※この記事は【RPAロボパットお役立ち通信（メールマガジン）】のアーカイブです。※
「ラッキー！都合のいいツールがある！！」
弊社では定期的に社内の業務改善を行っており、その時に「まず、最高の状態を考える」というところからスタートをします。
そのため、既存のやり方や、考えられるハードルはいったん横に置き、「こんな風にできたら最高！」をまず考えます。
そこから、現実的にどうすればよいのかを考えていくのですが、ある時「こういうことを楽にできたらいいのになぁ」と強く思う業務がありました。
その理想に叶う動作をするプログラムで書いて対応する、という手段も必要に応じて検討するのですが、今回は難易度が高く、とても時間がかかりそうです。
正直、全くやりたくありませんでした。
少しでも楽できるいい方法はないか、と思いインターネットを検索すると…。
なんと、やりたかったことを解決できるサービスがすでに存在していたのです！
早速そのサービスを利用できるように社内で手続きをして、理想とする形に改善することができました。
それって偶然？
これ以来、私は何かしら行き詰まった際には
「世の中に、問題を解決してくれるツールやサービスはないか」
をダメもとで調べるようになりました。
インターネット検索が最も手軽ですが、それ以外にも
「こういうことを簡単にしてくれるソフトを知りませんか？」
と社内の他部門に聞いてみるということを行いました。
すると、ほとんどのケースで都合の良いサービスを見つけることができました。
何度もそういうことがあり、ある時気づきました。
そう、毎回都合がよいサービスを見つけられるのは偶然ではなく、世の中で同じことに困っている人が他にもたくさんいて、すでに解決策があるという場合がほとんどなのです。
もちろん、全てのケースでそのような解決手段があったわけではありません。
例えば、やりたいことを１０として、５～７くらいまでならできるというケースもあり、部分的に利用するという場合もありました。
ある時には、最初に期待していたものとは全く違うやり方ではあるものの、最終的に得たい効果は得ることができる、という代替手段ツールを発見することができました。
「あれ、このツールは〇〇処理はできないけど、こういうことができるなら、そもそも〇〇処理をしなくても解決するのでは？」…といった具合です。
探すときは業務を分解した「作業」単位
私の経験則になってしまいますが、「〇×業務」という大きなくくりで調べると、うまく見つけられることができないケースが多く、業務を分解した「作業」単位ならばサービスが見つかるケースがほとんどです。
例えば弊社では研修プログラムを用意しており、そのプログラムでは課題の提出を受講生にしていただいています。
この課題の提出管理を抜け漏れなく行うために「研修の管理業務ツール」という探し方では求めるツールは見つかりませんでした。
しかし「ファイル提出を受け付ける」「受講生と連絡を取る」という作業単位で調べると都合のいいツールが見つかりました。
そしてなんと、そのツールは「採用管理ツール」でした。
履歴書のファイル提出を管理する機能が備わっており、それを利用して課題の提出管理ができました。
このケースでは全く別種類の業務ツールで代替することができたのです。
大きなくくりで探していると決してたどり着くことはできなかったと思います。
いかがでしたでしょうか。
もし、もっと楽にできたらなぁと感じる業務がありましたら、一度「同じことに悩んでいる人が他にもいて、すでに解決策はあるのではないか」という視点で探してみてください。
