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RPAの選び方 2020.12.04

不動産業界で導入が広がるRPAとは?活用例や使うべき理由を紹介

  • 業務効率
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土地や建物を取り扱う不動産業界は、商材の価格やターゲットが広いことから非常に市場規模の大きな業界です。また不動産業の業務は開発業務や賃貸業務などに分けられ、物件情報の確認や登録、顧客対応などデスクワークが多い点が特徴となっています。
しかし、これまで比較的好調だった不動産業も、地価の暴落や人口減少などの影響もあり、決して楽観できる状況ではありません。よって、不動産業においても業務効率化による生産性の向上が、急務な課題となっているのです。
そのため、近年不動産業界では、業務効率化のためにRPAを導入する企業が増えています。RPAでデスクワークを自動化することで社員の負担を減らすことができれば、生産性を高めることも可能でしょう。
今回は、不動産業界でRPAを活用するべき理由や活用事例、効果的に活用するためのコツなどを紹介します。

【目次】

 

不動産業界で進むRPA導入

まず不動産業界の課題を振り返りつつ、なぜRPAを導入するべきなのか解説します。

不動産業界の業務における課題点

不動産業界には以下のような課題があり、生産性が上がりづらい原因となっています。

 

  • 長時間労働

不動産業界は、目に見える成果を出すことが求められる業界です。したがって、従業員は結果を出すために、たくさんの業務をこなす必要があります。そのため、労働時間や残業時間も他業界に比べて多くなる傾向があるのです。

また顧客の中には、仕事の関係で週末や夜遅い時間に内見を望まれるケースも多くなっています。こうした理由から、不動産業界の従業員の残業は、なかなか減りづらい環境にあるといえるでしょう。

 

  • 膨大な業務量

不動産業界の従業員は、毎日膨大な量の業務をこなす必要があります。

例えば、不動産の仲介業者では、

 

・顧客対応(来店・メール・電話)

・内見対応

・物件情報の管理(検索・登録・更新)

・物件の修理依頼

・売上管理

 

など非常に多くの業務をこなす必要があります。さらに、自身の勤怠や経費精算に関する作業などもあり、デスクワークをこなすだけでも大変という方も多いのではないでしょうか。

 

  • アナログな作業が多く残る現場

不動産業界には依然としてアナログな作業が多く残っており、デジタル化が進まない企業もたくさんあります。

例えば、物件情報は未だにFAXで送られてくるケースも多く、従業員がシステムへ手入力している企業も多いと思います。また帳票や日報を手書きで書いている企業もあるようです。

したがって、不動産業界の現場は、長時間労働と膨大な業務量と効率が悪いアナログ作業の相乗効果によって生産性が上がりにくい労働環境といえるでしょう。

RPAとは?

「RPA(Robotic Process Automation)」とは、人がパソコンで行う定型作業をソフトウェアロボットに代替することで自動化できるツールです。RPAを導入すれば、デスクワークの多くを自動化できるため、不動産業界の生産性を向上させる効果が期待できるでしょう。

ただし、RPAが自動化できる業務は、毎回やり方が同じで人の判断が不要な作業になります。したがって、毎回やり方が変わる作業や都度人の判断が必要になる作業については、RPAで自動化することが困難です。

近年、不動産業界でもRPA活用が広がる

アナログな作業が多く残る不動産業界では、現場からデジタル化のニーズが高まっています。そのため、RPAを有効活用する企業が徐々に広がっている状況です。

不動産業界全体としても、長時間労働によって従業員が疲弊し、生産性が上がらない状況は早急に解決すべき課題として認識されています。したがって、不動産業界ではPRA導入によるDX推進に大きな期待が集まっているのです。

不動産業界でRPAを導入・活用するメリット

不動産業界の現場にRPAを導入することで、たくさんのメリットが見込まれます。

作業工数・残業の削減

「デスクワークをこなすだけで1日が終わってしまう……」

「今月も残業時間が80時間を超えた」

「物件情報の確認や更新作業に時間がかかる」

こうした不動産業界あるあるも、RPAを導入すれば解決可能です。

 

RPAで定型作業を自動化できれば、人が作業を行う必要はなくなります。したがって、毎日の作業工数を大幅に圧縮することができるでしょう。

これにより、従業員の残業は減り、負荷の軽減につながります。また従業員は空いた時間を本来やるべき仕事に割けるようになり、生産性向上が見込まれる点も大きなメリットです。

さらに、従業員の残業が減り自由時間が増えることによって、QOLの向上や会社へのエンゲージメント強化などにもつながります。

ヒューマンエラーの抑制

「物件情報を間違えて入力してしまった」

「FAXからの転記を間違えた」

 

人が作業を行うデメリットは、こうしたヒューマンエラーの発生をゼロに抑えられない点でしょう。特に業務量が多く、労働時間が長い不動産業界の現場では、従業員の集中力キープが難しくヒューマンエラーの発生率も高くなりがちです。

しかし、ソフトウェアロボットが作業を行うRPAであれば、どれだけ長時間作業を繰り返してもヒューマンエラーが発生することはありません。つまり、RPAの導入によって、従業員の負担を下げつつ作業の質を上げられるというわけです。

顧客満足度の向上

「物件情報の掲載スピードをアップしたい」

「顧客からの問い合わせに素早く対応したい」

 

RPAで自動化した作業は、人が行うより早くなることが多くなります。

例えば、物件情報をどこよりも早くWebサイトに掲載することで、顧客からの問い合わせ件数が増える可能性が高くなるでしょう。また物件情報の問い合わせに対しても、RPAで情報を収集しメールを自動送信することもできますので迅速な対応が可能になります。

不動産業界に限らず、ビジネスはスピードが命です。RPAの導入で早く業務が行えるようになれば、さらなるビジネスチャンスをつかめる機会も増えることでしょう。

 

不動産業界でのRPA活用例

不動産業界での現場で、どのようにRPAが活用されているのか代表的な事例を紹介します。

物件情報の更新作業を自動化

不動産仲介業者の現場で毎日行われる物件情報の更新作業も、RPAで自動化すれば大幅な工数削減効果が見込まれます。

例えば、いつも情報を入手している媒体やシステムなどから物件情報を取得して、Webサイトの管理ツールを使い最新情報に自動でアップデートすることが可能です。そのため、空室情報などリアルタイム性が重要な情報も、RPAを使うことで素早くサイトに反映することができます。

これにより、顧客からの問い合わせ件数が増える効果が期待できるでしょう。さらに、RPAは人よりも正確な入力が可能になるため、間違った情報が掲載されてトラブルになる頻度も減らせます。

情報収集の自動化

RPAはマーケティング活動に応用することもできます。

例えば、RPAのスクレイピング機能(Webサイト上の情報を集めて修正・加工を可能にする技術)を使うことで、ネット上からさまざまな情報を自動で収集することが可能です。新しい物件の情報や家賃情報、競合の販売価格や動向などの情報を網羅的に入手できますので、日々のマーケティングだけでなく企業戦略を検討する際にも役立つでしょう。

問い合わせ対応の自動化

不動産の仲介業者には毎日数多くの問い合わせが来るため、これをRPAで効率化できれば工数を大幅に圧縮できます。

ホームページの問い合わせ対応を自動化することは、比較的簡単に実施することが可能です。顧客の知りたい情報をシステムから検索して、その結果をメールに記載して自動返信できれば、顧客を待たせる時間を減らすこともできるでしょう。

またRPAをチャットボットやAIと連携できれば、顧客の質問や疑問にその場で回答できますので、従業員の手を煩わす頻度がさらに少なくなります。また顧客の問題がその場で解決できれば、サービスの満足度を上げエンゲージメント強化にもつながるでしょう。

紙資料からシステムへの入力作業を自動化

前述した通り、不動産業界には今もFAXなどによる物件情報のやり取りが残っています。中には手書きの資料もあるため、従業員が内容を確認後システムに手入力して、物件情報を更新する作業が今も行われているのが現状です。

しかし、「OCR」という文字認識技術をRPAと連携させれば、FAXなど紙資料の文字をデジタル化して自動でシステムへ入力できるようになります。またイベントなどで取得した顧客アンケートの結果をOCRで認識することで、結果集計作業の自動化も可能です。

集計作業の自動化

顧客や取引先が多い不動産業では、さまざまな集計作業を行う必要があります。集計作業も比較的作業方法が固定されているケースが多いため、RPAの得意分野です。

例えば、社内のシステムからデータをダウンロードして、Excelで集計した結果をメールで送信といった作業がすべて自動で行えます。

忙しい月末月初などは、集計作業の量も増え、間違いが発生する可能性が高くなることがこれまでの課題でした。しかしRPAであれば、24時間継続して集計作業を続けても、正確にこなしてくれます。そのため、ヒューマンエラーによる作業の手戻りもなくなり、生産性が向上するというわけです。

営業活動の効率化

不動産仲介業の営業の方は、出先で顧客から物件の関連情報について尋ねられることがよくあると思います。もちろんスマホやパソコンなどでアクセスすれば現場でも調べられますが、顧客を待たせてしまう状況は好ましくありません。

そこで、物件の関連情報をRPAが検索してメール返信する仕組みを構築できれば、わずか1~2分程度で必要な資料が集まります。よって、現場の従業員はスマホからRPAに作業を依頼するだけで、すぐ資料を提示できるようになるわけです。

これにより、判断材料が少なく契約を躊躇される顧客の不安を払拭できれば、成約率が上がる可能性も高くなるでしょう。

RPAを効果的に活用するために

不動産業界でRPAを効果的に運用するためには、以下のポイントに留意しながら進めましょう。

現場の従業員が利用できなければ意味なし

残念ながら不動産業界は、他の業界に比べてIT化があまり進んでいないという現状です。そのため、ITやプログラムの知識を持つ従業員は、どの現場でも非常に少ないことを認識しておく必要があります。

したがって、不動産業界でRPAを導入する場合には、現場の従業員でも無理なく利用できるツールの導入が必須です。よって、ITやプログラムの知識を持たない、いわゆる「非エンジニア」でも利用できるRPAツールを選ぶようにしましょう。

ちなみに、RPAツールの多くは無料のトライアル期間を設けているため、いくつかの商品を試して自社に合ったものを選ぶと安心です。

RPAの導入はスモールスタートで

定型業務が多くIT化が進んでいない不動産業界では、RPAで業務効率化できる作業がたくさんあると思います。しかし、RPAの導入初期から、いきなりたくさんの作業を自動化することはおすすめできません。まずは一部の部署に絞り、限定的な作業の自動化からはじめるべきです。

特に非エンジニアの従業員が多い不動産業界では、大規模な作業の自動化をいきなり行うのはリスクが高過ぎます。最初のうちは、失敗しても業務に支障が少ない一部作業の自動化からスタートし、安定した運用ができるようになった段階で他の作業との連携などをはじめましょう。

有効活用できれば大きな業務効率化につながるRPAですが、社内への浸透がうまくいかないとネガティブなイメージが残ってしまいます。そうなると、今後社内でRPAの導入を推進していくことが困難になりますので、くれぐれもスモールスタートを心がけましょう。

サポート体制が手厚いRPAベンダーを選ぶこと

社内にシステム担当者が少ない企業がRPAを導入する場合は、サポート体制がしっかりしているRPAベンダーを選ぶと安心です。

導入時にワークショップなどを開催して、自動化する作業の選定からロボの作成方法など、RPAの使い方がマスターできるようにサポートしてくれるRPAベンダーもいます。また導入後のサポートの有無について確認しておくことも重要です。

RPAは導入したら終わりではなく、運用後もトラブルや不具合が発生するケースが多くあります。そのため、有事の際に相談できる相手がいるかいないかでは、安心感が大きく変わってきます。

顧客や取引先の多い不動産業界では、RPAの不具合発生時に影響範囲が大きくなる可能性が高いです。したがって、不動産業界の企業がRPAを導入する場合には、導入・運用時のサポート体制が厚いRPAベンダーを選ぶことを強くおすすめします。

 

RPAで不動産業界のDXを推進しよう

今回は、不動産業界でRPAを活用するべき理由や活用事例、効果的に活用するためのコツなどについて説明しました。

IT化があまり進んでいない不動産業界には、RPAで自動化できる作業がたくさんあることが予想されます。そのため、RPAの効果は絶大だと思われますので、ぜひ早めに導入して業務効率化を実現してください。

ちなみに、おすすめRPAツールとして、非エンジニアでも扱いやすく無料のサポート体制が手厚い「ロボパットDX」があります。ロボパットDXであれば、ITスキルがそれほど高くない現場の従業員の方でも作業の効率化を自発的に進められるでしょう。ぜひこちら(https://fce-pat.co.jp/)から詳細をチェックしてみてください。

 

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RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

RPA導入時、「どの業務に対してRPAを適用し、自動化するのか」を見極めることがとても大切です。
今まさにRPA導入を考えている皆さんは「どのくらい業務時間を削減できたかで費用対効果を測ろう」と考えているのではないでしょうか?
本資料では削減時間だけに注目してRPA適用業務を決めることの問題点を示したうえで、RPAを適用して自動化すべき業務を見極めるための視点を解説していきます。

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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