も必要です。誰がどのような作業を、どのツールを使って、どのタイミングで1日何回実施するといった、具体的な作業内容を洗い出すことが重要になります。
作業の棚卸しと作業フローの洗い出しができたら、PRAで自動化する作業と人が行う作業を選別しましょう。このとき、作業を自動化することでどの程度の工数が削減できるのかシミュレーションしておくと、導入コストに対する費用対効果が明確になり、導入の後押しになるでしょう。
もし自動化する対象業務がほとんどなかった場合は、RPAを導入しても高い効果は期待できないので別の方法を考える必要があります。
RPAツールを扱える人員を確保
RPAの中にはローコードで平易なUI/UXのツールも多く、ITリテラシーが低い経理・会計部門のスタッフでも比較的扱いやすい点がメリットです。しかし、複数のソフトやシステムとの連携、Excelのマクロなどと連携をさせたい場合は、エンジニアやプログラマーのようなデジタル人材のスキルが必要になるケースもあります。
そのため、RPAを扱えるデジタル人材の確保が必要です。ただし、現在デジタル人材は市場で引っ張りだこ状態であるため、採用するハードルが非常に高くなっています。採用と同時に、社内でRPAが扱えるスタッフを育成する体制を構築する必要があるでしょう。
ただし、デジタル人材やRPAの扱いに長けた方が少ない企業においては、RPAベンダーのサポートを活用するという方法がおすすめです。RPAは、導入時に自動化する作業の選別やロボ作成などのノウハウを学ぶ必要があるだけでなく、実際に導入した後の日々のメンテナンスも行わなくてはいけません。
よって、できるだけサポート体制が手厚いRPAベンダーを選んでおくと、有事の際も安心でしょう。
RPAガバナンスの構築
現場のスタッフがRPAを活用しはじめると、たくさんのロボが社内で作られることになるでしょう。RPAの扱いに慣れてくると、ちょっとした作業効率化のためにスタッフ自身がロボを作成するケースがでてきます。
しかし、スキルや知識不足のスタッフがロボを作成すると、思わぬエラーや不具合が生じる可能性があります。例えば、ロボを作成したスタッフが転勤や退職してしまった場合、トラブルが発生しても誰も対応できないといった事象が想定されます。
トラブルの発生や知識のブラックボックス化を抑制するためには、社内におけるRPAの管理やロボ作成ルールといったRPAガバナンスの構築が必要です。また、RPAを扱うスタッフの運用ルールや人選といった人の管理も徹底することを忘れないようにしましょう。
RPAを有効活用して経理・会計業務を効率化しよう
定型作業を自動化できるRPAは、経理・会計業務の効率化に最適なデジタルツールです。同じ作業を延々と繰り返しながらも、ミスをしてはいけないという精神的プレッシャーを抱えるスタッフの負担を大幅に削減できますので、ぜひ有効活用してみてください。
単純作業を減らし、クリエイティブな業務の比重を増やすことで、スタッフのやりがいやライフタイムバリューは高まります。結果、定着率やエンゲージメントがアップする効果も期待できますので、この機会にRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
経理・会計へのRPA導入は、業務をよく知る現場社員が主導で進める形が効率的です。その場合は、RPAベンダーによる手厚いサポートが必要です。
そこでおすすめしたいのが、RPAツール「ロボパットDX」です。
ロボパットDXではRPA導入の効果を確実に感じていただけるよう、導入段階でのコンサルティングや研修、導入後のコンサルティング支援など、さまざまなサポートを無料で提供しています。
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