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RPA 2020.06.08

RPAとは 知って得する業務生産性向上への近道

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皆さんは、「RPA」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。RPAは、「Robotic Process Automation」の略で、ソフトウェアをロボットに見立てて、定型化された業務やルーチンワークを自動で処理する仕組みのことを指します。
RPAは仮想知的労働者とも呼ばれ、人材不足の解消や人件費の削減のために導入されることが多く、主にホワイトカラーの業務などで活用が進んでいます。
本記事ではRPAの基本的知識やメリット、課題や事例などについて解説します。

【目次】

RPAとは

ここでは、RPAが注目されている背景とAIとの違いについてご紹介します。

RPAはなぜ注目されているか

RPAは、働き方改革や生産性向上を支えるテクノロジーとして大きな注目を集めています。

RPAが注目されるようになった背景には、導入効果の高さがあります。今まで人が手作業で処理していた事務的な作業をRPAが自動処理することにより、作業時間を大幅な短縮が可能になるため、オフィスの事務作業の概念を変える高い効率性向上から、RPAを導入する企業が日本で急増しています。

事務作業にはさまざまな形態のものがありますが、現在のRPAが対象にしているのは主にパソコンを使った定型化されたルーチンワークです。例えば集計したデータを他のフォーマットに入力したり、ECサイトの売り上げを毎週エクセルに入力したりする業務との相性が良いとされています。

AIとの違い

業務効率向上のためのツールとして注目されるRPAですが、AIと混同されがちです。ここではRPAとAIの違いについて明らかにします。

RPAは自ら判断するものではなく、業務の判断の基準やルールは人間が設定して作業内容を憶えさせる必要があります。RPAはその情報をもとに、自動的に作業を繰り返すことが基本的な仕組みであり、定型化されたルーチンワークに向いています。

AIは、膨大なデータを元にコンピューターが自ら判断を下す仕組みのことをいいます。例えば見積書を作成する場合、人から作成依頼指示を受けてから作成を始めるのがRPAですが、AIは分析・解析を得意とします。

人間に置き換えるならばAIは頭脳で、RPAは手といえるでしょう。このようにRPAとAIは全くの別物です。

RPAの導入メリット

ここでは、RPAの導入メリットについてご紹介します。

作業ミスや修正をなくす

人間が作業を行うと、ミスはどうしても発生します。データを入力するような単純作業でも、数字の見間違いや入力ミスは起こり得るのです。もしミスが発生した場合、その部分を修正する手間が発生し、業務が滞ってしまいます。

また人間は長時間、集中力を維持することは困難で、集中が切れてしまうとミスしたり、作業スピードが低下したりします。 

そんな時RPAを活用すれば、1度覚えさせた作業をミスなく行い、人のように集中力が途切れて効率が落ちるということもなく、人が行うよりもはるかに速くかつ正確に業務をこなしてくれます。その結果、RPAは時間の浪費やミスによる損害を防ぎ、業務の品質向上に大きく貢献するのです。 

定型化されている作業をRPAに任せ、人間は創造的な業務や属人的な業務に集中するといった棲み分けを行うことにより、人件費を抑えつつ業務効率の最大化が期待できるでしょう。

様々なコストを削減

人間では1時間掛かっていた作業が、RPAでは半分以下の時間で済むようになったという例は多く聞かれます。また、RPAは24時間365日作業することが可能であるため、業務担当者の作業工数が減り、残業時間の削減や休日出勤の防止につながります。よって、結果的に人件費削減につながったり、今まで手を付けたくてもできなかった業務に取り組む時間が確保できるなどの効果が実現します。

人間でなければ対応できないと考えていた業務や、費用対効果が満足できずにシステム導入を見合わせていた業務、またはシステム化に伴うエラー発生の恐れから人間が行っていた業務など、RPAが適用できる可能性は多岐に渡ります。RPAの導入とメンテナンスに掛かる費用は社員を1人採用するよりもずっと低く、高い費用対効果が期待できます。

また、ある企業では、顧客情報の確認に時間を取られて業務が滞っていた所にRPAを導入して、飛躍的に業務効率を向上させ、顧客満足度の向上を達成したという例もあります。

人材不足の解消

RPAが日本で普及し始めている背景には、現在の日本の課題である人材不足の解消になりえるという期待があります。少子高齢化が進む日本では、労働年齢人口の確保が重要な課題です。現在の経済を維持し成長させるためには減少傾向にある労働人口を、いかにして担保するかが問われています。

それに加えて、働き方改革の推進により、少ない時間で今までと同じパフォーマンスを行うことも必要です。このように、生産性向上が急務とされていますが、人の手だけでは限界があります。

不足する労働力を補うために派遣社員を取り入れたりBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)を使うという手段は広く普及していますが、仕事を覚えてもらった所で派遣社員が辞めてしまったり、正確性が要求される業務をアウトソーシングする際には幾重ものチェックが必要だったりと、手間と時間が掛かるという問題があります。

そこで業務品質を維持しつつ作業時間を大幅に短縮し、24時間365日稼働可能なRPAが新しい労働力として期待されているのです。

RPAは単純作業(業務)が得意である

RPAはレポート作成、データ収集・入力作業、メールの自動送信といった単純作業が得意です。以下それぞれについて詳しく解説します。

レポート作成

定型化されたルーチンワークの中でも、レポート作成に多くの会社が多大な時間を割いています。受注状況、業務実績の予算・実費報告、勤怠管理など、集計されたデータからレポートを作成するのは日常的によくあることです。あるアンケートでも、自動化したいと望んでいる作業の中でも要望の大きいものであるという結果が出ています。

RPAならこのようなレポート作成を自動化し、システムの集計結果データベースから必要なデータを抽出してエクセルなどに容易にまとめることができます。ある会社では毎週末に時間を割いて半日も費やして予算管理レポートを手作業で作成していたのを、RPAを使って自動化したという成功事例もあります。その会社では複数のシステムに分散しているデータを、RPAで一元管理して統合化した対比表を作成するのにも役立てているそうです。

データ収集・入力作業

BtoC(Business to Consumer)商材を取り扱う会社では、ECサイト上で自社製品の実勢価格を定期的に調査してデータを収集し、エクセルなどの定型フォーマットに入力するという作業を行っています。しかし、人の手では調べられるサイトの数も限りがあり、収集したデータを入力するのも多大な労力を要します。

RPAを活用すればこのような定型化された作業を自動化することができ、担当者の負担を減らして、人間でなければできない付加価値の高い作業に人的リソースを割り当てることができます。例えばRPAによって自動的にECサイト上から収集した実勢価格データをエクセルに入力してグラフ化してレポートとして出力し、人間はそれを元に販売戦略の計画立案といった連携が可能です。

RPAにデータ収集・入力作業を夜間や休日の間に実行させておき、人間は平日の昼間にそれを元に判断を行うという分業を行うことで業務の効率向上が図れます。

メールの自動配信

メールソフトを起動して新規メール作成を選択し、宛先のアドレスを入力し、件名と本文を書き、ファイルを添付し、送信するという作業を数百社に対して繰り返して行うのは非常に手間の掛かることです。宛先を間違えたり、添付ファイルを取り間違えてしまったりして情報が漏洩すれば、会社の信用を失いかねません。

また、担当者へ依頼した作業の進捗確認や督促、ファイルを添付して改めて作業依頼をするなど、関係者へ週次の販売実績などを定期的に報告する作業はそれだけで1日が終わってしまいます。

メール業務に関しても、RPAに一連の作業の流れを設定しておけば、呼び出すだけで人が行うよりも短時間で正確にメールを自動配信してくれます。

RPA導入における課題は未だ山積み

メリットの多いRPAですが、導入には課題もあります。ここでは3つの課題を挙げてみましょう。

導入費用が高い

各社からさまざまなRPAツールが提供されていますが、端末のデスクトップで運用するタイプのものは年間で数十万円~数百万円、サーバーで運用する中央管理タイプのものでは数百万円~数千万円掛かります。また、運用できない企業がサポートを依頼し、サポートで高額な費用が掛かるケースもあります。

しかし、安いのを求めて価格だけで選定してしまうと、必要な機能が備わっていない、サポートが受けられないといったこともあるので注意が必要です。ツールの選択を誤ると業務の効率化どころかかえって効率低下になりかねません。そして、一旦ツールを導入した後に「あちらのツールのほうが良かった」ということになれば、再度導入費用が掛かってしまいます。

このような事態を避けるためには、導入前に具体的のどのような業務にRPAを適用するのかを明確にし、慎重に選定を行うことが大切です。

操作や設定が分からない

一言でRPAと言ってもさまざまな種類があり、構築するのにプログラミング言語を用いるものから、ユーザーがコマンドを選択してロボットを作成するだけで利用できるものまでいろいろあります。

 プログラミング言語を用いるものは、社員の誰もが操作できるものではなく、プログラミング能力を持った人しか使いこなせないものになってしまいます。そのため、業務の多くを自動化している場合は、予期せぬエラーが発生した時の対応方法が分からずに業務が滞りかねません。

そのため、どのような場合でも操作や設定が分かるようにしておくことが大切です。RPA製品の中には無料試用期間を設けているものもあるので、導入前に操作や設定の仕方を試してみて自社に合ったツールを選ぶと良いでしょう。

機能を持て余す

RPAで自動化できる業務は多岐に渡ります。メールの送受信、各種ファイルの入力・出力、ファイルの転送、WebブラウザによるWebページ操作、各種データベースの入力・出力、レポート・報告書の作成、労務管理など、人間が行っている作業の多くが自動化できます。

しかし、中にはRPAが持つ機能の多さのあまり、持て余して使いこなせないケースも多々見られます。RPAを導入するにあたっては業務をどこまで自動化するかを明確にし、RPAで業務効率向上が見込めるものとそうでないものを棲み分けしておく必要があります。それによって自社に適した機能を備えたRPAツールを選定することができます。

RPAを企業に定着させるには【事例】

ここでは、弊社が提供するRPAツール「ロボパットDX」を導入されて、業務効率向上を実現させた三井住友トラストクラブ株式会社の事例をご紹介します。

2018年9月からRPAツールの導入を段階的に始め、全社的に業務の自動化、生産性の向上に取り組んでいます。導入にあたっては、業務を担当する部署が自分たちで作れるRPAで、ユーザーが使いやすいものであることを選定の基準にしました。

クレジットカードの発行を主な業務としており、RPAをカードの発行登録や、郵便物を送る際に住所を調べてプリントアウトするほかにも、キャッシュバックのキャンペーンに応募して来た顧客のエントリー処理などに活用しています。結果的に、年間換算で約24,000時間の業務時間削減効果ができました。

カード業界はここ10年ほどの間に法規制が厳しくなり、業務上で何かミスをすると法令に抵触しかねないというプレッシャーに現場は晒されていましたが、RPAの導入によって業務の効率のみならず管理精度も向上させることができました。

導入から一年未満で年間換算24000時間の業務を削減!現場がいきいきするRPAの全社導入プロセスとは?|三井住友トラストクラブ株式会社

まとめ

本記事では、RPAの基本知識を中心にご紹介しました。

ある利用動向調査によると、企業におけるRPAの導入率は2018年では22%、2019年では38%と確実に増加傾向にあり、大手企業に絞ってみると50%以上の導入率と高い数値になっています。また、RPAを導入した企業の80%が今後利用を拡大することを検討すると答えています。これらの数字からも分かる通り、今後RPAを導入する企業は益々増えていくでしょう。

RPAの導入にあたっては本記事で記した特徴を理解したうえで、各社から提供されているRPAツールを比較検討するようにしましょう。

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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