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RPA 2021.06.11

テレワークにも最適!働き方改革を実現するITツール

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以前に比べ、少しずつではあるものの企業の努力により進みつつある働き方改革。しかし、少子高齢化による人手不足もあり、成果を上げるにはまだ乗り越えるべき課題が山積しているのが現状ではないでしょうか。
そこで人手不足を補いつつ、働き方改革を実現するために欠かせないのがITツールです。
今回は、働き方改革の概要を改めて確認したうえで、種類別のおすすめITツールを紹介し、導入成功のポイントをお伝えします。

【目次】

 

働き方改革とは?

働き方改革とは、一億総活躍社会の実現に向け、「長時間労働の是正」「多様で柔軟な働き方の実現」「雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保」の3点を柱とした措置を講じていくものです。

少子高齢化や労働者の多様なニーズに対応するため、労働者が個々の事情に応じた多様で柔軟な働きかたを自分で選択できるようにすることが、「働き方改革」の基本的な考え方です。

 

コロナ禍で多様化した「働き方」

2020年の新型コロナウイルス感染拡大により、感染対策としてテレワーク・在宅勤務の導入が一気に増加しました。その後、緊急事態宣言の解除とともに一旦は落ち着いたものの、多様な働き方を実現するための施策として、テレワークは多くの企業に浸透しつつあります。

そもそも、働き方改革が解決すべき3つの柱の一つであった、「多様で柔軟な働き方の実現」を果たすためにも、テレワークの要素は不可欠なものとなっています。

 

働き方改革の実現にはITツールが必要不可欠!

働き方改革を実現させるには、いくつもの超えるべき壁があります。そのなかでも重要なのがITツールの活用です。

例えばテレワークを導入する場合、自宅で業務を行うには、オフィス以外でも請求書や見積書、会議資料などを閲覧できるようにしなければなりません。そのためにはペーパーレス化を行うためのツールが必要になります。

また、オフィスや取引先と遠隔で会議をするには、WEB会議ツール、社員同士での情報共有にはビジネスチャットやグループウェアが欠かせません。テレワークひとつとっても、これだけのITツールが必要です。

ほかにも、人手不足を補い業務効率化を実現するには、RPAや勤怠管理ツール、プロジェクト管理ツールが必要でしょう。このように働き方改革を実現するには、さまざまなITツールの活用が欠かせないのです。

 

働き方改革やリモートワークに役立つツール【目的別に紹介】

では、実際に働き方改革、特にリモートワークに役立つツールを目的別に分けてご紹介します。

 

WEB会議ツール

リモートワークはもちろん、取引先に出向く必要がなくなり、時間的にもコスト的にも大幅な効率化が可能なWEB会議ツール。最近ではブラウザさえあれば、スマートフォンやタブレットでも気軽に利用できるため、多くの企業で利用が進んでいるツールです。

 

Zoom

WEB会議ツールのなかでも、特にZoomが群を抜いて利用者が多い理由の一つとして挙げられるのが、迅速なモバイル対応です。自宅やオフィス以外の外出先からでも、気軽にスマートフォンやタブレットでWEB会議を行えることが、爆発的な人気を呼んだ大きな要因といえます。

デバイスや場所を選ばず、最大で49人を画面に表示しながらHDビデオと高音質オーディオでのWEB会議が可能(最大1,000人参加可能)。また、チャット、カレンダー連携、ローカル/クラウド録画、AIによる自動文字起こしといった機能もあります。さらに、アンケートや質疑応答機能、バーチャル挙手機能など会議やミーティングのほか、簡単なウェビナーにも対応可能です。

 

Skype

WEB会議ツールというよりは、WEBチャットツールとして認識されている方が多いかもしれません。しかし、SkypeもZoom同様、多様な機能を持ったWEB会議ツールとしても高い効果を発揮します。

最大で100人が参加可能なWEB会議(HD画質)が行え、モバイル画面共有、会議の録音、リアルタイムの字幕などの機能を有しています。


このほかに、多くの企業が利用しているWEB会議ツールとしては、リアルタイム翻訳機能を持ったV-cubeが有名です。

 

ビジネスチャット

メールに比べ、過去ログを確認しやすい、気軽に情報共有が可能、リモートワーク時の雑談にも使えるなど、多くのメリットを持つビジネスチャット。WEB会議ツール同様、リモートワークでの情報共有に欠かせないツールです。

 

Slack

ビジネスチャットの代名詞的ツールであるSlack。グループチャット、ファイル共有、1対1でのチャット、音声・ビデオ通話などの機能を有しています。

また、Slack最大の特長はさまざまなチャットボットを活用できる点です。タスク管理や社内コミュニケーションの活性化、情報収集などさまざまな用途を自動で行えるため、業務効率化に大きく貢献します。

 

チャットワーク

日本発のビジネスチャットツール、チャットワークは、ほかのビジネスチャットと比較しても扱いが簡単なのが特長です。ITリテラシーがそれほど高くない社員でもすぐに慣れて使えるため、導入にそれほど手間がかかりません。

主な機能としては、グループチャット、タスク管理、ファイル共有、音声・ビデオ通話などがあります。

 

プロジェクト管理ツール

業種にもよりますが、企業では常に複数のプロジェクトが同時進行しています。そのため、しっかりと全体を管理していないとどれもが中途半端になり、効率化が進みません。

そこで活躍するのがプロジェクト管理ツールです。プロジェクトのスケジュール管理はもちろん、効率化にもっとも重要なチーム内でのコミュニケーション、情報共有に大きな効果を発揮します。

 

Trello

Trelloは、ひとつひとつのタスクをカードで表示し、視覚的な管理を実現させるプロジェクト管理ツールです。ホワイトボードや壁面に付箋を貼る感覚で操作できるため、一目でプロジェクトの進行状況を把握できます。

またTrelloには、ビジネスチャットツールで紹介したSlackとの連携機能があり、双方を連携させることでチーム内の情報共有がさらに活性化し、プロジェクトの効率化が進むでしょう。

 

グループウェア

グループウェアは社内やチーム間での情報共有を行うためのツールです。種類にもよりますが、グループチャット、メール、ファイル共有、タスク管理などこれまで紹介したツールを統合した機能を有しています。

 

Google Workspace

Googleが提供するグループウェアです。Googleが提供するカレンダー、ビデオ通話、ストレージ、ドキュメント・スプレッド・スライド・フォームなどのさまざまなクラウドサービスをビジネス用途に特化して提供しています。

 

ファイル共有

リモートワークを行ううえで、自宅や外出先から社内の資料やデータを確認できないと業務が滞ってしまいます。作成したデータをその都度メールで送信するのは、容量の制限に引っかかったり、手間がかかってしまうためおすすめできません。

そこで便利なのがファイル共有サービスです。

 

Dropbox

ファイル共有サービスのなかでもDropboxがおすすめの理由は、誤って削除してしまったファイルの復元が簡単に行える点、GoogleカレンダーやOutlook、Slackなど連携できるアプリが多い点です。

 

リモートアクセスツール

リモートワークを行う際、ほとんどの書類やファイルは、クラウド上で管理可能ですが、なかには社内サーバーだけで管理している書類やファイルも少なくありません。この際、社内サーバーに外部からアクセス可能にするのがリモートアクセスツールです。

 

TeamViewer

いつでもどこにいても、デバイスやプラットフォームの種類を気にせず、リモートアクセスを可能にするツールです。同時オンライン状態は最大で4,500万台、毎時間の新たなダウンロードは4万回と圧倒的な実績を誇っており、常に快適で迅速なアクセスを可能にしています。

 

AnyDesk

AnyDsekもTeamViewer同様、デバイスやプラットフォームを選ばないのはもちろん、最新のセキュリティ対策が施されています。操作画面はシンプルで、誰もが使いやすいようになっています。また、クラウド、オンプレミスどちらにも対応可能なリモートアクセスツールです。

 

バーチャルオフィス

リモートワークでの課題としてよく挙げられる点として、「ほかの人が今、何をしているのかがわかりにくい」「チャットやグループウェアだけではコミュニケーションが難しい」「自分たち以外のチームの動きが見えず連携が難しい」などがあります。バーチャルオフィスはそうした問題を解決するためのツールです。

 

Remotty

バーチャルオフィスツール、Remottyでは、アクセス中、常にPC内蔵カメラで自動撮影された写真が2分間隔で共有されます。また、話がしたいと思った際は、テレビ会議ボタンを押すだけですぐにスタート。これも常に相手の状況が見えているバーチャルオフィスならではでしょう。

ほかにも、雑談感覚で投稿できるタイムラインもコミュニケーション不足を補ううえで役立つ機能です。

 

勤怠管理ツール

リモートワークの導入で難しくなるのは、コミュニケーション以外では勤怠管理が挙げられます。そこで効果を発揮するのが勤怠管理ツールです。すべての勤怠管理をパソコンでできるうえ、出退勤をスマートフォンからでも行えるため、リモートワーク以外でも業務効率化を実現します。

 

ジョブカン

ジョブカンでは、スマートフォを利用する方法以外に、ICカードを使った出退勤の打刻が可能です。また、打刻がない社員に対するアラートメール機能、打刻状況をリアルタイムで管理できる機能、予実管理など、社員、管理者どちらにとっても効率的に勤怠管理が行えます。

 

RPA

主にホワイトカラーがパソコンを使って行う業務の自動化を実現するRPAは、リモートワークでも効果を発揮します。例えば、経理担当者が自宅からワンクリックで請求書の発行、取引先へのメール送信などの作業の指示が行えます。

 

WinActor

パソコンへのインストールのみで利用可能なPRA、WinActor。Windows端末から操作が可能なソフトの自動化を行えるツールです。マニュアルからシナリオ設定まですべて日本語に対応しているのも特長のひとつで、さまざまな業務の自動化を行います。

 

ロボパットDX

日本製のRPAであるロボパットDX、最大の特長はサポート体制の充実です。RPAを導入したものの、上手く活用できず使わなくなったという企業も少なくありませんが、ロボパットDXは基本的な機能はもちろん、そのうえで「オンライン個別相談」「無料トライアル」「オフィス生産性向上セミナー」「ハンズオンセミナー」など、成果を上げるために万全のサポートを提供しています。

 

働き方改革やリモートワーク実現に向けてツールを活用するポイント

前項でさまざまなツールを紹介してきました。しかし、やみくもにツールを導入してもほとんどの場合、上手く使えず効果も発揮できません。そこで、働き方改革やリモートワークで成果を上げるためのツール活用ポイントをご紹介します。

 

自社の働き方の課題点を見つける

ツールを導入する際には、必ず現状の業務の棚卸を行い、無駄が多い部分など業務のボトルネックを見つけ出します。そこで出てきた課題をもとにツール選びを行えば、導入失敗のリスクは大幅に軽減するでしょう。

具体的には、「タスクが多くチームで把握しづらいならタスク管理ツール」「連絡事項やスケジュール管理をチームで行いたいならグループウェア」といったケースが考えられます。

 

オンライン会議やビジネスチャットは「まずは導入してみる」

ツールの導入は、業務の棚卸が必須ですが、WEB会議ツールやビジネスチャットに関しては、とりあえず導入してみるのがおすすめです。メールでもコミュニケーションは十分だと思われるかもしれませんが、チャットのほうが手軽で簡単にやりとりができるため、実際に使えば必ず効果が発揮されます。

基本的にコミュニケーションツールに関しては、まず導入してみることがおすすめです。

 

ツール選びで重要なのは「使いやすさ」

ツールの種類にもよりますが、ツールを選択する際もっとも重視すべきは使いやすさです。機能ばかりを見てしまうと、導入したものの、ほとんどの社員が使えないといったケースも十分にあり得ます。

基本的にツールは全社的に使うものなので一部の人だけが使えればいいといった視点ではなく、誰もが扱いやすいものを選択するようにしましょう。

 

コロナ禍で必要性が高まる「リモートワーク」の実践ポイント

元々は多様な働き方の実現を目指すための手段のひとつとして推奨されてきたリモートワークですが、コロナ禍においては感染対策としても大きな注目を集めています。そこで、コロナ禍におけるリモートワーク実践のポイントを見ていきましょう。

 

まずは出社日を減らすことから始める

いきなり全社員全日リモートワークを実現するのは簡単ではありません。

まずは週に1~2日、リモートワークを導入し、様子を見つつ拡大していくのがよいでしょう。

 

コミュニケーション方法を決めておく

リモートワークを開始する前の段階からWEB会議システムやビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを導入し、使用に慣れておくようにしましょう。リモートワークを開始してから新しいコミュニケーションツールを導入して慣れずに業務が滞ってしまうリスクを避けられます。

 

RPAを積極的に活用する

出社が必要な業務の中でも単純作業であればRPAに任せるようにすれば、出社日を減らせます。

社内の特定PCでしか作業できないような場合は、そのPCにRPAとリモートアクセスツールを導入しておき、自宅などから遠隔でRPAを動かせるようにしておくのがおすすめです。

 

まとめ

少子高齢化で人手不足が慢性化しているなか、現状の人数だけでこれまでと同じ仕事量、生産性を実現するのは簡単ではありません。そこで、重要になるのがツールの有効的な活用です。

ポイントは、「自社のボトルネックを把握すること」「リモートワークを想定して選択すること」「誰もが扱いやすいツールを選択すること」です。

ほかが使っているからといった理由だけでやみくもに導入するのではなく、3つのポイントをしっかりと検討した選択が、効果的な働き方改革、リモートワークの実現につながるでしょう。

 

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RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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