RPAは人材不足解消に最適な手段
RPA（Robotic Process Automation）とは、ロボットによる業務自動化の取り組みのことです。RPAは、人がパソコン上で日常的に行っている作業を人が操作するのと同じように実行できることから「デジタルレイバー（仮想知的労働者）」とも呼ばれています。すなわち、パソコンやサーバ上にあるソフトウェア型ロボットが人の行う作業を代行・自動化してくれるのです。
RPAによって業務を一部自動化できれば、その分人的リソースをほかの業務に充てることができるようになるでしょう。
また、ロボットであれば、変化に強く、指示が正しければ同じ間違いを繰り返すこともなく、24時間働き続けることもできます。
これらのことから、人材不足解消対策として最適な手段といえるのです。
RPAで人手要らずになる業務例
ロボットによって業務を自動化できるRPAですが、その業務に向き不向きもあります。例えば、RPAに向いている業務は以下のと通りです。
・決められた手順で繰り返し行う単純作業（データ入力や自動メールの配信など）
・複数アプリケーション間での同時処理（定型文書のデータの登録・転記など）
・データ収集、集計、加工（抽出したデータの加工、定型レポートの自動作成など）
・問い合わせ対応（チャットBOTによるカスタマーサポート）
一方、RPAに不向きな業務も存在します。例えば、以下のような業務です。
・急な仕様変更が生じる業務（業務の変更自体は可能なものの、RPAにルールを組み込み直す必要が生じる）
・紙媒体のデータ認識（OCR:光学的文字認識とRPAを組み合わせれば実施可能）
・手書き文字・画像の認識（形が似ている漢字の読み取りも不得意）
・Windows以外のパソコンでの処理（MacやUNIXに対応しているのは少数）
RPAの向き不向きの特徴を踏まえたうえで、ここでは、RPAを活用できる業務例を4点ご紹介します。
各案件の情報入力
ある大手リース会社は、生産性改善と残業時間削減を目的としてRPAを案件管理に活用しました。
この会社の融資部門の案件管理は、入力情報が複数段階に分かれており、入力項目が多く、入力時期が集中しているのが特徴です。社員の負担も大きく、人の手で作業することによって入力ミスのリスクもありました。
そこで、RPAを活用したことによって、案件管理システムへの情報入力の自動化が可能になりました。RPAが入力業務を8割担い、残りの2割を担当者に割り当てたのです。社員の負担が減ったことはもちろん、入力時間に割いていた時間を案件獲得のための活動に充てることができるようになりました。
書類の転記作業
書類の転記作業は、RPAの得意な業務です。RPAによる転記作業の自動化は、リース会社や不動産会社、食品メーカー、システムインテグレーターなど、規模・業種を問わず採用されています。各企業のRPAを活用した事例を、以下で簡単にご紹介します。
・リース会社：契約書からエクセルのサマリーシートへ案件ごとに情報を転記する作業
・不動産会社：経理精算や取引先への支払い依頼をする申請システムの申請内容の確認作業とデータの受け渡し業務、メールの申請内容をエクセルへ転記する作業
・食品メーカー：約100社の卸会社からエクセルで送付される販売報告情報のエクセルへの転記作業
・システムインテグレーター：エクセル表を基に、案件情報や契約情報、アサイメント情報などをシステムごとに転記する作業
入金・請求業務
RPAは、必要に応じて督促を行わなければならない「入金管理業務」には不向きです。しかし、特定の目的に合わせて設計された「特化型AI」をRPAと組み合わせれば解決できます。RPAと特化型AIを組み合わせることによって、振込人名義や金額のズレなどを加味したうえで、非常に高い照合率を発揮するからです。
実際に、大手フィナンシャルグループや大手証券会社は、特化型AI、OCR、RPAを組み合わせたシステムを導入しています。RPAが不得意とする手書きの帳票や非定型型帳簿を読み込み、文字情報をデータ化し、銀行の口座データと照合して正否確認も可能です。その結果として、手作業による事務処理を8割削減することに成功しています。
アンケート集計
市場調査や商品企画にも、RPAは活用されています。例えば、モニターが回答したアンケート集計業務があげられます。RPAは手書き文字の認識が不向きであるため、OCRと組み合わせて活用すると効果的です。OCRと組み合わせれば、アンケート用紙のデータをExcelのフォーマットにまとめることができ、読み取ったアンケート用紙のデータを所定のフォルダに自動的に保存することもできます。
さらに、RPAは口コミ収集の自動化にも活用されています。RPAによる口コミ収集では、まずロボットが口コミサイトやネットショップのレビュー、SNSなどに書き込まれた自社商品の口コミを検索します。そして、収集した口コミをExcelのフォーマットにまとめて所定のファルダに自動保存する、という流れです。手作業で行うと多くの時間を要しますが、RPAを活用することでその業務時間を削減することができます。
導入時に求められる「RPA人材」とは
「RPA人材」とは、RPAに関する正しい知識を持ち運用できる人材のことです。せっかくRPAを導入しても適したRPA人材が配置されていなければ、効率的に活用することはできません。RPAは人材不足解消の役割を果たすはずなのに、さらに人材が必要ということは矛盾してしまいます。
RPA人材がいるからこそ、RPAを効率的かつ継続的に正しく活用できるのです。
ここでは、RPA人材の需要やその役割について解説します。
RPA人材の需要急増中
人材会社ビズリーチは、2018年11月20日、RPAに高い専門性を持つ人材の需要が転職市場で急拡大し、高待遇で迎える企業が増加しているとの調査結果を発表しました。これは、深刻な人材不足によって、RPAを活用した業務効率化のニーズ高まったことによるものです。同社が運営する求人検索エンジン「スタンバイ」に登録されている案件・集計を分析したところ、2018年10月の時点で「RPA」に関する求人は前年同月比6.4倍の1,961件にものぼりました。最高提示年収は破格の3,000万円です。
RPA人材は、「RPAエンジニア」「RPAコンサルタント」「RPA BPO（Business Process Outsourcing）」の3種類に大きく分けられます。RPAの設計・構築・運用などを担当する「RPAエンジニア」の求人件数は556件、RPAを駆使した業務改善などを行う「RPAコンサルタント」の求人件数は698件、「RPA BPO」の求人件数は192件でした（2018年10月時点・求人検索エンジン「スタンバイ」掲載求人より）。
株式会社富士キメラ総研によると、RPAツールの国内市場規模は2022年度には315億円になると予測されています。この予測からも、RPAに関するスキルや経験を持つ材、すなわち「RPA人材」へのニーズが高まっていることが分かります。
株式会社ビズリーチ｜人手不足の深刻化に伴い「RPA」求人数が前年比 6.4 倍に
デジタルマーケティング、コラボレーション、ミドルウェアの伸びが大きいソフトウェア（パッケージ／SaaS）の国内市場を調査
RPA人材の役割
RPA人材の役割は、RPAを「構築」「導入」「メンテナンス」することです。すなわち、業務効率化できるRPAを構築し、適切に導入、継続的に運用できるようにする手助けをします。
RPAは、導入後も常にメンテナンスを行っていく必要があります。「構築」「導入」「メンテナンス」すべての役割を1人が担うのではなく、各分野に適したRPA人材が担当します。一言にRPAエンジニアといっても、難易度の高いRPAのプログラムを組むエンジニアや簡単なRPAを組む現場担当者など、担う役割が異なるからです。
難易度の高いPPAは、大企業が導入しているサーバーサイドで動くRPAがあげられます。これは、大規模プロジェクト向けのシステムを構築する仕事です。この場合、ネットワークの知識など専門的なプログラミングの知識を求められます。RPA業界に限らず、IT系では複数の言語プログラミング言語を身につけていると、より活動範囲が広がり、収入も高額になります。
一方、簡単なRPAを組む仕事は、RPAツールを活用する仕事です。RPAは常にメンテナンスしなければならないとはいえ、その都度ハイスキルのエンジニアに依頼するのは高額になるため、日々の運用やメンテナンスが簡易で現場担当者が自作できるRPAを導入する企業も増えています。
また、RPAを導入しただけで業務が軽減されるわけではないため、業務改革を一緒に進めるRPAコンサルタントの役割も重要です。RPAコンサルタントは、コンサルティング先の業務でRPA化できそうなものを提案したり、RPAの作り方をバックオフィス部門へ指導したりします。そして、RPAの普及に伴い、エンジニアやコンサルタントだけでなく、RPAを指導する仕事も増加しています。
今後、RPA人材の役割はより多様化していくのではないでしょうか。
RPAをスムーズに導入するには？
RPAをスムーズに導入するためには、自社でどの業務を自動化すると効果的か、作業時間、作業人数、業務の重要度などに優先度をつけて整理する必要があります。すべての業務を一度に自動化するのを目指すのではなく、段階を踏んで進めましょう。自動化するにも、まずはRPAに業務の手順となるルールを組み込まなければならないためです。業務ひとつでも、ロボットに組み込むためにルールを明確化するとなると、時間や労力が必要となります。
この注意点を踏まえたうえで、ここではRPAをスムーズに導入するための戦力となってくれる人材やツールについてご紹介します。
RPA人材の採用
長期的にRPAの活用を検討している場合、自社内の複数人がRPAを使用できる組織づくりをしておくと良いでしょう。担当者の不在、退職など、何気ないことから人材不足や属人化を感じることになります。
そのため、企業の情シス担当者だけでなく、現場で働く各メンバー自身がシステムを理解し、自由自在に使えるように人材育成していく必要があります。
とはいえ、人材育成するには時間的工数が掛かるだけでなく、RPAをよく理解する教育者を配置する工数も掛かります。総合的な工数面を考えると、人材育成の視点だけでなく、各メンバーが活用しやすいRPAを選ぶことも一つのポイントです。
導入コンサルを利用する
RPA導入コンサルは、企業が抱えている課題点や導入に向けてのシミュレーションやトライアル、実運用までをサポートしてくれます。RPAに関する知識がほとんどない場合でも、イチから指南してもらえるので安心です。RPA導入コンサルを利用するメリットは、次の3点が挙げられます。
・適した業務を効率的にRPA化できる
RPA導入コンサルはRPAに精通しているため、RPA化に適している業務を選定してくれます。業務効率化によって、将来的に残業時間削減やビジネスそのものの成長戦略、付加価値創出が期待できるでしょう。
・現場にRPAを定着化できる
RPAは導入後も継続的に活用することが重要なので、定着化を図るためにRPA導入コンサルからのレクチャーが必要です。
・導入後もサポートを受けられる
新たな業務をRPA化したい、疑問点を解消したい、より業務効率化を図りたいなどの導入後もサポートを受けることができます。
エンジニア不要のツールを利用する
RPAをスムーズに導入するためには、エンジニア不要RPAの利用がおすすめです。
高度なプログラミング知識がなくても、事務担当者が自ら修正することができ、マウス&キー操作を自動的に記録することで、定型作業を自動化し、複数のアプリケーションを操作できる仕組みとなります。このような仕組みは従来にも存在していましたが、RPAはパソコンを使用していないときにも処理することや、OCRなどの最新の技術を簡単に使うことができます。自社に適したRPAを選ぶために、まずはベンダーに相談することでより効率的な導入を期待できるでしょう。
まとめ
RPAは、「PRA人材の採用」「導入コンサルの利用」「RPAツールの活用」によって、スムーズに構築・導入・運用することができます。RPAコンサルタントに自社のどの業務をRPA化すれば業務効率化できるかを提案してもらえば、より効率的にRPAを活用できるでしょう。
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