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RPA 2020.09.15

働き方改革で注目が集まるRPAとは?導入を成功に導くポイントを紹介

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政府が推進する「働き方改革」をきっかけに、事業の生産性を向上させるためDXなどの取り組みに乗り出した企業が近年増加傾向にある状況です。そして、2020年には新型コロナウイルスの影響でテレワークが浸透したこともあり、さらに多くの企業が働き方改革に取り組むようになりました。
そんな中、さまざまな業務をオートメーション化できるRPAに注目が集まっています。
しかし、「RPAって何?」「RPAは扱いが難しそう」などと、あまり理解を深められておらず導入を不安視している企業が多いのも事実でしょう。
そこで今回は、働き方改革を成功に導くRPA導入のポイントを説明します。

【目次】

「働き方改革」とは

厚生労働省によると、「働き方改革」とは「働く方々が、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で『選択』できるようにするための改革」と定義付けています。働き方改革がどのようなものなのか理解するために、まず働き方改革が推進されるようになった背景と、具体的にどのような施策が必要なのか確認しておきましょう。

働き方改革が必要な背景

日本で働き方改革が必要になった理由は、「少子高齢化の影響による労働人口の減少」という背景があるからです。ご存知の通り、現在日本の労働人口は著しく減少する傾向にあります。

厚生労働省が行った労働人口の推移予測によると、2000年には6,766万人だった労働人口が、2030年には6,180万人まで減少する見立てです。こうした状況の中、日本経済を維持するためには、当然ながら労働人口一人あたりの生産性を向上する必要があります。

また、2019年4月に政府が出した「働き方改革関連法案」によって、企業側には以下のような労働時間の短縮化が求められている状況です。

・時間外労働の上限規制を破ると刑事罰

(時間外労働の上限:原則として45時間/月、360時間/年。特別な事情がある場合も720時間/年、100時間未満/単月(休日労働込み)、平均80時間/複数月(休日労働込み)を限度とする)

・年間5日以上有給取得を義務化

・24時間ごとに最低連続11時間の休息を義務化

この点からも、日本企業は、従業員一人あたりの労働生産性を上げる必要性を余儀なくされているのです。

データ参照元:
厚生労働省 労働力人口の推移

具体的に必要な対策内容とは

働き方改革で労働生産性を上げるために必要な対策は、大きく以下の2点です。

・適正な労働時間の見直し

・雇用形態に依存しない公正な待遇確保

まず、長時間労働の禁止やリモートワークの実施、有給を取得しやすくすることで、従業員それぞれにマッチしたワークライフバランスを実現する必要があります。

次に、同一企業内での正社員と、派遣やパートタイマーといった非正規社員の不合理な待遇格差をなくしていくことも必要です。

適正な労働時間の見直しと、雇用形態に依存しない公正な待遇確保が可能になる対策を行うことで、従業員の雇用形態や住む場所に関わらず、多様なキャリア構築の実現が可能になります。

RPAは働き方改革の対策となりうるか

労働人口が減少するにも関わらず、労働時間を抑制しなくてはいけないという厳しい状況の中、多くの企業が労働生産性を上げる手段としてRPAに注目しています。

RPAを導入することで、これまで人が行っていた作業を自動化して、本来注力するべき仕事に多くのリソースを割けるようになったことで、高い生産性を実現した企業が増えているのです。

RPAとは

「RPA」は「Robotic Process Automation」の略語で、直訳すると「ロボットによるプロセスの自動化」という意味です。ちなみに「プロセス」は、IT用語で「プログラムの実行単位」という意味を持ちます。

RPA導入のメリットは主に、パソコンで行うバックオフィス業務やホワイトカラー業務を自動化できることです。

RPAが実現できること

RPAを導入することで、パソコンで行う定型作業の自動化が可能になります。たとえば、

・Excelへの入力・集計作業

・データのダウンロード・アップロード

・各種ソフトからのデータ出力

・メール送信

といった定型作業を、すべてロボットに任せることが可能です。またRPAは複数のソフトやアプリケーションにまたがる作業の自動化もできますので、

・社内システムの情報をダウンロード
 ▼
・Excelにコピペ
 ▼
・担当者にメールで送る

といった一連の作業を自動化することもできます。

RPAは24時間365日稼働できるため、人が働かない深夜でも連続して働くことが可能です。そのため、1日あたりの生産性を大幅に上げることができます。

また、RPAはパソコン用のソフトとして提供される形態が一般的なので、大掛かりなシステムの導入は必要なく比較的安価かつ短期間で導入できる点もメリットです。

さらに、RPAは部署単位で小さく導入・運用することができるため、一部の作業のみRPAで自動化して他はこれまで通り人が作業するという方法であれば、現場を混乱させないスムーズな導入も実現できます。

つまり、企業はRPAを導入することで労働生産性が上がるだけでなく、適正な労働時間の見直しも行えるようになるため、働き方改革の実現に近づくことができるというわけです。

リモートワーク環境下でもRPAが活躍

RPAはリモートワークを推進する企業にとっても、非常に有効な手段です。

一般的にリモートワークを実施しようとするときに課題となるのが、以下3つのポイントになります。

1:オフィスでしか行えない業務がある
2:決まった時間にしか行えない業務がある
3:既存の業務フローを変えられない慣習、人的要因

1と2に関しては、VPNを利用すればリモートワークでも実施可能ですが、従業員のネット環境によっては作業に支障が出る危険性があるでしょう。しかし、RPAのスケジュール機能を使えば、リモートワークでも作業を自動化することができますので、より安全に実施できます。

次に3に関しては、主にペーパーワークを行う企業に多く、リモートワークで紙を使わない業務にシフトしようとする場合などに見られる問題です。紙からデジタル文書に変わる場合には、業務フローそのものを変更する必要があるため、現場で働く従業員への説明や説得が困難になることが予想されます。そのため、現場の従業員の納得を得られず、リモートワークの導入が進まない企業があるのも事実です。

この点、RPAを使って作業を自動化できれば、業務の生産性が上るため現場の従業員も業務フローの変更にも応じやすくなり、リモートワーク導入のハードルを下げることができます。

さらに、RPAはオフィスから持ち出せないパソコンをリモート操作することもできますので、セキュアな環境が担保されます。したがって、オフィスでしかできない仕事をまとめてRPAで自動化することで、現場の従業員の出社日を減らすことができるのです。

働き方改革としてのRPA導入を成功させるポイント

ここまでRPAのメリットを説明してきましたが、注意しておくべき点も存在します。働き方改革を成功させるためにも、以下のポイントに気をつけながらRPAを導入しましょう。

RPAの適性を理解する

RPAさえ導入すれば「労働生産性を上げて働き方改革を実現できる!」と思われる企業は意外に多いのですが、実はそれほど簡単にはいきません。なぜなら、RPAは何でもできる魔法のツールではないからです。つまり、単純にRPAを導入するだけで工数削減や業務改善が行えるわけではなく、RPAの適正を理解したうえで正しく利用する必要があります。

●RPAで効率化できるのは単純な定型作業のみ

まずRPAは、どんな作業でも自動化して効率化できるわけではありません。RPAはこれまで人が手で行っていた情報入力や検証といった定型業務を自動化することはできますが、それらはあくまでも単純作業の範囲に留まります。

そのため、RPAはイレギュラーな事象に臨機応変に対応する必要がある業務の自動化には向きません。

●大規模なシステム導入が難しい作業はRPA向き

量が膨大で、かつ停止した場合に大きな問題に発展する可能性が高い業務は、RPAではなく、必要な投資を行い適正なシステムを導入するのがおすすめです。RPAは複数のソフトを連携させて作業を行うケースが多く、個々のソフトのアップデートなどによっては誤作動や作業がストップするリスクがあります。

そのため、RPAの導入は、これまで投資を行ってまで大規模なシステムを導入する必要はないと判断してきた比較的小粒な業務や作業の業務改善のために検討するべきでしょう。

これまでまったく業務効率化が行われず人の手がかかっていた業務であれば、RPAで自動化することで生産性を大きく向上することができます。

●文句を言わずに24時間365日働けるRPA

RPAはたとえ24時間365日定型作業を行っても、不満を漏らすことなく作業を着実にこなしてくれます。しかし、同じことを人がこなすのは、体力的にも法律的にも不可能です。人が定型作業をこなせるのは長くても8時間程度だと思いますが、RPAなら24時間働けるため単純計算で3倍の業務効率化につながります。

さらに、RPAは人が嫌がるような面倒な仕事でも指示通りに淡々とこなしてくれる点がメリットです。

こうしたRPAの特性を理解したうえで、人が行うべき作業とRPAで自動化する作業を選別することが生産性を上げるポイントになります。

そもそも無駄な業務がないか見直すきっかけにする

RPAを導入する場合には、RPAで自動化できる作業を選別するため、現在行っている業務の棚卸しを行う必要があります。このときよくあるのが、導入前に現状の業務フローを見直すことで無駄な業務が削減できるケースです。もちろん、RPAで作業を自動化すれば業務を効率化できるのですが、そもそも無駄な作業があった場合はそれをなくしたり改善したりすることで、さらに生産性を上げられます。

たとえば、これまでバックオフィス業務などで紙の台帳への記入を行っている企業が電子文書の利用にシフトし、すべての作業をRPAで自動化できれば大きな業務効率化につながることでしょう。また、慣例的に行っている作業で、そもそもなくても業務が成立するような作業があった場合には、その作業自体をなくしてしまうべきなのです。

導入・運用のサポート体制は要チェック

RPAを導入する際、従業員へのサポートが不十分な場合は、導入しても使いこなせないケースや逆に負担が大きくなるといったデメリットが発生する可能性があります。そのため、RPAを導入する場合にはいきなり全社を対象にするのではなく、部門を絞ったテスト導入からスタートするべきでしょう。

まずは定型作業が多い部署を選別してRPAの使い方に慣れ、一定の効果が出るようになった後、徐々に社内の別部署へ展開していくのがおすすめです。

また、導入時には担当する部署のメンバーに対して事前説明や講習会、RPA導入目的などを説明する場を設けることで、メリットを理解してもらいながら説得にあたる必要があるでしょう。

次にRPAで自動化した業務を元々担当していた従業員が、空いた時間に新しくどのような仕事をするべきか、あらかじめ明確化しておくことも重要です。もちろん、人にしかできない臨機応変な判断が必要になる業務やクリエイティブな業務に集中できるようになるのが理想的ですが、くれぐれも「やることがなくなった……」といったことにはならないように注意しましょう。

最後に、無事RPAの導入に成功してもそれで終わりではありません。実際にRPAを運用する担当者が継続的に業務改善を行い、そのノウハウを社内に広げていくことではじめて全社的な業務改善が実現します。つまり、RPAを推進する企業は、導入後の運用、保守も念頭において進める必要があるのです。

RPAの導入自体が目的にならないように注意しよう

RPAを導入する企業に多いのが「RPAで自動化するべき業務が洗い出せていないのに、とりあえず導入してみた」、「業務改善の対象がそもそもRPAで自動化できないものばかりだった」というケースです。目的がないまま、とりあえずRPAを導入した企業は「なんとかしてRPAを利用できる作業を見つけよう」という動きになりがちで、そもそも効率化する必要がない業務を無理やりRPAで自動化するようなケースも散見します。

最悪の場合、大した効果が上がらないのに、業務フローが変わって現場が混乱しただけという残念な結果になることもしばしばです。

今回紹介したように、RPAで働き方改革を行うためには、RPAの特性を十分に理解し、目的を明確化しておく必要があります。くれぐれもRPAの導入自体が目的にならないように注意しましょう。

なお、RPAを無料でトライアルできるセミナーもありますので、興味がある方はこちらもぜひチェックしてみてください。

RPA検討初期にこそ聞いてほしい オフィス業務 生産性向上セミナー

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