多岐にわたるExcel業務。それゆえに課題も多い？
Excelはさまざまな業務で活用されていますが、それだけにさまざまな課題もあります。代表的な課題の事例を紹介しますので、自社の事例と照らし合わせて確認してみてください。
複数スタッフでの同時編集ができない
Excelを使ううえで多くの方が不便に思っているのが、複数のスタッフで同時編集ができない点でしょう。
ファイルを更新しようとアクセスしたら編集中で、順番待ちをした経験がある方もたくさんいると思います。その度に待ち時間が発生するので、業務がスムーズに進まないことがある点は、Excel最大のデメリットだといえるでしょう。
煩雑で定型的な作業が多くヒューマンエラーが発生しやすい
Excelで実施する作業の多くが、データ入力や集計作業などの定型業務になります。スタッフは煩雑で定型的な手作業を永遠と繰り返すことも多くあります。
そのため、スタッフの肉体的・精神的負担が重くなり、ヒューマンエラーの発生確率が高くなる点もデメリットです。さらに、ミスの発生による作業の出戻りや、二重チェックといった工数も発生し、生産性を上げることが難しくなるケースも散見します。
マクロやVBAも万能ではない
Excelを使ううえで、マクロやVBAの活用は欠かせません。しかし、マクロでは処理できない作業もあることに加え、主にExcelをはじめとしたMicrosoft Office製品の作業しか効率化できません。よって、他のツールと連携させることが難しい点も課題です。
また、マクロやVBAはスキルが必要で、扱えるスタッフが限られるため、トラブルが発生した際に対応が困難になる可能性があるといったデメリットもあります。シートを作った本人であれば問題ありませんが、退職や異動になった場合、他のスタッフには使用方法がわからずメンテナンスすることが困難な場合があり、この点も運用上の課題といえるでしょう。
ファイルやバージョン管理が煩雑
Excelは導入した時期によって、バージョンが異なるため管理が煩雑になりがちです。また、前述の通りExcelは同時に操作したり、共同編集ができない点から、どうしても個人管理のシートが多くなります。
したがって、スタッフのパソコンのデスクトップに「野良Excel」などと呼ばれるシートが大量に存在することも多く、ファイルの管理が難しい点が課題です。また、情報システム部門が業務効率化に取り組む際にも、膨大な個別ファイル対応が発生することで、生産性向上につなげにくい点も課題といえるでしょう。
Excelと組み合わせて使うと効果的な「RPA」とは？
RPA（Robotics Process Automation/ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、普段スタッフが実施しているPC上の作業をソフトウェアロボットに代替させることで、自動化できるツールになります。つまり、RPAとExcelを組み合わせることで、幅広い業務自動化が実現できるのです。
RPAで実現可能なこと
RPAは、人間が普段パソコン上で行なっている作業の手順をソフトウェアロボットに覚えさせることで自動化を実現する仕組みになっています。そのため、やり方が決まっており、繰り返し行う作業の自動化がRPAの得意分野です。
例えば、Excelを使ったデータ入力や集計作業などは、RPAで簡単に自動化できます。また、RPAであればExcelだけでなく、Webブラウザや自社システムなど、他のソフトと連携させた作業の自動化も可能になるので、生産性を大幅に向上させられるでしょう。
ただし、RPAでは毎回やり方が変わる作業や、人間の判断や感性が必要になる作業は自動化できません。そのため、導入時にはあらかじめ作業の棚卸しを行なって、RPAで自動化できる作業かどうかを具体的に判断しておく必要があります。
Excelの「マクロ」とRPAの違いとは？
ここまでの説明だけでは「RPAはExcelのマクロと何が違うの？」と思われるかもしれないので、両者の違いについても解説しておきます。
マクロとはソフトウェアの複数の機能を呼び出せる機能です。Excelの場合、データ入力や集計、分類、印刷といった機能が挙げられ、これらを必要に応じて複合的に呼び出せます。
そして、マクロで呼び出した機能を実行するためのプログラミング言語が、VBA（Visual Basic for Applications）です。VBAでマクロを実行することによって、Excelの作業を効率化・自動化できます。
したがって、データ入力や集計、分類、印刷といった作業の自動化および、作業手順の記録はRPAとマクロのどちらでも実施可能です。しかし、両者の間には1つ大きな違いがあります。それは、Excelのマクロが効率化・自動化できるのが、あくまでもExcelをはじめとしたMicrosoft Officeのソフト内の動作に限られるという点です。
一方、RPAは他のソフトやアプリ、システムなどと柔軟に連携できるため、より広範囲で複雑な作業の効率化・自動化が可能になります。さらに、マクロを作成するためには一定のプログラムの知識が必要になるため、扱えないスタッフが多い点がデメリットです。しかし、RPAはノンコードやローコードのツールも多いため、非IT人材でも扱いやすいというメリットがあります。
したがって、現場スタッフ主導で業務効率化、業務改善を推進できる点が、マクロとの大きな違いといえるでしょう。
「Excel＋RPA」でさらなる業務効率化を！活用例を紹介
RPAとマクロの違いを理解したところで、両者を組み合わせによって、さらなるシナジーを上げる事例を紹介します。ぜひ、現場の業務効率化に活用してみてください。
RPAでExcelに転記
前述した通り、マクロで自動化できるのはExcel内の作業に限定されるため、データ入力に関しては手動で行う必要があります。したがって、多くの工数やヒューマンエラーが発生する可能性がある点が、マクロの弱点といえるでしょう。
しかし、RPAとマクロを連携させることで、Excelへのデータ入力作業も自動化できます。そのため、作業を早く確実に行えるようになるため、スタッフの負担を下げるだけでなく、作業の精度を上げることも可能です。
さらに、OCR（Optical Character Recognition）を活用することで、手書きやFAXの文字をデジタル化することも可能なので、転記の手間やミスを大幅に減らすこともできるでしょう。
定型の処理を自動化
データを入れたExcelで特定のルールに沿ってデータ処理を行う場合は、その手順をRPAで自動化できます。つまり、定型処理の自動化が可能になるわけです。
さらに、作業を連続して実施する場合も、その手順をRPAで自動化できますので、大幅な業務効率化につなげられるでしょう。また、毎日決まった時間に実施している作業も、タイマーを活用して自動でスタートさせられるため、ルーチンでデータ入力や集計を行う場合には大変便利です。
複雑な処理はマクロも絡めて自動化
RPAではExcel内の複雑な作業の自動化が厳しい場合もあります。しかし、あらかじめ組んであるマクロの実行を、RPAで自動化することは可能です。
したがって、RPAだけでは処理できない、より複雑な作業の自動化が可能になるため、Excelで実施しているほとんどの定型作業の負担を大幅に下げられます。
Excel以外のアプリケーションとの連携もRPAなら可能
前述した通り、RPAはExcelなどMicrosoft Office以外のソフトやアプリなどと連携した作業の自動化も可能です。例えば、マクロでは処理の結果を別ツールに出力できませんが、RPAなら問題なく実施できます。当然、Excelに入力されたデータを基に基幹システムに登録する、といった作業も可能です。
そもそもExcelは表計算用のソフトであるため、ソースとなる数値のデータは外部から入力することが一般的です。そのため、RPAとExcelの組み合わせは非常に相性がよく、お互いの弱点を補完してシナジーを上げやすい点が特長といえます。
Excel作業にRPAを活用するメリット
ExcelとRPAを組み合わせることで以下のようなメリットがあるため、両者の組み合わせは必須といえるでしょう。
作業スピードの向上
RPAを導入することで、Excelへのデータ入力やマクロの実行、他のソフトとの連携などが自動化できます。そのため、人が作業を実施する場合に比べ、早く実施することが可能です。
また、RPAはロボットということもあり、人が働けない深夜や週末でも働き続けることができます。したがって、作業納期を大幅に早めることもできるでしょう。
特に経理や総務など、月内の時期によって業務量のムラが多い部署においては、業務の平準化にもつながるため、スタッフの負担を下げ生産性を向上する効果が期待できる点も大きなポイントです。
ミスを削減
Excelで作業を行う際、一番のリスクがヒューマンエラーの発生です。ミスが発生することで、作業のやり直しが発生することで生産性向上の妨げになります。そのため、経理部門などでは、ヒューマンエラー防止のために二重・三重のチェック体制を敷いているケースも少なくありません。
また、経理部門では「ミスが少ないこと」が評価にも直結する場合も多くあります。そのため「ミスをしてはいけない」という、スタッフの精神的プレッシャーは相当なものといえるでしょう。しかし、ロボットが作業を行うRPAは、ヒューマンエラーの発生を抑え、正確な作業の実施が可能になります。
よって、作業クオリティが上がり、これまで発生していた無駄なチェック工数も大幅に削減可能です。さらに、スタッフの精神的プレッシャーの緩和にもつながり、定着率が上がる効果も期待できるでしょう。
単純作業に人手が必要なくなる
RPAとExcelのマクロを組み合わせることで、ほとんどの定型作業を自動化できます。そのため、いわゆる単純作業に人手を割かなくてもよくなる点は、企業にとって大きなメリットだといえるでしょう。
例えば、経理部門などでは、ベテランスタッフが四六時中、データ入力や集計、チェック作業を行なっていることも珍しくありません。しかし、少子高齢化で労働人口が減少傾向にあるなか、単純作業にスタッフのリソースを割くことは非常に勿体ない状況といえます。
経営者としても、スタッフに同じ業務ばかりやらせるよりも、よりクリエイティブな生産性の高い業務を行なってほしいと思うものです。
RPAで作業を自動化できれば、空いたスタッフのリソースを別の業務にアサインできるようになりますので、仕事へのやりがいを高めるとともに残業の抑制にもつながります。よって、会社への帰属意識が高まり、より高い生産性を発揮してくれる可能性が高くなるわけです。
RPAとExcelの黄金タッグを使わない手はない
RPAとExcelを連携させることで、
・RPAでExcelに転記
・定型の処理を自動化
・複雑な処理はマクロも絡めて自動化
・Excel以外のアプリケーションとの連携もRPAなら可能
といったシナジーを発揮することが可能です。つまり、RPAとExcelはお互いの弱みを補完しながら、企業の生産性を大幅に向上できるわけです。
単純作業に多くの工数がかかっており、生産性がなかなか上がらないという企業には、RPAとExcelという黄金タッグの導入を強くおすすめします。
ちなみに、Excelの作業は現場スタッフが主導で実施するため、RPAも現場のスタッフが扱えるものであることが望ましいでしょう。そこでおすすめしたいRPAツールが「ロボパットDX」です。
ロボパットDXは現場スタッフが主体的に作業を自動化できることを目的に開発されています。画像認識やコマンド選択型のわかりやすいUIで、ITリテラシーが低い方でも安心して利用できます。
また、習得まで伴走してくれる手厚い無料サポート体制も提供しておりますので、どなたでもExcelとRPAのシナジーを実感することができるでしょう。
本記事を読んでロボパットDXに興味が湧いた方は、ぜひこちらからお気軽にご相談ください。生産性を高めるお手伝いをさせていただければ幸いです。
