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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2021.06.11

RPAは業務効率化の切り札になりえるか!?メリット・導入手順・事例を徹底解説

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多くの企業で人手不足が慢性化しています。そして、新型コロナウイルス拡大防止対策としてのテレワーク導入が上手くいかず、業務が滞ってしまうケースが増加しています。
そもそも、人が少ない中で以前と同様の生産性を実現するには、業務効率化が欠かせません。にもかかわらず、業務を滞らせてしまう状況が続けば、人も企業も疲弊してしまうだけでしょう。
そこで、今回は業務効率化の切り札として注目を集めるRPA導入のメリット、導入手順を見ていきましょう。そのうえで、成果を上げた事例を見つつ、RPA導入成功のポイントを解説します。

【目次】

 

業務効率化に不可欠!『RPA』とは?

ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)の略称であるRPAは、ロボットによる業務自動化で人手が少ない状況でも効率化を実現する技術です。

ロボットを使った自動化といえば、工場や製造現場で使われるものといったイメージがあるのではないでしょうか。そのような現実において物理的に働くロボットとは異なり、RPAのロボットはソフトウェア上の存在で、パソコンを使って行う単純作業や定型作業を一定のルールに基づいて自動化することができます。

 

RPAができること・苦手なこと

パソコンを使って行うさまざまな業務を自動化するRPA。しかし、すべての業務を自動化するわけではありません。

RPAが得意とする自動化は、基本的に常に一定の手順で進められる定型業務です。Webサイトからのデータ収集、エクセルでの入力作業といったルーティンワークには大変効果的なツールです。最近では、経理部門で請求書発行業務に使用したり、チャットボットの回答検索に使用したりと、さまざまな用途で活用されています。

逆にRPAが苦手とする業務は、業務のなかで判断や決断を要するもの、複雑で常に一定の手順では行えないものなどが挙げられます。非定型業務はRPAがもっとも苦手とする業務です。

 

RPAとAIの違い

RPAとよく比較されるAIですが、両社は全くの別物です。

PAとAIの大きな違いは、「学習機能の有無」です。そのほかにも、RPAは機械的で、AIはより人間に近いソフトウェアであることや、適している業務、導入の難易度にも違いがあります。

 

RPAは、上述したように「定型業務」の自動化に適したソフトウェアです。マウスやキーボードの操作を覚えさせるだけで、業務プロセスの自動化が行えるため、導入の難易度が低く、AIに比べ導入コストも安く済みます。

 

AI(人工知能)は「非定型業務」の自動化に適したソフトウェアです。「定型業務」であったとしても、繰り返し処理を行うことでAIが自律的に機械学習を行い、処理の精度や速度が向上するほか、より効率的に処理が行えるようになるというような特徴があります。

 

しかし、AIの学習にかかるコストや期間、膨大なデータが必要であるというようなデメリットもあるため、RPAに比べ導入の難易度は高めであるといえるでしょう。

 

また、AIはまだ完全な技術として確立されていません。完全に自立をしたうえで、多くの選択肢から適切な処理を行うことは現時点では実現できていません。

 

RPAの種類

RPAは形態によって、「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」と3つに分けられます。それぞれの概要は次のとおりです。

 

サーバー型

サーバーにインストールして利用するタイプのRPAです。全社でRPAを利用したい場合にはこのサーバー型がよいでしょう。共通した社内システムの自動化や膨大な分析、処理に向いています。銀行などで主に利用されているRPAです。一般的に費用は比較的高額になります。

 

デスクトップ型

パソコンにインストールして利用するタイプのRPAです。サーバー型の導入は大きなコストと手間がかかりますが、このデスクトップ型は使いたいPCにインストールするだけで使えます。Excelから社内システムへの転記作業など一般的な事務作業に向いているRPAと言えます。

中小企業での利用や部門単位での利用など小規模な導入や初めてのRPAであれば、このタイプがおすすめでしょう。

 

クラウド型

クラウド上のRPAにWeb経由でアクセスして利用するタイプです。

インストールの必要がないため、すぐに利用できるのが大きなメリットですが、その反面、Webブラウザ上での操作しか自動化できないなど、できることが限られてしまうデメリットもあります。

 

RPAを導入するメリットとは?

定型業務の自動化を実現するRPAですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、RPA導入による主なメリットを紹介します。

 

業務効率化による生産性向上

RPAを上手く活用すれば、これまで人が長時間かけて行っていた定型業務をより短い時間で終わらせることが可能です。これにより、空いた人手をより生産性の高い業務に割り当てることができるようになります。結果、生産性向上につながります。

また、RPAにより作業時間が短縮することで残業が減れば、働き方改革につながり、結果的に残業代などの人件費やコスト削減効果も期待できるでしょう。

 

負担業務からの解放

定型業務だから簡単で負担もかからないかといえばそうではありません。逆に定型業務だからこそ、集中力が途切れてしまい、ヒューマンエラーが起きやすくなります。

また人の判断や決断を要する業務に比べ、定型業務は、「つまらない」「面白味がない」と敬遠されがちな業務でもあります。そのため、アルバイトやまだ経験の少ない社員が行うこととなりますが、機密性の高い情報を扱う業務となるとそうもいきません。

RPAは、ロボットが業務を行うため、集中力が途切れるといったこともなければ、面白い、つまらないといった感情もないため、常に一定の速度でミスなく正確に業務をこなします。また、人間と違い、365日24時間稼働することが可能です。その結果、社員は定型業務のさまざまな負担から解放され、ストレスなく業務を行えるようになるでしょう。

 

業務のムラをなくす

業種にもよりますが、企業では1年間の間に繁忙期と閑散期があるのが一般的です。また、1か月で見ても、月末月初に業務が集中するなど、多忙な時と落ち着いている時に分けられるでしょう。

通常時であれば定型業務も落ち着いてこなせますが、多忙な時はわずか10分程度の短い定型業務であっても負担になるうえ、ヒューマンエラーも起きやすくなります。

人がすべての業務を行っていれば、どうしてもできてしまう業務のムラ。これもRPAを導入し定型業務の自動化を行えば、多忙な時と通常時の業務量が平準化され、ムラが解消します。

 

人材育成

RPAを導入し、定型業務の自動化を行えば社員はその業務からは解放されます。しかし、RPAは人が業務内容を理解し、適切な指示をロボットに与えなければ正しく働けません。そのため、業務全体のプロセスを可視化させ、流れの中でどの部分に負担があるのか、どうすれば改善できるか、常に考えておく必要があります。

「業務プロセスの可視化」「負担の解決」を常に考えていると、自然と業務効率化の視点が社員に身に付くようになるでしょう。それが、人材育成につながっていきます。

 

RPAの導入を成功させるための4つのステップ

RPAの導入が決まった際にどのようなステップで進めていけば導入を成功させられるのでしょうか。ここでは、4つのステップについて順を追って説明します。

 

負担になっている業務の洗い出し

最初にやるべきことは、負担になっている業務の洗い出しです。これを行うためには、現状の業務プロセスをすべて書き出し、可視化させたうえでひとつひとつの業務について見ていかなくてはなりません。

もう一つのポイントは、負担になっている業務は本当にRPAを使わないと解決できないのかどうかです。業務プロセスの改善だけで負担が解消できないか、できない場合はどのような形でRPAを活用すれば解消できるのかといったことまで検討します。

 

RPAツールのトライアルを利用

これまでRPAを使った経験がない場合、いきなり本格的に導入しても上手くいかない可能性が高いでしょう。そこで、まずはRPAのトライアルを利用し、実際の使い勝手やサポート体制が整っているかなどのチェックを行いましょう。

多くのRPAは無料でトライアルできるため、このシステムを活用し、さまざまな自動化を試してみるのがおすすめです。

 

RPAを使った業務自動化計画の作成

導入するRPAが決まったら、実際にどんな業務をどの部署でどのように進めるのか、その計画作成を行います。

ポイントはスモールスタートです。いきなり負担がかかっているすべての業務に導入した場合、一つでも上手くいかないと失敗の印象が強く残ってしまい、RPAの活用に消極的になってしまう恐れがあります。

RPAを活用して業務効率化、生産性向上を実現するには、最初がもっとも肝心です。まずは成功事例を作りやすいよう小規模なところからはじめていくのがポイントといえるでしょう。

 

運用体制の構築

RPAの導入・運用を行う際、特に最初の段階は片手間ではなかなか上手くいきません。そこで、前項で挙げた計画の実践と更新のほか、実稼働ロボの効果測定、作成過程での不明点確認などは、しっかりとRPA運用専門の組織作りを行って実践することが重要です。

担当者を決め、計画通りに進んでいるか、課題点はないかなど常に現場の声を聞きながら運用していけば、成功の確率は高くなるでしょう。

 

RPAを導入する際の注意点とは?

続いては、RPAを導入する際の注意点についてご紹介します。初めての導入ではわからないことも多いと思いますので、ここで紹介する注意点を参考に、自社に最適なRPAを選択してください。

 

現場で活用できるツールを選ぶ

多くのRPAは設定さえしてしまえば操作自体はそれほど難しいものではありません。しかし、それでもITリテラシーが低い方にとっては扱いが難しいものがあるのも事実です。

そこで、1つ目の注意点は、「誰もが使いやすい」「難しくない」RPAの選択です。

機能重視で選択してしまうと、一部の社員以外は扱えないといったケースもあります。ITツールの扱いにそれほど慣れていない社員であっても、迷わずに使えるRPAの選択が重要です。

選定の際は、無料トライアル期間を活用して、現場社員にも積極的に触れてみてもらうようにしましょう。

 

RPAの設定ができる人員を複数人設置する

RPAは、基本的にはプログラミングの知識や言語を知らなくても、自動化を実践するロボット制作が可能です。しかし、ロボットに実践させたい業務によっては、ある程度の知識がないと制作ができない場合もあります。

この際、会社のなかで常に一人で設定を続けていると、ストレスが溜まるうえ、RPA自体が使われなくなってしまうリスクも生じてしまうでしょう。

そこで、RPAの設定は、できる限り複数人設置するのがおすすめです。一人の負担が減るだけではなく、相談し合いながら進められるため、より業務効率化を進められる可能性も高まります。

 

効果を削減時間だけで測らない

RPAは業務効率化を進めるうえで欠かせないツールではありますが、メリットはそれだけではありません。よく人件費だけをみて費用対効果を考える場合がありますが、業務時間を削減できたかだけのKPIでは、逆にRPAの機能を十分に生かしきれなくなってしまう場合があります。

業務時間の削減以外にも、社員の心理的負担の軽減、ヒューマンエラーの軽減などRPAが実現するメリットを総合的に評価していかなくてはなりません。

 

全行程の自動化にこだわらない

ある業務の自動化を行う場合、もちろんその業務の全行程の自動化も可能ですが、人がやるべきところは人がやるというマインドも重要です。工程のうちの一部をRPAが担当し、その結果をもとに人間が業務を仕上げる、といった使い方が適しているケースもあります。

よくあるのが、FAXやpdfで送付された請求書を基幹システムに入力するといったペーパーレス化の推進です。この場合、OCR(光学文字認識)を活用する必要があります。このような時は一気に自動化するのではなく、まずRPAで期間システムへの入力作業だけ自動化し、それがうまくいってからOCRでのテキスト化に取り組みます。

重要なのは、全行程の自動化にこだわりすぎないことです。最初から難易度が高いことにチャレンジすると、ロボットが安定ないしは定着もしない可能性があります。業務効率化を求めるばかり全行程の自動化にこだわってしまいがちですが、適材適所の考え方を持って導入を進めていきましょう。

 

RPAを使った業務効率化の成功事例

実際にRPAを導入し、業務効率化に成功した事例を3つ紹介します。ここでは、RPAツール「ロボパットDX」の活用事例を参考にしています。

 

税理士法人さくら優和パートナーズ

さくら優和パートナーズでは、税理士法人ならではのパソコンに張り付いた単純なデータ入力やクリックするだけの業務が多く、生産性の高い業務に時間が割けない状況が続いていました。そこで、定型業務の自動化・効率化を目指し、さまざまなRPAのリサーチ、トライアルを繰り返した結果、ロボパットDXの導入を決めました。

ロボパットDXを選択した最大の理由は、担当者以外でもロボット制作が可能な点です。担当者しか扱えない難しいツールではないという点が決め手となりました。

ロボパットDXで自動化した業務は、「年末調整」「記帳代行」「申告書・報告書印刷業務」などで、これらの自動化が実現した結果、大幅な業務効率化を実現しています。

 

株式会社シンミドウ

採用支援や工務店の人材採用・ブランディング、地域創生事業を行っている株式会社シンミドウでは、大量のWeb検索やメール送信に多くの時間を割いていました。これらの業務はお客様に喜んでもらえるものの、手作業で行うには時間がかかるうえ、ヒューマンエラーも起きやすいという問題を抱えていました。その解決策としてロボパットDXの導入を決定しました。

ロボパットDXの導入後は、Web検索やメール送信といった定型業務の自動化による効率化はもちろん、社員一人ひとりが業務改善に対する意識を持つようになったという点にも表れています。ロボットを制作するうえで、全員で業務の洗い出しをおこなった結果、それぞれの業務の課題点に気づくきっかけになったことは、大きな成果となっています。

 

RPAにはこんな使い方も

RPAはほかにもさまざまな職種で多様に活用されています。

例えば、クレジットカード発行会社では、キャッシュバックの際に引き落とし金額の調整を登録するといった、金銭を扱うデリケートな業務の自動化が行われています。

また、衣料品や家具のネットショップを行っている企業では、お客様と電話を使ったコミュニケーションを重視し、その時間をつくるため、「在庫のアップロード」「受注メールから管理表への記帳・システム転記」といった定型業務を自動化しています。これにより、午前中でほとんどの定型業務を終え、午後は電話対応に十分な時間をつくることができています。

 

まとめ

人手不足やコロナ禍によるテレワークの増加も加わり、仕事の仕方に変革が必要となり、これまで以上に業務効率化の重要性が際立つようになっています。そのなかで、RPAは多くの企業から注目を集めているツールです。

しかし、上手く導入を進めていかないと思ったような効果が得られない場合もあるため、RPA導入で成果を上げたいと検討されているのであれば、今回紹介したプロセスや注意点、成功事例を参考にRPA導入を進めていくことをおすすめします。

もしITスキルの高くない現場での活用をお考えでしたら、活用事例でご紹介したRPA「ロボパットDX」をご検討ください。

本記事でご紹介した以外の導入事例も豊富にご用意しています。

是非お気軽にお問い合わせください。

https://fce-pat.co.jp/

 

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RPAのトライアル前/トライアル中に押さえるべきポイント

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

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