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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2024.08.21  [最終更新日] 2024.10.09

RPAで実現!社内の円滑コミュニケーション。

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※この記事は【RPAロボパットお役立ち通信(メールマガジン)】のアーカイブです。※

こんにちは、FCEプロセス&テクノロジーの近藤です。

突然ですが、皆さん朝は強い方ですか?
私はとっても強いです!寝起きからテンションMAX。
一方、そんな私のテンションで起こされる子供たちは毎朝地獄…
ですが、最近は、携帯のまろやなかアラーム音で一人でも起きてくるようになり、朝のストレスが軽減されたようです。
嫌味なく子供を起こせる携帯アラーム、すごいの一言です。

先日、同じようにデジタルの力を借りて、職場のコミュニケーションのストレスを大幅に削減したというお客様をご紹介します。

「あんなにストレスだった確認業務が、嘘みたいになくなりました。」
「ロボットには、誰も言い訳も反論もしませんので。嫌味なく事実を伝えられる、最強の社員です。」
「私たちには、あの仕事は真似できない。」
お話を聞くと、絶賛の嵐。

さて、この企業でRPAはどんな業務を任されているのでしょうか。

RPAでの業務効率化具体例を一挙公開中!

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【目次】

※この記事は【RPAロボパットお役立ち通信(メールマガジン)】のアーカイブです。※

悪循環の催促業務。

この企業は飲食店の経営がmain事業でしたが、新型コロナウィルスの影響で、デリバリーへとその業態を大きく変化させました。
そうなると、扱うデータや管理の方法も、どんどん変わっていきます。

こうしたい!という理想が日々変わっていくので、システムでの管理が追いつかず、徐々に手で行う事務作業が増えていったそうです。

しわ寄せがくるのは、それらを総括しているバックオフィス。
「毎回催促しないとデータを提出しない人がいる。」
「何も言わずにデータが綺麗にそろっている日がない。」
売上、在庫、勤怠… 多くの確認業務で「催促」という煙たがられる工程が追加されました。

「それ、急ぎ? 忙しいから、もうちょっと待って。」
「あぁ、そうか、提出しないといけないよね。面倒だなぁ。」

催促が続くと社員も本音を出すようになり、ギスギスとしたコミュニケーションも増えていくという悪循環が始まったのです。

「未提出」という事実を公表するロボットくん。

会社の空気がどんどん悪くなっている…
そう感じた社長は、手作業の限界を感じました。
「定型業務は、やはり、できる限りデジタルの力を借りよう。」

ただし、前述の通り、業務の手順や見るべき数値がコロコロと変わるため、通常のシステム改修では、時間もお金も足りません。

そこで選んだのが、自分たちで活用できるRPA。
業務フローや扱うデータが変わっても、自分たちで修正ができます。

導入から3か月ほどで、ある程度定型業務をロボットがこなしてくれるようになりました。
この時点で社員の生産性は驚くほど上がったそうですが、ロボットで全自動化できず、手作業が残っている業務も当然存在します。
これについては今まで通り、各社員からのデータ提出を待つことになるのですが・・・
実は、ロボットの真の活躍はここからなのです!

時間になると、ロボットがデータの提出ができていない社員を抽出し、社員全員が見ている連絡チャットにメッセージを流します。
「●●さん、△△未提出です。」

誰しも、上長を含めた全社員が見ているチャットで「できていない」ことを公表されるのは嫌です。
しかも、メッセージを送っているのは人ではなく正確に動くロボットですから、甘えも言い訳も通用しません。
ロボットがチャットに現状報告をするようになってから、未提出者はいなくなったそうです。

そして、会社の空気を悪くしていた「催促業務」は見事になくなりました!

おわりに

いかがでしたでしょうか?

人には人にしかできない仕事があるように、
ロボットに任せた方が何倍も上手くいく仕事もたくさんあります。

「本当に、ロボットに任せられる仕事が自社にあるのだろうか?」
そう思われた方は、まず一度、弊社のコンサルタントにご相談してみてください。

 

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RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

RPA導入時、「どの業務に対してRPAを適用し、自動化するのか」を見極めることがとても大切です。
今まさにRPA導入を考えている皆さんは「どのくらい業務時間を削減できたかで費用対効果を測ろう」と考えているのではないでしょうか?
本資料では削減時間だけに注目してRPA適用業務を決めることの問題点を示したうえで、RPAを適用して自動化すべき業務を見極めるための視点を解説していきます。

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
RPAを検討中の方、業務最適化を目指し情報収集をしている方向けに有益なコンテンツを発信していけるようサイト運営をしております。

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