メールに関する業務は手間がかかる
メールを使った業務はメールを書いて送信する業務と、顧客や関係者からのメールを受信する業務の大きく2種類があります。
メールを書いて送信する場合には、
・件名を入力
・宛先を入力
・CCを入力
・本文を入力
・ファイルを添付
・メールを送信する
ざっと上記のような作業が、メール1つにつき発生するため、実は結構手間がかかる作業です。
一方、メールを受信する場合には、
・メールの内容を確認
└場合によっては関係者に内容を共有
└メール内容の個別対応
└返信が必要な場合は返信
・エクセルなどの添付ファイルを所定の場所（ローカル、社内サーバーなど）
などの作業が必要となり、内容によってはかなりの時間を必要とします。
顧客からの注文を受けるような購買部のスタッフや、管理部門や営業職の方の場合、1日に1,000件以上のメールが来る場合も普通にあるため、メールの対応業務に多くの工数が必要な点が課題です。
送信メールと受信メールの両方を確認して処理する時間が、1日の中の大半という方も珍しくはないでしょう。
面倒なメール関連業務は自動化で効率UP
メールの内容によっては、人の判断が必要など手動で行うべきものと、そうではないものが存在します。
前者については、内容に応じて柔軟に対応する必要があるため、効率化は難しいでしょう。しかし、顧客からの請求書や注文書、また顧客への請求書や注文書の送信や定型的な内容で宛先だけが多いメールの送信などは、人の判断が必要ないため自動化が可能です。
部署によっては、人の判断が必要ない定型的なメールの量がほとんどだというケースもあるため、これらを自動化できれば業務に必要な工数とスタッフの負荷を大幅に削減できるでしょう。
自動化できる主なメール関連業務とは？
では、具体的にどのような内容のメールであれば自動化が可能なのでしょうか。
メール送信に関する業務
以下のようなメール業務であれば、自動化が可能です。
請求書などを添付ファイルで大量の取引先に送るケース
メールの本文を定型文で作成し、宛先を入力。その後、ファイルを添付して送信します。同じ作業を、数10件～数100件という具合に延々と繰り返すだけです。
しかし、人がこのような定型作業を長時間繰り返すと、宛先間違いなどのヒューマンエラーが発生する確率が高くなります。顧客情報や社内の機密情報が漏洩するリスクもあるため、スタッフにはミスができないというプレッシャーもあるでしょう。業務効率化だけでなく、スタッフがプレッシャーから解放されるメリットも大きいです。
定型メールで作成する日報など
営業マンなどは、その日の業務日報を毎日作成する必要があるケースも多いのですが、SFA（営業支援システム）やBI（ビジネスインテリジェンス）システムから抽出したデータを添付するだけの場合も多く、自動化しやすい業務も多いでしょう。
また、SFAやBIツールから抽出した分析データを関係者に送る、といった場合も同じように、データ添付と送付の作業が発生します。1日の作業量は少なくても、毎日行うとなると日々の積み重ねでかなりの時間をこの単純作業に充てることになります。影響範囲も大きいため絶対に作業を怠れないというプレッシャーもあります。
メール受信に関する業務
顧客から来た請求書や発注書などを添付ファイルに保存したり、メールの内容を社内システムへ入力したりする作業であれば、自動化が可能でしょう。また、BtoB向けの商品販売やECサイトなどを運営している企業であれば、顧客からの注文メールの内容を購買システムなどへ入力する作業などを自動化できます。
また、発注書などのフォーマットは企業ごとに異なるため、場合によっては手書きのファイルをPDF化したものが添付されている場合などもあるでしょう。通常、このような場合はコピペができないため、多くの工数が発生する点や転記する際に間違えたりするリスクが考えられます。
こういったケースでは、OCR（Optical Character Recognition：光学的文字認識）を活用すれば、デジカメやスキャナーで取り込んだ画像の内容をデジタル化できるため、後述するRPAと組み合わせることによって作業の自動化が実現可能です。
メールを使ったリマインド
経費精算や何かの納期を事前にアラームで関係者に知らせる趣旨のメールも、自動化の対象といえます。いわゆるリマインドメールと呼ばれるものですが、送信するスタッフ側が相手側に恐縮するなど、心理的な負担が高い業務ともいえるでしょう。
こうした業務はスケジューラーなどと連携させることで自動化が可能なため、積極的に自動化を進めることをおすすめします。
メール業務を自動化する具体的な方法とは？
メール業務を自動化する方法として、ExcelのVBAを活用してOutlookでメールを自動作成する方法と、RPAを使った方法を紹介します。
VBAやOutlookの機能を使う
VBAは、Excelのマクロを動かすためのプログラム言語です。マクロとはExcelをはじめとする、Microsoft Officeのさまざまな機能を自動処理する機能です。Outlookのメール作成機能もマクロで自動化することができます。
実際に自動化できる業務は？
VBAの機能を拡張することで、以下のようなOutlookにおける作業の自動化が実現可能です。
・メールの自動送信
Excelに記載した内容をベースにして、Outlookでメールの自動送信がおこなえます。
・HTMLメールの自動送信
メール内にWEBサイトのURLやファイルなどへのハイパーリンクを添付したものを自動送信することが可能。テキストだけではない、リッチな表現のメールを作成できます。
・複数のファイルを添付したメールの自動送信
VBAで作成したメールに添付ファイルを自動で付けられます。
・個別宛先へメールの連続自動送信
ExcelやCSV内の宛先を読み込み、それぞれに対してメールを自動送信することが可能です。
・指定した時間にメールを自動送信
決まった時間にメールを自動送信できるため、リマインドやメルマガ作成業務の自動化などに応用できるでしょう。
もちろん、これらを組み合わせることも可能なため、さまざまなタイプのメール送信業務の自動化が実現できます。
RPAを使って自動化
RPA（Robotic Process Automation）とは、人がパソコンでおこなう定型作業を自動化できるツールです。もちろんOutlookやGmailといったメーラーでおこなう作業も自動化できます。
どのような業務を自動化できる？
RPAはVBAとは異なり、パソコンで使用できるソフトやアプリ、システムなどのあらゆる作業を自動化できる点が特徴です。
VBAはExcelを中心としたMicrosoft Office関連のソフトでおこなう業務の自動化が中心となりますが、RPAはVBAで実施できることに加えて、他のアプリケーションを使用したさまざまな業務の自動化が可能になっています。
したがって、例えば自社内の基幹システム内にあるデータを定期的にダウンロードし、その情報をExcelに転記してメールを自動送信する、といった作業が自動化できるわけです。
実際の設定方法は？
RPAは人がパソコンでおこなっている作業の手順をソフトウェアロボットに覚えさせることで自動化を実現します。
RPAに作業を覚えさせる方法は、実際にソフトを操作してロボットにマウスの動きなどを覚えさせたり、表示されている画像やアイコンなどを指定して覚えさせたりするなど、直感的かつ簡単な操作で業務の自動化ができる点が特徴です。
VBAはプログラミングの知識がない方には少々扱いが厳しい面もありますが、RPAであればITリテラシーが低めの方でも業務の自動化を自分でおこなえるようになるでしょう。
RPAを利用する際の注意点とは？
RPAはルールに基づいた作業しかできないため、例外が発生するようなケースでは活用できません。あくまでもパソコンでおこなう定型作業が自動化の対象です。
したがってRPAはVBAやマクロと同様に、人の感性や判断が必要になる業務や、毎回実施方法が変わる業務の自動化はできません。
ただし、メールの内容は人が判断して、それ以外の作業をすべて自動化するといった使い方も可能なため、適材適所で有効活用することによって、作業工数を大きく削減できるでしょう。
RPAツール「ロボパットDX」のベンダーが実際に使っている自動化
RPAツール「ロボパットDX」を提供するベンダーである株式会社FCEプロセス&テクノロジーが、実際に社内で自動化を実施しているメール業務の事例を紹介します。
請求書の発行とメールの作成
同社では、毎月取引先に発行する請求書をRPAによって自動作成しています。
作成したPDFデータを添付したメールを作成し、指定したフォルダへ格納する作業も、もちろん自動で実行可能です。
宛先も入力済みであるため自動送信もできます。しかし、誤送信を防止するために、同社ではあえてスタッフによる目視のチェック工程を入れているそうです。
前述したように、RPAはメールや請求書の内容の正誤判断はできません。そのため、メール内容の確認は人がおこない、それ以外の部分をすべて自動化することでそれまでと比較して80％程度の工数を削減することが可能になりました。
このようにRPAの得意分野を把握して有効活用するあたりが、RPAベンダーならではの使いかたといえるでしょう。
送り主やタイトルに応じた対応
メールの送信者やタイトルに応じて、添付ファイルをフォルダに保存したり、定型文で返信したりする作業の自動化も、RPAの活用によって実現しています。
例えば、「問い合わせ」というタイトルの場合は、受信通知や納期などを定型文のメールで顧客へ返信し、その後スタッフが個別対応をおこなうといった使いかたをしているそうです。
また、「請求書」というタイトルの場合は、送信してきた顧客ごとに対応したフォルダを準備し、そちらに添付ファイルを自動保存するという使いかたをしています。
RPAを使ったリマインドメールの送信
同社の管理・経理部門では、RPAを活用して毎月の勤怠の締めや経費精算の締め日の前日に、全社員に対してリマインドメールが自動で届くように設定されています。
リマインドメールはロボットが送信するため、人が送るときのように相手に遠慮する必要もなく、また「うっかり、リマインドメールを出し忘れた」といった事態も発生しません。効率化が難しい管理部門の生産性をこういった小さな工夫の積み重ねで20％程度高めることに成功しています。
毎回、確実に同じ作業を実施できるRPAの特性を活かしつつ、人の弱点も補完できる便利な活用方法といえるでしょう。
メール業務の煩わしさから解放されよう
チャットツールなどメールに変わるコミュニケーションの手段が台頭してきてはいますが、ビジネスでメールが使われなくなることは、まだ当面はないでしょう。よって、今後も多くの時間をメール業務に使っていくことになるため、自動化できる業務は積極的に対応していくべきです。
少子高齢化の影響で労働人口が減少傾向にあるため、企業における生産性の向上は待ったなしの状態となっています。そのため、ITツールを活用して自動化できる業務は積極的に効率化をおこない、空いたリソースを人が本来やるべきコア業務に割いていくことが今後はますます求められるでしょう。
また、その際にはプログラムの知識が必要なVBAよりも、RPAを活用したほうが現場のスタッフ中心に業務の自動化がおこなえるためおすすめです。
本記事でもご紹介しましたRPA「ロボパットDX」は現場のスタッフが自分で作業を自動化することに特化して開発されたRPAです。
本記事を読んで興味が湧いた方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。まずは情報収集をしたいという方に最適なRPAに関する無料のセミナーも実施しています。
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