業務効率化に不可欠！『RPA』とは？
ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略称であるRPAは、ロボットによる業務自動化で人手が少ない状況でも効率化を実現する技術です。
ロボットを使った自動化といえば、工場や製造現場で使われるものといったイメージがあるのではないでしょうか。そのような現実において物理的に働くロボットとは異なり、RPAのロボットはソフトウェア上の存在で、パソコンを使って行う単純作業や定型作業を一定のルールに基づいて自動化することができます。
RPAができること・苦手なこと
パソコンを使って行うさまざまな業務を自動化するRPA。しかし、すべての業務を自動化するわけではありません。
RPAが得意とする自動化は、基本的に常に一定の手順で進められる定型業務です。Webサイトからのデータ収集、エクセルでの入力作業といったルーティンワークには大変効果的なツールです。最近では、経理部門で請求書発行業務に使用したり、チャットボットの回答検索に使用したりと、さまざまな用途で活用されています。
逆にRPAが苦手とする業務は、業務のなかで判断や決断を要するもの、複雑で常に一定の手順では行えないものなどが挙げられます。非定型業務はRPAがもっとも苦手とする業務です。
RPAとAIの違い
RPAとよく比較されるAIですが、両社は全くの別物です。
PAとAIの大きな違いは、「学習機能の有無」です。そのほかにも、RPAは機械的で、AIはより人間に近いソフトウェアであることや、適している業務、導入の難易度にも違いがあります。
RPAは、上述したように「定型業務」の自動化に適したソフトウェアです。マウスやキーボードの操作を覚えさせるだけで、業務プロセスの自動化が行えるため、導入の難易度が低く、AIに比べ導入コストも安く済みます。
AI（人工知能）は「非定型業務」の自動化に適したソフトウェアです。「定型業務」であったとしても、繰り返し処理を行うことでAIが自律的に機械学習を行い、処理の精度や速度が向上するほか、より効率的に処理が行えるようになるというような特徴があります。
しかし、AIの学習にかかるコストや期間、膨大なデータが必要であるというようなデメリットもあるため、RPAに比べ導入の難易度は高めであるといえるでしょう。
また、AIはまだ完全な技術として確立されていません。完全に自立をしたうえで、多くの選択肢から適切な処理を行うことは現時点では実現できていません。
RPAの種類
RPAは形態によって、「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」と3つに分けられます。それぞれの概要は次のとおりです。
サーバー型
サーバーにインストールして利用するタイプのRPAです。全社でRPAを利用したい場合にはこのサーバー型がよいでしょう。共通した社内システムの自動化や膨大な分析、処理に向いています。銀行などで主に利用されているRPAです。一般的に費用は比較的高額になります。
デスクトップ型
パソコンにインストールして利用するタイプのRPAです。サーバー型の導入は大きなコストと手間がかかりますが、このデスクトップ型は使いたいPCにインストールするだけで使えます。Excelから社内システムへの転記作業など一般的な事務作業に向いているRPAと言えます。
中小企業での利用や部門単位での利用など小規模な導入や初めてのRPAであれば、このタイプがおすすめでしょう。
クラウド型
クラウド上のRPAにWeb経由でアクセスして利用するタイプです。
インストールの必要がないため、すぐに利用できるのが大きなメリットですが、その反面、Webブラウザ上での操作しか自動化できないなど、できることが限られてしまうデメリットもあります。
RPAを導入するメリットとは？
定型業務の自動化を実現するRPAですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、RPA導入による主なメリットを紹介します。
業務効率化による生産性向上
RPAを上手く活用すれば、これまで人が長時間かけて行っていた定型業務をより短い時間で終わらせることが可能です。これにより、空いた人手をより生産性の高い業務に割り当てることができるようになります。結果、生産性向上につながります。
また、RPAにより作業時間が短縮することで残業が減れば、働き方改革につながり、結果的に残業代などの人件費やコスト削減効果も期待できるでしょう。
負担業務からの解放
定型業務だから簡単で負担もかからないかといえばそうではありません。逆に定型業務だからこそ、集中力が途切れてしまい、ヒューマンエラーが起きやすくなります。
また人の判断や決断を要する業務に比べ、定型業務は、「つまらない」「面白味がない」と敬遠されがちな業務でもあります。そのため、アルバイトやまだ経験の少ない社員が行うこととなりますが、機密性の高い情報を扱う業務となるとそうもいきません。
RPAは、ロボットが業務を行うため、集中力が途切れるといったこともなければ、面白い、つまらないといった感情もないため、常に一定の速度でミスなく正確に業務をこなします。また、人間と違い、365日24時間稼働することが可能です。その結果、社員は定型業務のさまざまな負担から解放され、ストレスなく業務を行えるようになるでしょう。
業務のムラをなくす
業種にもよりますが、企業では1年間の間に繁忙期と閑散期があるのが一般的です。また、1か月で見ても、月末月初に業務が集中するなど、多忙な時と落ち着いている時に分けられるでしょう。
通常時であれば定型業務も落ち着いてこなせますが、多忙な時はわずか10分程度の短い定型業務であっても負担になるうえ、ヒューマンエラーも起きやすくなります。
人がすべての業務を行っていれば、どうしてもできてしまう業務のムラ。これもRPAを導入し定型業務の自動化を行えば、多忙な時と通常時の業務量が平準化され、ムラが解消します。
人材育成
RPAを導入し、定型業務の自動化を行えば社員はその業務からは解放されます。しかし、RPAは人が業務内容を理解し、適切な指示をロボットに与えなければ正しく働けません。そのため、業務全体のプロセスを可視化させ、流れの中でどの部分に負担があるのか、どうすれば改善できるか、常に考えておく必要があります。
「業務プロセスの可視化」「負担の解決」を常に考えていると、自然と業務効率化の視点が社員に身に付くようになるでしょう。それが、人材育成につながっていきます。
要注意！RPA導入のよくある失敗事例とは？
RPAの導入に失敗する企業は、以下6つのパターンに該当するケースが多いです。同じ失敗を侵さないためにも、どのような経緯で失敗してしまったのか原因を確認しておきましょう。
価格だけを見て決めてしまう
RPAを価格だけで選ぶと、導入に失敗する可能性が高いです。
RPAは多くのベンダーから、さまざまなツールがリリースされています。また、価格も安価なものから高価なものまで千差万別です。
しかし、「価格が安いから」という理由だけでRPAを選ぶのは避けるべきでしょう。機能面や使いやすさといった観点を欠き、安さだけでRPAを選んでしまうと、自社の課題を解決するための機能がなかったり、現場のスタッフが扱えなかったりする問題へ発展するからです。
その結果、RPAを導入しても生産性が向上せず、社内にも浸透しない可能性が高くなります。
トライアルを実施しなかった
トライアルを実施せずにRPAを導入する企業も、失敗する可能性が高いでしょう。
多くのRPAベンダーは、無料トライアル期間を提供しています。この期間中に「自社の業務フローにマッチするか」「現場のスタッフでも扱えるか」といった観点について確認しておくと、失敗のリスクを減らすことが可能です。
トライアルを実施せずにRPAをいきなり導入してしまうと、現場のスタッフが誰も使いこなせないといった問題が起きる可能性があります。
また、トライアル期間中にさまざまなサポートを行ってくれるPRAベンダーもあるため、それらを使わずに導入した場合、RPAの効果を十分に発揮できなかったり、後からサポートで追加費用が余計にかかったりといった失敗につながってしまいます。
現場がRPA導入に前向きではない
現場のスタッフがRPAの導入に前向きでない企業は、社内に浸透せず失敗する可能性が高いです。
例えば、経営層などのトップダウンでRPA導入が進んだ場合などは、ロボット作成をする現場の理解が得られないまま、なし崩し的にプロジェクトが進む場合も多いでしょう。その結果、業務の実情にそぐわないロボットしか作れず、業務効率化につながらないばかりか、最悪の場合、問題が起きて失敗に至る企業もあります。
したがって、RPAを導入する際には、業務の課題解決につながるなど導入目的を事前に説明し、現場の理解を得ることが望ましいです。
RPA担当者以外の理解不足
RPAの実担当者でない社員の理解が乏しい企業も、導入に失敗しやすいため注意が必要です。
周囲の理解がない場合、例えば現場の担当者がRPAの設計やメンテナンスに取り組んでいても、「RPAは本当に効果があるのか？」「通常業務を優先してほしい」などと、上司や周囲のスタッフに言われてしまうかもしれません。
その結果、RPA関連の業務を適切に進められず、社内に浸透することなく失敗に終わってしまうのです。
経営層の理解不足
社長や役員など経営層のRPAに対する理解不足が低い企業も、導入に失敗しやすいでしょう。
現場スタッフがRPAの導入メリットを理解し、プロジェクトの推進を希望していても、経営層がその価値や有効性を十分に理解できていない場合、導入がうまく進まなかったり、導入しても評価されなかったりする問題が発生する可能性が高いです。
そのため、RPAの導入検討をするときには、経営者へRPAの概要や導入メリットを説明しておく必要があります。
経営層がコスト削減だけ目的にしている
経営層がコスト削減だけを目的にRPAを導入しようとする場合も、失敗する可能性が高いです。
RPAは導入してすぐに大幅な工数削減や業務効率化につながるツールではありません。そのため、短期的には人件費削減効果が見えづらい点は否めません。RPAを導入する際には、従来の業務フローを根本から見直し、最適化することからはじめる必要があります。目に見える効果が現れるのは、導入してから半年から1年程度経過した後です。
したがって、RPAがどのようなツールで、期待する効果はいつごろ現れる見込みなのかといった情報を、導入前に業務に関連するスタッフだけでなく、経営層にも忘れずに認識しておいてもらいましょう。
また、人件費の削減も重要ですが、RPAの導入によって空いたリソースを生産性の高いコア業務へ転換させるという考えも重要なので、こちらも併せて経営層に説明しておくことをおすすめします。
RPA導入に失敗しないため注意すべきこととは？
続いては、RPA導入に失敗しないための注意点を紹介します。初めての導入ではわからないことも多いと思いますので、ここで紹介する注意点を参考に、自社に最適なRPAを選択してください。
現場で活用できるツールを選ぶ
RPAを導入するときには、現場のスタッフが使いこなせるツールを選ぶことが鉄則です。
多くのRPAは設定さえしてしまえば操作自体はそれほど難しいものではありません。しかし、それでもITリテラシーが低い方にとっては扱いが難しいものがあるのも事実です。
失敗事例の中には、情報システム部門（以下、情シス部門）がRPA導入を主導したケースもあります。情シス部門のスタッフはITリテラシーが高く、複雑なツールでも使いこなせますが、現場の業務フローや事情には疎いものです。そのため、いざ現場にRPAが導入されても、「誰も使いこなせない」「思っていた通りの業務自動化が実現できていない」といった状況に陥る可能性が高いでしょう。
そこで注目してほしいのが、「誰もが使いやすい」「難しくない」RPAの選択です。
機能重視で選択してしまうと、一部の社員以外は扱えないといったケースもあります。ITツールの扱いにそれほど慣れていない社員であっても、迷わずに使えるRPAの選択が重要です。
選定の際は、無料トライアル期間を活用して、現場社員にも積極的に触れてみてもらうようにしましょう。
RPAの設定ができる人員を複数人設置する
RPAを導入後、社内で運用を進める際には、一人の担当者に任せきりにするのは避けるべきです。
RPAは、基本的にはプログラミングの知識や言語を知らなくても、自動化を実践するロボット制作が可能です。しかし、ロボットに実践させたい業務によっては、ある程度の知識がないと制作ができない場合もあります。
この際、会社のなかで常に一人で設定を続けていると、ストレスが溜まるうえ、RPA自体が使われなくなってしまうリスクも生じてしまうでしょう。
また、一人の担当者にRPAを任せっきりにすると、ロボット制作のノウハウがブラックボックス化するリスクが高くなります。担当者が異動や退職、急病などで不在の際、トラブル対応やメンテナンスができなくなるといった失敗事例は、RPA導入のあるあるといえるでしょう。
そこで、RPAの設定は、できる限り複数のメンバーが対応できるようにしておくことをおすすめします。一人の負担が減るだけではなく、相談し合いながら進められるため、アイデアが生まれやすく、より業務効率化を進められる可能性も高まります。
効果を削減時間だけで測らない
RPAの導入効果を、工数の削減時間だけで判断してはいけません。
RPAは業務効率化を進めるうえで欠かせないツールではありますが、メリットはそれだけではありません。よく人件費だけを見て費用対効果を考える場合がありますが、「業務時間を削減できたか」だけのKPIでは、逆にRPAの機能を十分に生かしきれなくなってしまう場合があります。
例えば、ある作業をRPAの導入によって、月100時間から50時間に削減できたとしましょう。担当者は空いた時間を活用して、これまで実施したくてもできなかったコア業務に時間を割けるようになりました。
ただし、単純な人件費という観点においては、月100時間の工数が発生していることに変わりはありません。そのため、単純に人件費の削減効果を期待していた場合には「RPAの導入は失敗だった」と判断される可能性があるでしょう。
しかし、ここで重要なポイントは、RPAによって空いた時間でコア業務を実施できたことです。業務の生産性が上がり、場合によっては収益向上も期待できます。したがって、RPA導入時のKPI設定をするときには、人件費や作業時間の削減以外にも、生産性や収益なども含め目標を決めていきましょう。
また、社員の心理的負担の軽減、ヒューマンエラーの軽減などRPAが実現するメリットを総合的に評価していかなくてはなりません。
全行程の自動化にこだわらない
ある業務の自動化を行う場合、もちろんその業務の全行程の自動化も可能ですが、人がやるべきところは人がやるというマインドも重要です。工程のうちの一部をRPAが担当し、その結果をもとに人間が業務を仕上げる、といった使い方が適しているケースもあります。
よくあるのが、FAXやPDFで送付された請求書を基幹システムに入力するといったペーパーレス化の推進です。この場合、OCR（光学文字認識）を活用する必要があります。このようなときは一気に自動化するのではなく、まずRPAで期間システムへの入力作業だけ自動化し、それがうまくいってからOCRでのテキスト化に取り組みます。
重要なのは、全行程の自動化にこだわりすぎないことです。最初から難易度が高いことにチャレンジすると、ロボットが安定稼働しなかったり、ロボット完成までに時間が掛かるゆえに定着しないで終わる可能性があります。業務効率化を求めるばかり全行程の自動化にこだわってしまいがちですが、適材適所の考え方を持って導入を進めていきましょう。
導入直後は「スモールスタート」で
RPAを導入して作業の自動化を実施する場合は、スモールスタートを心がけましょう。
RPAの導入直後に、いきなり複数セクションにまたがるような大きな業務の自動化に取り組もうとすると、まだノウハウがたまっていないので失敗するリスクが高く、また失敗したときのダメージも大きいです。
導入直後に失敗すると、RPAに対するネガティブなイメージが社内に浸透し、誰も使わなくなってしまう可能性が高くなります。特にRPAの導入に批判的なスタッフが多い企業においては、その後のプロジェクト推進が非常に難しくなるでしょう。
そのため、RPAの導入直後は、特定の部門に絞って、小さな作業の自動化からはじめることが原則です。まずは小さな作業の自動化をいくつか行い、工数削減などの結果を着実に積み重ねていきます。部署内で一定の成果が上がった後、RPAの成功ノウハウを他部署でも活用し、徐々に広げていく方法がおすすめです。RPAの成果を可視化することによって、批判的なスタッフの合意も得やすくなるでしょう。
RPAの導入を成功させるための４つのステップ
RPAの導入が決まった際にどのようなステップで進めていけば導入を成功させられるのでしょうか。ここでは、4つのステップについて順を追って説明します。
負担になっている業務の洗い出し
最初にやるべきことは、負担になっている業務の洗い出しです。これを行うためには、現状の業務プロセスをすべて書き出し、可視化させたうえでひとつひとつの業務について見ていかなくてはなりません。
もう一つのポイントは、負担になっている業務は本当にRPAを使わないと解決できないのかどうかです。業務プロセスの改善だけで負担が解消できないか、できない場合はどのような形でRPAを活用すれば解消できるのかといったことまで検討します。
RPAツールのトライアルを利用
これまでRPAを使った経験がない場合、いきなり本格的に導入しても上手くいかない可能性が高いでしょう。そこで、まずはRPAのトライアルを利用し、実際の使い勝手やサポート体制が整っているかなどのチェックを行いましょう。
多くのRPAは無料でトライアルできるため、このシステムを活用し、さまざまな自動化を試してみるのがおすすめです。
RPAを使った業務自動化計画の作成
導入するRPAが決まったら、実際にどんな業務をどの部署でどのように進めるのか、その計画作成を行います。
先程もお伝えしたように、ポイントとなるのは「スモールスタート」で計画を進めることです。
RPAを活用して業務効率化、生産性向上を実現するには、最初がもっとも肝心です。まずは成功事例を作りやすいよう小規模な業務から自動化をはじめ、徐々に拡大していく計画を立てましょう。
運用体制の構築
RPAの導入・運用を行う際、特に最初の段階は片手間ではなかなか上手くいきません。そこで、前項で挙げた計画の実践と更新のほか、実稼働ロボの効果測定、作成過程での不明点確認などは、しっかりとRPA運用専門の組織作りを行って実践することが重要です。
担当者を決め、計画通りに進んでいるか、課題点はないかなど常に現場の声を聞きながら運用していけば、成功の確率は高くなるでしょう。
RPAを使った業務効率化の成功事例
実際にRPAを導入し、業務効率化に成功した事例を3つ紹介します。ここでは、RPAツール「ロボパットDX」の活用事例を参考にしています。
税理士法人さくら優和パートナーズ
さくら優和パートナーズでは、税理士法人ならではのパソコンに張り付いた単純なデータ入力やクリックするだけの業務が多く、生産性の高い業務に時間が割けない状況が続いていました。そこで、定型業務の自動化・効率化を目指し、さまざまなRPAのリサーチ、トライアルを繰り返した結果、ロボパットDXの導入を決めました。
ロボパットDXを選択した最大の理由は、担当者以外でもロボット制作が可能な点です。担当者しか扱えない難しいツールではないという点が決め手となりました。
ロボパットDXで自動化した業務は、「年末調整」「記帳代行」「申告書・報告書印刷業務」などで、これらの自動化が実現した結果、大幅な業務効率化を実現しています。
株式会社シンミドウ
採用支援や工務店の人材採用・ブランディング、地域創生事業を行っている株式会社シンミドウでは、大量のWeb検索やメール送信に多くの時間を割いていました。これらの業務はお客様に喜んでもらえるものの、手作業で行うには時間がかかるうえ、ヒューマンエラーも起きやすいという問題を抱えていました。その解決策としてロボパットDXの導入を決定しました。
ロボパットDXの導入後は、Web検索やメール送信といった定型業務の自動化による効率化はもちろん、社員一人ひとりが業務改善に対する意識を持つようになったという点にも表れています。ロボットを制作するうえで、全員で業務の洗い出しをおこなった結果、それぞれの業務の課題点に気づくきっかけになったことは、大きな成果となっています。
RPAにはこんな使い方も
RPAはほかにもさまざまな職種で多様に活用されています。
例えば、クレジットカード発行会社では、キャッシュバックの際に引き落とし金額の調整を登録するといった、金銭を扱うデリケートな業務の自動化が行われています。
また、衣料品や家具のネットショップを行っている企業では、お客様と電話を使ったコミュニケーションを重視し、その時間をつくるため、「在庫のアップロード」「受注メールから管理表への記帳・システム転記」といった定型業務を自動化しています。これにより、午前中でほとんどの定型業務を終え、午後は電話対応に十分な時間をつくることができています。
まとめ
人手不足やコロナ禍によるテレワークの増加も加わり、仕事の仕方に変革が必要となり、これまで以上に業務効率化の重要性が際立つようになっています。そのなかで、RPAは多くの企業から注目を集めているツールです。
ただし、RPAはすぐに効果が目に見えて表れるものではなく、長期的に運用していく必要がある点を理解しておきましょう。
また、将来的に業務フローが変更されたり、ロボットがエラーで止まったりするリスクも考えられるでしょう。その際、「誰が」「どのように」対応するのかについて、導入時に具体的なイメージを持つことも成功に近づくポイントです。貴社の実情に合ったRPAを選びましょう。
RPA導入で成果を上げたいと検討されているのであれば、今回紹介したプロセスや注意点、成功事例を参考にRPA導入を進めていくことをおすすめします。もしITスキルの高くない現場での活用をお考えでしたら、活用事例でご紹介したRPA「ロボパットDX」をご検討ください。
本記事でご紹介した以外の導入事例も豊富にご用意しています。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
