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RPA 2020.06.08

RPAは導入するだけではダメ!定着力を高めるには?

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RPAは、業務効率化を図るシステムとして日本国内で注目されており、2016年ごろから導入する企業が急速に増えつつあります。しかし、中にはRPAを導入しても適切に活用できず、運用コストに見合った効果をあげられない企業もあるでしょう。
当記事では、RPAを導入するうえで発生しやすい問題を紹介するとともに、適切な運用方法に関しても解説していきます。

【目次】


RPA導入が今ブームに

少子高齢化にともなう労働者不足をカバーする方法として、RPAは各業界から注目を集めつつあるシステムです。まずはRPAの概要を解説したうえで、なぜRPAを導入する企業が増えているかについても分析していきます。

RPAとは

RPAは「Robotic Process Automation」の頭文字をとった略称です。業務パターンを記録したソフトウェアを用いて、パソコンによる業務を自動化することをRPAといいます。

なお、RPAとよく混同されるものとして、「AI」があります。AIは人工知能とも呼ばれ、機械学習を繰り返し、自動で最適なものを判断するコンピューターシステムのことを指します。AI技術をRPAに活用することはありますが、「RPA=AI」ということではありません。

総務省が発行している「M-ICTナウ」によると、現在日本で導入されているRPAは、単純な定型業務を自動化できる「クラス1」相当のものが多数を占めている状況です。将来的には、画像解析や音声解析といった非定型作業を自動化できる「クラス2」のRPAが日本国内に広く流通すると考えられています。 

現在RPAは、事務、経理といったホワイトカラー業務で活用されています。パターン化できる業務を人の代わりに実施できる機能を持ち、導入しやすい業務支援システムとして各業界で注目を集めています。

総務省M-ICTナウ|RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)

RPA導入ブームの背景

リサーチコンサルティングを行うMM総研によると、日本国内の企業におけるRPA導入率は2019年11月時点で38%です。RPA導入率は年々向上しており、2018年6月から2019年11月までで16%向上しています。

日本国内にRPAの導入ブームが訪れている理由としては、少子高齢化による労働者人口の減少が考えられます。RPAを導入することで業務効率を向上させ、人手不足の解消を図る企業が増えつつあるようです。

中でもRPAを積極的に導入している業界は金融業で、2019年11月時点で金融業界におけるRPA導入率は59%、国内平均を21%も上回る数値です。これは、日本全体で低金利化が進んだことで人件費削減を図ることが必要となり、結果的にRPAを導入する金融業者が増えたという背景があるようです。 

加えて、現代では業務の自動化が進んでおり、日時を問わず稼働できるRPAが各業界で導入率を伸ばしています。2016年度におけるRPAの市場規模は約8億円でしたが、2020年度におけるRPAの市場規模は約260億円に達しているというデータがあることからも、RPAの注目度がうかがい知ることができるでしょう。 

RPAを導入することで得られる具体的なメリットに関しては、次章で解説していきます。

MM総研|RPA国内利用動向調査2020

RPA導入メリット

ここでは、RPAの導入によって企業が得られるメリットを具体的に解説していきます。

業務生産性向上

RPAはロボットが業務を代行するため、24時間365日稼働し続けられます。前もってRPAにパターンやルールを入力しておくことで、従業員の勤務時間外でも自動で業務を行ってくれます。

また、PC上で稼働するRPAは常に一定の速度で業務を行えるので、手作業よりも早く、また一定の品質で継続的に日常業務を処理できることも特徴です。

RPAで対応できる具体的な業務としては、在庫管理やデータ入力業務などが挙げられます。適切な形でRPAを導入、運用することで、従業員は商談や企画会議といった売上に直結する業務に集中できるようになります。

人的コストの削減

RPA導入により企業が得られるメリットとして、人件費の削減が挙げられます。
仮に従業員の勤務時間を8時間とする場合、24時間稼働できるRPAは少なくとも従業員3人分に相当します。近年では月間数万円のコストで運用できるRPAも提供されており、大きなコストの削減が見込めるでしょう。人的コストを削減することができればその分、新たな商品・サービスに投資を行ったり、従業員に還元したりできます。

また、法定休日や体調不良などによって従業員数が少ない日でも、業務の一部をRPAが代行することで、行える業務量を継続的に底上げできます。

但し、単純に人件費削減だけを目的にし、費用対効果として考えると導入がうまくいかないケースが多いようです。RPAの導入しても社員を解雇することなどできませんし、すべきではありません。RPAの導入には、そのメリットを多角的に捉えて推進することが重要です。

ヒューマンエラー防止

RPAを導入すれば、人が業務を行うと起こり得る入力ミスといったヒューマンエラーを防止することができます。

前もって正しい業務ルールをRPAに設定しておく必要がありますが、RPAは常に一定の品質で業務を行うことができます。特にデータ入力や在庫確認といったシンプルな反復作業は、人だと品質が安定しづらい部分がありますが、RPAであれば正確に作業を進めることが可能です。

RPAの導入によってヒューマンエラーを防止することで、企業の情報セキュリティ、および業務水準の向上といったメリットが見込めます。

RPA導入は簡単じゃない

RPAは適切に運用することで、企業にさまざまなメリットをもたらしてくれるシステムだということをお分かりいただけたかと思います。
一方でRPAの導入には、多少の知識が必要であり、導入するシステムの選び方にもコツがあります

ここでは、RPAを導入する際によく起こる問題を紹介していきます。

ロボット作成に苦戦

RPAの運用を開始するには、最初に業務パターンをプログラミングする必要があり、このプログラミングに苦戦する企業が多いようです。高度なプログラミング技術は必要ありませんが、基本知識は押さえておく必要があります。具体的には、ループ処理や変数の定義、条件分岐などを理解しているとスムーズにRPAを導入しやすいでしょう。

また他にも、テスト時は動作していても、実際の業務環境で突然動作しなくなったり、動作エラーを起こすこともあるようです。自動化する業務内容にもよりますが、RPAを動作させるPCには継続的に負荷がかかるため、RPAの推奨環境を確認したうえでツールを選ぶことをおすすめします。

現場が求める機能がない

RPAは製品によって搭載されている機能が異なっており、自動化できる業務も異なります。そのため、いざ導入してみても、現場が求める機能がないというケースも起こり得ます。

実際に日々の業務を回しているのは、現場のスタッフです。経営層やRPAのベンダーが主体になって選ぶ場合、現場のニーズを把握しないまま導入してしまうと、RPAが現場で使えない・使われない、導入前よりも業務効率が落ちるなどの問題が発生してしまうでしょう。

そのため、しっかりと現場が抱える課題や必要な機能をヒアリングし、導入するRPAを決める必要があります。

費用対効果が合わない

費用対効果が合わないと感じるのは、経営層や部門長、現場担当者間のRPA導入に対する目的が一致していないことが原因である可能性が高いです。

実際に経営層や部門長は、具体的な数字となる「削減時間や費用対効果」を重要視している場合が大半です。

そのため、現場担当者が「負担に感じている業務」ではなく、「削減効果の高い業務」にフォーカスしてRPA導入を進めてしまうことにより、双方の考えに乖離が生じる場合も少なくはありません。

「削減時間や費用対効果」を優先して導入されたロボットは処理内容が複雑である可能性が高く、積極的に運用に取り入れようと思う担当者はそう多くないでしょう。

RPAの導入を経営層や部門長が主体となって推進することも重要ですが、実際に運用する担当者の本音をしっかりとヒアリングすることが大事です。

また、RPA導入後にも業務自動化範囲の拡大や新しい自動化ニーズが発生しますが、その際に必要となるものが「保守サポート」です。エンジニア、非エンジニアを問わずに利用しやすく、課題を解決に導くことができる「保守サポート」の存在は製品を選定するうえで非常に重要な要素です。

RPAが導入された後に、ロボットの実運用や修正を担う人は現場の担当者です。「保守サポートが利用しやすい」という点は、日々の運用でRPAを利用する現場担当者にとって非常に心強いものです。

まずは現場で必要となる機能を明確にする。それに加え、「機能」「費用」「使いやすさ」「保守サポート」など、さまざまな視点からRPAを比較することが重要です。

これらの観点を踏まえて比較を行わないと、RPA導入後に十分な費用対効果を実感できない可能性が高いだけでなく、「導入が失敗したと感じられる原因」にもつながる恐れがあるので、注意が必要です。

RPAを自社内に定着させるための手順

RPAは、導入するだけでは十分な費用対効果を得ることができません。自社内の業務に適用して継続的な運用を行うことで、費用対効果に見合ったリターンが得られるツールです。

そのため、社員が「RPAを継続して利用したい」と思うように自社内へ浸透させ、運用を定着化させる必要があります。

しかし現実として、「RPAを導入するだけでも難しいのに、定着が出来るのか」と不安に感じている企業も決して少なくはありません。

ここではRPAを導入する前に押さえておくべき項目を踏まえ、導入後の運用を定着させるために有効な施策や方法を解説します。

自社に適したツールの選定

前提として、RPA導入には自社の業務に適したツールを選定する必要があります。

「高機能」や「導入率」、「導入費用」などを訴求している製品はありますが、その製品が自社の業務に適しているとは限りません。

自社に適した製品を選定する際は「自社業務に必要な機能の洗い出し」「RPAで実現が可能か」「サポート内容が充実しているか」という視点を考慮する必要があります。

これらの項目のどれか一つでも欠けてしまうと、導入自体が失敗する可能性が高くなってしまいます。

高機能であるからという理由で導入を決定してしまった場合、「扱うことができる担当者が限定される」という可能性もあります。

また、導入費用が他社と比べ安価であったため導入を決定したものの、「必要となる機能が存在せず、実運用には至らなかった」、そのほかにもサポート内容が充実しておらず、「タイムリーなサポートを受けることができなかった」など、RPA導入後に「失敗感じる原因」は多岐にわたります。

これらの内容を踏まえ、「高機能」や「導入率」、「導入費用」などに重点を置くのではなく、「自社に適したツールであること」がRPA選定時に優先すべき重要な指標といえるでしょう。

RPAへの正しい理解を促進

RPAへの正しい理解を促進することが、導入を成功させる最大の近道です。

業務の自動化と聞くと「機械に仕事が奪われる」と不安に感じられ、敵対心を抱く社員も少なくはありません。このような状況下ではRPA導入の推進も難しく、思っていたようにRPAの導入が進められていないと悩んでいる企業も一定数存在します。

ですから、RPAは「仕事を奪うためのツールではない」ということを周知して社員の誤解を解き、RPAに対する正しい理解を深めることが重要です。

初めは理解がなく懐疑的であった社員の誤解や不安を取り除くことにより、RPAに対する理解が深まったことで状況が好転。結果として導入を成功させた企業の事例もありますので、社員の誤解を解いて協力を得ることは必須といえるでしょう。

そのため、まずは自社におけるRPAの活用方法を正しく共有し、RPAに対する正しい理解を促進する必要があります。

そうすることで「機械に仕事が奪われる」というような誤解を招くことがなくなり、導入を推進することにもつながります。

適切な業務の棚卸しが必要

RPAの導入には適切な業務の棚卸しが必要です。

適切に業務の棚卸しを行うことで、現在実施している業務プロセスを細分化することができます。業務プロセスを細分化することによって、「自動化に向いているプロセス」と「向いていないプロセス」を正しく判断することができます。

RPAは万能なツールではなく、自動化に向いている業務と向いていない業務が存在するため、全ての業務プロセスを自動化することはコストや手間に見合わない場合が多いです。

ですから、適切な業務の棚卸しが行われている「製造業ではRPAの導入が成功しやすい」といわれています。

この背景には業務プロセスが細分化されていることに加え、その工程ごとに適した機械を利用して、段階的に自動化させることが慣習となっていることが挙げられます。

そのため、まずは適切に業務の棚卸しを行い、その過程で見つかった「自動化に適した業務プロセス」をRPAの対象とするという考えを持つことで、RPAの活用イメージを大きく広げることができるようになります。

まずはスモールスタートから

まずはスモールスタートで小さな業務から自動化を進め、誰にでも分かりやすい形で具体的な成果を生み出しつつ、ノウハウを蓄積していく必要があります。

「一部の業務で導入していたけれど、いつの間にか使わなくなってしまった」という事例や、「導入したものの、ごく限られた業務のみでしか利用しておらず、導入の効果が実感できない」というような課題を抱えている企業も少なくはありません。

そのため、まずは最も成果が分かりやすい部門に導入を行い、成果を出しながら社内にノウハウを蓄積することがおすすめです。

具体的には「会計システムへのCSVデータ取り込み」や「経費支払チェック」、 「請求書発行業務」などを担当する経理や総務では導入の効果が検証しやすいといえるでしょう。

初めから全ての業務を自動化しようとするとコストや導入の難易度が上がってしまうので、まずはスモールスタートで段階的にRPAの導入を進め、誰にでも分かる形で成果を生み出すことが重要です。

RPA導入後の定着力を高めるには

RPAは導入するだけではなく、職場で継続的に運用できる体制を整えていく必要があります。
そのため、実際にRPAを導入するにあたって、運用面に不安を感じている企業も多いのではないでしょうか。ここでは、職場にRPAを定着させるうえで知っておきたい知識と、有効な施策について解説していきます。

従業員サポートや勉強会を実施

RPAを効率的に運用するには、経営層と従業員の双方が導入するRPAの機能や有効性を理解しておく必要があります。実際にどのような業務を自動化できるか、どれくらいの知識があればシステムを使いこなせるかを社内に周知することがスムーズに導入を進めるポイントです。

経営層が主体になって導入を進める場合は、各種機能をまとめた資料作成や勉強会を実施することなどが有効です。社員教育が適切に行われていないと社内でRPAが使われなかったり、活用する人が増えずに導入コストが無駄になってしまったりする可能性が高くなります。

また、導入直後はRPAに詳しい人物が主体になり、社内に定着するアシストを行うのが有効な施策です。ベンダーによっては新規ユーザー向けのサポートを実施している場合があるので、新しくRPAを導入するのであればサポートの有無も考慮して製品を選ぶことをおすすめします。

社内体制を整えておく

社内でRPAの運用を行う際には、情報システム部門のみに一任するのではなく、それぞれの部署でRPAを個別に運用、開発できる体制を整えておくことをおすすめします。

プログラムの追記や修正が必要になった際に即座に対応ができる人材が少ないと、従業員の出勤状況や人事異動などによってRPA関連の業務が行えないタイミングができてしまいます。対応が遅れると、業務効率が低下したり、顧客の信用を失ったりする原因になるので注意が必要です。 

また、エラー対応の他にも、作成したスクリプトの質を高められる人材を揃えておくこともRPAを効率良く運用するうえで重要なことです。システムの管理、運用を行える人材が情報システム部に偏らないように人材を配置することを心掛けましょう。

このように、開発作業を個人に一任するのではなく、業務マニュアルの作成と周知、そして社員教育を実施することがRPAの運用効率を高める近道となります。

【成功事例】RPA導入で状況が一変!

今回は、弊社のRPAツール「ロボパットDX」を導入したことで、業務効率を向上させた成功事例を紹介します。

株式会社システックでは車両管理システム・労務管理システムを提供している企業になります。2019年7月にロボパットDXを導入し、管理部門2名でご利用いただいております。

管理部門では、毎月の規定就業時間では終わらないほど業務量が多く、担当者の負担を減らし、業務効率化を目指すため導入を決断されました。担当者が2名と少なく、連日深夜まで残業することも少なくはなかったそうです。

現在では、ロボパットDXを利用することで、日々自動化できる業務を増やしており、企業全体の業務改善のみならず、個人の成長にも繋がったそうです。2名の担当者の方々は、元々ITスキルがあるわけではなく、Excel・Wordの基本操作ができる程度でしたが、30分もあればロボットを作ることも容易になるほど使いこなせているようです。エンジニアがいなくとも、現場社員が改めて業務を理解し、自らロボットを作れるようになることで「業務改善できたこと」「社員が自立したこと」をメリットに感じていただけております。

ITスキルが低い社員でも、自らのチカラでロボットを完成|ロボパット導入企業の社長が「現場が使いこなせるRPAツールを選ぶべき」と話すワケ

 

まとめ

この記事では、RPAのブームにある背景やメリット、導入事例などをご紹介しました。

RPAは、適切に運用できれば業務効率の改善や人件費の削減に高い効果を発揮するシステムです。RPAを使いこなすにはプログラミングや操作に関する知識が必要になるので、業務マニュアルの作成や社員教育などによって、RPAを運用できる社内体制を整えておくことが重要です。

業務効率に課題を感じている企業は、ぜひRPAツールを導入してみてはいかがでしょうか。

RPA選びで絶対に押さえるべき5つのポイント

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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