RPAとは
「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略語です。日本語に訳すと「ロボットによる工程の自動化」となります。RPAはパソコンで行う定型作業を自動化できるので、生産性を大幅に向上することが可能です。
RPAで自動化できる作業の事例としては、以下のようなものが挙げられます。
・Excelへのデータ入力・集計作業の自動化
・複数システムのデータをダウンロードして統一フォーマットに自動入力
・請求書データの数値をメールに自動入力して送信
RPAは複数のソフトウェアやアプリケーションにまたがる作業の自動化もできますので、複雑なプログラムやシステム開発などが必要ありません。
また、RPAは24時間365日働けて人的エラーも発生しないため、早く正確に作業が行える点もメリットです。
ただし、RPAでは「毎回手順が変わる作業」や「都度人の判断が必要になる作業」の自動化はできないため注意しましょう。
RPAは「シナリオ」という作業手順書のようなものを作成してロボットに作業を代替させる仕組みですが、なかでもプログラムの技術が必要ないツールを選択することで、普段作業を行っている現場のスタッフでも扱うことができ、導入ハードルは低くなります。
RPAを使って作業を自動化することによって、空いた社内リソースを別の業務に活かせるため、本来人が行うべきクリエイティブな仕事やレベルの高い仕事に注力できるようになり、企業の生産性を総合的に上げることが可能です。
RPAの活用が求められている背景
近年、RPAが注目を集める背景には、人手不足と政府が掲げる働き方改革の推進があります。ここでは、なぜRPAの必要性が高まっているのかについて解説します。
社会全体で深刻な人手不足
我が国は少子高齢化の影響で、年々労働人口が減少傾向です。あらゆる企業において、人材確保と育成が重点課題とされています。
そのため、ロボットやITツールなどに代替できる作業は積極的に自動化し、スタッフは生産性の高いコア業務に集中する必要があるため、RPAに注目が集まっているのです。
働き方改革の実現
政府が励行する働き方改革によって、残業時間の上限が決められたことから、日本企業は生産性の向上を余儀なくされました。つまり、時間当たりの業務効率を上げることが急務といえますが、人手による業務改善には限界があります。
そこで、RPAを活用して作業の自動化を行うなど、抜本的な業務改善が求められている状況です。
RPAの活用で得られるメリット
RPAを導入した企業は、生産性の向上以外にも多くのメリットが得られます。RPAの導入メリットは、以下の3つがあります。
生産性の向上
RPAで作業を自動化できれば、大幅な作業工数の削減が実現します。人手による作業に比べ作業スピードも上がるため、時間当たりの生産性が向上する点がメリットです。
さらに、RPAはヒトが働けない深夜や休日でも継続して稼働できますので、納期の短縮にもつながるでしょう。
負担の大きい作業からの解放
パソコンで行う定型作業を自動化することによって、スタッフの負担を大幅に軽減できます。残業時間も減り、ワークライフバランスの実現につながるでしょう。
また、RPAによって空いたスタッフのリソースを、より生産性の高いコア業務にあてられるようになり、スタッフの仕事へのモチベーションも高まります。
業務の品質向上
RPAを導入することで、業務の品質向上効果も期待できるでしょう。
ヒトが定型作業を長時間行うと、ヒューマンエラーの発生はどうしても避けられません。しかしRPAであれば、ソフトウェアロボットが登録した通りに作業を繰り返すため、エラーの発生を抑制することが可能です。
RPAの導入は大変？
RPAの中にはノーコードのツールも多いため、エンジニアやプログラマーではない非IT人材でも、十分に使いこなせるものもたくさんあります。しかし、作業を自動化するためのロボット制作を効率的に行ったり、トラブル発生時に適切な対応をしたりするためには、一定のノウハウが必要です。
そのため、はじめてRPAを導入する場合には、ベンダーやコンサルタントなどRPAに対する深い知見を持つプロのサポートを受けることが望ましいでしょう。
また、RPAは現場への導入もそれなりに大変ですが、運用後のメンテナンスやトラブル対応はもっと大変です。したがって、以下のどちらかの方法で、RPAを運用できる体制を構築するのが望ましいでしょう。
・社内でRPAの開発やメンテナンスができるスタッフを育成する
・プロにサポートしてもらう
RPAの導入検討時には、自社内のリソースで対応するか、プロにお願いするかについて必ず検討しておきましょう。
RPAのコンサルティングとは？
「RPAに特化したコンサルティング」という職業があることをご存じでしょうか？社内にIT人材が少ない企業は、サポートをお願いする機会もあるかもしれません。
そこで、RPAのコンサルティングがどのようなものなのか解説します。
RPAのコンサルティングで依頼できる内容
RPAのコンサルティングを依頼すると、クライアントの課題を解決する方法やツールの選定から、導入時や運用サポート、効果測定、アフターフォローまで一気通貫で支援を受けられます。
RPAのコンサルティングでは、導入するRPAツールの選定はもちろん、クライアントの課題を解決するために必要なITソリューション（AIや画像認識技術など）の選定を任せることも可能です。
またそのうえで、社内のシステム担当者と協力してシステムの設計や導入支援などを行います。さらに、RPA導入後に担当者となるスタッフを対象に教育や実習を行うことで、現場で運用が可能なレベルまで育成します。
そしてプロジェクト終了時には効果測定を行い、当初の課題に対して効果がどれくらいあったのかを確認します。このとき改善すべきポイントがある場合には、改善内容を提案してもらえるでしょう。
一般的なコンサルティングとRPAのコンサルティングの違い
RPAのコンサルティングが一般のコンサルティングと違う点は、RPAに関する専門的なノウハウを持っていることから、導入ツールを選定するだけでなく、RPAツールの具体的な活用方法や対象となる作業範囲の決定、運用フォローまで一貫して行い、企業の課題解決に向けて取り組む点です。
RPAのコンサルティングは「コンサルティングファームに依頼する方法」と、「RPAツールを提供しているベンダーに依頼する方法」の2種類がありますが、どちらもサービス内容は概ね以下の通りです。
・企業が抱える課題や目標のヒアリング
・業務改善・効率化に関するアドバイス
・RPAを含む業務効率化ツールの紹介・提案
・RPAを社内に導入するための計画策定とサポート
・RPAで自動化する業務の選定
・RPAツールの操作レクチャー
・RPAのシナリオ作成サポート
・マニュアル作成とサポート
・RPA担当者の教育・育成
・導入後の運用保守やサポート
・最適なRPAツールの選定（※コンサルティングファームの場合）
ただし、依頼する企業によって提供するサービスは異なりますので、希望するサービスが含まれているかについては依頼前に確認しておきましょう。
RPAのコンサルティングを利用すべき企業
以下のような課題を抱えている企業は、RPAのコンサルタントに相談してみるとよいでしょう。
・RPAがどのようなツールなのか分からない
・RPAの導入効果が分からない
・どのRPAを導入するべきか悩んでいる
・RPAの効果的な利用方法が分からない
・DXを推進したいが何から手をつけたらよいか分からない
・業務改善を行っているがなかなか生産性が上がらない
RPAのコンサルティングを依頼すると、まずヒアリングを行い、クライアントが抱える課題を明確化します。そこでは主に以下のような作業を実施します。
・課題のボトルネックになっている原因を究明
・課題を解決する方法やツールを決定
・リサーチやPoC（実証実験）を実施して自動化する作業範囲を決定
施策の方針が固まったら、クライアントにRPA導入・運用計画について提案を行い、問題なければ本格的な支援がスタートします。
RPAのコンサルティングを活用するメリット・デメリット
RPAのコンサルティングを検討する際には、以下のメリット・デメリットについて理解しておきましょう。
メリット
RPAのコンサルティングを利用するメリットとしては、主に以下の4点が挙げられます。
業務効率化のノウハウが習得できる
RPAのコンサルティングは、RPA以外にも多くの業務効率化ツールや、企業が生産性を向上するための知見を持っています。
そのため、ヒアリングの際には、クライアントが抱える経営課題や効果的にDXを推進する方法などについて的確なアドバイスを得られる点がメリットです。
「自社だけでRPAを効果的に利用するのは厳しい」と考える企業でも、コンサルタントのサポートがあれば安心して社内のDX推進を実施することができるでしょう。
自社に最適なRPAツールの導入が可能
RPAの導入効果を最大化するためには、人が行うべき作業とロボットで自動化する作業の範囲を明確化することも大切ですが、自社の業務や運用フローにマッチしたRPAツールの選定もそれ以上に大切です。
とはいえ、RPAの知識を持たない企業が自社に最適なRPAツールを選定するのは困難でしょう。
また、さまざまなRPAツールを試して、自社に合ったものを選定するのもなかなか骨が折れる作業なので、RPAの専門的な知識を持つRPAのコンサルティングに任せたほうが無難です。
自社に最適なRPAツールを導入できれば生産性が上がる可能性もより高くなりますので、ツール選定を任せられるのもRPAコンサルティングの大きなメリットといえます。
RPAを社内文化として定着させやすくなる
RPAで業務改善をするのは、現場のスタッフです。そのため、DXを推進したい経営層だけがRPAを熱烈に導入したいだけでは不十分で、現場のスタッフがRPAを導入する目的を理解し、使い方を熟知している必要があります。
現場のスタッフからすれば業務が増えるという感覚を持つ場合や、「ロボットに仕事を奪われるかも」といった誤解を生む可能性もあるでしょう。
また、RPAが使いこなせるようになるためには、ある程度の学習期間も必要です。こうした理由から、現場スタッフに反発されて、RPAの導入がなかなか進められないケースもあり得ます。
しかし、RPAのコンサルティングを利用すれば、RPAを効果的に使って現場スタッフの作業を低減することでその有用性を理解してもらったり、丁寧に使い方をレクチャーしたりすることで、会社全体を巻き込んでDXを推進することが可能になるのです。
導入後のサポートを受けられる
RPAの導入が無事終了し一定の結果が出たとしても、それで終わりではありません。
RPAで重要なのは、現場のスタッフが普段の運用でみずからRPAを活用して業務改善を実施できるようになることです。
そのため、導入後の実運用がはじまると、さまざまな疑問点や不明点が出てきます。
RPAのコンサルティングでは導入後の運用段階のサポートも行いますので、こうした不安を払拭して継続的にDXを推進していけるでしょう。
デメリット
RPAのコンサルティングを導入するデメリットはそれほどありませんが、敢えて挙げるとすれば、以下の2点が考えられます。
コストが発生する
RPAのコンサルティングを依頼する場合には、当然ながら費用が発生します。自社でRPAを導入して運用できるのであればコストは発生しません。
ただし、自社でRPAの導入や運用を実施する場合には、現場スタッフの人件費や失敗した場合のリスクなどを考えると、逆にコンサルティングをお願いしたほうが費用対効果が高いこともあるため、よく検討してから判断しましょう。
自社に最適なRPAツールの選定に時間がかかる
RPAのコンサルティングといっても、RPAツールの選定はヒアリングやリサーチを経た後になります。そのため、自社にとって最適なRPAツールを決めるのに、それなりの時間が必要です。
また日本企業の中には、作業が属人化しているケースも多く、第三者が介入して業務改善を行うのが困難なことも珍しくありません。
そのような場合は、作業方法が暗黙知になっており明文化されていないことが多いため、業務フローの可視化に時間がかかり、その結果RPAツールの選定にも時間がかかるというわけです。
したがって、RPAツールを選定する場合は、事前に業務フローの可視化を行っておくとスムーズに進められるでしょう。
RPAコンサルティングの導入方法
さきほども簡単にご紹介しましたが、RPAのコンサルティングを導入する方法を「コンサルティングファーム」、「RPAベンダー」の2つのケースで紹介します。
コンサルティングファームへ依頼する方法
ITコンサルなどを行うコンサルティングファームの中には、RPAのコンサルティングを提供しているところがあります。
コンサルティングファームにRPAのコンサルティングを依頼することで、通常のコンサルティングで実施するデータ収集や分析、資料作成はもちろん、クライアントの課題を解決するための具体的な方法や最適なITツールの選定や提案を受けることが可能です。
よって、RPAだけでなくAIなどのITソリューションを最大限に活用して、企業の生産性向上に貢献してもらえます。
また、コンサルティングファームは、もともとコンサルティングをメインに行っている会社ということもあり、精度が高い施策の実施や確実なPDCAを行うことで結果をスピーディーに出してもらえる点がメリットです。
以下は、コンサルティングファームにRPAコンサルティングを依頼したときの大まかな流れになります。
現状分析と課題の特定
ヒアリングを行い、現状分析を行います。その後、課題を特定し現場検証や実証実験などを実施します。このとき、RPAなどのITツールだけでカバーできない業務の洗い出しなども行います。
最適なRPAツールの選定
課題解決に最適なRPAツールを選定します。このとき、クライアント企業が持つ独特な文化や作業内容なども加味して、発注するメーカーを決定していくのが一般的です。
RPAツールのベンダーとの調整
クライアントの経営課題を踏まえ、RPAツールのベンダーと協議を行い具体的な導入方法を決定します。
結果報告
RPAを導入した結果の報告や、新たな課題が見えた場合は追加の施策提案などを行います。
各RPAツールベンダーに依頼する方法
RPAツールを提供しているベンダーの中にも、RPAコンサルティングを実施しているところがあります。
コンサルティングファームとの最大の違いは、ベンダーが提供するRPAツールを最大限活用するソリューションになっている点です。そのため、ツールの選定は行われません。
RPAツールベンダーが提供するRPAコンサルティングの強みは、自社ツールの強みや特徴を熟知しているため効果的な使い方を提案できる点や、RPA担当者の教育体制や導入後の運用サポートが充実している点です。
以下は、RPAツールベンダーにコンサルティングを依頼したときの一般的な流れになります。
事前検討
最初に行うのがクライアントへのヒアリングです。業務内容を把握して課題抽出を行うとともに、簡易業務フローを作成しRPAの適応範囲に”あたり”をつけていきます。
RPAの導入範囲を特定
現状の業務フローを可視化して、RPAの導入範囲を絞り込みPoC（実証実験）の対象を決定します。
PoC（実証実験）の実施
PoC（実証実験）の対象になった作業をRPAで自動化し、実証実験や効果測定を実施しながら、課題を抽出して解決策の立案を行います。PoC（実証実験）の結果をもとに、RPAの導入範囲が確定し導入計画が作成されます。
RPAツールの導入
RPAツールの実運用に向け、シナリオ作成やマニュアル整備などのサポートを実施します。
また、RPAの担当者となるスタッフへ操作方法などのレクチャーを行い、企業内で運用していける体制を構築します。
RPAコンサルティングのサポート事例
RPAコンサルティングに対する理解を深めるために、実際の導入事例を2つ紹介します。
コールセンターのコンサルティング事例
最初に紹介するのは、コールセンターの業務改善コンサルティングによるRPA導入事例です。
まず、コンサルティングによって業務の棚卸を行い、RPAの導入範囲を策定する作業からスタートしました。自動化すべき業務と、人手で実施すべき業務のすみ分けを行い、従来の業務フローで作業の二重化や無駄な部分があった場合は、最適化を実施します。
その後、実際の現場でRPAを導入し、動作確認を行いつつ、デバッグなどを実施。また、RPAを定期的に動作させるための、タイムスケジュール機能の実装も行いました。
その結果、顧客情報を更新する管理者が不在の時でも自動で情報収集ができるようになり、見込顧客へのスピーディーなアプローチが可能になったことで、売上向上を実現しました。
また、RPAで作業を自動化したことによって、大幅に工数が削減され、空いたスタッフのリソースをコア業務に集中できるようになり、生産性が向上したそうです。
さらに、スタッフの残業時間が大幅に減り、負担を大きく下げられたこともRPAの導入メリットだといえるでしょう。
生命保険会社のコンサルティング事例
続いては、生命保険会社にRPAを導入したコンサルティングの事例です。
これまでVBAとExcelを使って行っていた購買申請の管理業務を最適化するためのプロジェクトに、コンサルティングを導入しました。その際、作業の質向上およびメンテナンスの効率化を実現するためのツールとして、RPAが選ばれたそうです。
まず、コンサルがRPAを導入する部門のスタッフにヒアリングを行い、業務フローや課題などを集約しました。
その後、業務フローの最適化を実施し、費用対効果も含めてクライアントへ提案。クライアントのOKが出た後、RPA導入プロジェクトを立ち上げ、業務フローやシステム要件を固めていきます。
このとき、従来の業務フローをそのまま自動化するのではなく、抜本的な見直しを行い最適化した業務フローで自動化することがポイントです。
そして、作業の自動化に必要なロボット制作のサポートを実施しながら現場へ導入し、テストとデバッグを行います。
RPAによる作業の自動化を行ったことで、ヒューマンエラーの抑制とメンテナンス性の向上を実現。また、年間3,840時間もの工数削減に成功しました。
参考：保険会社向け業務プロセス改善（RPA導入）/株式会社イージフ
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1：業務診断、ならびにデモ会
まずは実際に業務の流れを確認して、業務診断を実施します。
また、実際に業務を担当する現場の社員に対して、「RPAが何なのか？」「RPAで仕事が道楽になるのか？」などを具体的に説明し、社内でRPAが推進される体制作りの支援を行います。
2：スクリプト作成支援
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