RPA導入の流れ
RPAはまだ歴史の浅いツールのため、導入・運用の知見が少なく、スムーズな導入が進まないケースが少なくありません。そこで、まずは一般的なRPA導入の流れを説明します。
RPA導入推進のためのチームを結成する
各部署から代表者を選出し、RPA導入を進めていくためのチームをつくります。ポイントは自動化する業務を策定するため、それぞれの部署の業務を把握している者を選出することです。
また、リーダーはRPAを理解している社員でなくてはなりません。なぜならRPAが実現できる業務、できない業務を的確に判断し、チームの意見をまとめ、経営層やRPA導入に批判的な層に導入を理解させていく必要があるからです。仮に社内に適応する人材がいない場合は、育成を行う、新たに外部から採用する必要があるでしょう。
既存業務の棚卸を行う
各部署から選出した代表者を中心に、それぞれの部署での既存業務、部署を跨がって行う業務の棚卸を行います。そのうえで非効率な部分、ほかの業務を滞らせてしまっている部分を洗い出します。ポイントは、すべての業務プロセスを明示・共有することです。普段、気づきにくい業務プロセスも一目でわかるようになり、課題点を見つけやすくなります。
自動化する業務を決定する
各部署で挙げられた業務の課題点を整理し、そのなかで自動化が可能な業務を選定していきます。RPAが得意とするのは、経理、労務、営業などのホワイトカラーがパソコンで行うルーティンワークです。具体的には、請求書の作成、給与計算、Webサイト上で競合他社の商品情報を収集するといったものが挙げられます。
逆に苦手とするのは、人間の判断を必要とする業務、頻繁に画面デザインが変わるWebサイトからの情報収集など、ルールの定型化が難しい作業です。これらの業務は設定次第で自動化も不可能ではありませんが、複雑な設定が必要となるなど手間がかかります。
また、自動化する業務選定のポイントは、いきなりすべての部署で導入を進めるのではなく、まずは、導入に積極的な部署、成果を挙げやすい部署に限定することです。スモールスタートで状況を見つつ、修正、改善を行い、ある程度の成果が出たら少しずつ範囲を拡大するようにします。
自動化する業務に合ったツールの選定
自動化する業務を決めたら、次に行うのはツールの選定です。一口にRPAといってもその種類は多様で、間違った選定をしてしまうと、目的を果たせないばかりか無駄なコストがかかってしまう場合もありますので注意が必要です。
自動化する業務のロボットを構築する
ツールを導入したら、実際にロボットを構築していきます。RPAの最大の特徴はプログラムの知識を持っていなくても、直感的な操作で自動化のためのロボット構築ができる点です。基本的には業務の棚卸を行なった際に図式化した業務プロセスに応じてロボットを構築していきます。
そのため、ロボット構築は導入の段階では、1～2人程度で進めていき、範囲を拡大する際に後継を育成していく形がおすすめです。
テスト運用、管理ルールの策定
ロボットを構築したら、テスト運用を行い、その結果から修正、改善をし、本格運用へとつなげていきます。また、この時点で推進チームが中心となり、ロボットを管理していくためのルール策定を行います。
ロボットは一回構築したら終わりではありません。例えば、請求書の作成で使用する経理管理ソフトがバージョンアップした場合、業務プロセスが変わってしまうケースがあります。この際、ロボットの動きも改善しないと正しく業務ができなくなります。そうしたリスクを防ぐため、定期的な見直し、改善のルールを事前に策定し、勝手な動きをする野良ロボットの発生を防ぐようにしましょう。
4種類のRPAを比較
さて、実際にRPAのツールを導入するにあたって、どのような種類があるのでしょうか。こちらではRPA4種類の特徴を並べてみました。どのタイプが導入するにあたって適しているのか確認していきましょう。
デスクトップ型
比較的低価格で手軽に導入できるため、日本ではこのデスクトップ型の導入が主流です。デスクトップ型はそれぞれのPC1台ごとに導入され、PCごとに個別の作業を行いたい場合に適しています。
また、個人レベルで管理が可能なため、小規模導入に適しています。
全社的に一括で導入すると管理や運用が煩雑になりがちなRPAですが、担当者ごとに個別に導入可能なデスクトップ型は管理も簡単です。自動化をする作業をいくつか連携させることもできるため、使い勝手は良いでしょう。また、他部署間での連携が少ないことで、機密情報などの流出のリスクも減ります。
サーバー型（オンプレミス型）
サーバー型は、別名オンプレミス型ともいい、自社のサーバーやコンピューター端末にRPAのソフトウェアをインストールして利用する方法です。大量のデータを複数の端末に一括管理したいという場合に便利です。デスクトップ型とは違い業務を横断させて管理することが可能で、1台のPCで100以上のタスクを並行して処理できるという特徴があります。大量のデータ処理や、複雑な規定がある業務をRPAによって自動化しようと考えているのであれば、サーバー型を選択すると良いでしょう。
また、基本的にはマクロやスクリプトなどのテンプレートが用意されており、それに従って業務を自動化することができます。自社の仕様に応じてカスタマイズできる利点がある一方で、導入コストやメンテナンスのコストがかさむデメリットもあります。また、大規模な社内サーバーが必要になる分、初期費用もコストがかかります。サーバー型を選択する場合、導入目的や運用方針をしっかりと策定することが重要となるでしょう。
クラウド型
インターネット上のクラウドサービスを利用し、クラウド環境にソフトウェアロボットを導入するタイプです。自社内にサーバーを用意する必要がなく、初期費用を安く抑えることが可能です。
また、開発人員が限られやすい中小企業でも導入が容易であることが長所です。
ただし、自動化できる範囲がWebブラウザ上に限定されてしまうため、他ツールとの連携が取りづらい、高度なセキュリティ対策が必要になるといった難点もあります。
開発型
開発型とは、ゼロからRPAを設計していくタイプです。ここまでご紹介したRPAはパッケージとしてツールが提供されているため、インストールするだけで利用が可能です。一方で開発型は、自社の作業手順や連携したいシステムを洗い出し、要件定義を行って自社にぴったりのRPAを作成することができます。
最適なRPAを作成できる点は優れていますが、設計に専門的な知識を持った人員が必要なこと、完成までに時間がかかることが懸念されます。
RPAが普及した現在は、パッケージタイプのRPAでもできることが増えており、開発型でなくても実現できる可能性が高いです。また、コストパフォーマンスもパッケージタイプの方が優れています。
RPAを比較検討する際のポイント
さて、ここまでRPAの種類について説明したところで、次はRPAを導入する際のポイントについて考えてみましょう。一体、どういった点に留意して比較検討するべきなのでしょうか。ステップごとに見ていきましょう。
目的・用途に合わせる
まず大前提となるのが、導入目的や用途にあわせて選定することです。
そのため、RPAを導入する目的と用途を事前に明確にしておくことで、選ぶRPAをある程度絞りこむことができます。
また、インターネット上で作業を行うのであればクラウド型、社内のみで完結する作業であれば予算や業務の規模に応じてデスクトップ型、サーバー型、開発型から選ぶといいでしょう。
導入しても使わない、割高なコストを払うといった問題を防ぐこともできるため、初期段階での比較検討は慎重に行うことが大事です。
操作が簡単
使い方を把握できないなどの理由から、社内にRPAが定着しないことは頻繁に起こりうる問題です。経営層や一部の社員によってRPAの導入を決定しても、現場で活用されなければ導入コストが無駄になってしまいます。
初めてRPAを導入する際、特に注意して見るべき点は、簡単な操作でロボットの構築が可能かどうかです。基本的な操作はコマンドを打ち込む、プログラムを組むといったことをせず、ドラッグ＆ドロップだけで可能なものを選定するとよいでしょう。
独自開発しやすい
自社内でRPAのパターン作成やアップデートを実施できる体制を整えておくことは、スムーズに導入および運用を進めるうえで大事なポイントです。小規模な仕様変更やエラー対応を自社内で解決できるか否かで、システムの運用にかかる手間やコストは大幅に変わってきます。
ごく一部の社員やRPAベンダーなどに開発作業を一任していると、現場の社員が上手く使いこなせない、修正やアップデートに毎回担当者を呼ぶ必要があるなど、RPAを導入したことでかえって業務効率が下がる事態になりやすいです。新規開発、メンテナンスの行いやすさはRPAの定着率に大きく関わってくるため、自社の業種や人材に見合ったソフトウェアを導入することが大事です。
少額から導入できる
新しくRPAを導入する場合、初期費用が安価、もしくは無料なものを選ぶことがおすすめします。オンライン業務を自動化するのであればクラウド型、社内業務を自動化するのであれば導入規模に応じて最適なタイプを選ぶことが初期費用を抑えるポイントです。
初期費用無料、無料トライアル可能など、初めて導入される企業でも安心できる部分もありますが、導入後のサポート費用額についても把握しておきましょう。カスタマーサポートに月額費用が必要であるか、無償サポートを実施しているかなど、改めて確認しましょう。
アップデート頻度
機能の更新や改良を高い頻度で行うRPAベンダーであるほど、サービスの利用状況やユーザーからの要望に則したアップデートを実施してくれる可能性も高いです。アップデートによって直感的に扱いやすくなったり、業務の自動化をより効率的に行えるようになったりするなどの効果が見込めます。
更新頻度が低い製品はバグへの対応も遅れたり、導入しても業務効率が上がらなかったりする問題が発生する可能性があるため、なるべく導入を避ける必要があります。製品の更新頻度に関してはベンダーのホームページやネットニュースなどから確認することができます。導入後の運用効率に関わってくるポイントなので、RPAのアップデート頻度はこまめに確認することをおすすめします。
製品によってはアップデートが有料の製品もありますので、導入時の確認が必要です。
アプリ連携できる
チャットツールやAIシステムとRPAを連携することで、それぞれを単体で用いるよりも効率的に業務を行えるようになります。RPAと連携できるアプリを正しく把握しておくと、導入する製品の選択肢が広がります。製品によっては会社独自のアプリでもRPAと連携できるものもあるので、自社アプリの活用状況に応じて最適な製品を選ぶことをおすすめします。
社内での浸透や効果的な運用のためのサポート体制
初めてRPAを導入する際、社内の批判的な層に対し理解を得ていくのは簡単なことではないでしょう。また、RPAは基本的にはプログラムを必要とせずロボットの構築が可能です。しかし、業務内容によってはある程度の知識がないと構築が難しい場合もあり得ます。
そうした際、どれだけ効果的なサポートをしてもらえるかも、ツール選定の大きなポイントです。導入、運用をスムーズに進めていくためにも、RPAベンダーとしてどれだけサポートしてくれるのかはしっかりと比較検討しましょう。
RPAの比較検討をするために
近年はさまざまなメーカーからRPAが提供されており、自社に最適なRPAを探し出すにはいくつかのコツが必要です。ここでは簡単な手順で、費用対効果も高い方法をピックアップしました。RPAの比較検討をスムーズに進めたい方は、ぜひご覧ください。
無料版を試してみる
市場で提供されている製品の中には、利用期間や一部機能が制限された無料版が提供されているものがあります。製品によっては有料版に近い状態で無料利用が可能です。
そのため、RPAの比較検討を行う際には、実際に試用版を利用してみるといいでしょう。
RPAの概要に関する資料や選び方のコツなども一緒に提供しているベンダーもあるため、合わせて資料をダウンロードして効率的にRPAの比較検討を進めることがおすすめです。
セミナーや展示会に参加する
RPAに関する情報収集を行う方法として、導入支援セミナーや展示会に参加するやり方も挙げられます。近年では受講料無料、Webから参加可能といった条件が整っている導入支援セミナーも開催されています。RPAの扱いに熟達した講師から直接知識を得られるため、基本的な仕組みや導入によるメリットを把握したい場合におすすめです。
一方で、複数のRPAベンダーから説明を受けたい場合は展示会に参加するのが効率的です。各地方の都市部をメインに、展示会は年数回ほど開催されており、機能説明から商談までを一挙に行えることがメリットです。Web上から法人向けの招待券を申請、取得することで無料参加できる展示会もあるため、参加したい展示会がある場合はぜひ申込んでみましょう。
RPAの主な使用シーンとは？
最後に改めて部署別にRPAの主な活用シーンを見ていきます。
経理部
経理部でRPAを活用するシーンは、請求書の作成、交通費の金額チェック、支払通知明細の突き合わせなどが挙げられます。また、光熱費の集計・支払い業務や売上集計業務でもRPAの活用が可能です。
財務部
財務部では、財務諸表分析シートや残高推移表などの分析表作成、法令および財務報告書の準備、税務会計、納税、税金の使用といった業務の自動化を行えます。
総務部
総務部では、基幹システムに社員からの有給申請を登録、株主総会時の株主情報の収集、リスト作成、招待メールの作成などが挙げられます。
人事部
人事部では、採用時の応募者リスト作成、勤務表入力確認、給与計算、勤怠管理からの超過労働者の洗い出しなどでRPAを活用できます。
購買部
購買部では、部品、資材の調達に関する仕入れ状況の検索、在庫調整などでRPAが活用できます。商品管理システムから必要な情報を検索し、一覧データにまとめたり、設定した在庫量になった際の自動発注などが可能です。
営業部
営業部では、取引先との商談で、競合他社から所品情報を取得し、自社商品との比較表を作成する。複数の条件をもとにアポイントの取れる見込みがある企業をピックアップするといった業務が可能です。
まとめ
自社の需要に見合ったRPAを見つける秘訣は、RPAの機能とRPAを導入する目的を比較し、必要に応じてセミナーや展示会などから情報を集めることです。
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