デジタルツールとDXの関係
はじめにデジタルツールとDXの関係をご説明します。デジタルとDXは意味の違いがわかりにくいため、まずは両者の概要や違いを理解しておきましょう。
DXとは
「DX」とは、「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」の略語です。直訳すると「デジタルへの変革」という意味ですが、経済産業省が定めるDXの定義によると「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」とされています。
つまり、日本でいうDXとは「デジタル技術を活用して企業体制や事業を革新し、生産性向上や競争力を強化して収益増加につなげる取り組み」と理解しておくと良いでしょう。
とはいえ、DXとは既存ビジネスを一気にデジタル変革させるという戦略ではありません。DX推進のためには、社内の業務改善も含めて、デジタルツールやソフトウェアの導入などから段階的に行うことが大切です。
デジタル化とは
デジタル化とは、パソコンやシステムなどに情報を取り込んで、取り込んだ情報を活用・再利用・共有できるように電子データに変換することです。
例えば、パソコンで作成したファイルなどを他の従業員が活用するには、一元管理されていることが前提です。そこで、ファイルやデータを電子化したりクラウドストレージで保管したりして活用することがデジタル化になります。
近年では社内のデータを情報資産として考えることが定着してきており、紙ベースでは廃棄されてきたような情報の再利用が進んでいます。全ての情報が有益とはいえなくても、蓄積されたデータを組み合わせることで利益を生む可能性があり、そのような意味からもデジタル化が進んでいるのです。
DXとデジタル化の違い
DXとデジタル化についてご説明しましたが、違いがわかりにくいと感じている方もいるでしょう。両者の違いは目的にあります。DXは企業の競争力を高める目的で推進しますが、デジタル化は仕事の業務効率化が目的です。
イメージしやすいように自動車の歴史とDX、デジタル化を重ねてみます。自動車が登場したことで人々の生活が大きく変化したことは容易に理解できるでしょう。大昔は馬や人力車などでの移動でしたが、より高速で移動することを目的にエンジンが開発されました。馬や人力車から動力源がエンジンに変わったことで自動車が誕生します。自動車の誕生により自動車が走行できる道路が整備され、道路からアクセスがいい場所にお店や観光スポットも増えました。
現在においても自動車は私たちの生活に欠かせないものであり、社会に浸透しています。近年では電気や水素で走行できる車も開発され、生活の利便性がより高まるでしょう。
この自動車の歴史で考えると「エンジンの開発」がデジタル化にあたります。そして、自動車の登場で私たちの生活の利便性が向上した点がDXです。DXは新たな価値を生みだすことであり、その一部がデジタル化といえるでしょう。
おすすめのデジタルツール9選
ここからはおすすめのデジタルツールをご紹介します。DXに欠かせないデジタルツールの一例をご覧ください。
Chatwork
Chatworkは、ビジネスチャットツールとして多くの企業が導入しています。「会社用のLINE」と考えるとイメージしやすいでしょう。Chatworkは、1対1のチャット、グループチャット、ファイルの送受信、タスク管理、ビデオ・音声通話などの機能が備わっています。
Chatworkには「プロジェクトごとのグループチャット」などの活用方法があります。また、タスク管理機能では、タスクの内容と期限が設定できるため、確認漏れが防げるでしょう。メッセージに既読マークなどがつかない点は不便かもしれませんが、一度送信したメッセージの内容編集や削除などもできます。
Slack
SlackはChatworkと同様のビジネスチャットツールです。Chatworkとテイストが異なる部分があり、海外のスタートアップ企業や若者が主体のベンチャー企業などが好んで利用しています。
Chatworkと同様、1対1でもグループでもコミュニケーションが可能です。その他、ファイル管理、検索機能、ビデオ通話機能などが利用できます。連携できる外部ツールも多く、Googleカレンダー、Googleドライブ、TrelloやJIRAなどのプロジェクト管理ツールとの連携が可能です。
Zoom
ZoomはWeb会議システムであり、大人数でも比較的安定して接続できる点が魅力です。働き方改革や感染症対策によりテレワークやリモートワークが普及している昨今、導入している企業も多いでしょう。
ZoomでWeb会議を開催する際は、専用のURLを発行するだけです。メールやチャットなどで関係者にURLを共有しておき、参加対象者は開始時間に合わせてURLをクリックすれば会議に参加できる仕組みです。参加者にとっては、IDやパスワードの登録の手間がないため、便利なツールといえます。
Calendly
Calendlyは世界で普及している日程調整ツールです。Googleカレンダー、Outlookカレンダー、iCloudカレンダーなどと同期すると、予定調整のURLを相手に送信できます。受け取った相手はページ上から日程を選択して予約すると、お互いの予定に反映される仕組みです。
これによりミーティングや営業同行などの予定調整がしやすくなるメリットが生まれます。外部ツールとも連携できて、特にWeb会議の日程調整がスムーズに行えます。
Chatplus
Chatplusは利用料金の安さと導入のしやすさが特徴のチャットボットツールです。プログラミングの知識がなくてもチャットボットの設置が簡単に行えるため、顧客の対応コストを削減できます。
チャット画面のカスタマイズ性に優れていたり顧客情報の獲得からマーケティングができたりする点も特徴です。外部システムのチャット設置ができるなど、利用シーンが広がります。費用が割高になりますが、AIプランの利用も可能です。
Notion
Notionは情報管理ツールとして、ドキュメントやタスク管理、カレンダー、Wikiなどさまざまな機能を持っています。社内の情報を一括管理したい際に適したツールです。メモページが簡単に作成できて、必要な情報を網羅的に集約できる点が特徴となります。
データベースにはExcelやスプレッドシートのデータベースと異なる特徴があり、細かく直感的に情報管理が可能です。公認のコンサルタントによるサポート体制も整っており、安心して利用できるでしょう。
Google スプレッドシート
Google スプレッドシートはExcelのように利用できる表計算ツールです。ソフトのインストールが必要なく、無料で利用できる点が特徴となります。各ファイルには専用のURLが発行されるため複数人での共有がしやすくなっています。編集内容はリアルタイムで反映されるため、同時編集が可能です。
他のGoogleツールとの連携も簡単で、シート上でGoogle Meetに接続できるため、Web会議を行いながらファイルを編集することも可能です。
クラウドサイン
クラウドサインは電子契約サービスです。日本の電子契約市場では大部分のシェアを占める有名なサービスでしょう。弁護士監修のもと提供されており、法律面でも安心感があります。
また、個人、法人問わずに契約ができること、外部システムとの連携が可能な点などが特徴です。Salesforce上でリアルタイムに契約の進捗が可視化できるなど、連携で受けるメリットが多いです。
RPA「ロボパットDX」
ロボパットDXはRPAツールです。あらかじめロボットのプログラムを作っておくことで、人間がPCを使ってマウスとキーボードで操作するのと同じように作業を行うことができます。定型業務であればロボパットに任せることで、大幅な業務効率化につながるでしょう。
ロボパットDXは「現場が自分で自動化できるRPA」がコンセプトで、プログラミングスキルがなくても、直感的にロボットを作ることができるほど操作性に優れているRPAです。1か月3アカウントまでの無料トライアル期間があり、トライアル期間中からロボパットを使いこなせるようになるための十分な支援を受けることができます。トライアルを通じて、自社に適性があるツールなのかじっくりと検討できます。
フローティングライセンスという1つのライセンスを複数のPCで利用できるライセンス形態もあり、会社全体で業務の生産性を考えるDXにおいて一歩目のツールとしても適しています。
デジタルツールの選び方
前章でご紹介したようにデジタルツールは多岐にわたります。また、活用できるカテゴリも豊富であるため、どれを使っていいのか迷うでしょう。以下でデジタルツールの選び方をご説明します。
使いやすさ
デジタルツールを使うのは主に現場のスタッフです。そのため、エンジニアしか触れないようなツールでは誰も使いこなすことができず、DXの実現どころではありません。
導入の際は、情報システム部門のメンバーがプロジェクトをけん引するケースも多いと思いますが、現場のスタッフにとって使いやすいツールかどうかについては、利用する部門からプロジェクトメンバーを選出して判断するべきでしょう。
また、デジタルツールを提供しているベンダーのサポート体制が手厚いかどうかも併せて確認しておくと、実際に導入して運用が始まった後も安心です。
業務内容や業務フローに適しているか
デジタルツールを選ぶ際は、まず自社の課題を認識してどの業務を効率化するべきなのかを明確にしておく必要があります。また、自社の業務フローも把握したうえでデジタルツールの導入をします。
その後、本当に生産性が向上するかどうかを見極めなくてはなりません。せっかくデジタルツールを導入しても使いたい機能がなければ意味がありません。
闇雲にデジタルツールを導入することは避けましょう。具体的に自動化・効率化したい作業を洗い出し、いくつかのベンダーに相談したうえで、最適なツールを絞り込むことが重要です。
他のツールと連携しやすいか
デジタルツールは現在実施している業務を効率化するツールです。そのため、現在使っているソフトやシステムをそのまま利用しながら、業務効率化・自動化を行うケースが前提です。
例えば、Excelをメインに作業を行っている部署に、Excelと連携できないデジタルツールを導入しても業務効率化につながる可能性は非常に低いでしょう。
前述したデジタルツール導入前の業務フローの洗い出しを行う際に、現在使っているツールやソフト、システムを把握して導入を検討しているデジタルツールが対応していることを確認しておきましょう。
また、複数のソフトやシステムと連携しやすいデジタルツールを選ぶことも重要なポイントです。
まとめ
日本企業のDX推進は待ったなしの状況であり、積極的にデジタルツールを導入・活用することが求められています。まずはデジタルツールを活用して業務効率の高い環境を整えることからスタートしてみてください。本記事でご紹介したデジタルツールを参考にしていただきつつ、それ以外にもDX推進やデジタル化を促進できるツールはありますので、是非さまざまなツールを検討し、自社に合った環境づくりを進めてください。
なお、RPAもDX推進やデジタル化に相性が良いツールです。とくにご紹介した「ロボパットDX」は非IT人材でも扱いやすいRPAツールです。プログラミングの知識も不要で、DXを始めたばかりの企業でも簡単に活用することができます。各業種での活用事例も豊富にありますので、詳細は以下までお問い合わせください。
