RPAとは
「RPA」とは「Robotic Process Automation」の略語で、直訳すると「ロボットによる工程の自動化」という意味になります。RPAを使うことで、人がパソコンを使って行う定型作業を自動化することが可能です。RPAを有効活用できれば、会計業務の効率化を実現できます。
ただし、RPAで自動化できるのは、あくまでもルールや手順が固定されたシンプルな定型業務や毎月毎週などのくり返し業務が対象です。毎回やり方が変わる作業や、都度、人の判断が必要になる複雑な作業は自動化できません。AIのように自分で考える能力は持たないためです。したがって、RPAで自動化できる業務とそうでない業務のすみわけが必要になります。
会計業務に必要な多くの作業を自動化できれば、生産性向上やスタッフの負荷が下がる効果も期待できるでしょう。
また、従来のRPAは難しいというイメージがありますが、RPAの中にはITやプログラミングの知識がなくても充分使いこなせるツールも増えてきました。そういうツールを活用すれば現場スタッフが自発的に業務改善に取り組むことができます。さらに、導入もスムーズで初期費用、ランニングも安価なため、利用ハードルが低い点もメリットです。
RPAを会計業務に活用するメリット
パソコンを使った定型作業が多い会計業務にRPAを導入すると、メリットが多くあります。
業務効率化
RPAを導入すれば、多くの会計業務を自動化できるため、大幅な業務効率化につながります。ロボットが作業を代替してくれますので、スタッフの負荷が軽減し残業削減につながるだけでなく、空いた時間に別の仕事をすることも可能です。
例えば、顧客からの請求や入金データの確認、入力、集計といった手間がかかる定型作業のほとんどがRPAで自動化できます。RPAをAIやOCR（Optical Character Recognition）と連携させることで、手書きやFAXの文字を自動でデジタル化することも可能です。
スタッフの業務負荷が下がることでQOL（Quality Of Life）が上がり、重要な仕事に割ける時間が増えることで生産性が向上し、収益拡大につながる可能性が高くなります。その結果、会社とのエンゲージメント強化や仕事へのやりがいにつながることでしょう。
作業スピードの向上
RPAはロボットが作業を代替して行うため、人手による作業に比べ速く作業ができるというメリットもあります。また、人とは異なり、週末や深夜も含め24時間休みなく作業を継続することが可能です。
36協定（時間外、休日労働に関する取り決め）に引っかかることなく、短納期で作業を進行できます。もちろんロボットなので、24時間365日でも文句ひとつ言わず働いてもらうことも可能です。
人手で作業を行う場合は、提示ベースで8時間×5日間で週に40時間。残業を1日3時間したと仮定して、週に55時間程度の稼働がいいところでしょう。
一方、RPAであれば24時間7日間フル稼働することができますので、1週に168時間ということで単純計算でも人の3倍は働けるということになります。つまり、同一期間でみれば1/3の期間で作業が終了するというわけです。
月末月初の残業が定常化している会計部門のスタッフにとって、RPAは力強い味方となってくれることでしょう。
ヒューマンエラーの防止
ロボットが作業を行うRPAでは、ヒューマンエラーの発生がほとんどありません。
人が煩雑で単純な作業を長時間繰り返すと、凡ミスなどのヒューマンエラーがどうしても発生してしまうものです。しかし、RPAであれば決められた作業を着実かつ正確にこなせますので、エラーは発生しません。長時間作業を続けても同様です。
したがって、RPAを導入すれば作業スピードを上げながら、作業品質の向上につなげることができます。会計業務でミスが発覚すると、作業の手戻りが発生し多くの時間とコストが必要となります。
RPAを導入すれば、こうした無駄な時間やコストの削減につながり、生産性を高められます。
RPAで自動化できる会計業務の例
会計業務にRPAをどのように活用するのか、事例をいくつか紹介します。
伝票入力
会計業務に欠かせない伝票入力も、RPAの導入によって自動化が可能です。
現在は多くの企業が会計ソフトを活用して、伝票入力の作業を行うケースが多いと思います。しかし、扱う商材の数や取引先が増えれば増えるだけ伝票の発行数も増加するため、人手による作業は大量の工数が必要です。
RPAで伝票入力作業を自動化できれば、人手で行うより早く確実に作業が行えます。なお、過去7年分の証憑書類については保管義務があるため、デジタルデータ化して自動保存する設定をしておきましょう。
計算処理
さまざまな計算処理も、RPAで自動化することができます。現在もExcelのマクロなどを駆使することで、一定の作業を自動化している企業も多いと思いますが、RPAであれば数値入力も含め自動化が可能です。
さらに、計算結果を別のソフトに入力したり、メールを作成して自動送信したりすることもできますので、計算処理にかかる一連の業務を自動化して業務効率化につなげられます。
帳票作成
帳票作成の作業は、RPAとOCRを組み合わせることで、作業効率を飛躍的に高めることが可能です。まず、紙資料をスキャンしてOCRでデジタル化します。その後、RPAを使って業務システムなどに入力したり、帳票データを保管したりする仕組みを構築するのが一般的な方法です。
手入力に比べて早く作業できるだけでなく、ヒューマンエラーによる手戻りもないため、生産性が大きく向上します。
管理資料作成
会計業務では、定期報告会などで使用する資料内のデータ提出や表、グラフの作成作業などが発生する場合があります。報告内容は毎回ほぼ同じなのですが、データを入れ替えてグラフや表を作り直し、それをパワーポイントなどに貼り付ける作業を行うとそれなりの工数が必要です。
しかし、提出フォーマットや抽出するデータが毎回同じであれば、RPAで資料作成を自動化できますので、大幅な工数削減につながります。RPAを有効活用すれば、複数の部門から資料作成の依頼が来ても安心です。
各種データのインポート・エクスポート
会計業務では、複数のシステムやソフトを経由して作業を行うことも多いのではないでしょうか。そのため、社内のシステムからデータをダウンロードして、それを会計ソフトにインポートして処理。そして、処理済みのデータを指定の場所に保存、またメール添付して担当者に送るといった作業が日常的に実施されます。
こうした作業も1つや2つであれば、それほど問題ないかもしれません。しかし、毎日何十回と実施するケースも多いので、人手で行う場合は作業工数だけでもかなりの時間になります。
データのインポートやエクスポートといった定型作業はRPAの得意分野です。ソフト間、システム間のデータのやり取りを自動化することで、会計業務が思っている以上にスムーズに進行します。また、毎日決まった時間に行う作業であれば、タイマー機能を使うことでルーチン化できますので、さらに便利になるでしょう。
会計業務を自動化するためのRPA導入のポイント
RPAを導入して会計業務を自動化する際は、以下のポイントに留意しながら進めるようにしましょう。
使いやすいRPAツールを選ぶ
RPAツールはさまざまなベンダーから提供されているため、自社の規模や目的にあ合ったものを選択する必要があります。
まず、企業規模に合ったRPAツールを選ぶことが大切です。大企業に特化したRPAツールは高機能ではあるものの、中小企業やベンチャーに不必要な機能が提供されていることに加え、初期費用やランニングも高額になる傾向があります。もちろん、その逆も然りです。
また、会計業務の中でもどのような作業を自動化したいかによって、必要な機能も異なります。よって、自社で行なっている作業を自動化できる機能が提供されているRPAツールを選ぶことが必須です。
そして、意外に重要なポイントが、非エンジニアでも使えるRPAツールを選択することでしょう。RPAツールの中には、ITやプログラミングの知識がないと導入はもちろん、業務の自動化を行うことすらままならないものもあります。特に会計業務を行う部署は、IT人財が豊富にいることは少ないと思われますので、非エンジニアでも扱えるRPAツールを選択するようにしましょう。
業務フローを明確にする
繰り返しになりますが、RPAで自動化できるのは人がパソコンを使って行う定型作業となります。複数のシステムやソフトを連携して作業を実施することは可能ですが、自動化するためには業務フローが明確になっていることが条件です。
RPAでは、人の作業をロボットに代行してもらうために、全ての作業方法を指示する必要があります。例えば、「Excelを開く→ファイルから●●のデータを選択→データのB列の45のセルに△△のデータを入力……」といった具合に、すべての作業を寸分違わずに指示しなくてはなりません。
間違えた作業指示を与えてしまうと、作業が自動化できないばかりか、誤った動作を起こす可能性もあります。したがって、RPAを導入して会計業務を自動化する場合は、まず業務フローの可視化を行い、どのような作業をおこなっているのか把握しておきましょう。
また、作業内容の棚卸をおこなっている際に「この作業無駄かも……」「同じような作業を2回やってるな」といった無駄なフローが見つかることがよくあります。そのような場合は、最適な業務フローに改善したうえで自動化しましょう。
スモールスタートで開始する
RPAを導入する際は、スモールスタートから始めることが大切です。いきなり複数のシステムやソフトを連携する作業を自動化しようとすると、失敗したときの影響範囲が大きくなるため、リスクが高くなります。
また、会計業務は関連する部署も多いので、最初は簡単な集計や入力作業などの自動化から始めるのがおすすめです。RPAによる作業の自動化が適切に行えるようになり、一定の効果が出てきた段階で、徐々に自動化する作業の種類や幅を広げていくことが成功の秘訣といえます。
会計業務を行う部署内の作業の自動化があらかた完了し、業務に支障がないことを確認できたら、他部署と連携して行なっている作業の自動化にとりかかりましょう。
会計業務での成功事例があれば、他部署にRPAを導入する場合も効果を説明しやすく、スムーズに話が進められると思います。
会計業務の自動化はRPAの十八番
RPAを会計業務に導入することで、
- 伝票入力
- 計算処理
- 帳票作成
- 管理資料作成
- 各種データのインポート・エクスポート
といった作業の自動化が可能になります。作業を自動化できることで大幅な業務効率化につながるだけでなく、作業スピードが上がりヒューマンエラーをなくすことが可能です。
その結果、部門の生産性が向上し、スタッフの負担も減少されて働き方改革の推進につながることでしょう。
RPAは会計業務の自動化が得意分野です。ぜひ、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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