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株式会社システック

ITスキルが低い社員でも、自らのチカラでロボットを完成
ロボパット導入企業の社長が「現場が使いこなせるRPAツールを選ぶべき」と話すワケ

管理システムの企画・開発/管理部
導入ライセンス
フル機能:1ID
実行機能:1ID
従業員数
18人

運送業向けに、デジタコ(車両の走行時間や速度を記録するシステム)・車両管理システム・労務管理システムを提供する、株式会社システック。2020年6月に創業20周年を迎える、鹿児島県に本社を置く企業です。
ロボパットを導入したのは、2019年7月。全社員数18名のうち、たった2名で回している管理部門にてお使いいただいています。

この事例のポイント

  • 現場スタッフが自分で使いこなせるからロボパットを選んだ

    エンジニアがバックオフィス部門のロボットを作るとなると、実務担当者とエンジニアとで意思疎通をしなければなりません。しかし、エンジニアはバックオフィス部門の業務をよく知らないため、0から内容を理解する必要がある。それでは、余計に時間とコストがかかってしまいます。そのため、RPAツールは「現場スタッフが自分で使いこなせること」にこだわり、ロボパットを選びました。

  • フローを見直して業務を改善するきっかけになった

    ロボットを作るなかで、フローを精査して業務改善できたことは、メリットだったと思います。ロボットのシナリオを作るには、頭のなかにある業務のイメージを棚卸しして、フローを見直すことが必要です。その過程で「これは余計な作業かもしれない」「めんどくさい工程を踏んでいる」と業務を改善するきっかけになりました。

  • 「自分の頭で考えて解決する」という意識が芽生え、社員が自立した

    プログラミングの知識がないバックオフィス部門のメンバーが、自分たちでロボット作りを進めるなかで、だんだんと自立したように思います。例えば、わからないポイントを自分で調べたり、サポートデスクに問い合わせたり。「自分の頭で考えて、解決しよう」という意識が芽生え、試行錯誤しながらも積極的に行動しています。

INTERVIEW

※以下、敬称略株式会社システックがロボパットを導入したのは、2019年7月。全社員数18名のうち、たった2名で回している管理部門にてお使いいただいています。
運用を担当するのは、ITスキルが高くない、ExcelとWordが使えるレベルの担当者2名です。自社でエンジニアを抱える同社ですが、システムに詳しくない担当者に任せきりにしたのは、社長の「とある意図」があるのだそう。
株式会社システック代表取締役の坂元士郎さん、管理部マネージャーの大村和美さん、そして管理部の安田幸さんと祝井谷仁美さんにお話を伺いました。

まず、ロボパットを導入することになった経緯を教えてください。

坂元

管理部門の業務量が多く、担当者に大きな負担がかかっていたので、業務効率化をするために導入しました。 管理部門は毎月、約2,000社のクライアント様に対して、発注書作成や請求処理などをしています。また、社内向けの事務処理も担当していて、規定の就業時間では終わらないほど作業がかさんでいたんです。

「担当者の負担が大きいなら、人を採用すればいいだろう」と思われるかもしれません。ただ、人を採用すると、給料や社会保険料、備品代などを合わせて、地方でも25万円以上はかかります。弊社の場合、年間の人件費が300万円増加するなら、売り上げを年間3,000万円増加させなければカバーできません。

そういった事情もあり、私のなかでは「直接売り上げを生まないバックオフィス部門は、コストを必要最小限に抑えたい」という経営者としての思いがありまして。

人を雇用するのは難しいけれど、社員に無茶をさせるわけにもいかない。このような経緯があり、RPAツールである「ロボパット」を使ってみることにしました。

管理部門のどのような業務を自動化されているんですか?

安田

弊社の商品導入における、助成金の申請書類作成です。作業が細かいうえに量が多くて手間と時間がかかるのですが、基本的にはコピーアンドペーストの単純作業です。そのため、ロボットを作ってこの作業を自動化すれば、私たちの負担が軽くなるだろう、と。

祝井谷

ロボパットを導入するまでは、2人で深夜11時まで連日残業することもありました。しかし今は、たまに遅くなる日はありますが、繁忙期でも夜8時くらいに帰宅できています。
フローは、資料作成までロボットにやってもらい、私たちは最後にチェックするだけです。ロボパットにはかなり助けられていますよ!

株式会社システック

残業時間が大幅に削減されたんですね!ご活用いただきありがとうございます。

大村

実際に管理部門の2人を見ていて、以前よりも確実に労働時間が減っていると感じますね。ロボパットを導入したことにより、業務効率化に成功しています。

ロボットの作成はどなたがされているんですか?

株式会社システック

安田

私たち管理部の2名です。私は入社10年目、祝井谷は入社11年目の一般的な事務スタッフでして。ExcelとWordの基本的な操作はできますが、Excelでマクロを組むのはできないというレベルですね。お互いITスキルが高くないので、探り探りロボットを作りました。

祝井谷

代表からRPAツールを導入すると聞いたときは、正直「魅力的だけど、本当に自分たちでできるのだろうか……」と不安で。しかし、FCEプロセス&テクノロジーさんのサポートを受けながら、1カ月くらいでロボットが完成しました。知識もノウハウもない状態からでも作れたので、自信につながっています。

2人だけで完成させられたんですね!実際に作ってみて、苦労した点はありますか?

安田

シナリオ作りの時間を確保するのが難しかったですね。忙しい業務の合間を縫って、ロボットを作っていました。ただ、一度完成したら、あとは煩わしい業務をロボットが完璧にこなしてくれるため、「なんとか時間を確保できてよかった」と思っています。

祝井谷

私は、「この業務をこのスプリクトで作りたい」と頭のなかにあるイメージをロボットに落とし込むのが難しかったです。なので、一つひとつ業務をピックアップしながら、整理していきました。慣れてきたら、「今は時間に余裕があるから、少しでもロボットを作っておこう!」と進めていましたね。

御社にはエンジニアの方もいらっしゃるなかで、管理部門の2人がロボット作りを進めたのには理由があるのでしょうか?

坂元

実務担当者とエンジニアとの意思疎通が難しいので、エンジニアがロボットを作ると、余計にコストがかかってしまうからです。
実務担当者は自動化する業務のことをよくわかっていますが、エンジニアはわからないので、0から業務内容を理解しなければなりません。場合によっては、エンジニアがその職種の専門用語を一から勉強することもあるでしょう。

最大限お互いに擦り合わせたとしても、エンジニアが業務を100%理解しきるのは難しい。そのため、ロボットを作っても「思っていたのとは違う」といった事態に陥ってしまう可能性があります。この事態が起こると、誰も幸せになりません。求めるロボットが完成しなくて業務を自動化できず、エンジニアの時間が削られてしまうだけ。

だからこそ、RPAツールは「現場スタッフが自分で使いこなせること」にこだわり、ロボパットを選びました。実際にロボットを作る過程において、私もエンジニアも、管理部門の2人に一切口出ししていません。それなのに、ITスキルが高いわけではない2人が、今ではしっかりと使いこなしてくれています。

株式会社システック

実務担当者が自分でロボットを作れたほうが、最終的にコストカットができる、と。

坂元

そうです。あとは、実務担当者自身で使いこなすことの副産物(メリット)も2つ感じていますね。
1つ目は、フローを精査して業務改善ができることです。

業務フローについてちゃんと把握していないと、ロボットのシナリオ作りはできません。そのため、シナリオを作る過程は「これは余計な作業かもしれない」「めんどくさい工程を踏んでいるな」とフローを見直し、業務改善をする機会になります。

この思考を続けていると、普段の業務でもフローを組み立てて考えるクセがつく。その結果、新しい業務のフローを作るとき、自分たちで効率的なフローを組み立てられるようになるんです。

大村

2つ目の副産物は、社員が自立したことです。わからないポイントは自分で調べたり、ロボパットのサポートデスクに聞いたりして、自己解決する行動が見れました。「自分の頭で考えて、解決しよう」という意識が芽生えるのは、重要なことだと思っています。

実際に安田と祝井谷も、ロボパットを使い始めてから今まで以上に積極性が出て、パソコンにも詳しくなりましたね。 RPAの仕組みを理解して設定できる、貴重な人材です。身近で試行錯誤しているのを見ていたので、成長をしみじみと感じています。

株式会社システック

今後、「こういうロボットを作りたい」という構想はありますか?

坂元

社長から「2020年3月までにロボットを3つ作ること」という宿題が出ているので(笑)、日常の細々とした業務も自動化していきたいと思っています。

安田

今は5分くらいの業務なら、30分ほどあればロボットが作れるかな、と。毎日やる5分くらいの業務を自動化できたら、「忘れても大丈夫」という安心感が心に芽生えるので、そんなロボットをどんどん増やしていきたいですね。

もう2人はバッチリ使いこなされていて、頼もしい存在ですね!これからも、御社の業務効率化をサポートできたらうれしいです。最後に、ロボパット導入における坂元社長の思いを聞かせてください。

株式会社システック

坂元

私には「残業せずに能力を上げて、基本給を上げなさい」というポリシーがあります。残業をしてその分残業代が入っても、それは給料が上がったのではなく、自分の時間を売りさばいているだけ。それよりも、社員自身の能力を上げて、基本給を上げたほうが、社員のためにも会社のためにもなると思っています。

その点で見ると、ロボパットを導入したことで、社員の評価がしやすくなりましたね。実際、RPAツールでの業務効率化を評価の基準に入れていまして。「どのくらいの業務を効率化できた」「これまで◎時間かかっていた業務が、半分の時間に減った」など、成果が見える化されるようになったんです。そのため、社員は頑張りがいがあり、それによって早く帰れるようになり、能力は上がり、最終的には基本給も上がります。

特に管理部門は売り上げを直接生み出さない分、評価基準が少なかったので、正しく評価するための軸が増えて助かっていますよ。経営者としても、新しく人を雇うよりも、既存社員が業務効率化をして、その社員の給料を上げるほうがいいですから。自分が抱えている業務を無くし、自分がやるべきクリエイティブな業務だけに注力する。そんな社員の給料はどんどん上げるつもりです。

今は管理部門だけに導入していますが、ゆくゆくは全部署にも使ってもらいたいと考えています。ロボパットを活用し、社員がさらに活躍してくれることを期待したいですね。

導入担当者からのコメント

近藤 恭子 パートナー支援部・チーフコンサルタント

先日、久々にシステック様にうかがってきました。そしたら、驚くほどに事務スタッフの方のITスキルが上がっていたんです! 導入当初は、「なんだか難しそう……」という雰囲気だったのに、今はロボパットの効率的なシナリオの組み方を説明したら「なるほど、こうしたらループを組みやすい」と。すぐに理解されている様子を見て、スタッフの教育という目線でも大成功されていて。担当としてすごくうれしく感じました!

この記事を書いたコンサルタント

近藤 恭子

パートナー支援部・チーフコンサルタント

ICTインフラの総合サービス企業で7年の営業職経験後、出産育児を機に、一旦事務職へキャリアチェンジ。組織風土や人材育成の研修担当として、顧客満足度向上に取り組んだ。現在は、これまでの経験と視点を生かし、九州地区を中心とした企業の業務改善支援・生産性向上のアドバイスを行う。活動モットーは「目標は顧客満足度100%」。福岡在住、2児の母でもある。

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