RPAの基礎
RPAは、Robotic Process Automationの頭文字を取った略称で、ロボットによる業務自動化の仕組みを指します。RPAでは作業工程を自動で行うプログラムのことを「ロボット」、作業工程や作業の流れのことを「フロー」、専用のプラットフォームを使って作成する業務フローのことを「シナリオ」と呼びます。
RPAの多くは定型的な手作業を自動化するもので、業務効率化や業務改善に役立ちます。例えば、Excelファイルから自社システムに情報を転記したり、FAXで届く発注書の内容をシステムに手入力したりする作業がありますが、その多くは単純作業の繰り返しです。RPAは、特にこうしたルーティンワークにおいて大きな効果を発揮します。
人力に比べて作業スピードが圧倒的に早いほか、作業の正確性も高いため、大量の処理を任せられるメリットがあります。加えて、RPAは比較的安価で、素早く導入することも可能です。社員を単純作業から開放することで、心理負荷の軽減・人材配置の最適化などにもつながるでしょう。
一方で、RPAにも不得意分野があり、アクシデントや例外的な処理には対応しにくい側面もあります。自律的に判断するようなAIとは異なり、RPAはあくまでプロセスを実行するツールなのです。現在は多くの企業で導入が進められていますが、成功と同時に失敗事例も数多く報告されています。導入を検討する際は、事前に失敗事例を読み解き、留意点や導入のポイントを確認することが、プロジェクト成功の鍵となるでしょう。
RPAの作業内容の記録方式
RPAで作業内容を自動化するには、業務を構成する作業を一つひとつ記録する必要があります。記録方式は大きく3種類ほどに分かれ、それぞれの方式によって対応できる業務の範囲も異なります。
では、記録方式ごとに詳しく解説します。
一つ目は座標指定型です。
文字通りPC画面の中の場所を記録する方式で、指定した座標位置を記録し、文字入力を行います。場所を指定するだけでいいので、作業を記録するのも簡単に行えます。一方、アイコンなどの場所が変わると動作しなくなるため、変更に弱いのがデメリットです。
二つ目は画像認識型で、ブラウザのテキストやアイコンを画像として記録する方式です。
記憶した画像と画面を照らし合わせて、自動で処理・実行が行われます。
同一の画像だと認識されれば処理が実行されるため、座標指定方式に比べると要素の位置ズレに対しては柔軟に対応できますが、ボタンの形状などが変化してしまうと正しく認識できなくなってしまいます。
三つ目はオブジェクト認識型です。
これまでにご紹介した2つの方式は、アプリケーションの見た目上の要素をもとに動作を指定するものでした。一方このオブジェクト認識型は、アプリケーションのプログラムそのものを解析し、各要素について識別します。
この方式であれば、見た目や位置などの要素の変更に左右されないため、安定性が高まります。
が、シナリオ作成にプログラミング知識が必要とされるなど難易度は高まります。
このように、それぞれできる範囲や得意とする性質が異なるため、RPAを使用するときは任せる領域と記録方式がマッチしているかどうかを見極めることが大切です。
また、RPA以外のもので、単純な処理作業を簡単に導入する方法として、Excelマクロを使う方法もあります。Excelマクロはマイクロソフト社のExcelに標準装備されている機能です。Excel上で行われた操作をプログラム言語として記録し、繰り返し実行できます。例えば、システムからダウンロードしたファイルをワンクリックで整形したり、フローチャートの作成ができたりします。
一見すると同じように見えるこれらの機能ですが、実は対象となる範囲が大きく異なります。Excelのマクロは、WordやAccessといったMicrosoft Officeの製品やInternet explorerなど、マイクロソフト社のアプリケーションのみを制御することができます。
それに対し、RPAは特定の製品のみならず、ほぼ全てのアプリケーションを対象として実行することができます。また、複数のアプリケーションをまたいで、一括自動化をすることも可能です。
RPAツールの中には、プログラミングに精通していなくても操作できる作りになっているものもあり、初めての方でも比較的簡単に活用できる場合があります。RPAはAIとのシナジーが見込まれるツールでもあるため、今後さらなる将来性を秘めていることも特徴の一つです。
RPAのメリット
RPAを導入することで生まれるメリットは主に3つあります。
一つ目は、一連の作業を自動化することで業務を削減できる点です。
冒頭で触れたように、日常的な業務には単純な作業が発生することも少なくありません。例えば、請求の処理業務や電話・メールのサポート業務、データの収集業務などはあまり頭を使うことがなく、いわば労働集約型の仕事です。しかし、こうした業務をRPAに一任できるようになると、作業にかける工数が減って、リソースの最適配置が実現します。人の手が必要な業務には、より時間がかけられるようになるので、業務の質改善も見込めます。資料送付なども迅速になるので、顧客満足度にもつながるでしょう。
二つ目は、処理におけるヒューマンエラーが起こりにくい点です。
人の手を使って作業を行う場合、ちょっとしたミスは尽きものです。しかし、ロボットに任せてしまえばその心配はありません。作業を大量かつ正確にこなせるようになるだけでなく、完了物のチェック工数を減らせることも利点の一つです。また、悪意ある不正を未然に防げることも重要なポイントです。RPAのほとんどは、作業を記録しながら処理を実行しているため、何かアクシデントが生じた際、どの箇所でトラブルが発生したのか、どの場所で人の介入があったのかが明確に分かります。そのため、セキュリティを担保しながら業務を進めることが可能です。
三つ目は、業務をシナリオとして可視化することで、業務に透明性が生まれる点です。
さきほどご説明したように、RPAでは全てのワークフローが記録されます。処理内容が可視化されることで、確認すれば誰でも見返しながら、同じ業務を遂行できるはずです。一般的な業務の多くは、作業の一つひとつが記録されるケースは少なく、業務がブラックボックス化しやすい側面がありました。しかし、RPAではこうした属人化を生じさせる心配もありません
このようにRPAには、単純に処理の面における業務改善だけでなく、組織や業務プロセス全体に関わる改善にも寄与するのです。
RPAの内製化は難しい？
現場主導でRPAの内製化を成功させるには、「標準化」と「教育」が鍵になります。
内製化するためには、開発・運用規約が整備され、承認プロセスやレビュープロセスが確立していることが前提条件です。また、自社のシステムに合わせて個別に作り込んだり、品質の不均衡を無くすためにテンプレート化をしたりする必要があります。
しかし、こういった要素を全てクリアし、整備することは非常に困難です。そのため、基本的には自社向けに全てを内製化して構築するシステムを利用するよりも、すでにリリースされている中で自社に合ったRPAを利用するのがベターでしょう。
一方で、業務の選定や標準化をしないで運用を進めるような場合、教育が重要になってきます。特にRPAの導入初期は担当者に上手くいかないことや分からないことがいくつも発生するはずです。
しかし、社内に知見が深い人材がいなければ、即座に質問をすることもできませんし、解決方法が編みだせないケースも起こり得るでしょう。そのような場合には、ベンターのサポートやコンサルティングを活用して、積極的に知識を蓄えていくことが重要です。
そして、ある程度知識が身について、運用の知見が深まったら、次は社内セミナーなどを開いて徐々にナレッジを共有するようにしましょう。RPAを一番活用することが多いのは、現場で働く社員です。そのため、理想としては社員一人ひとりが運用方法を理解し、使いこなせるようになることが業務効率化を進めるうえでは欠かせません。逆に、社内での教育の場がないまま運用が進められても、現場が疲弊してしまったり、モチベーションが下がってしまったりしかねません。
上記の理由から、RPAの内製化を検討している場合には、相応の準備や環境を整えたうえで進めていくように注意しましょう。
ロボパットDXのサポート体制について
ロボパットDXは、企業研修・教育事業を展開するFCEグループが提供する、純国産RPAツールです。「現場で作って使える」というコンセプトで開発されており、誰でも直感的に操作できる工夫が凝らされています。
ロボパットDXの特徴は大きく2つあり、1つ目は技術者に頼ることなくRPAを活用した業務の自動化が行える点です。操作においてプログラミング知識や専門的な知識が必要なく、現場の人員主導で、簡単に自動化環境を構築できます。
2つ目は、アプリケーションを選ばない点です。PC上で起動するすべてのアプリケーション、ブラウザ内で利用できるアプリケーションなど、幅広く対応しております。
また、ロボパットDXは便利な機能を多数備えており、そのうち特に評価が高いのは「Web自動化ナビゲーションシステム」と「高速スクレイピング機能」です。「Web自動化ナビゲーションシステム」は、操作する箇所にマウスカーソルを当てるだけで実行可能な操作を自動判別し、リスト表示してくれる機能です。一方「高速スクレイピング機能」は、複数のページにまたがるWeb上のデータを一覧で取得したり、書き出したりできます。
ロボパットDXは年間契約ではなく、月単位での契約が可能です。例えば、特定のプロジェクトに合わせて短期的に導入したり、繁忙期だけ導入台数を増やしたりするなど、事業の状況に合わせて柔軟に導入を進められます。
ここからは、ロボパットDXの充実したサポート体制の特徴について詳しくご紹介します。
基本的なサポートが全て無料
ロボパットDXの導入は、説明会・面談・無料新段階・トライアル利用・検討・導入の手順で進んでいきます。
導入前の段階では、製品の内容を詳しくご説明します。そのうえで、弊社のコンサルタントが現場の方と話し合って、初期設定や業務選定、ロボの作成などを行うため、何から始めるべきか迷っている方も安心です。トライアル中でも本導入と同じサポートを実施しており、ヘルプデスクにいつでも相談できます。
その他にも、操作勉強会への参加やスクリプト作成支援など、充実したサポートが全て無料で受けられます。
「ロボパットマスター認定プログラム」とは
ロボパットマスター認定プログラムとは、FCEプロセス＆テクノロジーが認定するロボ作成者のためのベンダー資格です。ロボパットDXのスペシャリストとして、組織に定着させる側の知識やスキルを会得した人材を拡充・養成するためのものです。
認定プログラムの基礎・応用編ではロボパットDXの使用方法と基本的な操作方法を学びます。実践編では、ロボパットDXを通して、実際に業務の自動化に取り組みます。最後の管理者養成編では、社内の対象業務を洗い出すなど、RPAを使える体制整備・組織作りといった包括的な知見が深められます。
こうしたプログラムを通してマスターレベルの人材を増やすことで、さらなる生産性の向上が期待できます。
まとめ
今回はRPAをテーマに、概要やメリット、おすすめのサービスについてご紹介しました。
ITツールや顧客とのタッチポイントが増加した現代では、取り扱うデータや業務上で発生する単純作業も増えました。しかし、その中で業務効率化を進め、より良い環境で働けるような仕組みを実現するためには、単純作業を効率化することが必要です。
RPAを使えばヒューマンエラーを減らしつつ、単純作業に手間をかける必要がなくなります。一方で、RPAは種類ごとに得意とする領域も異なるため、自社の業務に合わせて選んだり、RPAを使う業務を選定したりすることも大切です。今後はAIとのシナジーが望める領域なので、さらなる発展も期待できます。RPAでより高い生産性を目指しましょう。
