03-5908-1415 (受付時間:平⽇ 9:00 - 18:00)

RPAお役立ち資料 RPA推進セミナー
RPA&DXお役立ち情報/導入してからしまった!とならないために
  • Facebook
  • Twitter

RPAを学ぶ 2021.05.07

RPA化を進めて業務を効率化!準備・設計に必要なステップを解説

  • 業務効率
  • RPAメリット・デメリット
  • RPA導入
  • 比較検討
  • RPA
  • 資料請求
  • ロボパットDX

業務を自動化してくれるRPA化を進めることで、企業の業務効率は飛躍的に向上します。ただRPA化は、事前に知っておくべき内容を踏まえて進めていく必要があります。その内容を把握せず闇雲にRPAを導入したとしても、RPA化はうまくいきません。
そこで、本記事ではRPA化を進める前に知っておくべきことや、RPA化するために必要なステップを詳しく解説していきます。

【目次】

 

RPAとは?

RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字をとった略語のことです。ホワイトカラーの定型作業を主とするPC上の単純作業を自動化、代行していくソフトウェアロボットです。

仮想知的労働者という意味で「デジタルレイバー」や「デジタルワーカー」などとも呼ばれています。

企業で日々行われる業務には、「紙の発注書の内容を電子データ交換システムに入力する作業」「商品情報が記載されたExcelファイルの内容をシステムの商品登録マスターテーブルにコピーする作業」「営業成績などを集計して、表やグラフを作成する作業」など、ルール化されている定型業務が多く発生しています。

こうした定期的に発生する、繰り返しの多い定型業務にRPAを利用すると、さまざまな効果を得ることができます。

よくAI(人工知能)と一緒に語られることが多いRPAですが、AIが自ら学習を行なって人間の代わりにさまざまな処理を実行していくのに対し、RPAは人間が設定した作業のみを行います。

基本的にRPAツールが得意とする業務は、ルールが決まっている業務、定期的に同じことを繰り返す業務、パソコン上だけで作業を完結できる業務です。ソフトウェアロボットはこれらの業務のためにパソコンの画面上で行われる手順を記録し、それをそのままそっくり再現して作業を行います。

RPAは大きく分けて3つの種類があり、その種類によりできる業務も異なります。具体的には次のとおりです。

 

RPA

簡単な事務、管理業務や販売管理などの定型的な業務自動化をするものです。人間が行なっている操作と同じ内容をソフトウェアロボットに記憶させ、それを忠実に再現し処理していくことができるようになります。

EPA(Enhanced Process Automation)

アンケートや売上データを収集、分析し、売上予測や顧客管理を自動で行うものです。定型業務ではない作業の一部を自動化できるようになります。

CA(Cognitive Automation)

自然言語学習、ビッグデータ分析、ディープラーニングといった機能を持ち、プロセス分析や改善、業務に関する意思決定まで自動化できるものです。ソフトウェアロボットが自立的に判断し、その結果を出力できるようになります。

 

CAは高度で複雑な業務の自動化を実現しますが、一般用途であればRPAを使いこなすだけでも十分に業務効率化でき、収益向上に貢献します。

 

RPA化を進める前に知っておくべきこと

業務を自動化するRPA化を進めていくにあたって、事前に知っておくべき内容がいくつかあります。これらの内容を確認せず、ただ闇雲にRPAを導入したとしてもうまくいきません。

 

RPA化に適した業務・適さない業務について知る

企業に従来から存在する業務の中には、RPA化に適した業務があれば、適さない業務もあります。RPA化に適した業務は以下のとおりです。

 

・異なるシステムと連係してデータや情報を集め、編集や集計をする業務

・異なるシステムやデータ間の追加・削除やバージョンの整合性を確実にしたい業務

・業務処理の条件が複雑な業務

・業務処理の条件が頻繁に変更される業務

・業務処理の品質管理が厳しい業務

 

「手作業時間が絶対的に多い業務」もRPA化に適した業務ではありますが、マクロに代表されるように、以前から存在する業務ソフトでも自動化できる場合があります。もし、この業務だけのためにRPAツールの導入を考えているのであれば、他の業務ソフトでも自動化できないかどうか検討してみましょう。

対象業務を可視化・細分化する

RPA化したい対象業務を可視化・細分化しましょう。業務の可視化・細分化には、BPM(Business Process Management/ビジネス・プロセス・マネジメント)が有効です。業務プロセスを最適化するBPMを行うことで、業務フローを明確にし、その業務の問題点や無駄な点を浮かび上がらせるという業務の可視化が実現します。

また、業務プロセスを最適化していくことで、企業が行なっている業務を細分化してくれます。業務を細分化することで、それぞれ細分化した業務同士の結びつきをはっきりさせてくれます。

RPAの導入目的を明確にする

RPAの導入目的を明確にしておきましょう。一般的に、ソフトウェアロボットを導入しRPA化していくと以下のようなメリットが生まれます。

 

・作業コストの削減や作業時間の短縮による生産性向上

・人手不足の解消

・夜間・休日など、作業時間帯の変更

・従業員の心理的負担の軽減

・セキュリティリスクの低減

・残業減などによる人件費削減

 

RPA化の対象となる業務はどの導入目的を主眼とするのか考えるようにしましょう。

なお、RPA化を適用する範囲は広ければ広いほど、スケールメリットにより導入効果は上がります。開発したソフトウェアロボットは他の部門や部署にも流用や転用できることが多いため、特定の部門や部署、職種だけにRPAを導入しても、開発や運用のコストが割高となってしまいます。

RPAは全社導入を目標とすることを前提に、その導入目的を明確にしておくことが大事です。

RPAの開発手法をチェック

RPAの開発手法は大きく分けて、現場開発型とシステム開発型があります。RPA化したい業務内容や会社の規模などによって、現場開発型を選んだほうがいいのか、システム開発型を選んだほうがいいのか変わってきます。

現場開発型かシステム開発型かによって必要な人材・スキルも異なりますので、自社に適した開発種を採用しているRPAを導入しましょう。

 

現場開発

プログラミングの知識がなくても開発ができる開発手法です。人間がパソコン上で行う動作をコマンドや画像認識などを利用しながらシナリオ化することで、自動化を実現していきます。

現場開発型という呼び名が示しているように、基本的に現場の作業者が自らRPAを使いながら、業務を自動化する方法です。プログラミング技術がなくとも、RPAの種類によっては記録した内容に細かくカスタマイズが行えるため、複雑な作業にも対応することが可能です。

現場開発型とはいえ、さまざまな業務の自動化に活用できるでしょう。

システム開発型

簡単な作業だけでなく、複雑な作業、高度な作業であっても自動化が可能な開発手法です。

開発時は、RPAに用意されているさまざまなコマンドを組み合わせて業務のフロー図を作成。そのフロー図をもとにソフトウェアロボットが動き、自動化を実現します。

ただし、はじめから用意されていないような複雑な操作の場合は、プログラミングを行い、自社で機能追加しなくてはなりません。そのため、RPAツールの種類によっても異なってきますが、JavaやC言語などでプログラミング開発を行える技術者がいないと活用は難しいでしょう。

 

業務のRPA化に必要なステップ

業務をRPA化していくには、ステップを踏んで実行していくことが大事です。「準備フェーズ」「設計フェーズ」「運用フェーズ」の3つのステップに分けて、着実にRPA化を実現していくようにしましょう。

 

準備フェーズ

「準備フェーズ」では、RPA化する対象業務を選定し、手順を洗い出していきます。

対象業務の選定

対象業務を選定するために、現状の課題把握しRPA化で達成したい目的の設定を行います。

対象業務の手順を洗い出し

対象業務に関する作業を棚卸しして作業内容を洗い出し、RPA化する際の設計の基礎を作成します。そのうえで、作業の開始から終了までの流れを落とし込んだ業務フローを作成します。

 

設計フェーズ

「設計フェーズ」では、対象作業のフローをもとに、ソフトウェアロボットのシナリオを設計し、テスト・検証を行います。

対象作業のフローをもとにロボットを設計

対象作業のフロー図をもとに、ソフトウェアロボットのシナリオを設計します。RPAは基本的に、設定したシナリオ通りにしか作業を行えません。そのため、この段階で業務手順を間違えてしまうと、「自動化がされない」「途中で止まってしまった」というようなトラブルにつながります。これらを避けるために、実際に業務を行なっている担当者がシナリオ設計に関わるようにしましょう。

テスト・検証

ソフトウェアロボットの動作に問題ないか動作テストを行い検証します。また、例外となる異常処置がないかどうか洗い出して、異常があれば、人間が介入して処置を行います。

動作テストはいきなり実際のデータを使って行うのではなく、まずはデモデータを使ってテストを行います。その際、デモデータには正しいデータだけでなく、過去実際にあった不正なデータも意図的に混ぜ、どのようなエラーが出るか確認しておくことも大事です。

また、動作テストの際は、耐久テストも行います。正しいデータであっても、長時間稼働させた際に何らかの問題が発生することもあります。その確認も忘れずに行います。最終的に本番のデータを使って動作テストを行い、問題がなければ実際の現場での運用を開始します。

 

運用フェーズ

「運用フェーズ」では、ソフトウェアロボットの稼働を実際にスタートさせていきます。

定期的なメンテナンスが不可欠

ソフトウェアロボットの稼働をスタートして「運用フェーズ」へと入っていきますが、業務の手順が変わったときや、使われているシステムやツールの仕様変更があったときには、RPAの修正が必要になります。

自動化業務を追加するときにも、新たな開発が必要となるほか、エラーや不具合などのトラブルが発生した際のメンテナンスは欠かせません。メンテナンスを継続的に行っていくことは、RPAを効果的に運用するポイントです。

効果検証

当初立案した目的に向けてRPA化が実現できているかどうか、定性的な面と定量的な面の両面から効果検証を行います。

・定性面

数値では評価しにくい効果を測定するのが定性効果測定です。

RPA化することで人間の操作による人的ミスを削減できます。ミスが発生することにより、そのミスの調査にかかるコストや再処理の手間がかかるだけでなく、従業員の残業代も必要になってきます。RPA化することでこれらの余計なコストや手間を減らせるようになるほか、ミスによる損害の発生や売上機会の損失を防ぐことができます。

 

・定量面

RPA化することで、数値として見える効果を測定するのが定量効果測定です。

算定方法としては、「1件の処理にかかる時間+1年で処理できた件数×担当者の時給」となります。削減できたコストからRPAのライセンス料や保守運用などのコストを差し引くことで、費用対効果を測定できます。

 

まとめ

本記事ではRPA化を進める前に知っておくべきことや、RPA化するために必要なステップについて解説しました。

うまくRPA化できない、RPA化のためのステップがわからないなど、RPA化に関するお困り事が発生しているときには、ぜひFCEプロセスアンドテクノロジーにご相談ください。

FCEプロセスアンドテクノロジーでは、RPAツール「ロボパットDX」を提供しています。操作が圧倒的に簡単なロボパットDXは、以下の特徴を持っています。

 

・プログラミング知識が不要で、IT人材のいない現場でも使いやすい

・あらゆるツールやアプリケーションで操作可能

・実際に使いながら覚えることができるほど、操作性が優れている

・導入コンサルティングやオンライン個別相談など、無料で充実したサポート体制

・複数ライセンスの無料トライアルが可能

・1カ月単位での契約が可能なため、柔軟な運用ができる

 

導入企業数800社以上、導入実績1500ライセンスを超える「ロボパットDX」を、ぜひチェックしてみてください。

https://fce-pat.co.jp/

 

【無料ダウンロード】RPAはじめの一歩、導入前に必ず読むべき7つの資料 一括DLフォーム

RPA導⼊後「活⽤しきれていない」と感じたときにみるチェックリスト

RPA導⼊後「活⽤しきれていない」と感じたときにみるチェックリスト

RPA導⼊済み企業様、「当初の予定とギャップ」を感じたときに御覧ください!「RPAで実施したい業務がある」とスタートしたプロジェクトだけど結局使い勝⼿が悪く定着しない、上層部肝いりで導⼊したRPAだけど実際には忙しくて担当者が定まらない。そんな企業様向けにRPAを「活⽤するため」⾒直すべきポイントをまとめたチェックシートを作りました。
導⼊したRPAを「有効的に使いたい!」「いまのままではもったいない!」と感じたときに改善するポイントをまとめています。

詳細へ

この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
RPAを検討中の方、業務最適化を目指し情報収集をしている方向けに有益なコンテンツを発信していけるようサイト運営をしております。

記事をさらに見る 相談する