※この記事は【RPAロボパットお役立ち通信（メールマガジン）】のアーカイブです。※
「複雑だから」と諦めていた自動化
ある税理士法人様の事例です。
半年ほど前にRPAを導入し、定型作業の自動化を進めている最中でした。
定期的におこなっている訪問サポートの中で、税理士のA代表から
「どうしても自動化が出来ない業務があるんですが、、、」
と相談をいただきました。
その業務というのは、法人税の電子申告。
各顧客企業から送られてくる決算情報をもとに、電子申告のシステムに入力していく、という作業です。
企業ごとに書類のフォーマットが微妙に違ったり、記載が無い項目があったりしてパターンがやや複雑なので、「自動化は難しいのでは？」と感じていたとのことでした。
自動化しやすくするために“あえて”人の手を加える
そこでおこなったアドバイスは、
「RPAで自動化するために、あえて一工程加えましょう！」
というものです。
それまでは、一企業ずつ書類を開いて、システムに入力して、次の企業の書類を開いて、、、という具合で1件1件対応していました。
この工程をそのまま自動化するのではなく、
「書類の情報を、フォーマットを整えてExcelに集約する」
という手作業の工程を加えました。
RPAはあらかじめ条件が決まっていれば正確に作業を自動化してくれるツールです。
ここでは、RPAで自動化しやすいように条件（≒フォーマット）を整えてあげるという発想で、業務フローを見直すのが効果的でした。
書類→Excel への転記は、アルバイトの事務員さんに、
Excel→システム への転記は、RPAに
任せ、A代表はこの業務をまるっと手放すことができました。
トータルでかかる時間も50時間→10時間に短縮でき、事務所全体としての効率化にも繋がっています。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
あえて前工程で「情報を集約するためにフォーマットを整える」という一手間を加えることで自動化を実現できた事例でした。
RPAに限らず、引継ぎたい業務や効率化したい業務がある場合、「前工程でフォーマットを整える」という工夫をすることですんなり解決出来てしまうかもしれません。
お役にたてていれば幸いです。
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