03-5908-1415 (受付時間:平⽇ 9:00 - 18:00)

RPAお役立ち資料 RPA推進セミナー
RPA&DXお役立ち情報/導入してからしまった!とならないために
  • Facebook
  • Twitter

PPAの使い方 2021.06.11

テレワークにも最適!働き方改革を実現するITツール22選

  • 業務効率
  • RPAメリット・デメリット
  • RPA導入
  • 比較検討
  • RPA
  • 資料請求
  • ロボパットDX

以前に比べ、少しずつではあるものの企業の努力により進みつつある働き方改革。しかし、少子高齢化による人手不足もあり、成果を上げるにはまだ乗り越えるべき課題や改善点が山積しているのが現状ではないでしょうか。
そこで人手不足を補いつつ、働き方改革を実現するために欠かせないのがITツールです。
今回は、働き方改革の概要を改めて確認したうえで、種類別のおすすめITツールを紹介し、導入成功に向けた選定ポイントを徹底解説していきます。

【目次】

 

働き方改革とは?

働き方改革とは、一億総活躍社会の実現に向け、「長時間労働の是正」「多様で柔軟な働き方の実現」「雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保」の3点を柱とした労働環境の改善措置を講じていくものです。

働き方改革というと、「労働時間の短縮」や「残業時間の削減」ばかりに言及されることがありますが、働き方改革は決して労働時間に限ったことではありません。

少子高齢化や労働者の多様なニーズに対応するため、労働者が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようにすることが、「働き方改革」の基本的な考え方です。

 

コロナ禍で多様化した「働き方」

2020年の新型コロナウイルス感染拡大により、感染対策としてテレワーク・在宅勤務の推進が一気に加速しました。その後、緊急事態宣言の解除とともに一旦は落ち着いたものの、多様な働き方を実現するための施策として、テレワークは多くの企業に浸透しつつあります。

そもそも、働き方改革が解決すべき3つの柱の一つであった、「多様で柔軟な働き方の実現」を果たすためにも、テレワークの要素は不可欠なものとなっています。

 

働き方改革の実現にはITツールが必要不可欠!

働き方改革を実現させるには、いくつもの超えるべき壁があります。そのなかでも重要なのがITツールの活用です。

例えばテレワークを導入する場合、自宅や外出先で業務を行うには、オフィス以外の場所でも請求書や見積書、会議資料などを閲覧できるようにしなければなりません。そのためにはペーパーレス化を行うための仕組みや環境構築が必要になります。

また、オフィスや取引先と遠隔で会議をするにはWEB会議ツール、社員同士での情報共有にはビジネスチャットやグループウェアが欠かせません。テレワークひとつとっても、これだけのITツールが必要です。

ほかにも、労働力不足を補い業務効率化を実現するには、RPAや勤怠管理システム、プロジェクト管理ツールが必要でしょう。このように働き方改革を実現するには、さまざまなITツールの活用が欠かせないのです。

 

働き方改革やリモートワークに役立つツール【目的別に紹介】

※価格は2021年8月現在のものです。最新の価格は各ベンダーにお問い合わせください。また、下記の価格の他に初期費用などが別途発生する場合があります。

 

WEB会議ツール

リモートワークはもちろん、取引先に出向く必要がなくなり、時間的にもコスト的にも大幅な効率化が可能なWEB会議ツール。最近ではブラウザさえあれば、スマートフォンやタブレットでも気軽に利用できるため、多くの企業で利用が進んでいるツールです。

 

Zoom

Zoomビデオコミュニケーションズが提供するクラウドコンピューティングを使用したWeb会議サービスです。特にビジネスに最適化しているため多くの企業で使用されるようになりました。

Zoomの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

無料

無料

・100人の参加者までホストが可能(最大40分の制限あり)

・1対1ミーティングは無制限

プロ

2,200円/月/ライセンス

または

22,110円/年/ライセンス

・参加者最大100名をホスト可能(時間制限なし)

・アドオンで最大1,000 名の参加者まで可能

・1GB分のクラウド録画(ライセンスごと)

など

ビジネス

2,970円/月/ライセンス

または

29,590円/年/ライセンス

・参加者最大300名をホスト可能

・アドオンで最大1,000 名の参加者まで可能

・シングルサインオン

・クラウド録画トランスクリプト

・管理対象ドメイン

など

企業

2,970円/月/ライセンス

または

35,530円/年/ライセンス

・参加者最大500名をホスト可能

・クラウドストレージは無制限

・トランスクリプション

など

※価格はすべて税込

 

Skype

Skype同士の通話は、世界中どこでも基本無料です。ただし、ボイスメールやSMS、固定電話や携帯電話への発信といったプレミアム機能を利用する場合は別途料金が必要になります。

 

Skypeの料金プランは国ごとに異なり、日本は以下の通りです。一部のプランのみ抜粋しています。

 

料金

おもな機能

月額935円

携帯電話と固定電話に300分間通話可能

月額2,640円

携帯電話と固定電話に無制限通話可能

※価格はすべて税込

 

Google Meet

Google MeetはGoogleが提供するWEB会議ツールです。Googleアカウントを持っているユーザーであれば、ホストとしてWEB会議が実施できます。(参加するだけであれば、Googleアカウントは不要)

Google Meetの無料版で利用できる機能には、以下のようなものがあります。

・100名まで参加可能なオンライン会議の実施

・テキストチャット機能

・自動字幕起こし機能

・画面共有機能(ファイル・ドキュメント・スライド・スプレッドシート)

など

 

Google Meetの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

Google Meet

無料

・1対1 の会議の長さ:24 時間

・参加者が3人以上の会議の長さ:1時間

・会議の参加人数:100名

など

Google Workspace Individual

990円/月/アクティブユーザーごと*

・1対1の会議の長さ:24 時間

・参加者が3人以上の会議の長さ:24時間

・会議の参加人数:150名

など

Google Workspace Enterprise

要問い合わせ

・1対1の会議の長さ:24 時間

・参加者が3人以上の会議の長さ:24時間

・会議の参加人数:250名

など

*2022年2月以降は1,243円(税込)
※価格はすべて税込

 

V-CUBEミーティング

V-CUBE ミーティングはHD対応の高解像度映像と高い接続性が特徴のWEB会議ツールです。また、音声も世界最新・最高の技術を採用しているそうで、映像と音にこだわりたい企業には最適でしょう。

V-CUBEミーティングの価格情報は未掲載のため、ベンダーへの問い合わせが必要です。

ビジネスチャット

メールに比べて過去ログを確認しやすい、タイムリーな情報共有が可能、リモートワーク時のやり取り、雑談にも使えるなど、多くのメリットを持つビジネスチャット。WEB会議ツール同様、リモートワークでの情報共有に欠かせないツールです。

 

Slack

Slackの料金プランは以下の通りです。

プラン名

月額

おもな機能

フリー

無料

・直近メッセージ10,000 件が閲覧可能

・GoogleドライブやOffice 365、その他アプリなど10 個のインテグレーション

・1対1の音声通話やビデオ通話

など

プロ

1,056円(月払い)

935円(年払い)

・フリープランに以下の機能をプラス

・メッセージ全履歴が閲覧可能

・無期限のインテグレーション

・最大15人まで参加可能なグループ音声通話やグループビデオ通話

など

ビジネスプラス

1,980円(月払い)

1,760円(年払い)

・プロプランに以下の機能をプラス

・SAMLベースの SSO によるID 管理

・全メッセージがエクスポート可能

・年中無休・24 時間体制のサポート

など

Enterprise Grid 

要問い合わせ

・ビジネスプラスプランに以下機能をプラス

・HIPAAサポート

・ Enterprise Key Managementアドオン

・専任のアカウント・カスタマーサクセスチームによるサポート

など

※価格はすべて税込

 

チャットワーク

チャットワークの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

フリー

無料

・コンタクト無制限

・累計7グループチャット

・1対1でのビデオ通話/音声通話

・2段階認証

・5GBストレージ

など

ビジネス

550円/月/1ユーザー(年間契約の場合)

660円/月/1ユーザー(月間契約の場合)

・コンタクト無制限

・グループチャット無制限

・複数人でのビデオ通話/音声通話

・2段階認証

・10GBストレージ/1ユーザー

・広告非表示

・ユーザー管理

など

エンタープライズ

880円/月/1ユーザー(年間契約の場合)

1,056円/月/1ユーザー(月間契約の場合)




・コンタクト無制限

・グループチャット無制限

・複数人でのビデオ通話/音声通話

・2段階認証

・10GBストレージ/1ユーザー

・広告非表示

・ユーザー管理

・社外ユーザー制限

・IP・モバイル端末制限

・SLA(サービス品質保証)

など

※価格はすべて税込

 

Workplace

Workplaceは、社内外の人々をシームレスにつなぐビジネスチャットツールです。WEB会議ツールやグループチャット機能、社内で導入済みの業務ツールとリンクする機能などの活用によって、リモートワークでもオフィスと同様の生産性が維持できるでしょう。

 

Workplaceの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

アドバンス

$4+税/月/1ユーザーごと

・チームグループ・プロジェクトグループ

・Workplaceチャット

・グループビデオ通話

・ファイルの保管:1人あたり1TB

など

エンタープライズ

$8+税/月/1ユーザーごと

・チームグループ・プロジェクトグループ

・Workplaceチャット

・グループビデオ通話

・ファイルの保管:無制限

など

 

プロジェクト管理ツール

業種にもよりますが、企業では常に複数のプロジェクトが同時進行しています。そのため、適切に全体を管理していないとどれもが中途半端になり、効率化が進みません。

 

そこで活躍するのがプロジェクト管理ツールです。プロジェクトのスケジュール管理はもちろん、効率化にもっとも重要なチーム内でのコミュニケーション、情報共有に大きな効果を発揮します。

 

Trello

Trelloの料金プランは、以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

FREE

無料

・無制限のカード

・無制限のメンバー

・ワークスペースあたり最大 10 件のボード

・1 ボードにつき無制限の Power-Up

・無制限のストレージ (10MB/ファイル)

・自動コマンドの実行 250 回/月

・カスタムの背景とステッカー

・無制限のアクティビティ ログ

・担当者と期限

・iOS および Android モバイル アプリ

・2要素認証

STANDARD

$5+税/月/1ユーザー(年払い)

Freeプランに以下機能を追加

・無制限のボード

・高度なチェックリスト

・カスタム フィールド

・無制限のストレージ (250MB/ファイル)

・自動コマンドの実行 1000 回/月

PREMIUM

$10+税/月/1ユーザー(年払い)

STANDARDに以下機能を追加

・ダッシュボード ビュー (新規)

・タイムライン ビュー (新規)

・ワークスペース テーブル ビュー (ベータ)

・カレンダー ビュー (新規)

・マップ ビュー

など

ENTERPRISE

$17.5+税/月/1ユーザー(年払い)

※総ユーザー数で変動

PREMIUMに以下機能を追加

・組織全体の権限

・公開範囲が組織のボード

・公開ボード管理

・マルチ ボード ゲスト

・添付ファイルの権限

・Power-Up の管理

・自動コマンドの実行が無制限

 

Backlog

エンジニアなどに利用者が多いプロジェクト管理ツールであるBacklog。ガントチャートやカンバンボードでプロジェクトの進捗を可視化できることに加え、Wikiの活用により議事録やファイルなどを管理することが可能です。シンプルなUI/UXで利用者を選ばず、誰でもスムーズに利用できます。

 

Backlogの料金プランは、以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

フリープラン

無料

・1つのプロジェクトのみ利用可

・ユーザー数は10名まで

・ストレージは100MB

・1課題につき1個までファイル添付が可能

・二段階認証機能

など

プラチナプラン

55,000円/月

・プロジェクト無制限

・ユーザー数は無制限

・ストレージは300GB

・1課題につき50個までファイル添付が可能

・二段階認証機能

など

プレミアムプラン

21,780円/月

・プロジェクト無制限

・ユーザー数は無制限

・ストレージは100GB

・1課題につき50個までファイル添付が可能

・二段階認証機能

など

スタンダードプラン

12,980円/月

・100のプロジェクトまで利用可

・ユーザー数は無制限

・ストレージは30GB

・1課題につき30個までファイル添付が可能

・二段階認証機能

など

スタータープラン

2,640円/月

・5つのプロジェクトのみ利用可

・ユーザー数は30名まで

・ストレージは1GB

・1課題につき10個までファイル添付が可能

・二段階認証機能

など

※価格はすべて税込

 

グループウェア

グループウェアは社内やチーム間での情報共有を行うためのツールです。種類にもよりますが、グループチャット、メール、ファイル共有、タスク管理などこれまで紹介したツールを統合した機能を有しています。

 

Google Workspace

Google Workspaceの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

Business Starter

748円/月/1ユーザー

・ビジネス用メール

・100 人まで参加可能なビデオ会議

・30 GB のクラウドストレージ

・セキュリティと管理機能

・Standard サポート

など

Business Standard

1,496円 /月/1ユーザー

・ビジネス用メール

・150人まで参加可能なビデオ会議とその録画

・2TB のクラウドストレージ

・セキュリティと管理機能

・Standard サポート

など

Business Plus

2,244円/月/1ユーザー

・ビジネス用メール

・eDiscovery

・データ保持

・250人参加可能なビデオ会議とその録画、出欠状況の確認

・5TBのクラウドストレージ

・高度なセキュリティと管理機能

・Standard サポート

など

Enterprise

要問い合わせ

・ビジネス用メール

・eDiscovery

・データ保持

・S/MIME 暗号化

・250人まで参加可能なビデオ会議とその録画、出欠状況の確認

・ノイズキャンセル

・ドメイン内ライブ ストリーミング

・必要に応じて増やせる保存容量

・Enhanced サポート

など

※価格はすべて税込

 

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、中小企業での利用シェアが高いグループウェアです。社内の情報共有を効率化する、スケジュール共有機能やワークフローといった基本的な機能が利用できます。クラウド型だけでなくオンプレミス型も選択できますので、業務フローにあわせた細かいカスタマイズも可能です。

 

サイボウズOfficeの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

スタンダードコース

550円/月/1ユーザー

(年額6,468円/1ユーザー)

契約は5ユーザーから

すべての標準機能が利用可能

プレミアムコース

880円/月/1ユーザー

(年額10,346円/1ユーザー)

契約は5ユーザーから

すべての標準機能と、カスタムアプリが利用可能

※価格はすべて税込

 

ファイル共有

リモートワークを行ううえで、自宅や外出先から社内の資料やデータを確認できないと業務が滞ってしまいます。作成したデータをその都度メールで送信するのは、容量の制限に引っかかったり、手間がかかってしまうためおすすめできません。

 

そこで便利なのがファイル共有サービスです。リモートワーク時のセキュリティにも効果的です。

 

Dropbox

Dropboxの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

Basic

無料

・2GBの暗号化されたストレージ

・最大3台まで

・Dropbox Transfer

など

Professional

2,200円/月/1ユーザー

・3TBの暗号化されたストレージ

・デバイス無制限

・Dropbox Transfer

・ファイル ロック

など

Standard

1,375円/月/1ユーザー

・ユーザー3人以上

・5TBの暗号化されたストレージ

・デバイス無制限

・Dropbox Transfer

・ファイル ロック

・管理コンソール

・共有権限設定

など

Advanced

2,200円/月/1ユーザー

・ユーザー3人以上

・容量の追加が可能

・デバイス無制限

・Dropbox Transfer

・ファイルロック

・高度な管理者向け機能と監査ログ

・共有権限設定

・管理者役割の階層化

・シングル サインオンとの統合

など

※価格はすべて税込

 

OneDrive for Business

Microsoft 365と連携して利用できるファイル共有サービスがOneDrive for Businessです。Microsoft 365からすべての自分のファイルにシームレスにアクセスすることが可能です。TeamsやSharePointからも簡単にファイル共有ができ、最大100GBの容量までアップロードできます。

 

OneDrive for Businessの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

OneDrive for Business (Plan 1)

594円/月/1ユーザー

(年間契約)

ファイル共有と OneDrive ストレージ

OneDrive for Business (Plan 2)

1,199円/月/1ユーザー(年間契約)

・ファイル共有と OneDrive ストレージ

・高度なセキュリティとコンプライアンス機能

Microsoft 365 Business Basic

594円/ 月/1ユーザー

(年間契約)

・Microsoft Teams 

・クラウド ストレージ

・Microsoft Exchange

・Microsoft OneDrive

・Microsoft SharePoint

・Web 版とモバイル版の Word、Excel、PowerPoint

Microsoft 365 Business Standard

1,496円/月/1ユーザー(年間契約)

・法人メール

・すべてのOffice アプリ

各種サービス (OneDrive など)

※価格はすべて税込

 

リモートアクセスツール

リモートワークを行う際、ほとんどの書類やファイルは、クラウド上で管理可能ですが、なかには社内サーバーだけで管理している書類やファイルも少なくありません。この際、社内サーバーに外部からアクセスし、操作を可能にするのがリモートアクセスツールです。

 

TeamViewer

TeamViewerの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

ビジネス

5,500円/月/1ユーザー(年間契約)

・ミーティング機能

・接続先無制限で利用可能/1ユーザー

・同時接続数:1

など

プレミアム

11,000円/月/1ユーザー(年間契約)

・複数ユーザー用のミーティング機能

・最大15ユーザー

・接続先無制限で同時接続数:1

など

コーポレート

22,000円/月/1ユーザー(年間契約)

・同時接続が3以上のミーティング機能

・最大30ユーザー

・接続先無制限で同時接続:3

など

※価格はすべて税込

 

AnyDesk

AnyDeskの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

ESSENTIALS

$9.9+税/月/1ユーザー

・在宅勤務の基本機能

・1ユーザー、1デバイス

PERFORMANCE

$19.9+税/月/1ユーザー

・高速で信頼性の高いビジネス機能のフルセット

・1ユーザー3デバイス

ENTERPRISE

要問い合わせ

カスタム

 

バーチャルオフィス

リモートワークでの課題としてよく挙げられる点として、「ほかの人が今、何をしているのかがわかりにくい」「チャットやグループウェアだけではコミュニケーションが難しい」「自分たち以外のチームの動きが見えず連携が難しい」などがあります。バーチャルオフィスはそうした問題を解決するためのツールです。

 

Remotty

Remottyの料金プランは以下の通りです。

最大収容人数(ファイル添付容量)

価格

10名(20GB)

22,000円

20名(40GB)

44,000円

30名(60GB)

66,000円 

40名(80GB)

88,000円 

50名(100GB)

110,000円 

※最低契約期間は6ヶ月
※価格はすべて税込

 

勤怠管理ツール

リモートワークの導入で難しくなるのは、コミュニケーション以外では勤怠管理が挙げられます。そこで効果を発揮するのが勤怠管理ツールです。すべての勤怠管理をパソコンでできるうえ、出退勤をスマホからでも行えるため、リモートワーク以外でも業務効率化を実現します。

 

ジョブカン

ジョブカンの料金プランは以下の通りです。

プラン名

無料プラン

有料プラン

プラン1

プラン2

プラン3

プラン4

利用機能数

1〜4つ

※機能制限あり

1つ

2つ

3つ

4つ

価格

無料

220円/月/1ユーザー

330円/月/1ユーザー

440円/月/1ユーザー

550円/月/1ユーザー

※月額最低利用料金は2,200円(税込)
※価格はすべて税込

 

jinjer勤怠

jinjer勤怠は、クラウド型の勤怠管理ツールです。人事データを一元管理することで、データ入力業務の工数を削減し、業務効率化を実現します。

また、さまざまな就業規則や勤務形態に柔軟に対応できる機能で、あらゆる企業の勤怠管理業務に対応可能。使いやすいUI/UXで利用するスタッフを選ばないのもうれしいところでしょう。

また、jinjer勤怠の価格は月額330円(税込)からと、コスパも非常に高い点がポイントです。

 

情報共有ツール

リモートワークの実施によってコミュニケーションの量が減少してしまうと、さまざまな情報共有のスピードを遅らせてしまうおそれがあります。ビジネスチャットツールで情報共有を行ってもよいのですが、それでは情報が見つけにくくなってしまったり、情報の更新がしづらかったりといったデメリットもあります。

このような場合は、情報共有に特化したツールの導入がおすすめです。

 

Kibela

KibelaはシンプルなUI/UXで誰にでも使いやすく、業種や職種を問わない情報共有ツールです。社内に蓄積されるナレッジを適宜メンテナンスしていくことで、使える情報として運用できます。事業規模や会社の成長、従業員数に応じた柔軟な情報共有が可能になるでしょう。

 

Kibelaの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

コミュニティプラン

無料

・チームユーザ数:5名

・グループ作成数:4グループまで

・容量:1GB/ユーザー

・カスタマーサポート:サクセスメール送信のみ

など

スタンダードプラン

550円/月/1ユーザー

・チームユーザ数:6人~

・グループ作成数:無制限

・容量:5GB/ユーザー

・機能アップデート

・G Suite OAuth2認証

・多要素認証

・カスタマーサポート・サクセス

・リアルタイム同時編集

など

エンタープライズプラン

1,650円/月/1ユーザー

(ただし年間契約)

・チームユーザ数:6人~

・グループ作成数:無制限

・容量:20GB/ユーザー

・機能アップデート

・G Suite OAuth2認証

・多要素認証

・IPアドレス制限

・SAML2.0認証シングルサインオン

・カスタマーサポート・サクセス

・リアルタイム同時編集

など

※価格はすべて税込

 

Qiita Team

Qiita Teamは記事を投稿する感覚で、簡単に情報が共有できるツールです。テキストを入力するだけで、チームメンバーと情報を共有できるだけでなく、日報や議事録なども定型フォーマットを作成して共有できます。小まめに情報をアップデートすることで、全員が同じレベルの知見を共有できる点が特徴です。

 

Qiita Teamの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

Personal

500円/月/1ユーザー

・メンバー上限:1人

・投稿数:無制限

・ファイル容量:30GB

・メールサポート

など

Micro

1,520円/月

・メンバー上限:3人

・投稿数:無制限

・ファイル容量:30GB/1ユーザーあたり:

・メールサポート

など

Small

4,900円/月

・メンバー上限:7人

・投稿数:無制限

・ファイル容量:30GB/1ユーザーあたり

・メールサポート

など

Medium

7,050円/月

・メンバー上限:10人

・投稿数:無制限

・ファイル容量:30GB/1ユーザーあたり

・メールサポート

など

Large

15,300円/月

・メンバー上限:17人

・投稿数:無制限

・ファイル容量:30GB/1ユーザーあたり

・メールサポート

など

Extra

15,300円/月~

(18人目以降:720円/月/1ユーザー)

・メンバー上限:17人以上

・投稿数:無制限

・ファイル容量:30GB/1ユーザーあたり

・メールサポート

・IPアドレス制限

・請求書払い

など

※価格はすべて税込

 

RPA

主にホワイトカラーがパソコンを使って行う業務の自動化を実現するRPAは、リモートワークでも効果を発揮します。例えば、経理担当者が自宅からワンクリックで請求書の発行、取引先へのメール送信などの作業の自動化が実現します。

 

WinActor

WinActorの料金プランは以下の通りです。(WinActorをインストールしたパソコンのみ利用可能なノードロックライセンス)

プラン名

価格

おもな機能

フル機能版

998,800円/PC1台(1年間)

シナリオ作成から実行まですべての機能が利用可能

実行版

272,800円/PC1台(1年間)

シナリオ実行機能と簡易な編集が利用可能

※何台のパソコンにもインストールできるフローティングライセンスは要問い合わせ
※価格はすべて税込

 

ロボパットDX

ロボパットDXの料金プランは以下の通りです。

プラン名

価格

おもな機能

フル機能版

132,000円/月/1ライセンス

ロボシナリオの作成と実行の両方が利用可能

実行専用版

44,000円/月/1ライセンス

ロボシナリオの実行と簡易な修正のみが可能

※価格はすべて税込

 

働き方改革やリモートワーク実現に向けてツールを活用するポイント

前項でさまざまなツールを紹介してきました。しかし、やみくもにツールを導入してもほとんどの場合、上手く使えず効果も発揮できません。そこで、働き方改革やリモートワークで成果を上げるためのツール活用ポイントをご紹介します。

 

自社の働き方の課題点を見つける

ツールを導入する際には、必ず現状の業務の棚卸を行い、無駄が多い部分など業務のボトルネックを見つけ出します。そこで出てきた課題をもとにツール選びを行えば、導入失敗のリスクは大幅に軽減するでしょう。

具体的には、「タスクが多くチームで把握しづらいならタスク管理ツール」「連絡事項やスケジュール管理をチームで行いたいならグループウェア」といったケースが考えられます。

 

オンライン会議やビジネスチャットは「まずは導入してみる」

ツールの導入は、業務の棚卸が必須ですが、WEB会議ツールやビジネスチャットに関しては、とりあえず導入してみるのがおすすめです。メールでもコミュニケーションは十分だと思われるかもしれませんが、チャットのほうが手軽で簡単にやりとりができるため、実際に使えば必ず効果が発揮されます。

基本的にコミュニケーションツールに関しては、まず導入してみることがおすすめです。

 

ツール選びで重要なのは「使いやすさ」

ツールの種類にもよりますが、ツールを選択する際もっとも重視すべきは使いやすさです。機能ばかりを見てしまうと、導入したものの、ほとんどの社員が使えないといったケースも十分にあり得ます。

基本的にツールは全社的に使うものなので一部の人だけが使えればいいといった視点ではなく、誰もが扱いやすいものを選択するようにしましょう。

 

コロナ禍で必要性が高まる「リモートワーク」の実践ポイント

元々は多様な働き方の実現を目指すための手段のひとつとして推奨されてきたリモートワークですが、コロナ禍においては感染対策としても大きな注目を集めています。そこで、コロナ禍におけるリモートワーク実践のポイントを見ていきましょう。

 

まずは出社日を減らすことから始める

いきなり全社員全日リモートワークを実現するのは簡単ではありません。

まずは週に1~2日、リモートワークを導入し、様子を見つつ拡大していくのがよいでしょう。後述するRPAを活用し、出社が必要な業務は1日にまとめて処理をしてしまう、といった方法で出社日を限定している企業も増えてきました。

 

コミュニケーション方法を決めておく

リモートワークを開始する前の段階からWEB会議システムやビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを導入し、使用に慣れておくようにしましょう。リモートワークを開始してから新しいコミュニケーションツールを導入して慣れずに業務が滞ってしまうリスクを避けられます。

 

RPAを積極的に活用する

出社が必要な業務の中でも単純作業であればRPAに任せるようにすれば、出社日を減らせます。

社内の特定PCでしか作業できないような場合は、そのPCにRPAとリモートアクセスツールを導入しておき、自宅などから遠隔でRPAを動かせるようにしておくのがおすすめです。

 

「リモートワーク」の導入がもたらす効果とは?

リモートワークを実施することで企業側はもちろん、スタッフにもメリットがあります。また、高齢者や障がい者、地方移住者などに雇用を創出できるなど社会貢献につながる点もメリットだといえるでしょう。

 

ワークライフバランス

リモートワークを実現することで、スタッフは通勤時間がなくなるため、その時間を仕事以外の趣味や家族との時間に使えるようになりワークライフバランスの向上につながります。首都圏などでは毎日の満員電車通勤がスタッフに与えるストレスは相当なものですが、こういったストレスが緩和される点も魅力です。

また、子育てや介護などでオフィス勤務が難しいスタッフでも、柔軟に働けるようになります。スタッフは会社を辞める必要がなくなり、仕事を続けることができますし、企業側も貴重な人材を確保し続けることが可能です。

 

生産性の向上

リモートワークでも今回紹介したITツールを有効活用することで、オフィスとほぼ同等の業務が遂行できるでしょう。また、承認やワークフローといった業務も、リアルな場で実施するよりも、早く回せるようになり生産性向上につながります。

また、チャットツールやグループウェアを活用することで、スタッフ間の連携が密に取れるだけでなく、仕事の進捗状況を可視化できるため、意思疎通やフォローアップがしやすくなる点もメリットです。

さらに、WEB会議ツールを導入することで、取引先との打ち合わせを実施するための移動時間や交通費がカットされ、高い業務効率化効果が実現できるでしょう。

 

従業員満足度の向上

ワークライフバランスが適正化されることで、スタッフの仕事への満足度が向上する効果が期待できます。

例えば、RPAなどで業務の自動化を実現することで、スタッフの肉体的・精神的な負荷を下げるだけでなく、より重要でクリエイティブな業務にアサインすることが可能です。これによりスタッフの仕事へのやりがいが高まるだけでなく、会社へのエンゲージメントも強化され定着率向上につながるでしょう。

少子高齢化で労働人口が減少傾向の昨今において、貴重な人材を保持できるのは、リモートワークの大きなメリットだといえるでしょう。

 

災害時のリスク分散にも

近年は新型コロナウイルスだけでなく、地震や台風、大雨による土砂崩れの被害によって、オフィスが深刻なダメージを受け、業務の継続が困難な状況になる企業も散見されます。よって、多くの日本企業がBCP対策に注力せざるをえない状況といえるでしょう。

しかし、今回紹介したITツールを活用することでリモートワークが実現できれば、災害時にも業務が継続できる状態をつくりやすくなります。また、クラウドストレージなどを活用することで「自社サーバーがダメージを受けて大切なデータがなくなった」という危機的な状況を回避できる可能性も高まるでしょう。

このようにリモートワークは災害時のリスク分散効果がある点もメリットです。

 

まとめ

少子高齢化で人手不足が慢性化しているなか、現状の人数だけでこれまでと同じ仕事量、生産性を実現するのは簡単ではありません。そこで、重要になるのがツールの有効的な活用です。

ポイントは、「自社のボトルネックを把握すること」「リモートワークを想定して選択すること」「誰もが扱いやすいツールを選択すること」です。

ほかが使っているからといった理由だけでやみくもに導入するのではなく、3つのポイントをしっかりと検討した選択が、効果的な働き方改革、リモートワークの実現につながるでしょう。

本記事でもご紹介したPC業務を自動化し業務効率化を実現するRPAについて興味がわいた方は、RPA「ロボパットDX」がおすすめです。

ロボパットDXは、現場が自分で業務を自動化する事に特化して開発されたRPAです。業種毎の導入事例も豊富に取り揃えていますので、コチラまでお気軽にお問い合わせください。

 

【無料ダウンロード】RPAはじめの一歩、導入前に必ず読むべき7つの資料 一括DLフォーム

RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

RPA導入時、「どの業務に対してRPAを適用し、自動化するのか」を見極めることがとても大切です。
今まさにRPA導入を考えている皆さんは「どのくらい業務時間を削減できたかで費用対効果を測ろう」と考えているのではないでしょうか?
本資料では削減時間だけに注目してRPA適用業務を決めることの問題点を示したうえで、RPAを適用して自動化すべき業務を見極めるための視点を解説していきます。

詳細へ

この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
RPAを検討中の方、業務最適化を目指し情報収集をしている方向けに有益なコンテンツを発信していけるようサイト運営をしております。

記事をさらに見る 相談する