ITスキルが低い社員でも、自らのチカラでロボットを完成
ロボパット導入企業の社長が「現場が使いこなせるRPAツールを選ぶべき」と話すワケ

管理部門の業務量が多く、担当者に大きな負担がかかっていたので、業務効率化をするために導入しました。 管理部門は毎月、約2,000社のクライアント様に対して、発注書作成や請求処理などをしています。また、社内向けの事務処理も担当していて、規定の就業時間では終わらないほど作業がかさんでいたんです。

「担当者の負担が大きいなら、人を採用すればいいだろう」と思われるかもしれません。ただ、人を採用すると、給料や社会保険料、備品代などを合わせて、地方でも25万円以上はかかります。弊社の場合、年間の人件費が300万円増加するなら、売り上げを年間3,000万円増加させなければカバーできません。

そういった事情もあり、私のなかでは「直接売り上げを生まないバックオフィス部門は、コストを必要最小限に抑えたい」という経営者としての思いがありまして。

人を雇用するのは難しいけれど、社員に無茶をさせるわけにもいかない。このような経緯があり、RPAツールである「ロボパット」を使ってみることにしました。

弊社の商品導入における、助成金の申請書類作成です。作業が細かいうえに量が多くて手間と時間がかかるのですが、基本的にはコピーアンドペーストの単純作業です。そのため、ロボットを作ってこの作業を自動化すれば、私たちの負担が軽くなるだろう、と。

ロボパットを導入するまでは、2人で深夜11時まで連日残業することもありました。しかし今は、たまに遅くなる日はありますが、繁忙期でも夜8時くらいに帰宅できています。
フローは、資料作成までロボットにやってもらい、私たちは最後にチェックするだけです。ロボパットにはかなり助けられていますよ！

実際に管理部門の2人を見ていて、以前よりも確実に労働時間が減っていると感じますね。ロボパットを導入したことにより、業務効率化に成功しています。

代表からRPAツールを導入すると聞いたときは、正直「魅力的だけど、本当に自分たちでできるのだろうか……」と不安で。しかし、FCEさんのサポートを受けながら、1カ月くらいでロボットが完成しました。知識もノウハウもない状態からでも作れたので、自信につながっています。

シナリオ作りの時間を確保するのが難しかったですね。忙しい業務の合間を縫って、ロボットを作っていました。ただ、一度完成したら、あとは煩わしい業務をロボットが完璧にこなしてくれるため、「なんとか時間を確保できてよかった」と思っています。

私は、「この業務をこのスプリクトで作りたい」と頭のなかにあるイメージをロボットに落とし込むのが難しかったです。なので、一つひとつ業務をピックアップしながら、整理していきました。慣れてきたら、「今は時間に余裕があるから、少しでもロボットを作っておこう！」と進めていましたね。

社長から「2020年3月までにロボットを3つ作ること」という宿題が出ているので（笑）、日常の細々とした業務も自動化していきたいと思っています。

今は5分くらいの業務なら、30分ほどあればロボットが作れるかな、と。毎日やる5分くらいの業務を自動化できたら、「忘れても大丈夫」という安心感が心に芽生えるので、そんなロボットをどんどん増やしていきたいですね。