RPAとは
「RPA」とは「Robotic Process Automation」の頭文字で、日本語では「ロボットによるプロセスの自動化」という意味です。では、RPAを使うと何ができるのか確認していきましょう。
RPAでできること
RPAは、パソコンで人が行っている定型業務をロボットで自動化できるツールです。
RPAで自動化できる作業の事例としては、以下のようなものが挙げられます。
・Webブラウザから検索したデータの他ソフトへの転記
・Excel内のデータ集計・加工
・社内システムへのデータ入力・登録作業
・システム内のデータ内容をメールに転記後、送信
それぞれの作業で見れば、それほど大したことがないように感じられるかもしれません。しかし、こうした作業を毎日、数十回、数百回繰り返すような現場では、作業工数が大幅に軽減されます。
もし、1つの作業が5分程度だったと仮定しても、
・1日に10件：50分
・1週間(5日間)：250分
・1ヶ月(20日間)：1,000分
・1年(12ヶ月)：12,000分(200時間)
となり、年間ではなんと200時間もの作業工数の削減が可能になるのです。たった1つの作業をRPAで自動化するだけでも、これほどまでの効果があります。複数の作業にRPAを適応した場合は、さらに生産性を上げることも可能です。
また、人が単純作業を1日に何度も行う場合はどうしても集中力が下がってしまうため、人的ミスが発生する可能性が高くなります。しかし、RPAはロボットが作業を行うため、1日中同じ作業を繰り返しても文句ひとつ言わず完璧にこなしてくれるのです。
したがって、RPAを有効活用できれば、作業工数の圧縮だけでなく品質向上にもつながり全体的な生産効率化が実現できます。
ただし、RPAで自動化できるのはあくまでも定型作業のみなので、
・都度、人の判断が必要になる
・毎回やり方が異なる
といった作業については自動化できません。そのため、「RPAで自動化する作業」と「人が行う作業」の適切な切り分けも、RPA導入時の重要なポイントです。
RPAの運用で必要なこと
ただRPAを導入するだけでは、業務効率化はおろか生産性の向上につながることはありません。なぜならRPAの運用を実際にスタートするまでには、以下の工程を踏む必要があるからです。
・要件定義：RPAで何を実現したいのか目標を設定
・基本設計：RPAで自動化したい作業の全体構成を決定
・詳細設計：作業の詳細や利用するソフトウェアの詳細な構成・設定を決定
・コーディング：RPAを使って作業を自動化するプログラムを作成
・単体テスト：1つの作業・要素に特化したテスト
・システムテスト：複数の作業にまたがるテスト(単体テストでは見えないエラーを発見する)
・受け入れテスト：RPAで自動化した作業全体を現場の担当者がテスト
RPAは非プログラマーでもコーディングできるものが多いため、「誰でもできる」、「簡単に導入できる」という噂が広まったと考えられます。しかし、実際には、その前後の工程も含めしっかりと調整する必要があるのです。
RPAの運用、本当に簡単？
RPAを導入すれば、コーディングが簡単に行えます。
例えば、
・ドラッグ・アンド・ドロップなど簡単なマウス操作で作業できる
・作業や処理の流れが視覚的に把握でき、直観的に操作できる
といった点が、RPAを導入するメリットです。そのため、プログラムやソフトウェア開発の知識を持たない現場の作業担当者でも、RPAの種類によっては自分で作業を自動化することができます。
しかし、RPAの導入でコーディングが簡単になったとしても、それだけで運用がうまくいくわけではありません。次に紹介する、RPAでつまずきやすいポイントを回避する必要があるからです。
・ループ処理
RPAでは、ロボットに作業手順を指示するための「シナリオ」を作成する必要があります。また、同じ作業を繰り返し行わせるためには、「ループ処理」の設定も必要です。
ただし、ループ処理は適切なタイミングで行わないと、ロボットが正しく動作しません。そのため、前後のシナリオの流れも考慮して、適切なタイミングでループ処理が行われるように設定する必要があります。
しかし、この「適切なタイミング」というのが難しく、RPAを初めて導入した企業がつまずきやすいポイントの1つになっているのです。
・エラー処理
RPAで作業を自動化すると、ロボットは基本的に同じ作業を繰り返します。しかし、何らかの原因によってトラブルが発生した場合には、作業が停止してしまう可能性もあるでしょう。
よって、トラブル発生時を想定して、作業が停止しないように「エラー処理」をあらかじめRPAで設定しておく必要があります。ただし、トラブルの種類や原因、影響範囲を事前に想定するのはなかなか困難なこともあり、エラー処理の設定が適切にできないケースが多いのです。RPAの種類によっては、エラー処理のコマンドが実装されていて、比較的容易にエラーに対応する事ができるものもあります。
・条件分岐
作業の種類によっては、一定の条件で作業内容を変更する「条件分岐」を設定する必要があります。
例えば、作業時間や分量、質問の回答内容などの違いによって、それぞれの条件に適した作業内容をアサインしなくてはなりません。しかし、条件分岐を設定するためには、関数の知識なども必要になるため、プログラミング知識がまったくない担当者には若干ハードルが高い部分もあります。
RPAの運用を成功させるためには？
ここまでの説明で、「RPAの運用を成功させるためには、やはりITスキルが高い人材が必要なのでは……」と思われた方もいらっしゃると思います。確かに、まったくITスキルがない方が行うよりも、一定のITスキルを持っている方の方がスムーズにRPAを導入できる可能性は高いでしょう。
しかし、全国的にエンジニア不足の日本企業が、ITスキルの高い人材を雇用するのは簡単なことではありません。そのため続いては、自社でRPAの運用を成功させる方法を紹介したいと思います。
まずは簡単な作業からテスト
RPAを導入する際には、いきなり全社的に展開せず、まずは簡単な作業からテスト運用を始めましょう。
なぜなら、いきなり大規模な社内システムへの導入や、全社的にRPAでの自動化を義務化するのは、失敗した時のリスクが大きいからです。また、全社規模でRPAの導入が失敗するとネガティブなイメージがついてしまい、今後の社内推進が困難になります。
したがって、RPAを導入する際は、導入する部署を絞った上で単純作業の自動化からスタートすることがおすすめです。まずは簡単な作業から自動化を推進し、課題や問題をクリアしながら、着実に工数を削減していきます。
その際、できるだけRPA導入効果が高そうな経理や人事といった部署をターゲットにして、単純作業の自動化から行うのがコツです。担当者がRPAの使い方に慣れ一定の成果が出てきた段階で、徐々に対象範囲を広げていきましょう。
本格導入後はメンテナンスや効果検証も忘れずに
RPAは、導入したら終わりではありません。むしろ、本格導入後がスタートだといえるでしょう。
なぜなら、RPAで生産性を向上するためには、導入後の運用メンテナンスや効果検証が必須だからです。
RPAで一度自動化した作業も、何らかの原因でエラーが発生しトラブルに発展する可能性があります。よって、有事の際には、担当者が問題点や課題点を克服するための対策を行わなくてはいけません。
また、さらに生産性を上げるためには、作業フローや方法を適宜見直すことも大切です。したがって、RPA導入後は、定期的なメンテナンスを行うことでトラブル防止や生産性向上につなげる必要があります。
一方、RPAの導入効果に関する検証も定期的に行うようにしましょう。
RPA導入前後の
・作業工数
・作業量
・エラー件数
・産業時間
・従業員のモチベーション
などを定期的に比較し、効果が薄い部分については改善を行います。
ベンダーのサポートを有効活用して習得
RPAベンダーの中には、導入から運用までワンストップで委託できるところもあります。しかし、RPAベンダーに丸投げする方法は、コストが高くなる点と社内にノウハウが残りづらい点がデメリットです。
したがって、RPA導入後、社内で運用していくことも考慮すると、内製化を視野に入れる必要があります。そのため、自社でRPAの開発や運用スキルが学べる環境を整えることが必須といえるでしょう。
そこで、おすすめしたいのが「RPAベンダーのサポートを有効活用する」という方法です。
例えば「ロボパットDX」では、導入前から運用段階に至るまで、さまざまなサポートを受けることができます。
導入前には無料のハンズオンセミナーやオンラインでの活用セミナーを実施しており、ロボパットDXの効果的な活用方法や操作方法、さらに自動化する作業を洗い出す際の考え方など、重要な基礎を学ぶことができます。
さらにトライアル中から、各種勉強会の実施や、メールによるサポート、コンサルタントによる各種支援なども無料で行われます。
これらをうまく活用していくことで、RPA運用における基礎を築くことができるでしょう。
RPAでの生産性向上は適切な運用がカギ
今回は、RPAの運用で必要なことや、成功のためのポイントなどについて紹介しました。
RPAで企業の生産性を上げるためには、RPAで代替・簡素化できるコーディング業務以外にも、各種要件定義やテストの実施が不可欠です。また、ループ処理やエラー処理、条件分岐などについても、適切な設定を行う必要があります。
そして、それらを実現するための方法として、
・簡単な作業からテスト
・導入後はメンテナンスや効果検証
・ベンダーのサポートを有効活用
といった方法をご紹介しました。
「RPAを導入すれば簡単に業務効率化ができて生産性が上がる」という安易な考えで導入すると、失敗に終わる可能性が高いでしょう。
しかし、今回紹介した方法を参考に、適切な方法でRPAを導入して運用すれば生産性が劇的に上げることも可能ですので、ぜひチャレンジしてみてください。
ちなみに、記事の後半でお伝えしました、ロボパットDXの各種サポートについては、以下のWebページでも詳細をご確認いただけます。
ハンズオンセミナー | RPA – Robo-Pat（ロボパット）
充実したサポート体制 | RPA – Robo-Pat（ロボパット）
気になるものがありましたら、ぜひチェックしてみてください。
