ロボット活用で人にしかできない仕事時間を創出
ＲＰＡ導入の取り組みを通じて社員の自発性を育てながら効率化を実現

　現在、「財務経理グループ経理チーム」「財務経理グループ与信管理チーム」「総務グループ」で、合計17個のロボットを作成しています。私が所属する与信管理チームでは、与信審査の作業を自動33ロボパット導入事例集化するロボットを作りました。

与信審査業務は、ワークフローシステムを介して審査依頼の申請書が届きます。私が作成したロボットは、依頼書を感知すると、シナリオが自動で起動するように設計してあります。起動後は顧客情報の取り込み、管理台帳への入力、作業完了後は社内チャットツールを利用して完了報告といった一連の動作をおこなってくれます。他にも、１年ごとに発生する再審査業務といったものも自動化しています。

また、就業後の深夜などにロボットが動くように設定しているため、翌日出社したときには資料が完成しており、作業負担の軽減につながっています。与信管理チームだけでも月３０時間削減することができていますね。

私が所属する経理チームでは、代表的なロボットとして、入金データ消し込み業務ロボットがあります。

毎日届く入金データを取り込み、入金データと売上計上データを突合して、数字が合っているかを確認する。このルーティンワークに関しては、もともと債権管理のための専用ツールがあるので、ロボパット導入前にある程度効率化が実現していました

一方で、専用ツールでも自動化しきれない作業があることに着目し、すでに入金されている売掛金のデータを取り消す作業の部分と、入金データを取り込んで会計システムに連動させる部分に、ロボパットを活用しています。

これらの業務は毎日発生しており、発生するボリュームにもばらつきがあり、１回の作業で10～30分ほどかかっていましたが、今はその時間がゼロになりました。脳内のタスクが減ったことで、他にやるべき業務に時間を取れるようになりました。

　私が所属している総務グループでは、取引における安全性をチェックする審査業務の一部をロボットに任せています。

ワークフローシステムを介して審査依頼の申請書が上がり、申請データの企業名や代表者が照合資料と一致しているかを確認します。その後、調査の専用ツールで該当会社について取り上げている新聞記事を検索し、記事に目を通して安全性に問題がないかも確認します。こうした人がおこなっていた作業を、ロボットで一部自動化させることができました。

おかげで１日１時間ほど作業していたのが30分で終わるようになり、私自身はほとんど手をかける必要がなくなりました。審査業務は総務グループと与信管理チームによる一連のフローとなるのですが、関係する部署でロボパットを導入したことで、より効率化が進んだと感じています。

また、年１回の全取引先確認作業も、人による判断が必要な部分以外はロボットに任せています。以前は、多くの企業をチェックするために、繁忙期だけ臨時34スタッフを募集し、手順をレクチャーしてから対応いただく状況でした。今は、ロボットが大部分を担ってくれているので、人件費や教育コストをかけずに対応できています。

効率化が実現できたと手応えを感じてい ますね。

そうなんです。

３つのチームで作っているロボットをまとめている一覧表があり、「もともと業務にどのくらい時間をかけていたか」「ロボットを使うことでどのくらい効率化しているか」といったデータを管理しています。ロボットを実装してからは、全体で１カ月に約５０時間、約６営業日分の効率化が実現できています。

経営推進部には事業運営上必要なルーティン作業が多く、だからこそ定型業務を効率化できないかといった課題意識がありました。生産性を向上させることで、今まで手をつけられていなかった「より価値のある本質的な業務」を進めたいと感じていました。

そこで「何かいい手段はないか」と働き方改革関係の展示会に参加しているとき、ロボパットを見つけました。

エンジニアではない現場メンバーが導入を進めることを考えていたので、ロボパットの「誰でも簡単にロボットを作れる」という部分がいいなと思ったんです。

そこで、契約前に営業担当の方にお願いしたところ、ロボパットの勉強会を開いてもらうことができました。おかげさまで実際に自分たちが使っているイメージが湧いたので、無償トライアルからチャレンジしてみることにしました。

そうですね。トライアル前に、ご担当の方に２回ほど弊社へお越しいただいて、実際に動かしている様子もプレゼンしてもらえたので、画像認識機能など便利な機能の理解が進みました。また、トライアル期間中から、ロボットを作り込めるように手配をいただけたので、その点もよかったですね。

私は、ご説明を聞いたときにすでに「与信審査の業務をロボットにお願いしよう」と思っていたので、トライアル前にフローを洗い出し、シナリオイメージをメモにまとめていたんです。

いざトライアルが始まり、与信審査ロボットを作り始めましたが、通常業務をこなしながら１日２～３時間ほど確保し、１週間ほどで完成させることができましたね。「早く自動化したい」という思いが強かったので、集中してロボット作りに勤しみました。

ロボットを時間通りに動かすためのシナリオも作っているのですが、指定した時間以外に動かしたいときがありました。通常とは違うタイミングに日にちと時間を指定するとき、どうやったらいいのか分からず、困ったことがありました。

サポートデスクの方にお問い合わせをしたところ、翌営業日には「こう設定すれば狙った動きができますよ」と解決策を１パターンだけではなく、２パターンもご回答いただけました。

疑問が生じても、作成途中のシナリオを添付してすぐにサポートデスクの方に気軽にご質問ができるので、立ち止まって悩み続けることがなく、助かっています。

大変だったこと・・・。実は、金城がロボットを作ってくれたので、あまり苦労していないんです。金城が作ったロボットを横展開してもらう、という流れで業務を自動化しました。ロボパットの導入は、基本的に金城が引っ張って進めてくれました。

私はロボットのシナリオを試行錯誤しながら作りこむプロセスが面白いと感じています。得意な領域でもあるので、私が主導することでみんなも時間を効率的に使えるかもしれないと思ったんです。

「目の前の仕事に忙殺されて、やりたいけれどやれない」という仕事に手をつける時間ができたことです。

これまで、経理チームが保有している業績データを、事業部メンバーが確認できるように加工して、社内でデータを共有したいと思っていました。そうすれば、事業部メンバーがデータから、売上を伸ばす戦略を考えられるかもしれない、会社の成長につながるアクションができるかもしれない。そんな思いを持っていましたが、なかなか取り組めるタイミングがなく、ただ時間だけが過ぎていました。

しかし、ロボパットを導入してからは、データを加工して資料を作る時間を捻出できるようになりました。先日、ついに財務データを社内メンバーに共有でき、第一歩を踏み出すことができました。

ロボパットを使ってよかったと思うのは、既存の業務フローを見直すきっかけとなった点です。今まで自分が担当してきた業務を棚卸しすることで見つめ直す機会ができました。すると、「この工程は必要ないのでは？」、「こんなに複雑なフローになっていたのか」など、これまで気づけなかった発見がありました。

私は、ロボパットを使ってから視野が広がったと感じます。金城と同じようにロボットを作る段階で見直しをすることで気づきが得られました。そして、「本当にこのフローが正しいのか？」、「この業務は本来何のためにおこなうのか？」と自分に問いかけられるようになったんです。

毎日決められた業務をこなすだけではなく、視座高く業務に取り組めるようになりました。

「今回ロボパットを導入したのは、業務効率化のためだけでなく、ウラ側の意図もありました。それは、「自分で自分の業務を自動化する」という新しい取り組みを通じた、メンバーの自発的な創意工夫の促進や、成長機会の創出でした。結果、導入プロジェクトを通じて、各自の成長につなげることもできました。ロボパットを導入してよかったと思っています。