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DX 2020.09.15

デジタルトランスフォーメーション実現の第一歩!部門別の取り組み例とは

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近年多くの企業で、デジタルトランスフォーメーション(以下、DX)への取り組みが進んでいます。まだ取り組んでいない、これからDXに取り掛かるという企業の場合、いきなり会社全体でDXを推進するのは難しいため、部門別に小規模からはじめていくことが成功の秘訣です。
そこで今回は、部門別のDX推進の取り組み例などについてご紹介します。

【目次】

デジタルトランスフォーメーション(DX)とは

「デジタルトランスフォーメーション」は「DX」と呼ばれるのが一般的で、もともとは「デジタル技術がすべての人々の生活をあらゆる面でよりよい方向に変化させる」という、2004年にスウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱した内容が起源とされています。

同氏によると広義な意味におけるDXは、「ITの浸透により、人々の生活が根底から変化しよりよくなっていく」という定義です。一方、ビジネス文脈に特化した狭義なDXの定義としては、デジタル技術の進化によって目まぐるしく変化する市場状況で新たなビジネスチャンスが産まれる中、既存事業を継続させるための対策やビジネスモデルの転換などを実施することだとされています。

つまり、既存事業を持たないスタートアップやベンチャー、VCにとってはビジネスチャンスとして捉えられることが多い反面、既存事業を展開する大企業には脅威と捉えられ防御的な施策を取る傾向が強くなるのです。

2018年9月、経済産業省より「DXレポート 〜ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開〜」がリリースされたことで、日本でも多くの企業がDXに注目するようになりました。本レポートにおいて「DXを推進しない国内企業は今後大きな経済損失を受けるだろう」と示唆されたことで、多くの経営者に衝撃を与えたのです。

国内企業特有の基幹システムの複雑化やブラックボックス化によって、2025年以降、年間最大12兆円もの経済損失の可能性があるという「2025年の崖」に対する課題解決方法として、DXの推進が必須であると記されていました。

また、国内企業がDXを推進することで2030年にはGDPが実質130兆円の押し上げが可能になると見込んだ日本政府は、2018年12月に経産省から「デジタルトランスフォーメーション(DX)を推進するためのガイドライン」を発表し、国策としてDXを促進してしている状況です。このようなことから、現在国内企業の多くがDX推進に注力しており、さまざまな施策を実施しています。

DX推進のポイント

企業がDXを推進する場合には、以下のポイントに注意する必要があります。

国内企業が目指すべき「日本型DX」の形

先ほど、国内企業特有の基幹システムの複雑化やブラックボックス化という課題をDXで解決することが必須だと説明しましたが、それほど簡単ではありません。なぜなら、実際に推進しようとしても、

・日本におけるエンジニア人口が減少傾向にある

・国内企業にエンジニアがほとんどいない

という国内の状況があるためです。

まず、近年急速に進んだデジタル化の影響でIT人材の需要が高まる反面、少子高齢化のため生産年齢人口が減ったことで日本におけるエンジニアの絶対数は減少傾向にあります。そのため、すでに日本におけるエンジニアの需要と供給のバランスが崩れはじめている状況で、2030年には約78.9万人のエンジニア不足に陥るだろうという予測が立てられているのです。

次に、日本では多くのエンジニアがSIerをはじめとするIT開発会社などに属しており、一般企業内には少数しか在籍していないケースが多くなっています。したがって、社内でDXを推進しようとしても、エンジニアがいないのでIT導入のノウハウが蓄積されておらず進められないという企業が多いのです。

こうした要因もあり、国内企業がDXを推進する場合には、「日本型DX」を目指す必要があります。日本型DXとは、業務プロセスを変革することで、DXを企業文化として定着させる手法です。

日本型DXでは、フルスクラッチ開発やカスタマイズといったITシステムを使わず、クラウドなどの汎用型システムやノーコード/ローコードで開発できる「エンジニアに依存しないITシステムを活用する」DX推進を行います。

また、日本型DXでは、システムによる業務代替や業務プロセスの変化という「システムアプローチ」ではなく、IT活用による業務プロセス自体の変革を目指す「現場アプローチ」という考え方でDXを推進することが必須です。

そのため、実際にITシステムを利用するスタッフのノウハウを蓄積することで、人が行う業務とITシステムに任せる業務を選別して最適化するための業務設計を行うことが重要なポイントになります。

DXの推進ステップ

企業内でDXを推進するためには、以下のステップで実施するようにしましょう。

デジタルパッチ

企業におけるDX推進の目標を設定したら、まずは部門を限定して小さくDXを導入していくことからはじめるのが一般的です。これを「デジタルパッチ」と呼びます。

たとえば、

・RPAを使って経理部門の集計作業を自動化する

・営業部門で営業マンのスマホを使った営業活動ができるソリューションを導入する

・業務管理部がAIを使って業務効率化を行う

といった事例が挙げられます。

デジタルパッチを推進しつつ、DXを推進するための専門部隊や組織づくりを視野に入れ、全部門を巻き込んで横断的に進める準備をしていくことが重要です。各部門の担当者との信頼性を高め、協力関係を作っておくことでスムーズなDX推進が可能になります。

また、DXを推進する際には部門ごとに個別最適にならないように、全社的なDX推進目的とブレないように調整するのもポイントです。

デジタルインテグレーション

デジタルパッチの推進で一定の効果が上がりはじめたら、対象範囲を徐々に広げ全社的にDXを推進するフェーズにシフトしましょう。このような対象部門を広げたDX推進が「デジタルインテグレーション」と呼ばれるものです。

この段階になると、IT化だけでなく通常のリアルなサービスと組み合わせることで一貫性のあるサービス提供を行うことが重要になってきます。そして、デジタルインテグレーションを実践するためには、DX推進に最適な組織づくりや既存システムや運用のスリム化が必須です。そのため、社内横断的な人材リソースの活用はもちろん、外部の人材やソリューションの導入も視野に入れておきましょう。そして、最終的に顧客に対してよりよいサービスが提供できるようになれば、企業とのエンゲージメント強化につなげることも可能になるのです。

デジタルトランスフォーメーション

デジタルインテグレーションの推進により新たなサービスやビジネスモデルが社内だけでなく顧客にもニーズがあると判断できれば、ようやくビジネスモデルの転換や収益構造の改革、会社の組織・機能変更といったすべての面でDX(デジタルトランスフォーメンション)を完遂させることができます。この段階になれば、社内におけるDX推進は非常にスムーズに行えるようになっていると思いますので、どんどん施策を進めていきましょう。

DXの最初のステップ!部門別のDX取り組み例とは

DXの導入イメージや効果を掴むため、部門別のDX取り組み事例を紹介しますので参考にしてみてください。

管理部

管理部におけるDX取り組み事例としては、ユーザーからのサービスの申し込みをPDFで帳票化しその内容を人がコピペして基幹システムに入力するという作業を、RPAですべて自動化することで工数を大幅に削減したケースがあります。

これまで人による作業で10分程度の時間がかかっていた場合、ユーザーからの申し込みが3,000件あると単純計算で30,000分(500時間)もの工数が削減できるため、この分を他の管理業務に割くことが可能になるのです。

経理部

経理部におけるDXの取り組み事例としては、PL作成・数値入力や売上・給与台帳、請求書の取得、給与や経費の支払いチェックなどのバックオフィス業務にかかる、ログイン作業やExcelへのコピペ作業、集計作業、ファイルのダウンロード・アップロード、メール送信、プリントアウトといった業務をすべてRPAで自動化し大幅に工数を削減したケースが挙げられます。

また、管理会計を強化して意思決定のスピードアップを図るため、複数のSaaSソリューションを組み合わせることで紙ベースの人手による処理から電子データによる自動処理に成功した事例では、大幅な工数削減だけでなくペーパーレス化によってテレワークでの業務運用も可能にしたのです。

営業部

営業部のDX取り組み例としては、管理表の取りまとめ、セミナー参加企業の集計、営業リストの作成・取りまとめ、Webに掲載された情報収集、ステップメール・メルマガ対応などのバックオフィス業務における、ログイン、Excelのコピペ・集計作業、システム登録、メール送信といった作業をRPAによって自動化するケースが挙げられます。

一方、営業コンテンツや社内資料をクラウド管理する事例も増えており、カタログやホワイトペーパー、動画といった営業資料をはじめ、マニュアルや会議資料などもスマホやタブレットなどのモバイルデバイスで共有する流れがトレンドです。これにより、顧客とのオンライン商談が実施しやすくなるとともに、本部や他の営業マンとの情報共有がスムーズに行えるようになっています。

人事部

人事部におけるDX導入事例としては、AIを活用した勤怠情報のデータマイニングを行うことで退職者やメンタルに不調を唱える人材の早期発見につなげた事例があります。これにより、従業員のパフォーマンス低下や退職を未然に防ぐ処置が取りやすくなり、安定した労務管理が行えるようになっているのです。また、人材育成においても、AIが従業員のスキルを解析して最適な研修メニューを提案するケースや、RPAによるバックオフィス業務の自動化も進んでいます。

また、人手不足が課題である建築業の人事部では、職人が行う作業とロボットで自動化できる作業を選別することで業務効率化につなげた事例もあり、両者のデータを蓄積することで将来的に建築現場の完全オートメーション化を目指す動きも見られる状況です。

総務部

総務部におけるDXの導入事例としては、グループウェアを用いた社内申請や承認フローに対して、承認結果ごとにアカウントの発行や修正、関係部署への連絡、メールグループの作成といった大量の事務作業をRPAで自動化したケースがあります。

特に、Excelの管理表を更新する作業や他のソフトやソリューションを使った連絡が必要な場合には、人手による多くの作業が発生していましたが、これらを自動化したことにより大幅に工数を削減することができたのです。

DX導入で活躍する「RPA」

DXを推進しようにも何から手と付けたらよいのか分からない企業も多いと思います。そこで、おすすめしたいのがRPAです。

「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略語で、PCで行うバックオフィス業務やホワイトカラー業務を自動化する取り組みを表す言葉になります。

RPAは人手を使って行っている各種作業をソフトウェアロボットに登録しておくことで、PCが自動的に作業を行う仕組みです。RPAは24時間365日働くことができるため、従業員が働かない時間でも昼夜を問わず作業が行え、よりスピーディーに仕事を進めることができるでしょう。

また、RPAであれば部署単位でのデジタルパッチが簡単に行えますので、今回紹介したDXの推進ステップ通りに実施することが可能です。

しかしながら、すでにRPAを導入している企業においても、残念ながらうまく運用できないというケースを散見します。RPA導入によるDX推進がうまくいかない理由としては、

・目的が不明瞭

・RPAに関するノウハウ不足

などが一般的です。

そこで、RPAを組織全体で効果的に活用して生産性向上を実現してもらうため、RPA導入後に踏むべき3つのステップを解説した資料を準備しました。

「⽇本型DX」に向けて組織的にRPAを活⽤していくための3ステップ

リンク先からダウンロードができますので、興味がある方はぜひご覧ください。

DXを推進できる人材育成も重要な課題

DXを成功させるためには、「人材の教育/育成」が非常に重要です。しかし、エンジニアの獲得や育成は容易ではないため、汎用型システムやノーコード/ローコードによる開発システムを活用することで、エンジニアに依存しない業務効率化や自動化ができる人材の育成が必要になります。そして、従業員が行う業務とIT化する業務のバランスを調整し、最適な業務改善が行える人材に育成することが重要です。

RPAは部署単位ではじめることができるだけでなく、従業員がRPAを使って業務改善を行うことで、作業者から脱却し自分で考えて仕事がつくりだせる人材に成長する効果が期待できます。

DX推進ができる人材を育成しながら全社的なDXを成功させるためにも、ぜひRPAの導入を検討してみてください。

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ロボパット編集部

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