テレワークで注目が集まる「RPA」
「RPA」という言葉自体を聞いたことはあるが、どのようなものなのか分からないという方のために、簡単にRPAの解説をします。
RPAとは？簡単に解説
「RPA」とは「Robotic Process Automation」の頭文字で、日本語では「ロボットによる工程の自動化」という意味になります。
RPAを導入すると、パソコンで行うバックオフィス業務やホワイトカラー業務を自動化できる点がメリットです。そのため、政府が推進する「働き方改革」を実践するために、多くの日本企業がRPAの導入を始めています。
RPAでできること
RPAでできることは、人がパソコンで行う定型作業をロボットで自動化することです。
例えば、以下のような作業であれば、RPAで自動化できます。
・社内システムからデータのダウンロード・アップロード
・各種ソフトから出力したデータをメールに自動転記
・Excelへのデータ入力・集計作業
・メール内容の自動転記・送信
さらに、RPAでは複数のソフトやアプリケーションにまたがる作業の自動化も可能です。したがって、「社内システムから抽出したデータをExcelに転記して、自動で計算しその結果をメールで送信」といった作業の自動化もできます。
こうした作業をすべてRPAで自動化できれば、作業工数を大幅に圧縮できるため、
・作業時間の短縮
・残業削減
につながり、より重要な仕事に社員をアサインすることが可能になるのです。その結果、社員のモチベーションが向上し、生産性がさらに上がる可能性もあるでしょう。
そして、ロボットであるRPAは24時間365日働き続けることが可能です。また、人が単純作業を何度も繰り返していると、集中力が低下して人的ミスが発生する確率が高くなりますが、RPAであれば人的ミスが発生しないため、品質面が安定するというメリットもあります。
ただし、RPAは都度人の判断が必要になる作業や、毎回作業内容が変わる作業などに関しては、自動化することができません。したがって、RPAを導入する際には、自動化する業務と人が行う業務の住み分けが必要になってきます。
テレワークのメリットとは？
新型コロナウイルスの影響で多くの企業で導入が進んだテレワークは、通勤・退勤時、業務中の三密回避を行い、事業を継続することが当初一番の目的でした。つまり、テレワークは「BCP(Business Continuity Plan=事業継続)」対策として導入されました。
自宅で業務を継続できるICT環境を整備することで、新型コロナウイルス以外にも台風や地震といった災害時にも、事業の継続が可能になります。Web会議や情報共有用の環境を準備しておけば、場所を選ばずに業務を行うことが可能です。
また、テレワークには、BCP対応以外にもたくさんのメリットがあります。
・生産性の向上
・コスト削減
・育児や介護を行う社員を継続雇用できる
・多様な人材確保が可能
それぞれ詳しくみていきましょう。
・生産性向上
テレワーク導入のメリットとして忘れてならないのが、生産性の向上です。
テレワークは、自宅やサテライトオフィスなどで業務を行うため、通勤時間が短い、もしくはゼロの場合がほとんどです。
例えば、通勤時間が片道1時間の場合、1日で2時間、1週間(5日間)であれば10時間もの時間が不要になります。空いた時間は趣味や家族と過ごす時間などに充てられますので、社員が時間を有効活用することが可能です。
また、首都圏の会社に通う場合には、毎日満員電車に揺られる方も多いのですが、その悩みからも解放されるでしょう。
よって、社員の生活の質が上がりストレスも軽減されるため、仕事へのモチベーションが向上し生産性の向上につながるのです。
さらに、従来の働き方の場合、出張や外部の取引先と打ち合わせをする場合には、電車や飛行機などの移動時間が必要でした。しかし、テレワークではWeb会議で打ち合わせを行うため、移動時間は必要ありません。そのため、これらの移動時間をすべて業務に充てることが可能です。
・コスト削減
テレワークの導入は、コスト削減にもつながります。
自宅で仕事をする機会が増えることで通勤費の圧縮や、オフィスの縮小による家賃の圧縮が可能です。また、ペーパーレス化を促進することで、OA機器や紙代の節約にもつながります。テレワークによって、毎月発生するランニング費用が大幅に圧縮できますので、企業側には大きなメリットがあるといえるでしょう。
・育児や介護を行う社員を継続雇用できる
通常、育児や介護を行う社員は、育休など休暇の取得や、場合によっては退職しなくてはならないこともありました。しかし、自宅で仕事ができるテレワークであれば、育児や介護との両立が可能になるため、優秀な社員の雇用を継続することが可能です。よって、離職率の低下にもつながります。
また、政府が推進する働き方改革における少子高齢化対策の趣旨にも沿うため、対外的な施策としても非常に有効でしょう。
・多様な人材確保が可能
テレワークは働く場所を選ばないため、極端な話をすれば、世界中のどこにいる人でも雇用が可能です。そのため、さまざまなスキルを持った優秀な人材を雇用しやすくなるというメリットがあります。
テレワークを行う企業は、柔軟な働き方が可能で理想的なワーク・ライフ・バランスが取れるため、求職者側から見れば非常に魅力的に映ることでしょう。よって、採用活動を行う際、優秀な人材が入ってくる可能性が高くなるわけです。
テレワーク推奨でRPAに注目が集まる理由
テレワークを導入しようとする企業にとって、RPAは非常に効果的です。
テレワークを行う際、
・オフィスでしか行えない仕事
・決まった時間にしか行えない仕事
など「場所と時間の物理的制約」という課題を解決する必要があります。
VPN（Virtual Private Network）を活用すれば、離れた拠点間のデータ通信の安全性を高められるため、こうした仕事をテレワークで実施することは可能でしょう。しかし、社員各自のネット環境の状況によっては、作業に支障が出るリスクがあります。
一方、RPAを社内のネットワーク環境内にあるPC上で動作するように設定しておけば、社員がテレワークで自宅にいる場合でもRPAが代わりに作業を行なってくれるため、わざわざ出社する必要がありません。スケジュール（タイマー）機能を活用すれば、決まった時間に自動で作業を行うことも可能です。
どうしても社内でしかできない作業があるという場合も、RPAで効率化することにより出社日数を減らすことができれば社員の負担も軽減することができます。
テレワーク環境下でもRPAを活用できる？
ここまでテレワークの利点やRPAとの組み合わせについてご紹介してきましたが、これからRPAの導入検討や実運用において、テレワーク環境下にあること、とくにコロナ禍で出社そのものができないケースでは、色々と不安も多いのではないでしょうか。
例えば、テレワークで出社や外出をしなくなったことから、RPAの情報を十分に集められない、という可能性があります。
RPAを既に導入済みの企業では、セミナーや研修に参加できないという理由で、RPA担当者が育成できないと考えるかもしれません。
また、担当者一人にかかる負荷が大きくなり、RPA活用の属人化や、自社内でのRPAの浸透が進まなくなることを懸念する場合もあるでしょう。
さらに、RPAのベンダーによるサポートも、来社ができないなどの制限から簡易的なものしか受けられなくなるのでは、といった心配の声も聞かれます。
しかし、実際にはこういった課題点を不安に思う必要はありません。
各ベンダーにて、オンラインでもさまざまなサポートができるよう、対策が進められています。
各社対応内容は異なりますが、最近では「Web展示会」「オンラインセミナー」「オンラインでのコンサルティング」の実施が広がるなど、導入検討から運用のサポートをオンラインで受けられる環境が整ってきています。
各RPAベンダーのWebサイトやお問い合わせより、テレワーク環境下でのサポート内容について、ぜひチェックしてみてください。
RPAで快適なテレワーク環境を実現しよう
今回は、テレワークを行う企業がRPAに注目する理由や活用ポイントなどについて紹介しました。
RPAを効果的に活用することで、場所と時間の物理的制約を解決したり、DX化を推進したりすることでより快適なテレワークが行えるようになるでしょう。
RPAは導入後の運用が非常に重要なため、RPAベンダーのサポートを有効活用することをおすすめします。
ちなみに、ロボパットDXではトライアル期間を設けており、効果を実感しながら本導入を目指す体制を構築します。ロボパットDXを導入した際には、以下のようなサポートがご利用いただけます。
・ロボ作成者を複数人育成
作成者の早期スキルアップを促すとともに、作成時のつまずきによる停滞防止を目的に、定型業務を自動化するロボ作成者を複数人育成します。
・トライアル中に3業務分のロボを完成
ロボ作成者には、トライアル期間中に実務で使えるロボを3業務分作成していただきます。よって、RPA導入後すぐに効果を体感してもらうことが可能です。
・10件以上の業務洗い出しを実地で行う
スキル習得後のロボ作成者には、10以上の業務洗い出しを行い、ロボ作成計画を立案してもらいます。これにより、RPAによる自動化業務のルーチン化を実現します。
・ロボ進捗会議の実施
継続的にスキルアップしていただくために、情報交換や成功事例を共有するロボ進捗会議を実施します。
このように導入後のサポートが充実しているロボパットDXであれば、安心してご利用いただけます。
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