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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2022.03.24

定型業務を自動化する方法や効率化のポイントとは?RPAやマクロも解説

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経理部門におけるデータの入力や集計業務、また営業事務におけるたくさんの請求書、発注書にかかる業務など、定型業務に大きな工数が発生している企業は未だに多いものです。一方、少子高齢化の影響で労働人口が減少傾向にある中、社内の人的リソースの有効活用が求められており、定型業務の自動化に踏み切る企業が増えています。
定型業務を自動化できれば、スタッフの負担を減らせることはもちろん、コア業務にアサインできるようになることで、生産性の向上にもつながるでしょう。そこで今回は、そもそも定型業務がどのような業務なのか解説しつつ、定型業務を自動化する方法や効率化のポイントなども紹介します。

【目次】

 

定型業務と非定型業務

そもそも定型業務がどのようなものか理解してもらうために、具体的な業務の事例や非定型業務とも比較しながら解説します。

 

定型業務とは

定型業務とは、業務フローや実施方法が明確な業務を指します。また、定型業務はヒトの感性や判断が不要で、毎回同じ作業を延々と繰り返す作業ともいえるでしょう。

定型業務はその性質上、誰にでも対応できることから、外注や業務委託、IT製品などへの代替が行われることが多い点が特徴です。

 

定型業務の例

一般的に定型業務といわれるのは、以下のような業務を指す場合が多いです。

 

  • 発注書や請求書などの作成業務
  • 上記の受領および送付業務
  • 経費計算や給与計算などの集計業務
  • Excelなどへのデータ入力業務
  • Webからの情報取得、更新
  • 各種書類の印刷や保管業務

など

 

このような定型業務は毎回、同じようなタイミングで実施されるケースが多く、業務量が多いことも特徴です。特に月末・月初などに業務量が集中する傾向が高い経理や人事部門などでは、大きな課題といえるでしょう。

 

非定型業務とは

非定型業務を端的に説明すると、定型業務以外の業務すべてといえます。一般的には、都度ヒトの判断や感性が必要とされ、毎回やり方が変わる業務を非定型業務と呼ぶことが多いでしょう。

非定型業務は業務内容が不確定なだけでなく、発生タイミングも予測しづらい場合が多く、社員の臨機応変な対応が求められる点が特徴です。また、勘や経験といった定型化しづらいスキルが必要になる場合もあります。したがって、外注や業務委託、ITツールなどへの代替は非常に困難だといわざるをえません。

 

非定型業務の例

非定型業務は定型業務以外のものが該当するため、その種類も多岐にわたりますが、代表的なものとしては以下のような業務が挙げられます。

 

  • 新規サービスや事業の企画業務
  • コンサルティング業務
  • 顧客からのお問合せ対応業務
  • OJTなどの人材育成業務
  • 急なシステムの不具合やトラブルへの対応業務

など

 

非定型業務は内容が臨機応変に変わることに加え、突発的に発生するケースも多いため、自動化などは難しいでしょう。そのため、人手による作業がどうしても必要になります。

 

定型業務の自動化が必要とされている背景

近年、多くの企業が定型業務の業務改善や自動化を検討する背景には、大きく3つの理由があります。

 

  • RPAの登場
  • 少子高齢化による労働人口の減少
  • 働き方改革の実現

 

まず、定型業務の自動化に注目が集まる1つめの理由は、RPAの登場です。RPAの特徴は後程詳しく紹介しますが、PCの定型業務の自動化を比較的簡単に実現できるITツールといえるでしょう。よくAIと同列で語られることも多いRPAですが、AIが自律的に判断をする一方で、RPAは人間によって決められた作業を自動化するためのツールで、両者は全くの別物です。

これまで業務の自動化を行うためには、システム会社などへ委託する必要があり、定型業務の自動化には大きなコストが必要でした。しかし、RPAを活用することで、比較的安価で早く定型業務の自動化が実現できることから、導入企業が増えています。

 

2つめの理由は、少子高齢化による労働人口の減少です。

我が国では労働人口が年々減少傾向にあり、優秀な人材の確保と育成がすべての日本企業において急務な課題とされています。また、貴重な社内の人材をできるだけ生産性の高いコア業務にアサインしたいという意向が強まり、定型業務を自動化するニーズが高まっている状況です。

 

そして3つめの理由が、政府が提唱する働き方改革です。

働き方改革を実現するためには、残業を増やさずに生産性を上げるという困難な課題をクリアしなくてはいけません。また、多様な働き方ができるようにするため、長時間オフィスで労働しなくてはいけない定型業務を減らすことも必要です。そのため、RPAなどのITツールなどを活用して、定型作業にできるだけ人手をかけないようにする動きが活発化しています。

 

定型業務を自動化する方法

定型業務を自動化する方法は、RPAとマクロ、そしてシステム開発などが挙げられます。それぞれの特徴やメリット、デメリットなどを紹介するので、自社のニーズにマッチするものがどれかという視点で確認しておきましょう。

 

RPA

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、日本語では「過程の自動化」と訳すことができます。端的にいえば、RPAはヒトがパソコンを使って実施している定型業務を、ソフトウェアロボットに代替させることで自動化を実現できるITツールといえるでしょう。

RPAを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

 

  • 定型業務の自動化によるスタッフの負荷軽減
  • 上記による残業抑制
  • 24時間365日働けるため、納期短縮を実現
  • 正確な作業の実施により、ヒューマンエラーを抑制

 

また、定型業務を自動化することにより、空いたスタッフのリソースをコア業務に集中できる点も、RPA導入の大きなメリットです。スタッフの仕事へのモチベーションアップにつながり、離職率を抑制する効果も期待できるでしょう。

 

 マクロ

マクロとは、ソフトウェアの操作手順を記録し、自動かつ連続的に実施できるようにする機能のことです。Excelのマクロが特に有名で、マクロを活用することによって、作業の自動化や効率化を実現できます。

ちなみに、ExcelのマクロとVBAが同じものだと思われている方も多いと思いますが、VBAは「Visual Basic for Applications」の略語でありプログラミング言語の一種です。つまり、VBAはExcelを自動化するマクロを作成するためのツールといえるでしょう。

 

RPAとマクロの違い

RPAとマクロは、どちらも定型作業を自動化できるという点においては同様です。しかし、大きく以下3つのポイントに違いがあります。

 

  • 自動化できる業務範囲の違い
  • 処理速度の違い
  • プログラミングスキルの有無

 

RPAとマクロの1つめの違いは、自動化できる業務範囲の違いです。Excelのマクロで自動化できる定型業務は、あくまでもExcelで行う作業に限定されます。一方、RPAはパソコン上で動作するあらゆるソフトやシステムを活用した定型作業の自動化が可能です。

2つめの違いが処理速度で、Excelのマクロはデータ量が増えると処理が重くなり、作業が遅くなります。Excelは表計算ソフトであり、データベースソフトではないので、そもそも大量のデータを扱うツールではありません。一方、RPAは定型業務の自動化に伴い最適なソフトやシステムと連携できるため、マクロよりも速い処理速度が実現できるでしょう。

3つめは、利用するにあたって、プログラミングスキルが必要か否かという点です。Excelのマクロは簡単なものであれば、プログラミングスキルは必要ありません。しかし、複雑なマクロを組む場合にはVBAが必須となり、若干のプログラミングスキルが要求されます。

一方、RPAはノーコード、ノンプログラミングのツールもあるため、プログラミングのスキルを持たない、経理や人事、営業事務のスタッフでも十分、定型業務を自動化できるでしょう。

 

システム開発によって自動化する方法も

RPAやマクロとは、やや方向性が異なりますが、システム開発も定型業務を自動化する1つの方法です。

ただし、システム開発にはシステム設計が必要で、自動化実現までにコストと時間が大きくかかります。また、現場のオペレーションにあわせて柔軟に変更することが難しく、現場がシステムにオペレーションを合わせるという本末転倒の事態が発生しがちな点がデメリットだといえるでしょう。

さらに運用、管理においてIT技術者が必要であるという点もデメリットです。最近、話題になっている「ノーコード/ローコード開発」も、初めからシステムを開発する場合と比べコーディングの負担は減りますが、システム設計が必要なことに変わりなく、自動化実現までに多くの時間がかかります。

 

自動化の対象となる定型業務とは?

RPAでは非定型業務の自動化はできないため、対象となる定型業務の見定めが必要です。そこでRPAが自動化しやすい業務がどのようなものか紹介します。

 

自動化に向いている定型作業

RPAが得意とするのは、業務内容や手続きが毎回同じで、かつ何度も繰り返す必要がある業務の自動化です。逆に、RPAは都度ヒトの判断や感性が必要な業務や、毎回実施方法が変わる業務の自動化はできません。

例えば、データ入力や転記、照合、集計などは、RPAで自動化しやすい定型業務といえるでしょう。また、RPAはさまざまなソフトやシステム間をまたぐ定型作業の自動化も可能です。そのため、社内の基幹システムからデータをダウンロードして、その内容をExcelに転記して集計した結果を、Outlookの定型メールフォーマットに記述し、関係者や顧客へ送信するといった業務の自動化もできます。

また、RPAは繰り返し実施する回数が多く、情報の入力ミスが起こりやすいような定型業務を効率化すると、費用対効果が高いのでおすすめです。例えば、1回5分の定型業務を1日に10回実施するスタッフがいたとしましょう。1日であれば50分ですが、1週間(5日間)になると250分、1カ月では1,000分もの工数削減につながります。これだけの工数が削減できれば、人件費の抑制や他の業務に割けるリソースを十分に割けるようになるためメリットは大きいでしょう。

 

定型業務を効率化するポイント

定型業務を自動化する際には、以下2つのポイントに留意することで高い効果が期待できるでしょう。それぞれのポイントについて解説します。

 

費用対効果を重視する

定型業務を自動化するためには、費用対効果を意識することが重要です。

例えば、社内で実施している定型業務がほとんどExcelの作業である場合は、マクロだけで十分でしょう。しかし、事前に業務の棚卸を行わずに、システム開発やRPAを導入してしまう企業も散見されます。

そのため、定型業務の自動化を実施する際には、ツールの導入前に、全社的な業務の棚卸を行い、業務の内訳と業務量を可視化しておくことが必須です。

 

また、導入するツールにある程度の目途がついたら、費用対効果を以下のような計算式を活用して算出して判断材料にするとよいでしょう。

「定型業務自動化による削減効果=スタッフの時間給×作業工数×頻度(回数/月)×人数」

上記のような試算をした上で、導入するツールのコストなどと天秤にかけて、慎重に判断する必要があります。

 

現場の意見を取り入れる

定型業務を自動化する方法を決める際には、担当者が現場の意見を取り入れることも必須です。

現場のスタッフから詳細な業務内容をヒアリングしておかないと、RPAやシステム開発を行っても、業務効率化につながらない可能性があります。そのため、現場スタッフが課題に感じている点を払拭する形で定型業務の自動化を実現することが必要です。

また、導入したITツールやシステムを実際に使うのも現場のスタッフなので、使いづらいものや、複雑なものも避けなくてはいけません。できるだけ、プログラミングやITの知識が必要ないスタッフでも、簡単に扱えるツールを導入するのがおすすめです。理想を言えば、ITツールやシステム導入後も、気軽に悩みを相談できるようなサポート窓口があると安心です。

 

さらなる生産性向上を目指すには?

定型業務を自動化することで、一定の業務効率化を実現できると思います。しかし、さらなる生産性の向上を実現するためには、非定型業務の効率化も必要でしょう。

定型業務は自動化ツールなどで効率化しやすいのですが、非定型業務は効率化を実現できる具体的なツールはありません。しかし、実は一番効果的な方法が人材育成なのです。

優秀な人材を育成できれば、自動化ツールをより効果的に使える視点を持つこともたやすいでしょう。また、今後、非定型業務に対する着眼点が変わり、その中に含まれる一部の工程を定型業務として見なすことができたり、自動化をするために敢えて業務フローを再構成したり、業務の本質を見極めた上で生産性の高いソリューションを選択できる可能性が広がります。

 

まとめ

定型業務の自動化に集中すると「なぜ、なんのために自動化するのか?」というポイントを忘れがちです。そのため「定型業務を自動化した結果、どのような姿になりたいか?」を明確にイメージし、そこから逆算して手段を選択する発想を忘れないようにしましょう。

 

その上で、定型業務の自動化には、まずRPAを試してみることをおすすめします。

RPAは以下の理由でおすすめです。

  • 現場の今の方法を変えずに現場に合わせた運用が可能な点
  • 現場主導で実現、運用が可能である点
  • コスト、時間、人材など、すべての面で試しやすい点

当社では特別なITスキルがなくとも現場の従業員を中心に活用できるRPAツール「ロボパットDX」を提供しています。

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RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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