模範解答のない「本質的」な業務に注力する税理士事務所になるために
１拠点だけで１カ月80時間、10万円の人件費を削減

弊法人には部門がなく、一人ひとりがコンサルタントとして複数のお客様を担当しています。弊法人と同じ50名ほどの規模の税理士事務所なら、「記帳をする部門」「決算書を作る部門」などと分業するのがスタンダードで効率的です。

では、なぜ私たちは分業せず、非効率なのにわざわざ個人がすべての業務を担当するのか。その理由は、個人の技術や知識レベルが上がるし、業務担当が変わることによる組織内の共有ミスを防げるから。一人のコンサルタントが一つの企業を一気通貫して担当することで、記帳や決算、給与のことなど、お客様から何を聞かれてもその場で答えられるようにしているのです。

こうした弊法人の特色から、ロボパットをさまざまな業務に活用しています。主にロボットを作っているのは、今、集まっている美濃山・齋藤・米山、そして私の４名です。チームを組んで協力し合いながら、日々業務の自動化に励んでいます。

あとは、横浜に「横浜計算センター」という拠点があり、そこではパートタイムで働かれている方に事務作業を請け負ってもらっています。単純な自動化のロボットは、横浜で作成していますよ。

２０１８年11月から本格的に始動し、現在完成しているのは、14個ほどのロボットです。単純作業のロボットもあれば、大きな業務をいくつかの工程に分けて作ったロボットもあります。

例えば、齋藤が立てた「市販の税務ソフトと同じ働きをするロボットを作る」という計画がありまして。一般的に、年末調整のデータは、市販の税務ソフトで処理するものです。しかし、齋藤はそのソフトに代わるロボットをロボパットで作ろうと言い出したんです。

普通はソフトで処理するだけあって、さすがに工程が複雑だったので、いくつかの工程に分けながら、その都度ロボットを作りました。２０１９年の夏前から着手し、完成したのは２０１９年の冬でしたね。去年は、完成したのが期限ギリギリで、テストだけで終わってしまったため、今年から本格始動させてバリバリと働いてもらう予定です。

一番活躍しているのは、米山が作った電子申告の報告ロボットです。電子申告の業務は、各企業の担当者が電子申告書類を作成し、そのデータを取り込んで署名して税務署に送り、送ったデータをＰＤＦ化して保存し・・・と手間がかかっていました。その作業が自動化されたので、このロボットは社員からも大きな人気を集めています。

電子申告の報告ロボットは、担当者が作った電子申告書類に署名して、税務署に送信し、税務署から完了メッセージが届いたら、届いたデータを保存して担当者に報告するところまで自動化しています。そのため担当者は、書類を作ってポンと格納しておき、あとはロボットから報告が来るのを待つだけ。

もともとこの業務は、データを取り込んでから税務署に送信するまで１社30分ほどの時間がかかっていました。署名に必要なカードが一枚しかないので順番待ちができたり、データを取り込むのに時間がかかって何もできなかったり。手を動かす時間よりも、待つ時間のほうが長かったですね。

しかし今は、ロボットが税務署への提出を代行してくれるうえ、完了の報告を待つあいだに別の作業ができるので、社員は効率的に業務を進められています。

そうですね。顧客情報を「ＭｙＫｏｍｏｎ」で管理しているのですが、情報の新規登録や変更があった場合、一つひとつの情報をプルダウン形式で選んで登録しなければなりません。データの流し込みに対応していないシステムなので、顧客ごとに名前を入れて、決算期を登録して、担当者を選んで・・・とＥｘｃｅｌのデータを見ながら、手動で登録する必要があったんです。

そこで、ロボパットを活用して、データの登録・変更を自動化することにしました。今は、ロボットがＥｘｃｅｌのデータを自動で「ＭｙＫｏｍｏｎ」に入れてくれるので、業務の負担が削減されています。

人力で作業すると、「登録する情報を間違ってはいけない」というプレッシャーがかかり、何度も確認を繰り返すので、時間と手間がかかってしまうんですよね。そのうえ、ストレスにもなりますし。しかし、ロボットなら設定さえ間違えなければ、ミスなく正確に業務を進めてくれます。だから、人的ミスをゼロにできるうえ、社員のストレス軽減にもつながっているのではないでしょうか。

ロボパットは、ほかにもさまざまな場面で活躍してくれていますよ。代表が全体を管理する目的で作ったロボットもあります

進捗管理の報告ロボットです。
弊法人では、全社員の業務進捗状況をグラフにまとめ、見える化していまして。ロボットは、そのグラフをキャプチャして、毎朝全員にメールで知らせてくれています。
コンサルタント一人ひとりの進捗状況が一覧になっているので、「この人、あまり業務の進みが良くないな」とひと目でチェックできます。結果的に、部下のマネジメントもしやすくなりますし、各コンサルタントが業務の全体像を把握しやすくなりました。

メリット、ですか。ロボパットがある毎日が当たり前になっていて、考えてもいなかったなあ。

そうですねえ・・・。横浜計算センターに関して言うと、作業の移行ができました。単純な事務作業を担当してもらっていましたが、ロボパットで自動化を進めたことにより、１カ月10万円ほどの人件費に相当する分をカットできています。時間にすると、１カ月80時間ほど削減できていますね。その分、もっと重要な業務にシフトしてもらっています。

改めてロボパットのメリットを考えてみると、苦手な作業や複雑な作業を代行してくれて、業務のクオリティの差を作らないことだと思いました。税理士法人には、細かくて工程の多い業務がたくさんあり、すべてを覚えておくのが大変でして。

例えば、電子申告をしようにも、何をやれば良いのかわからず「こうすれば大丈夫かな・・・？」「あ、また間違えた」と手探りで進めていました。その結果、慣れていない人で１時間ほどかかる業務を、私は半日ほどかけてしまうこともありましたね。

しかし、ロボットが自動化してくれることで、コンサルタント一人ひとりが工程を覚えていなくても、安定したクオリティでスピーディに業務を進めてくれるんです。毎日、優秀なロボットたちに支えられています。

現場スタッフでも使いこなせそうだったからです。私はプログラミングの知識がありますが、主体となってロボパットを作るのは、美濃山・齋藤・米山・横浜計算センターのメンバーといった現場スタッフです。

　「プログラミングの専門知識がなくても、ロボットを作れるツールでなければ、組織に浸透しない」と思い、初心者でも使いやすいロボパットに決めました。