そもそもRPAとは？
「RPA」とは、英語の「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語で、人がパソコンで行ってきた定型作業をロボットが代替し、自動化できるツールです。
RPAを使って人が行う作業を順番に登録しておけば、複数のソフトやアプリケーションにまたがる作業を自動化することが可能です。
もちろんロボットということもあり、同じ作業を何回でも繰り返せますし、24時間365日働いてもまったく問題ありません。また、RPAツールの多くが直観的なUIで作業を自動化できますので、プログラミングやシステムの知識がない方でも安心して利用できます。
したがって、従来の業務改善システムのように長期間かけて大規模に業務フローを変更する必要はなく、現場で適宜業務を効率化していくことが可能です。
このような背景から、近年多くの企業がRPAを導入して働き方改革やDXを推進しています。
ただし、RPAで自動化できるのは、あくまでも手順や方法が確立された定型作業だけです。
RPAに向いている作業の例を挙げると、
・複数のシステムをまたいで繰り返すデータのコピペ
・毎日定時に複数のアプリに対して行うログインやデータ入力
・さまざまなフォーマットで送られてくるリストから必要項目を抽出してメールで送信
といった作業になります。手順が毎回変わったり、都度人間の判断が必要になったりする作業に関しては、残念ながらRPAで自動化することはできません。
よって、RPAの効果を最大限に活かすためには、導入前に人が行う作業とRPAで自動化する作業範囲を明確化しておくことが重要になります。
RPAを活用するメリット
RPAを導入することで得られるメリットの中でも、代表的なものを紹介します。
作業の自動化による効率アップ
RPAを活用する最大のメリットは、なんといっても作業の自動化による効率アップです。
これまで人が行っていた作業をRPAで自動化できれば、場合によっては1/10以下の工数まで圧縮できるなど、作業にかかる時間を大幅に削減することができます。
また、RPAで作業を省力化することによって空いた社内リソースを、本来行うべきクリエイティブな業務や都度判断が必要な作業などに割り当てることができるようになり、結果として会社全体の生産性向上が図れるというわけです。
さらに、RPAであれば深夜や休日などでも連続して働けますし、長時間作動させたとしても労働基準法に抵触することはありません。これにより社員の残業を減らし、働き方改革を推進できる点も大きなメリットといえるでしょう。
人材不足の解消
少子高齢化社会に突入した現在の日本においては、労働力の確保は多くの企業が抱える切実な課題となっています。このような状況下でも、RPAで業務効率化を行えれば、必要最低限の人材で事業を進めることが可能です。
また、副業やダブルワークを望む従業員に対しても柔軟な対応雇用形態を提供することができるため、働き方改革の推進に大いに貢献できるでしょう。
人材不足が社会問題と化した現代では、企業側も単純作業に割くリソースを極限まで減らす必要があります。よって、人が行う作業とロボットが行う作業を明確に切り分けることが必須なのです。
人的ミスの防止
人が単純作業を長時間繰り返し行うと、どうしても人的ミスが発生します。
また棚卸や決算作業など年に数回しか行わない作業の場合には、細かいルールやソフトの使い方などを忘れてしまうこともあるため、作業効率の低下やミスが発生する確率が高くなってしまうものです。
しかし、ロボットが作業を行うRPAであれば、手順を記憶させておくことで正確に業務を進めてくれます。長時間繰り返し作業を行った場合も、人のように疲れることがないので精度の高い作業が続けられる点も大きなメリットといえるでしょう。
つまり、RPAを導入して人的ミスによる損失や遅延を防ぐことで、高い生産性がキープできるのです。
RPAは無料で使える？
RPAの中には無料で使えるツールもあります。
そのため、RPAを初めて導入するという場合でも、まずはとりあえず無料のRPAを活用して繰り返しの作業を自動化するだけでも十分な効果を体感できるでしょう。
ただし、無料のRPAツールはなんらかの機能制限や条件などがあるケースが多いため注意が必要です。
無料で使えるRPAとは
無料で使えるRPAと一口に言っても、その種類はさまざまです。
例えば、
・完全無料のRPAツール
・期間限定無料のRPAツール
・機能制限がある無料のRPAツール
・エンジニアの知識がないとハードルが高い無料のRPAツール
といったように機能や条件もバラバラなので、利用者の目的やスキルに応じて最適なものを選ぶ必要があります。
また、日本だけでなく海外メーカーのRPAツールも多数ありますので、言語に自信がない場合は、できるだけ国産の無料RPAツールを選ぶべきでしょう。
無料RPAを使うメリット
扱う業務や事業規模などによっては、無料のRPAツールで十分というケースもあり得ます。そのような企業にとってみれば、無料のRPAツールを使わない手はないでしょう。ただし、営利目的で利用する場合については、なんらかの条件が設定されているRPAツールもありますので事前に確認しておく必要があります。
また、「RPA導入による費用対効果が分からない」、「効率化したい作業が少ない」、「予算があまりない」といった企業の場合には、有料のRPAツールを導入するのはハードルが高いでしょう。そこで、まずは無料のRPAツールを試験的に使ってみることで業務への親和性や費用対効果を確認できるため、導入ハードルを下げることができます。
このように無料RPAツールを使うことで、RPAの効果を体感できるのは大きなメリットといえるでしょう。
さらに、無料のRPAツールで効果を体感することで「RPAを導入すればどんな業務でも効率化できる」という社内の誤解を払拭することもできるでしょう。
よくあるのが、経営者や管理職と現場のスタッフの間にあるRPAツールに対する認識の差です。有料のRPAツールを導入した後で「思っていたほど効果が挙がらない…」と経営者や管理職にマイナス印象を与えるのは得策ではありません。場合によっては、RPAを社内に浸透させるときの障壁にもなり兼ねません。
しかし、無料のRPAツールを導入してどのような業務効率化につながるのか明示できれば、こうした誤解も解くことができるでしょう。
無料ツールと有料ツールの主な違いとは？
無料のRPAツールは、当然ながら有料のRPAツールにはないデメリットがあります。
- 時間・機能制限
RPAの無料ツールに多いケースとしては、
・無料で使えるが機能制限がある
・機能制限はないが利用時間(期間・回数)が限定されている
の2種類が一般的です。
この制約を外すためには、有料のRPAツールにアップデートする必要があったり、期間が過ぎるとそのまま課金されたりするものがあるので、事前に利用規約を確認するようにしましょう。
- サポート体制が整っていない
無料RPAツールの場合、メーカーによる導入後のサポートがないものが多く、その場合はダウンロードしてインストールした後は基本的にメーカーのホームページの説明を参考にしながら利用する必要があります。
そのため、メーカーによっては説明が不十分だったり、RPAやプログラムの知識がない方だと有効活用できなかったりする可能性も高いでしょう。
また海外のメーカーのツールを利用する場合には、そもそも言語が日本語でないことに加え、Web上の日本語情報が少ないことも想定されます。
無料RPAツールは金銭的なハードルは低いのですが、使いこなすまでの学習ハードルが高い点はデメリットです。
- 思ったような効果が上がらない可能性がある
ここまで紹介した制限や導入時のサポートがないことが理由で、無料のRPAツールでは十分な業務効率化につながらず、本来の効果を体感できない可能性もあるでしょう。
無料のRPAツールの多くは基本的に有料のRPAツールへのトライアルとして提供されているため、肝心な機能は課金後でないと利用できないことが多くなります。
そのため、有料のRPAツールであれば自動化できた作業が、無料のRPAツールでは自動化できず十分な効果が体感できないという残念な状況になる可能性があることを覚えておきましょう。
有料ツールの無料トライアルもおすすめ
無料のRPAツールの場合は前述したようなデメリットがありますが、もうひとつ無料でRPAを使う方法としては、有料RPAツールの無料トライアル期間を利用するというものがあります。
もちろん期間限定のトライアルのため、先程挙げた中の「利用時間の制限」には該当しますが、こちらの場合は基本的に有料RPAツールと同様の機能が使えますので、十分な効果を体感することができます。
必要性について理解が深まれば、そのまま有料版の利用についても許可が得られやすくなるのではないでしょうか。
無料トライアルができるRPAツールの中でも、おすすめは国産のRPA「ロボパットDX」です。
ロボパットDXの主な特徴は以下の通りです。
・プログラミングの知識が不要
・すべてのソフト、アプリ、ブラウザが利用可能
・機密情報の取り扱いも可能
・月単位で利用できる(変動費として利用可能)
・手厚いサポート体制
さらに、ロボパットDXでは導入を検討されている企業を対象に、定期的に無料のRPA活用オンラインセミナーやハンズオンセミナーを開催しており、参加特典として1ヶ月に3ライセンスの無料トライアルアカウントをプレゼントしています。
そのため、無料トライアル期間中でもRPAの使い勝手を十分に試せる工夫がなされている点がメリットです。
ロボパットDXは「事業部門が自分で自動化できるRPA」というコンセプトで開発されたツールで、「現場」の業務フローと必要な機能を追求しながら改善を重ねてきました。
RPAを導入する企業の目的は、定型作業を自動化することで生産性を高めることに尽きます。したがって、RPAの効果を最大限に発揮するためには、単純に操作方法を覚えるだけでは不十分でしょう。RPAを使いこなすためには、いくつかのポイントを理解する必要があるからです。
そこで、ロボパットDXではトライアル期間中に以下のような手厚いサポートを行い、企業側にRPAの効果を体感してもらった後で本導入を目指します。
・ロボ作成者を複数人育成
ロボ作成者を複数人育てることで、それぞれのスキルアップを早め、作成時のつまずきによる停滞を防止します。
・無料トライアル期間中に3業務分のロボを完成
無料トライアル期間に、ロボ作成者には実務で使えるロボを3業務分作成してもらいます。したがって、RPA導入後、すぐに効果をご体感いただける点がメリットです。
・RPAの対象業務洗い出し方法の習得後、10以上の業務洗い出しを実施
RPAを使って定型業務の自動化をルーチンで行えるように10以上の業務を洗い出し、ロボ作成計画を立案し、実践してもらいます。
・ロボ進捗会議の実施
スキルアップを高速化するため、トライアル中にロボ進捗会議を実施して、ロボ作成者間の情報交換や業務効率化の結果発表などを行います。これによりロボ作成者がよい刺激を受け、RPAをさらに有効活用できるようになるでしょう。
手厚いサポート体制を持つロボパットDXは、「RPAのことをよく知らない」、「RPAでどんなことがやれるのか分からない」という企業にこそ使ってもらいたいRPAです。
本記事で興味が湧いた方は、ぜひ無料のハンズオンセミナーにご参加ください。
無料か有料か、自社に合った最適なツール選びを
今回は無料のRPAツールの紹介や、有料RPAツールとの違いなどについて紹介しました。
無料で使えるRPAツールは魅力的な面もありますが、「学ぶためのコンテンツが少ない」「サポート体制が整っていない」など、特に初めてRPAを導入する場合にはハードルが高いのも事実。
無料RPAを使いこなすことができるか、それともサポートが充実した有料ツールを使うべきか、重要なのは自社の状況に合わせて選択することです。まずは無料ツールで試してみて、効果が把握できてから有料ツールに移行するというのもよいでしょう。
無料のRPAが候補に挙がった際には、今回紹介したメリットとデメリットをよく理解したうえで、検討を進めるようにしてみてください。
