RPAとは？
RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字をとった略語のことで、主にパソコンシステム上の定型作業を自動化、代行するソフトウェアロボットです。
仮想知的労働者という意味で「デジタルレイバー」や「デジタルワーカー」などとも呼ばれています。
企業で日々行われる業務には、「紙の発注書の内容を電子データ交換システムに入力する作業」「商品情報が記載されたExcelファイルの内容をシステムの商品登録マスターテーブルにコピーする作業」「営業成績などを集計して、表やグラフを作成する作業」など、ルーティン化されている定型業務が多く存在するでしょう。
RPAは、こうした定期的に発生する、繰り返しの多い定型業務に適しており、さまざまな効果を得ることができます。
RPAを説明する際に、よくAI（人工知能）と比較されますが、AIは自ら学習して人間の代わりにさまざまな処理を実行していくのに対し、RPAは人間が設定した作業のみを実行するのが特徴です。
基本的にRPAツールが得意とする業務は、「ルールが決まっている業務」「定期的に同じことを繰り返す業務」「パソコン上だけで作業を完結できる業務」です。ソフトウェアロボットはこれらの業務のためにパソコンの画面上で行われる手順を記録し、それをそのままそっくり再現して作業をします。
RPAの種類は、大きく分けて3種類です。種類によって得意とする業務が異なるため、事前にRPAの種類についておさえておきましょう。
RPA
簡単な事務や管理業務、や販売管理などの定型的な業務の自動化をするものです。人間のする操作と同じ内容をソフトウェアロボットに記憶させ、それを再現し処理していくことができます。
EPA（Enhanced Process Automation）
アンケートや売上データを収集、分析し、売上予測や顧客管理を自動で行うものです。定型業務ではない作業の一部を自動化できます。
CA（Cognitive Automation）
自然言語学習、ビッグデータ分析、ディープラーニングといった機能を持ち、プロセス分析や改善、業務に関する意思決定まで自動化できるものです。ソフトウェアロボットが自立的に判断し、その結果を出力できます。
CAは高度で複雑な業務の自動化を実現しますが、一般用途であればRPAを使いこなすだけでも十分に業務効率化でき、収益向上に貢献するでしょう。
RPA化のメリット
近年は、RPA化を進める企業が増加しています。次はRPA化を進めるメリットについて、ご説明しましょう。
業務効率を改善できる
RPA化のメリットの1つ目は、業務効率を改善できることです。RPAを導入し、一部の業務を自動化することで、工数を削減できます。
人件費を削減できる
RPA化のメリットの2つ目は、人件費を削減できることです。従来の業務では、人的ミスやトラブルが生じた際に、残業して対応するケースもあるでしょう。しかし、RPAを導入することで、未然にミスを回避し、結果として人件費を削減することができます。他にも、従業員の業務負担を軽減することで、より高度で難しい仕事を従業員に任せられるという側面での人件費削減も期待できるでしょう。
ミスを防げる
RPA化のメリットの3つ目は、ミスを防げることです。人間が作業をしている以上、人的ミスは発生してしまいます。しかし、RPAなら事前に設定した指示に従い、業務を実行するため、人的ミスを未然に防ぐことが可能です。
生産性が向上する
RPA化のメリットの4つ目は、生産性が向上することです。RPAはロボットなので、24時間稼働させることができます。たとえば、勤務時間外であっても、事前に指示を設定しておけば、時間に関係なく対処してくれるので、生産性の向上が期待できるでしょう。
RPA化のデメリット
RPA化には、メリットがある一方で、デメリットも存在します。RPA化を進める前に、デメリットについても把握しておきましょう。
業務が停止する可能性がある
ソフトウェアロボットロボットにトラブルが生じた場合、一部の業務が一時的に停止する可能性があります。復旧に時間がかかることもあり、その際は人が対応しなければなりません。RPA化を進めた後でも、不測の事態に備えて業務フローをまとめておくことが大切です。
情報漏えいのリスクがある
RPAがネットワークにつながっている場合、不正アクセスをされたりロボットソフウェアを乗っ取られたりする可能性があります。情報漏えいを未然に防ぐためにも、アクセス制限を設定したり、IDやパスワードを暗号化したりするなどの対策を行いましょう。
業務がブラックボックス化する可能性がある
RPAは一度指示を設定すれば、自動的に継続して業務を実行してくれます。そのため、RPAの担当者が異動や退職した際に、業務がブラックボックス化する可能性が出てくるでしょう。ブラックボックス化を防ぐには誰が見ても理解できるマニュアルを用意し、情報共有することが大切です。
RPA化を進める前に知っておくべきこと
業務を自動化するRPAの導入を進めていくにあたって、事前に知っておくべき内容がいくつかあります。これらの内容を確認せず、ただ闇雲にRPAを導入してもうまくいきません。
RPA化に適した業務・適さない業務について知る
企業に従来から存在する業務の中には、RPA化に適した業務があれば、適さない業務もあります。RPA化に適した業務は以下のとおりです。
異なるシステムと連係してデータや情報を集め、編集や集計をする業務
特定のキーワードや情報を登録することで、自動的に情報収集できます。また、字間のスペースや、全角・半角などの違いなどがあっても、統一のルール下で情報を自動編集することも可能です。
異なるシステムやデータ間の追加・削除やバージョンの整合性を確実にしたい業務
RPAは、システム間・データ間における、追加・削除やバージョンの整合性を確実にしたい業務に適しています。システムやデータの不整合を未然に防ぎ、トラブルを回避することが可能です。
業務処理の条件が複雑な業務
業務処理の条件が複雑な業務の場合、手作業で入力や変更を行うとミスが頻発することがあります。RPAは事前に設定をすれば、自動的に処理してくれるので、未然にミスを防ぐことが可能です。
業務処理の条件が頻繁に変更される業務
業務処理の条件が頻繁に変更される場合、手作業で入力や変更を行えば伝達ミスや判断ミスによって、間違った処理をしてしまうことがあるでしょう。RPAで自動化することで、業務処理の条件が変更されてもミスなく処理できます。
業務処理の品質管理が厳しい業務
入力業務や編集処理後の品質管理は、手作業でおこなうと見落としが発生しやすいフェーズです。しかし、RPAを導入し自動化することで正確な品質管理を実現できるでしょう。
「手作業時間が絶対的に多い業務」もRPA化に適した業務ではありますが、マクロに代表されるように、以前から存在する業務ソフトでも自動化できる場合があります。もし、この業務だけのためにRPAツールの導入を考えているのであれば、他の業務ソフトでも自動化できないかどうか検討してみましょう。
対象業務を可視化・細分化する
RPA化したい対象業務を可視化・細分化しましょう。業務の可視化・細分化には、BPM（Business Process Management／ビジネス・プロセス・マネジメント）が有効です。業務プロセスを最適化するBPMを行うことで、業務フローを明確にし、その業務の問題点や無駄な点を浮かび上がらせるという業務の可視化が実現します。
また、業務プロセスを最適化していくことで、企業が行なっている業務を細分化し、業務同士の結びつきをはっきりさせることが可能です。
RPAの導入目的を明確にする
RPAの導入目的を明確にしておきましょう。一般的に、ソフトウェアロボットを導入し、RPA化することで、以下のようなメリットが生まれます。
- 作業コストの削減や作業時間の短縮による生産性向上
- 人手不足の解消
- 夜間・休日など、作業時間帯の変更
- 従業員の心理的負担の軽減
- セキュリティリスクの低減
RPA化の対象となる業務は、どの導入目的を主眼とするのかを考えるようにしましょう。
なお、RPA化を適用する範囲は、広ければ広いほど、スケールメリットにより導入効果は上がります。開発したソフトウェアロボットは、他の部門や部署にも流用や転用できることが多いため、特定の部門や部署、職種だけにRPAを導入しても、開発や運用のコストが割高となってしまうでしょう。
RPAは全社導入を目標とすることを前提に、その導入目的を明確にしておくことが大事です。
RPAの開発手法をチェック
RPAの開発手法は大きく分けて、現場開発型とシステム開発型の2種類です。RPA化したい業務内容や会社の規模などによって現場開発型を選んだほうがいいのか、システム開発型を選んだほうがいいのか変わってきます。
現場開発型かシステム開発型かによって必要な人材・スキルも異なりますので、自社に適した開発種を採用しているRPAを導入しましょう。
現場開発型
プログラミングの知識がなくても開発ができる開発手法です。人間がパソコン上で行う動作をコマンドや画像認識などを、利用しながらシナリオ化することで自動化を実現していきます。
現場開発型という呼び名が示しているように、基本的に現場の作業者が自らRPAを使いながら、業務を自動化する方法です。プログラミング技術がなくても、RPAの種類によっては記録した内容に細かくカスタマイズが行えるため、複雑な作業にも対応することができます。
現場開発型とはいえ、さまざまな業務の自動化に活用できるでしょう。
システム開発型
簡単な作業だけでなく、複雑な作業、高度な作業であっても自動化が可能な開発手法です。
開発時は、RPAに用意されているさまざまなコマンドを組み合わせて業務のフロー図を作成。そのフロー図をもとにソフトウェアロボットが動き、自動化を実現します。
ただし、はじめから用意されていないような複雑な操作の場合は、プログラミングを実施し自社で機能追加しなくてはなりません。そのため、RPAツールの種類によっても異なりますが、JavaやC言語などでプログラミング開発を行える技術者がいないと活用は難しいでしょう。
業務のRPA化に必要なステップ
業務をRPA化していくには、ステップを踏んで実行していくことが大事です。「準備フェーズ」「設計フェーズ」「運用フェーズ」の3つのステップに分けて、着実にRPA化を実現していくようにしましょう。
準備フェーズ
「準備フェーズ」では、RPA化する対象業務を選定し、手順を洗い出していきます。
対象業務の選定
対象業務を選定するために、現状の課題把握しRPA化で達成したい目的を設定しましょう。
対象業務の手順を洗い出し
対象業務に関する作業を棚卸しして作業内容を洗い出し、RPA化する際の設計の基礎を作成します。そのうえで、作業の開始から終了までの流れを落とし込んだ業務フローを作成しましょう。
設計フェーズ
「設計フェーズ」では、対象作業のフローをもとに、ソフトウェアロボットのシナリオを設計し、テスト・検証を行うようにします。
対象作業のフローをもとにロボットを設計
対象作業のフロー図をもとに、ソフトウェアロボットのシナリオを設計します。RPAは基本的に、設定したシナリオ通りにしか作業を実行できないため、この段階で業務手順を間違えてしまうと、「自動化がされない」「途中で止まってしまった」というようなトラブルにつながります。これらを避けるために、実際に業務をおこなっている担当者がシナリオ設計に関わるようにしましょう。
テスト・検証
ソフトウェアロボットの動作に問題ないか動作テストを行い検証します。また、例外となる異常処置がないかどうか洗い出して、異常があれば人間が介入して処置を行います。
動作テストは、いきなり実際のデータを使って行うのではなく、まずはデモデータを使ってテストしましょう。その際、デモデータには正しいデータだけでなく、過去実際にあった不正なデータも意図的に混ぜ、どのようなエラーが出るか確認しておくことも大事です。
また、動作テストの際は、耐久テストも行います。正しいデータであっても、長時間稼働させた際に、何らかの問題が発生することもあるため、その確認も欠かせません。最終的に本番のデータを使って動作テストを行い、問題がなければ実際の現場での運用を開始します。
運用フェーズ
「運用フェーズ」では、ソフトウェアロボットの稼働を実際にスタートさせていきます。
定期的なメンテナンスが不可欠
ソフトウェアロボットの稼働をスタートして「運用フェーズ」へと入っていきますが、業務の手順が変わったときや、使われているシステムやツールの仕様変更があったときには、RPAの修正が必要です。
自動化業務を追加するときにも、新たな開発が必要となるほか、エラーや不具合などのトラブルが発生した際のメンテナンスも欠かせません。RPAを効果的に運用するには、メンテナンスを継続的におこなっていくことがポイントです。
効果検証
当初立案した目的に向けてRPA化が実現できているかどうか、定性的な面と定量的な面の両面から効果検証を行います。
定性面
数値では評価しにくい効果を測定するのが、定性効果測定です。
RPA化することで人間の操作による人的ミスを削減できます。ミスが発生すれば、そのミスの調査にコストがかかったり、再処理に手間がかかったりするだけでなく、残業代などの人件費も必要になるでしょう。しかし、RPA化すれば、これらの余計なコストや手間を削減できるほかに、ミスによる損害の発生や売上機会の損失を防ぐことができます。
定量面
RPA化することで、数値として見える効果を測定するのが定量効果測定です。
算定方法は、「1件の処理にかかる時間＋1年で処理できた件数×担当者の時給」で、削減できたコストから、RPAのライセンス料や保守運用などのコストを差し引くことで、費用対効果を測定できます。
RPA化しても気をつけたいこと
RPA化が成功した後も、気をつけるべきポイントが3つあります。ポイントをおさえ、RPAを適切に運用していきましょう。
RPAツールと部門間と連携を取る
RPAツールをうまく活用するには、部門間との連携が重要です。ただ導入して終わりではなく、「きちんと活用できているか」「使い勝手が悪くないか」など、定期的に意見を聞くようにしましょう。
RPAツールに関する勉強会を実施する
現場でRPAをうまく活用できていない場合は、RPAツールに関する勉強会を実施するのが効果的です。マニュアルを渡すだけでなく、勉強会を開くことで、理解度や問題点を適切に把握できるようになります。
RPAツールの効果検証をおこなう
RPAを効果的に運用するには、定期的に効果検証をおこなうことが重要です。導入前と比較し、「どれほど業務効率が上がったか」「ミスが減少したか」など、複数の観点から検証しましょう。効果検証をおこなうことで、新しい課題や改善点が発見しやすくなります。
まとめ
本記事ではRPA化を進める前に知っておくべきことや、RPA化するために必要なステップについてご説明しました。
「うまくRPA化できない」「RPA化のためのステップがわからない」など、RPA化に関するお困り事が発生しているときには、ぜひFCEプロセス＆テクノロジーにご相談ください。
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