RPA・RPAツールとは？
RPAとは「Robotics Process Automation」の頭文字をとった言葉で、日本語ではロボットによる過程の自動化という意味になります。RPAツールは人がパソコンを使って実施している作業を、自動化できるツールです。
RPAツールを使うことで、普段Excelで実施しているデータ入力や集計作業を自動化したり、社内システムからダウンロードしたデータを関係者にメール送信したりするといった単純作業をすべて自動化できます。そのため、社内スタッフの負担を減らし、生産性向上につなげることが可能です。
RPAツールは人が実施する定型的な作業をソフトウェアロボットに覚えさせることで自動化を実現するため、正確に作業を実施できるうえ、24時間365日働くことができます。したがって、作業時間が短縮できるだけでなく、ヒューマンエラーによる手戻りも減らせますので、生産性の向上だけでなく働き方改革やDXを実現できるでしょう。
RPAツールを選ぶ前に確認すべきこと
ベンダーを何社も呼んで話を聞くのは意外に労力を費やします。そのため、自社に合いそうなツールだけに絞り込むためにも、以下のポイントを確認しておきましょう。
自動化する対象の業務は？
まず、RPAツールを導入する以前に、社内で生産性を上げなくてはならない作業の洗い出しと、実際の作業フローの可視化を実施しておく必要があります。
RPAを導入しても費用対効果が十分でなければ意味がありません。そのため、社内スタッフが多くの工数を費やしている作業をターゲットに、自動化や効率化を検討しましょう。
その際、毎日の作業量と作業回数が多いものを中心に絞り込むことが重要です。例えば、10分程度の作業でも1日2回しかやらないものであれば、自動化して削減される工数は1日20分程度ですが、50回実施する場合は1日500分もの工数削減につながります。
そして、対象となる作業は誰がどのソフトウェアやシステムを使って、どのようなフローで実施しているのか確認しておくことが必須です。
RPAで自動化できるのはあくまでも定型的な作業に限定されるため、都度人間が判断する必要がある作業や、毎回やり方が変わる作業は対象外です。よって、自動化したい業務がそのようなタイプだった場合は、RPAツールを導入しても生産性向上にはつながらない可能性が高いでしょう。
また、自動化したい作業にかかわるソフトやシステムが、検討中のRPAツールに対応しているかどうか確認しておくことも必要です。
クラウド型／サーバー型／デスクトップ型、業務上適しているのは？
RPAツールにはクラウド型、サーバー型、デスクトップ型の3種類があります。
まずクラウド型のRPAツールは、導入までのリードタイムが短く、非IT人材でも利用しやすいという特徴があります。しかし、自動化・効率化できる対象がWebブラウザかSaaSアプリに限定されるため、自動化の対象作業を見極める必要があります。
次にサーバー型のRPAツールは、自社でカスタマイズが自由におこなえるため、自社システムが独自なものや複雑なものである場合でも、作業を自動化・効率化しやすい点がメリットです。ただし、自社内でサーバー構築や開発をおこなう必要があり、エンジニアやプログラマーという人材が必要な点に加え、コストも高くなる点がデメリットといえるでしょう。
最後にデスクトップ型のRPAツールは、PCにインストールするタイプでコストを安価に抑えられる点と、全社管理が不要な点がメリットです。また、高度なプログラミング技術を必要としないため、非IT人材でも比較的使いやすくなっています。ただし、自動化できる対象作業が自社内・PC内に限定される点には注意しましょう。
それぞれのメリット・デメリットを踏まえたうえで、自社環境や自動化・効率化したい作業などを考慮し、どのタイプのRPAツールを選択するかが重要なポイントです。
社内で運用する体制が整っているか
RPAツールはエンジニアやプログラマーなどの専門知識を持つ方でなければ扱えない商品もあります。そのようなRPAツールの場合、当然ながら非IT人材では扱えません。よって、RPAツールを利用するのがIT人材か非IT人材かによっても、選択するRPAツールは異なります。
現場スタッフを中心に作業の自動化を実施したい場合は、非IT人材でも直感的に扱えるUI・UXを持つRPAツールを選ぶ必要があります。一方、複雑な社内システムを含め多くのカスタマイズや開発が必要になる作業の自動化・効率化をおこなうためには、操作が複雑なサーバー型のRPAツールを利用する必要があり、エンジニアやプログラマーなどのIT人材が不可欠です。
よって、社内でRPAツールを運営する人材が、どのようなスキルを持っているのか把握し、実際に運用が可能な商品を選ぶようにしましょう。
RPAツールの選び方。選ぶ際の7つのポイント
実際にRPAツールを提供するいくつかのベンダーから話を聞き、導入するRPAツールを選ぶときには、以下7つのポイントを確認して判断しましょう。
費用で選ぶ
RPAツールは製品によって価格が異なります。また、先ほどご紹介した3つのタイプによっても初期費用、ランニング費用も変わってきますので、費用対効果をよく検討したうえで判断しましょう。
操作性で選ぶ
最近のRPAツールはITやプログラムの知識を持たない非IT人材でも、ドラッグ&ドロップなどで簡単に設定をおこなって、作業を自動化できるものも増えています。そのため、社内にIT人材が少ない企業の場合、このような平易なUI・UXのRPAツールを選択しなければ有効活用できません。
一方、社内にエンジニアやプログラマーなどの人材がたくさんいる企業においても、実際に現場で利用する方のITリテラシーにマッチしたRPAツールを選択しなければ同じことになるでしょう。導入時にベンダーと話をしていたIT人材は大丈夫だと思っていても、「現場に落とし込んでみたら全然使いこなせなかった……」という残念なケースにならないように十分注意しなければなりません。
機能の柔軟性・拡張性で選ぶ
RPAを導入して作業の自動化に慣れてくると、業務効率化したい領域が広がってくると思います。しかし、対象となる作業で利用するツールやソフト、システムが対応していないRPAツールを選択してしまうと、自動化できない場合もあるでしょう。
RPA導入当初は現場のちょっとした作業の自動化などからスタートしますが、将来的に全社横断的に作業の自動化や効率化を予定している場合には、柔軟に開発がおこなえるサーバー型のRPAツールや、インストール型やクラウド型の場合でも拡張性が高いものを選択しておくと安心だといえます。
対象業務との相性で選ぶ
RPAで自動化する作業は現場での定型的な作業もあれば、社内システムと連携し部門をまたいで実施する大規模な作業になることもあるでしょう。前者の場合はデスクトップ型の小規模なタイプのRPAツールでも構いませんが、後者は社内で細かくカスタマイズや調整が可能なサーバー型にしておくのがおすすめです。
逆に自動化したい対象の作業が、人がパソコンでおこなっているものが大半の場合、サーバー型の大規模なRPAは必要ないことが多いでしょう。RPAツールを選択する際には、対象業務との相性も加味して検討することが大切です。
社内システムとの相性で選ぶ
業務で使っている社内システムとRPAツールの相性を考えることも必要です。最近は、SaaSのシステムも増えているため、クラウド型のRPAツールを有効活用できる企業も多いと思います。
しかし、社内開発した大規模なレガシーシステムを使った作業の自動化・効率化をおこないたい場合には、やはりサーバー型RPAツールでなければ対応できないでしょう。
一方、インストールするタイプのソフトやシステムをメインにした作業を自動化・効率化したい場合には、デスクトップ型RPAツールが最適です。
セキュリティ体制で選ぶ
RPAツールを導入した後は、現場のスタッフが自発的にロボを作成して処理を実行するケースが増えると思います。しかしそれに伴って、不適切なロボを作成して作業にトラブルが発生したり、情報漏洩したりするリスクも高まるため注意が必要です。
したがって、RPAツール上の動作や作業内容をモニターできるセキュリティ体制が整っているベンダーの商品を選ぶことも重要になります。近年はマルウェアなどによって甚大な被害を受けた企業の報告が後を絶たないため、ネットセキュリティが強固である点も条件に、安心して使用できるRPAツールを選びましょう。
カスタマーサポート内容で選ぶ
RPAの導入を検討している企業によっては、IT人材が社内にまったくいないというケースも少なくありません。そのような企業がRPAツールを選ぶ場合には、導入・運用時のサポート体制が手厚いベンダーを選ぶことがおすすめです。
ベンダーによっては、無料の研修やオンラインサポートを利用可能なケースもあり、非IT人材が自発的に作業を自動化できるようになりますので、ぜひ有効活用しましょう。
RPAツールの選び方で失敗したら
「RPAツールを導入したけど、まったく使わなくなった」「導入したけど、誰も使いこなせない……」といったRPA導入や定着に失敗した企業も残念ながら一定数存在します。もし、失敗したことが明白な場合は、以下の方法でリカバリーできるかもしれないので参考にしてみてください。
現状の問題を明確にし、乗り換えを検討してみよう
RPAを導入したにも関わらず有効活用できなかった場合には、必ず何らかの原因があるものです。例えば、作業に使っているソフトやシステムがRPAツールに未対応だった場合や、操作方法が複雑すぎて現場スタッフでは使いこなせなかったりするなど、その原因はさまざまでしょう。
しかし逆にいえば、RPAツールを有効活用できなかったボトルネックが明確化されているとも捉えられます。
したがって、現状の問題を解決できるRPAツールに乗り換えることで、生産性の向上につながる可能性が高いでしょう。
無料セミナー・トライアルを活用しよう
せっかくRPAツールを導入したのに誰も使いこなせないという場合には、ベンダーが用意している無料セミナーや研修を活用してみてはいかがでしょうか。実際に自動化したい作業を題材にロボ作成の方法が学べ、実践的にRPAツールの使い方に慣れることが可能です。
また、同じ失敗をしないように本導入の前に、無料トライアルの活用も検討しましょう。実際に現場に導入して、対象の作業が自動化・効率化できるか確認できますので使わない手はありません。
乗り換えタイミングは契約期間に注意しよう
RPAツールの多くは、最低契約期間が決められています。よって、解約する時期によっては、違約金などが発生する可能性が高くなるでしょう。
契約時に最低契約期間を確認することも必要ですが、他のRPAツールへの乗り換えを検討している場合には、タイミングに注意する必要があります。しかし、違約金を支払うのが勿体ないという理由で、いつまでも使えないRPAツールを契約し続けるのはナンセンスです。
新たに導入予定のRPAツールの導入効果による圧縮コストと違約金を天秤にかけたうえで、冷静に判断しましょう。
RPAで生産性を上げるためには導入目的の明確化が必須
RPAツールは生産性を上げるための手段の1つです。そのため、RPAツールを導入するだけでは、作業の自動化も仕事の効率化もできません。
RPA導入後に生産性を上げるためには、導入目的を明確にして、作業フローを可視化しておくことが必要不可欠になります。ここが曖昧になると、導入に失敗する可能性が高くなるため、じっくり時間をかけて実施することが成功への第一歩です。
今回はRPAの選び方についてご紹介しましたが、多くの候補があるため、どのRPAツールを選べばよいか迷っている方もいらっしゃるかもしれません。
そういった方は、まずは当社FCEプロセス＆テクノロジーまでお気軽にお問い合わせください。
当社が提供するRPA「ロボパットDX」は、RPAに求められる機能を誰でも使いやすい操作性で実現しており、現場への導入に適しているほか、ロボット作成者の育成支援などのサポート体制も充実しています。
無料トライアル期間に実際に実務で活用できるロボットを作ってお試しいただくこともできるため、自社に適しているかどうか見極めた上で、安心して導入を進めていくことができます。
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