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事例紹介(部門/業種別) 2021.06.10

DXで経理業務は効率化できる!メリットや実践方法を徹底解説

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少子高齢化による労働人口の減少が問題となっているなかで、業務効率化はすべての日本企業において重要な課題といえるでしょう。特に連続的かつ、定型的な作業が多い経理業務は、社員にかかる負担も重く、なんとかしたいと思っている企業も多いと思います。
経理部門・財務部門は常に忙しく、特に月末月初や期末は膨大な作業量になるため、業務効率のためにリソースを割くことは困難かもしれません。しかし、業務改善を実現できなければ、いつまでたっても社員の負担や工数が減ることはないでしょう。
また、新型コロナウィルスの影響から昨今は「リモートワーク・テレワーク」「ペーパーレス化」が盛んにとりだたされるようになりました。ところが、経理・財務部門においては書類への押印作業などを理由にまだまだ出社しなければならないのが現状です。
そこでおすすめしたいのが、経理業務をDXで効率化する方法です。最新のITツールなどを活用することで、ヒトが行っている作業を大幅に効率化するで、経理業務は大きく変革することが可能でしょう。
今回は、経理業務をDXで効率化するメリットや実践方法を解説します。

【目次】

 

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?        

DX(Digital Transformation/デジタルトランスフォーメーション)とは、最新のITツールやデジタルテクノロジーを活用することで企業の変革を図り、生産性・競争力・収益性の向上や、新たなサービスの提供によって人々の生活をより豊かなものへと変える活動のことです。

2018年12月に経済産業省がまとめた「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン(DX推進ガイドライン)」の中では、

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

と定義しています。

例えば、AppleがiPhoneをリリースしてスマホを一人一台持つことが当たり前となったこと、Uberがシェアリングエコノミーという新たなビジネスモデルを開発したことで、車が所有するものから皆で共有するものへと変化したことなどがDXの事例として挙げられます。

もちろんDXにはITツールを活用して業務効率化を行うことも含まれますが、最終目的は企業の生産性や収益向上を図ることだということを覚えておきましょう。

 

DXが必要とされる背景

日本企業の多くは、いわゆる「レガシーシステム」と呼ばれる大規模で複雑な業務システムを利用しています。長期間、保守と改修を繰り返し肥大化した既存システムは、ちょっとした追加改修などを行う場合でも影響範囲が広くなるため、コストや工数が甚大になる点が課題です。また、日々のメンテナンスにも多くのコストが必要になります。

経産省も「DXレポート:ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開」の中で、レガシーシステムから脱却できない企業は、今後2025年以降に最大で年間12兆円の経済的ダメージを受けるだろうという「2025年の崖」と呼ばれる提言を出しました。また、同レポートにおいてDXが実現できた場合には、GDP130兆円の押し出しが可能になるとも提言しています。 

 

引用:DXレポート:ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開

 

経理部門でのDX推進がもたらす効果・メリット

経理部門は経費の集計や請求書の発行、伝票処理など、社員が手を動かして行う属人化した作業が目白押しのセクションです。そのため、DX推進によるメリットは非常に大きくなります。代表的なメリットを3つご紹介します。

 

業務効率化

入力、集計といった作業が多い経理業務は、DXを推進することで大幅な業務効率化が可能です。ITツールを活用してExcelなどの入力、集計作業を効率化、自動化できれば、工数を大幅に削減し社員の負担を減らすことが可能です。

その結果、残業の抑制や作業にかかっていたコスト削減をする効果なども期待できるでしょう。また、DXで業務効率化して手が空いた社員のリソースを、これまで実施できなかった重要な仕事へアサインすることで、経理部門の生産性を向上することもできます。

 

業務量の平準化

業務量の平準化、つまりムラを解消できる点も、経理部門においてDXを推進する大きなポイントです。

経理部門は月末月初の請求関連の作業や、期末の決算業務など、特に忙しくなるタイミングが定期的に訪れます。また、曜日によってもその傾向があるかもしれません。忙しい時期であれば、たった10分の作業を効率化するだけでも生産性が大きく向上するものです。

経理部門の社員においては「毎月この日だけは休めない」「月末月初は長時間残業」という方も多いでしょう。しかし、DXを推進して業務を平準化できれば、こうした働き方に関する課題をクリアできる可能性もあるため大きなメリットだといえます。

 

ミスの削減や不正防止

経理業務をDX化することで、ミスの削減や不正防止にもつなげられます。

経理業務で扱う数字は機密情報にあたるため、転記作業といった単純作業の場合でも、アルバイトなどに任せることができません。またミスが許されないため、作業を行う社員に大きなプレッシャーがかかることも問題でしょう。

そこで、後述するRPAを活用してDX化すれば、作業の自動化はもちろん、ロボットによる正確な作業の実施が可能になり、ミスの削減につながります。これにより、社員の肉体的な負担だけでなく、精神的なプレッシャーも軽減でき、生産性を上げられるのです。

また、ITツールの中には利用者への権限付与や、ファイルの閲覧履歴が記録できるものもあるため、有効活用できれば社内の不正防止にもつなげられるでしょう。

 

経理部門のDXに最適!おすすめITツール4ジャンル

経理部門のDX推進が重要なことは理解できても「どんなITツールを導入すればいいの?」と悩まれる方も多いでしょう。そこで、経理部門のDX推進や電子化におすすめのITツールを4ジャンルご紹介します。

 

会計ソフト

会計ソフトや会計システムとは、経理や会計業務を効率化するためのITツールです。インストールして使用するタイプとクラウド上で利用するタイプがあります。インストール型ではリモートワークでPCを持ち出すことができないなどの問題があることから、クラウド型を導入する企業が増えてきました。

経理、会計業務におけるさまざまな作業や計算の効率化はもちろん、現金出納帳などの帳簿や決算書、貸借対照表といった各種帳票の入力、作成が簡単に行えます。

そのため経理部門の各種作業を大幅に効率化することができ、対応にかかる工数や社員の負担を軽減できるでしょう。

また、会計ソフトは簿記の知識が少ない方でも比較的簡単に扱えるUI・UXを搭載したものが多く、幅広い層の社員が利用できる点もメリットです。

さらに、企業の会計情報をデジタル管理するため、リアルタイムに状況が把握でき、経営戦略の意思決定なども迅速に行えるようになるでしょう。

 

RPA

RPA(Robotics Process Automation)とは、ヒトがパソコンで行う定型的な作業を、ロボットに覚えさせることで自動化を実現するITツールです。定型的な作業が多い経理部門においては、大きな効果を発揮することでしょう。

例えば、会社の基幹システムからデータをダウンロードして、Excelなどへ入力し、集計結果をコピペして関係者へメール送信するといった一連の業務プロセスも、RPAで自動化することが可能です。また、ヒトが同じ作業を実施する場合に比べ、ロボットがより早く正確に処理を行うため、大幅な業務効率化にもつながります。

 

OCR

OCR(Optical Character Recognition)とは、手書きやFAXなどの文字をデジタルカメラやスキャナーなどを使って認識させてデジタル化することができるITツールです。

経理部門に送られてきた取引先からの請求書や見積書、社員が経費精算に使った領収書などの中には、手書きやFAXのものも多く含まれます。そのため、従来は社員が目視で確認して手作業で入力する必要があり、生産性を下げる原因のひとつになっています。

しかし、OCRを活用することで、手書きやFAXに書かれた文字を認識してデジタル化できるため、RPAなどと連携させれば、入力業務の自動化へつなげられるでしょう。

最近はAIを活用したAI-OCRが主流になっており、誤字や癖字も判別でき、識字率が高くなっている点も特長です。

 

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールとは、誰が作業を行っても一定以上の品質のマニュアル作成ができる機能を備えたITツールです。

経理部門はさまざまな作業が存在するため、多くの業務マニュアルを作成する必要があります。しかし、マニュアル作成には甚大な工数が必要なことに加え、社員ごとの制作スキルがバラバラなため、品質にムラがある点が問題です。

また、法律や税率の改正が入るたびにマニュアルをアップデートする必要があるなど、メンテナンスも不可欠なため、フォーマットを平準化して管理しておかなくてはいけません。マニュアル作成ツールを活用することで、こうした課題を解決できるでしょう。

 

【シーン別】経理部門のDX事例

経理部門におけるDXの事例を具体的に紹介します。

 

会計ソフトで各種データ取得を自動化

会計ソフトを活用して各種データを連携させることにより、自動取得を実現することは経理部門におけるDXの代表例といえるでしょう。

データ取得が自動で行えることで、その後の入力、集計といった作業も併せて自動化できるため業務効率化につながります。また、一度データ連携さえ実施しておけば、同じ作業を継続的に自動化できるため、長期的にみても大きなメリットです。

 

請求書発行・送付業務を自動化

請求書発行や送付業務の自動化も、RPAなどを活用すれば実現可能です。注文システムや顧客からのメールの内容を自動取得し、各社のフォーマットにあわせた請求書が自動で発行できます。

FAXなどで注文が入った場合でも、OCRを活用することで請求書を自動発行することが可能です。発行した請求書もRPAとメーラーを連携させることで、自動送付することができます。

 

ネットバンキング情報と社内システム情報を連携

近年は銀行へわざわざ出向いて行わなければならない手間が減り、ネットバンキング中心の作業が増えています。そのため、社内システムの情報とネットバンキングの情報を連携させるためにも、DX推進は欠かせません。

ここでもRPAを活用することで、ネットバンキングシステムへのログイン・ログアウト、確認、送金指示などを自動化できるため、スピーディーで確実な作業が実現します。

 

経営状況の可視化

会計ソフトを活用してデータをデジタル管理できるようになれば、経営状況の可視化にもつながります。

毎月の予実作業や売り上げの推定値などを立てる作業の効率化はもちろん、それらの結果がリアルタイムに把握できるため、迅速な経営判断へつなげることもできるでしょう。

 

経理部門のDX推進における課題と対策        

経理業務のDX推進を行う場合は、以下の課題点に注意しながら進めましょう。

 

現場のIT知識が乏しい

ITツールを実際に利用するのは、経理部門の社員です。しかし、現場の社員はITリテラシーが低い方も多いため、複雑なITツールを使いこなすのは困難でしょう。

そのため、導入するITツールは誰もが簡単に扱える、いわゆる「ローコード・ノーコード」といわれるものを選ぶようにしましょう。

 

忙しくてDXに取り組めない

経理部門の社員は常に作業に追われており、忙しくてDXに取り組む暇がないというケースも多いでしょう。そのため、まずは目の前にある作業を効率化することが先決となります。

そこでおすすめのITツールがRPAです。RPAを活用して、まず手軽に自動化・効率化できる作業から試してみましょう。うまく作業が自動化・効率化できたら、活用範囲を広げていくことで徐々に作業工数を減らし、DXを本格的に推進していきます。

 

DXを推進できる人材がいない

「DXを推進しろ」と経営者に指示されたとしても、プロジェクトを推進できるスキルや経験を持つIT人材は、どの企業においても少ないでしょう。そのため、IT人材の確保・育成が課題となりますが、実際にはなかなか難しい状況だと思います。

この状況でDXを推進するためには、現場で使えるITツールを現場の社員が自ら選んで提案する姿勢が求められます。自分たちができることから率先して取り組んで、DXを少しずつでも推進することが重要です。

 

データ化されていない情報が多い

経理部門はDXが進めづらい部門であるため、アナログ作業が多く残っているケースも多いでしょう。また、手書きやFAXなどの書類も多く、データ化されていない情報が多い点も課題です。

まずはOCRなどを活用して、少しずつアナログからデジタルへ変換を行うことからはじめてみましょう。ある程度のデジタル化が完了した段階で、別のITツールを導入してDXをさらに推進していきましょう。

 

「承認」の方法がアナログ

経理部門は、集計や入力作業が終わった後、上長の承認が必要になります。しかし現状は、上長が承認したことを明確化するために、書類に朱肉を使って印鑑を押すというアナログな業務フローになっている企業もあり、DX推進の阻害要因といえるでしょう。

最近は電子契約や電子印鑑を含めたデジタルワークフローも数多く提供されているため、まず業務フローのアナログな部分をデジタル化できるITツールを探して試してみるのがおすすめです。

 

経理部門のDX推進はRPAからスタートするのがおすすめ

経理部門にはDX推進によって効率化できる作業がたくさんあり、大きな成果が期待できます。日々の業務に忙殺される日々から脱却し、生産性を向上するためにも、一日も早くDX推進に取り組みましょう。

そして、経理部門のDXをこれからはじめる方に最適なITツールがRPAです。

 

数あるRPAツールの中でも、「ロボパットDX」はITリテラシーが低い現場の社員でも使いやすいRPAです。誰でも手軽に作業の効率化・自動化が実現できます。

「忙しくてDX推進どころじゃない……」という経理部門にこそ、ぜひおすすめしたいRPAです。本記事でロボパットDXに興味が湧いた方は、こちらからお気軽にお問い合わせください。

 

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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