ルーティン業務とは
「ルーティン業務」は、例えばスポーツ選手などが行う「ルーティン」のように、日課のように定期的に行う同じ業務のことを言います。本記事でルーティン業務の効率化を解説する前に、まずは具体的にどのような業務がルーティン業務に当てはまるのかをご紹介します。
どんな仕事がルーティン業務に当てはまるか
ルーティン業務として代表的なものの1つが、PC入力をはじめとした事務業務です。日報の作成・伝票の処理・給与計算など、事務業務に属する多くの業務がルーティン業務にあたります。
そのほかにも、例えば製造業ではパターン化された、決められた手順で繰り返し同じ工程を経ていく作業がルーティン業務に該当します。特に大量生産の工場などでよく見られ、こうした業務を「ライン作業」と呼ぶ場合もあります。
ソフトウェア開発においては、「製作中のソフトの進行状況・操作感の確認作業」がルーティン業務です。特徴としては、外部との関わりが少なく、1人でする仕事が多い業務です。
事務職のルーティン業務では与えられた指示をこなしていく、言わばアシスタント業務が多くなっています。その内容は配属される部署によりさまざまですが、「書類の作成・印刷・配布」「ファイリング」「電話・来客への対応」「データ入力」といった部分を担当するケースが多いようです。
ルーティン業務が仕事の生産性を下げてしまうこともある？
ルーティン業務を好む人にはいくつかの特徴があります。
特に「受動的」「保守主義的」な人々は変化に対応することが苦手で、活発なアイデアの創出といった作業が合わないことからルーティン業務に向いていると言われています。特に日本企業ではこうしたルーティン業務が比較的多くなっている傾向があり、すでに形骸化してしまっている無駄なフローが改善されずにそのままとなっている可能性もあるのです。
ルーティン業務により仕事の生産性が下がってしまう要因は、フローが古くなっている他に「そもそも業務フローが整っていない」「業務のノウハウが属人化している」といったものもあります。
複雑な業務を担当している場合、ノウハウを蓄積して自分のやりやすいように効率化を図ろうとするものです。しかしその対策方法は人によってバラバラになり、統一されていない場合もあります。これでは、同じチーム内でも従業員ごとで作業速度・丁寧さにムラが発生し、フロー外の「その人でなければできない仕事」という特殊な領域が生まれてしまうおそれもあります。
ルーティン業務は毎日こなす必要のある日課のようなものですが、その業務量は必ずしも一定ではありません。そのため、ノウハウを有する担当者だけでは回せない業務量を処理しなければならない時期や、企業の事業規模を拡大した際などに、このルーティン業務が足枷となり生産性を大きく下げてしまうことも考えられるのです。
ルーティン業務を効率化するには？
効率化を進めやすい業務の例
一口にルーティン業務といっても、その種類は企業や部署によってさまざまです。そうした多くのルーティン業務には、効率化を進めやすいものと進めにくいものがあります。まずはそれぞれを分類し、効率化を進めやすいルーティン業務を見つけていく必要があります。具体的な例としては、次のとおりです。
定型化された業務
有給や交通費などの申請・承認業務、顧客からのよくある問い合わせに対する回答のようにルールが決まっていて、そこから外れることがほとんどないような定型化された業務が挙げられます。
定期的に繰り返し行われる業務
残業時間の集計、給与計算、毎回決まった請求書の作成など、毎月もしくは定期的に行われる業務が挙げられます。
単純業務
特定企業の株価チェック、競合他社の商品情報の収集、フォームの入力テスト、売上集計など、単純ではあるものの、時間と手間を要する業務が挙げられます。
ルーティン業務はしばしば「誰にでもできる仕事」だと考えられることから、軽視されてしまうことがあります。しかし、「縁の下の力持ち」という言葉もあるように、ルーティン業務はそれぞれが企業活動の土台にあたる絶対に切り離せない必要不可欠なものであり、これを軽視することは大きなリスクとなります。
ここではそうしたルーティン業務の内容を見直し、効率化していくためにはどのような方法を採ることができるのかを解説します。
まずはルーティン業務の内容を洗い出し
ルーティン業務には既存のフローが存在しているものですが、その中でも特に「ルーティン業務中に無意識に行なっている行動」を洗い出し、その全体像を詳細に可視化させていくことからはじめていきましょう。
「このタスクは何のために存在しているのか」を念頭に置きながら改めて日々行っている業務のフローを1つ1つ確認していき、根拠・必要性を検証しつつ優先順位を確立していきます。それまでは「なんとなく」「今までそうしてきたから」という理由で行なわれてきたものも少なからず残っているでしょう。そうした根拠や必要性に欠けるものを順にあぶり出していく作業には根気が必要ですが、業務の効率化に最も重要な土台となります。
作業内容を簡素化
洗い出された業務内容について第三者と共有し、さらなる簡素化を図りましょう。このように他者の視点を交えた認識共有を行うことで、自身でも意識していなかった「隠れたムダ」を発見できる可能性があります。
自分の中では業務上必要だと認識していたフローであっても、第三者の目を通すことで「このフローにはそこまで手を掛ける必要はないのではないか」「この作業はこうすれば省けるかもしれない」といった新たな視点で検討することができるのです。このように自分1人の考えだけではなく、チーム全体でリストを共有しながら精度の強化を図りましょう。
ここまでの工程で、「形骸化している優先度の低い工程はどれなのか」「どのタスクをより優先するべきなのか」という点が可視化されました。次に、それぞれのタスクごとに「どのタイミングでどの程度の時間を掛けるべきなのか」という点を吟味していきます。毎日どの時間帯に、どういった手順でルーティン業務をこなしていくのかまで詳細に掘り下げておきましょう。
自動化の検討
近年、企業の業務効率化で成果を上げているとして注目を集めているのが「自動化ツール」です。こうしたツールには多くの種類がありますが、特に入力業務などPCを用いた定型的な作業であれば「RPA（Robotic Process Automation）」による効率化が有効です。
既存の業務フローを簡素化するうえで、こうした自動化ツールは大いに役立ちます。例えば伝票の処理であれば、一度内容を入力すれば社内の他のシステムへ自動的に同じものが入力され、人の目での確認を通して承認された後には領収証の発行・支払いまでをすべて自動で行う、といったことが可能です。
また、帳票類などの書類作成の場合は、あらかじめ用意しておいたテンプレートへ記入をするだけで印刷・封入作業の手間を省くこともできるでしょう。
ルーティン業務の多くは単調な作業の繰り返しです。それらの中でも上記のような特に単純な作業についてを自動化ツールに任せて、確認のみを人が行うようにすることで、より生産性の高い他の業務に人員を割くことができ、効率良く成果を上げていくための下地を作ることができます。
ルーティン業務の自動化に役立つRPA
自動化ツールの中でも、RPAは特にルーティン業務との親和性が高いと言われています。ここでは、RPAによる自動化に適したルーティン業務・RPA導入後の運用方法について解説します。
RPAにルーティンワークを任せるメリット
RPAにルーティンワークを任せるメリットは少なくありません。そのなかでも大きいものとして、次のものが挙げられます。
業務効率化
例えば、これまで手作業で行なっていたルーティンワークをRPAで自動化すれば、効率化が進み、大幅な業務時間の短縮が可能です。その結果、残業時間や休日出勤が削減され、社員のワークライフバランス向上も実現します。
生産性向上
これまで手作業で行なっていたルーティンワークを自動化し、RPAに任せられるようになれば、社員は空いた時間で本来やるべき業務や、より生産性の高い業務を行えるようになります。これにより生産性の向上が実現します。
作業ミスの削減
どんなに単純な作業であっても、手作業で行えばヒューマンエラーは避けられません。しかし、RPAは設定さえ間違えなければ、24時間365日、間違いを起こすことなく作業を続けられるため、ヒューマンエラーを削減できます。
人手不足の解消
ルーティンワークの自動化は人手不足の解消にもつながります。これまで人が手作業で行なっていた業務の自動化というと、人が必要なくなり、人件費の削減が実現すると考えられるかもしれません。しかし、RPAを導入し、その分、人を減らせば残った社員の業務量は変わらず、生産性向上は望めないでしょう。
むしろ、より業務過多になり退職者が増え、人手不足がさらに深刻化するリスクも考えられます。RPAを導入し、ルーティンワークを自動化するメリットは、これまで挙げたように、業務効率化、生産性向上であり、それが結果として、人手不足の解消にもつながる点にあるのです。
業務プロセスの改善
RPAを導入する際は、自動化を行う業務を選定するため、すべての業務の棚卸を行い、業務を滞らせている課題点を可視化させます。そのため、これまでに気がつかなかった業務のボトルネックも顕在化し、業務プロセスの改善が実現します。これは、ルーティンワークを自動化することによる直接的なメリットではありませんが、RPA導入の大きなメリットです。
従業員満足度向上
前項までで挙げたようなメリットが実現すれば、業務時間の短縮、ワークライフバランスの向上が可能になります。また、生産性が向上すれば、企業の利益が上がり、それが社員に還元され、結果として従業員満足度の向上、離職率の低下につながります。
機密情報を扱う業務におけるセキュリティリスクの低減
ルーティン業務の中でも、機密情報を扱うものの場合は、アルバイトなどの手を借りることができず、社員が行わなくてはならない場合があります。また、性質上ミスが許されない業務も多く、担当する社員に心理的な負荷がかかってしまいます。
このような場合も、RPAを活用すれば、セキュリティリスクを抑えながら業務負荷を軽減することができます。
自動化に適したルーティン業務とは
経理・総務・人事・事務など多くの部署のルーティン業務でRPAは活用されています。
例えば営業事務では申込書入力・経費申請・見積り作成、総務では支払い処理・セキュリティーカード設定・決済情報の集計・分析などが挙げられます。全体としては大企業での活用が目立つものの、年々深刻化が進む人材不足に危機意識を持ち、他社との差別化を図ろうとする中小企業でも導入が進んでいる状況です。
矢野研究所による調査では、製品・サービスを含むRPA市場が2022年には800億円規模に達するとの予測がなされています。注目すべき点は、毎年成長し続けている伸び率と、関連サービスの拡大です。
RPAはその性質上、導入して終わりというシステムではなく、導入後に従業員それぞれが自分の仕事を効率化するために役立ててこそ意味があります。そのため、導入企業の運用をサポートする「教育」「コンサルティング」「シナリオ代行開発」「技術的なスキルを有する人材の派遣」といった、RPAに関連する新たな形のビジネスが市場を急成長させる大きな推進力になっているのです。
世界3大コンサルティング企業であるマッキンゼー・アンド・カンパニーでは、「2025年までに全世界1億人以上の知的労働者、もしくは仕事の1/3がRPAに置き換わる」と予測しています。米国の調査機関TMRの調査でも「2024年には約1.9兆円の市場規模まで拡大する」といわれており、世界的にもRPAを活用した働き方へとシフトしつつあるのです。
RPAを使ったルーティン業務の効率化を進める前に
ここでは、RPAの導入前に検討しておくべきポイントについて見ていきましょう。
まず、RPAを導入する際には、自動化を想定している業務そのものの標準化が必要になります。
日々実施するルーティン業務であっても、しっかりとルール・フローが整備されていないために属人化していたり、形骸化してしまった業務プロセスが多発していたりするケースがあります。従業員によって手順が異なり、効率に一定以上の差が発生してしまう場合には、たとえコストを掛けて能力の高いRPAを導入したとしても自動化は難しくなってしまうのです。
業務効率化のための改善と同様に、ある程度ルーティン業務の洗い出しや簡素化を行い、不要なフローを極力減らしてから導入を進めていきましょう。
2つ目のポイントは、導入するRPAがユーザー自身の手で用意に設定変更を行えるか、あらかじめ見極めておくことです。
RPAが実行する作業は、連携するシステムやアプリケーションの更新や、作業内容の変更などの要因によって、頻繁にカスタマイズが必要となります。
しかし、RPAツールの中には、プログラミング言語を使用しなければそういった設定ができないものもあるため注意が必要です。このようなRPAツールを導入してしまうと、変更が発生するたびにベンダー企業・エンジニアなどへ設定変更作業を委託しなければなりません。これでは想定以上のランニングコストが発生してしまいます。
重要となるのは、難しい知識を必要とせず、現場の従業員が直接設定を変更することが可能なRPAツールを選ぶことです。実際にRPAを導入する前に無料トライアルなどを利用してもらい、現場の従業員から操作性に関するヒアリングを実施しておきましょう。
最適なRPAを選ぶには、情報収集を行って自社にとって本当に最適なRPAツールを選定する材料を多く揃えておくことが大切です。以下より資料がダウンロードできますので、RPAの効果的な活用を知りたい方はぜひダウンロードしてみてはいかがでしょうか。
RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点
http://fce-pat.co.jp/download/point03.php
RPAを使ってルーティンワークから開放された事例
次に、実際にRPAを導入し、ルーティンワークから解放された事例をいくつか紹介します。
月24時間の削減で、主要業務や新たな業務への挑戦を可能に
インターネットサービスの開発を行なう株式会社POPERでは、会社の中心となっていた社員の多くが、ルーティンワークで時間を割かれてしまい、主要業務に集中できないという課題を抱えていました。
そこで、RPAを導入し、ルーティンワークを自動化。これにより、月間で24時間の短縮を実現し、空いた時間で新しい業務に挑戦できるようになりました。
年間24,000時間の削減で、人為的ミスの削減、業務改革の足掛かりに
クレジットカード業や貸金業、保険代理業などを行なっている三井住友トラストクラブ株式会社では、デリケートな顧客情報の入力、更新などを手作業で行なっていましたが、常にヒューマンエラーに不安を抱えていました。
そこで、RPAを導入し、自動化を実現。その結果、担当者の不安解消はもちろん、年間で24,000時間の削減が達成され、それが業務改革のための体力づくりにもつながっています。
RPAの導入が業務改善のきっかけに
戸建住宅やマンションの建設・販売、オフィスビルやマンションの賃貸・運営管理、不動産の売買・賃借の橋渡しなど不動産業務を行なっている⼩⽥急不動産株式会社では、RPAを導入することで、手作業で行なっていた多くの業務を自動化。これにより、ヒューマンエラーの減少を実現しました。
また、ロボットを構築する際に改めて既存の業務プロセスを見直した結果、従来のデータやツールなど業務自体がアップデートされ、本質的な業務改善のきっかけにもなっています。
月62時間の削減で、属人化の解消、売上アップを実現
地域密着型のスーパーマーケットを展開している株式会社光洋では、IT・デジタル技術のよる業務改革の一環として、RPAの導入、ルーティンワークの自動化を実施しました。それまで、過去の売上や天候などのデータから、商品の発注数をエリアマネージャーが考え、それを各店舗の発注担当者が最終調整していました。
しかし、それではエリアマネージャーの負担が大きいうえ、発注精度の属人化などが問題となり、発注データの作成にRPAを使い自動化を果たしたのです。その結果、会社全体で月間、約62時間の削減を実現したうえ、属人化の解消、ロボットによる発注クオリティーの適正化により、値引きが減り、売上アップにもつながっています。
年間495時間の削減で、残業時間の減少、現場担当者のストレス軽減を実現
教育関連のサービス業を行なっているA社では、事務作業が月末月初に集中し、担当者の心理的ストレスも増加していました。
そこで、RPAを導入し、クライアントの業績集計、会計ソフトへの入力作業、交通費チェックといったルーティンワークの自動化を実施しました。これにより、月末月初の負担が大幅に軽減されたと同時に現場担当者の心理的負担の軽減が実現しました。
まとめ
ルーティン業務は企業活動の土台となる必要不可欠な業務です。これらを上手く効率化していくためには、内容を洗い出し、誰でも同程度の生産性で業務を進めていけるよう、フローの整備を行っておくことがとても重要となります。
過去に作られた業務フローを使い続けていると、現状に合っておらず、現場へ負荷が増してしまい、生産性へ影響してくることも少なくはありません。そのため、定期的に内容の洗い出しを行い、RPAなどの自動化ツールを活用しながら無理なく適切な形へと落とし込んでいくことが重要です。
日々のタスクを効率的に処理し企業の生産性を向上させていくために、ルーティン業務は定期的に見直し・改善を実施していきましょう。
