RPAとは？
RPAとは「Robotic Process Automation/ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、一定の動作教え込むことで、定型的な作業を自動的に処理し、業務効率化を実現するソフトウェアロボットです。
ひと口に業務効率化や生産性向上を実現するツールといってもその種類は多様です。ただし、ほとんどの場合、「経理業務の効率化」「営業業務の効率化」など、効率化できる業務は限定されています。
これに対し、RPAは、人間がパソコンで行うほとんどの定型業務の自動化を実現するツールです。そのため、「経理業務での請求書作成」「営業業務での日報管理」など複数の部署で発生する業務を自動化し、効率化を果たします。
また、営業社員が営業管理ツールに入力した経費を自動で収集し、経理管理ツールで支払いの管理をするといった、部署をまたがった業務の自動化も可能です。これにより、企業全体の業務効率化を進め、空いた時間でより生産性の高い業務に集中することを可能にします。
RPA人材に求められる役割とは
さまざまな業務の自動化を行うRPAですが、実際に運用していく際、担当者にはどういった役割が求められるのでしょうか。ここでは、主なものとして3つの役割を紹介します。
RPAの運用
RPA人材の役割でもっとも大きなウェイトを占めるのがRPAの運用です。RPAは基本的に人がパソコンで行う手順をロボットに覚えさせて、人の代わりに動いてもらう仕組みです。
そのため、RPA運用では「人の代わりにロボットに任せる対象業務の選定」「ロボットのシナリオ作成」の2つを行います。企業によっては、それぞれの業務を行っている部署にヒアリングをして、パソコンを使う業務の洗い出し作業を行うのもRPA人材の役割です。
RPAのメンテナンス
RPA人材に求められる2つ目の役割は、RPAの保守・メンテナンスです。RPAはそれまで人が数時間をかけて行っていた業務をほんの数分で終わらせることも可能なツールですが、人が設定した以外の動作はしません。そのため、例えば自動化をしたツールのバージョンがアップし、作業手順が一つでも変われば、RPAは機能しなくなります。
そこで、RPA人材は、自動化している業務が何かしらの理由で作業手順が変わった場合、改めて設定をし直します。これも重要な役割の一つです。
RPAの社内展開
基本的にRPAは人件費の削減を目的に導入するのではなく、社員を定型作業から解放して生産性の高い業務に集中させることを目的に導入するものです。
しかし、それが理解されていないと自分の仕事がなくなってしまうのではないかと不安になり、RPAの導入をよく思わない社員も少なくありません。そこで、RPA人材は、RPA導入の意義を社員に正しく伝え、使い方を教育していく役割も担っています。
また、実際に各部署で活用してもらうために、社内講習会の開催などさまざまなサポートを行う必要もあります。
さらに、全社でRPAの導入を進めるには、経営層の理解も欠かせません。そのため、まずは一部の部署から導入を始め、そこで小さな成功体験を積み重ねていくのもRPA人材の役割です。
RPA人材に向いている人の特徴
前項でRPA人材の役割を見てきましたが、今後実際に運用を進めていくうえでどういった人がRPAと相性がよいのでしょうか。ここでは、RPA導入の際、どういった人材を担当者にすればうまく運用していけるのかについて説明します。
業務効率化に積極的な人
既存の業務の進め方に疑問を感じ、効率化のために何をすべきかを考え積極的に実行できるのがRPA運用に求められる人材です。
また、効率化実現のためには、既存の業務フローに囚われることなく、新しい技術やツールに取り組む柔軟性も欠かせません。
さまざまな現場とのコミュニケーションに長けている
先述したように、RPAは一つの部署の業務自動化を実現するだけではなく、複数の部署にまたがった部門の業務自動化をも実現します。そのため、RPAの導入を進めていくためには、あらゆる部署との連携が欠かせません。そこで、RPA人材に求められるのは、さまざまな部署の業務担当者と円滑にコミュニケーションが取れることです。
また、社内にRPAを広めていくためには、現場の社員以外に上長やマネージャー、経営層と直接交渉し、対応しなければならない場合もありえます。その際にも臆することなくコミュニケーションが取れる人材がRPA人材に適しているといえるでしょう。
プログラミング技術は必ずしも重要ではない
企業がRPA導入に二の足を踏んでしまう理由の一つとして、社内にプログラミングを行えるエンジニアなどの人材がいないことが挙げられます。RPAの設定やメンテナンスにかかる手間やコストを考え、従来通り人手を使って業務を行っている企業は少なくありません。
しかし、RPAの活用にプログラミングスキルは必ずしも必要ではありません。
もちろん、RPAの種類や自動化させる業務内容によってはある程度のプログラミング知識を必要とする場合もあるでしょう。ただ、最近のRPAはプログラミング技術を必要とせずに自動化を行えるよう開発されたものも増えています。
そのため、RPA人材に向いているのは、プログラミング技術に長けているよりも、先述した、「業務効率化に積極的」かつ「さまざまな現場とのコミュニケーション能力に長けている」ほうがより重要です。
RPA人材を確保する方法
RPAの運用に必ずしもプログラミング技術が必要ないとしても、それ以外の要素を持った人材が現状で見つけられない場合、どうやって確保すればよいのでしょう。ここでは、5つの方法を紹介します。
現場で育成
現場にいる社員の中から、有志を集め育成する方法です。この方法のメリットは現場を知っている社員をRPA人材へと育成するため、実際に自動化の際にもっとも効率的に進めていける点でしょう。
また、問題はRPAの使い方ですが、これも心配はいりません。RPAの提供を行っているベンダーの多くは、RPAの使い方を教える研修を行っています。この研修サービスを活用すれば、RPAの使い方についても問題なく習得可能です。ただし、自由に扱えるようになるにはある程度の時間がかかってしまう場合もあります。
情報システム部門の社員から育成
会社に情シス（情報システム部）がある企業の場合、情シス部門の社員から育成する方法もおすすめです。情シスの社員であればサーバーやネットワーク、パソコンなどのIT技術に長けているうえ、プログラミング知識を持っている社員がいる場合も少なくありません。そのため、ほかの部門の社員に比べ、RPAの操作をいち早く習得できる可能性も高いといえるでしょう。
外部からキャリア採用
RPAの導入・運用を今すぐにでも始めたいといった場合におすすめなのが、外部からのキャリア採用です。すでにRPAに精通しており、導入・運用経験のある即戦力の人材を雇用すれば、内製でRPA人材を育成するのに比べ大幅な時間短縮が可能になります。
ただし、RPAの運用はそれ単体でそれほど多くの業務があるわけではありません。一度、設定をすれば、後はメンテナンスの際以外ではそれほど手間がかかるわけではないため、RPAの運用だけで雇用するのではなく、ほかの業務を用意する必要があるでしょう。
また、外部からの採用となるため、ロボットの作成に関しては、自社の社員としっかりコミュニケーションが取れる人材でないとスムーズに進まない場合もありえます。
派遣やフリーランスの活用
RPA人材として長期雇用が難しい場合、RPAの導入・設定に長けた派遣社員やフリーランスと短期で契約する方法がおすすめです。できる限りコストを抑えつつ、迅速に運用を始めたいといった際には、キャリア採用よりも、派遣社員やフリーランスのほうがよいでしょう。
ただし、キャリア採用と同様、自社の社員とのコミュニケーションは欠かせません。さらに、契約期間が終了するまでの間に、自社の社員との引継ぎが必要です。そのため、派遣スタッフやフリーランスとの契約期間中に、自社の社員を育成しておく必要があります。
アウトソーシングの活用
RPAの導入、そして最初の設定などを専門に行うアウトソーシング系の企業を活用する方法です。多くの実績や経験のある企業であれば、安心して任せられるうえ、引継ぎに備えて人材の育成までをサポートする契約が可能な場合もあります。
注意点としては、自社の事情を理解し、適切なアドバイス、提案をしてくれる企業を選択する必要がある点です。高い予算をかけたものの、導入に失敗してしまったとならないよう、複数の企業に相談することをおすすめします。
RPA人材を現場で育成する方法とは？
前項ではRPA人材を確保する5つの方法を紹介しましたが、ここではそのなかでも、自社の現場にいる社員もしくは情シスの社員を育成するための方法について説明します。これらの方法を複合的に活用できる環境があると育成スピードも上がります。
ベンダーの研修やサポートを活用
RPAは種類によりできることや操作方法に大きな違いがある場合があります。そのため、RPAの導入・運用経験を持つ社員がいたとしても、自社で導入したRPAと種類が違うものであれば、うまく使いこなせない場合もあるでしょう。そのため、ベンダーの研修やサポートは最大限活用するのがおすすめです。
例えば、RPAツールのなかでも「ロボパットDX」では、シナリオ作成で迷った時に個別サポートする「Web家庭教師」のほか、各種勉強会やロボットの作成代行・支援など、「仕組み」「コンサル」「研修」の3つの軸で、トライアルから導入・運用までをすべて無料でサポートしています。
eラーニングの活用
eラーニングの活用もRPA人材の育成におすすめの方法です。インターネットを使って利用方法を学べるため、社内にいながら手間をかけずに習得が行えます。
ただし、自社で導入したRPAを使ったものである必要があるため、選定時にはそのツールにeラーニングコンテンツが用意されているかどうかの確認を忘れずに行いましょう。
使いながら学習する
導入後、実際に現場で使いながら学習する方法です。実践力が身につくという点では、もっとも効率のよい学習方法でもあります。
もちろん、サポートを活用して基礎的な力をつけておく必要はありますが、その後は動かしながら覚えていくのも育成においては重要なポイントです。
RPA人材を社内で増やしていくには？
導入直後はスモールスタートで行っていけば、それほど多くのRPA人材は必要ありません。しかし、その後に活用範囲を拡大していくのであれば、それに応じてRPA人材も増やしていかなければなりません。
そこで、社内でRPA人材を増やしていくための方法を説明します。
社内でRPA推進チームをつくる
社内でRPA人材を増やしていくには、RPAに少しでも興味を持った人材に声をかけてネットワークをつくっていくことが最適です。社内研修や勉強会を開いた際に参加者同士でチームをつくり、情報共有を行っていけば自分たちの部署でも自分が先頭に立ってRPA導入を進めていきたいと思うようになるでしょう。
また、興味を持つ人材を増やすには、できるだけ成果が出やすい業務でトライアルを行い、成功体験を積み重ね、それを情報として共有することがおすすめです。身近な部署で具体的な成功事例があると、自分たちもやってみたいと思う確率も高まります。
ベンダーの”認定制度”を活用
単純にRPAの学習をするだけでは、なかなか人材を増やしていくのは難しいかもしれません。しかし、学習の成果を何かしらの形として残るようにすれば、目標が生まれより意欲を持って習得に励むようになる可能性も高まるでしょう。そこで、おすすめなのがベンダーの、「認定制度」の活用です。
例えば、さきほどもご紹介したRPAツール「ロボパットDX」では、「ロボパットマスター認定プログラム」を用意しています。基礎・実践・応用・管理者養成と段階を踏んで学んでいけるプログラムのため、常に向上心を持って学んでいける仕組みになっています。こういった制度を積極的に活用してみてはいかがでしょうか。
また、予算次第ではあるものの、認定制度の獲得で手当てをつけるなど評価制度を絡めることで、さらに効果を高められるでしょう。
まとめ
日本においてはまだまだ普及段階にあるRPA。導入・運用をうまく行っていけるRPA人材もそれほど多くはありません。
しかし、RPAの活用で業務効率化や生産性向上を実現するためには、ただ導入するだけではなく、効果的に活用を行っていける人材の確保が必須です。
これからRPAの導入を検討しているといった企業は、今回、紹介した方法を基にRPA人材の育成を進めることをおすすめします。
本記事でRPAに興味を持たれた方は、RPA「ロボパットDX」をチェックしてみてください。
ロボパットDXは、プログラミング知識を必要としない現場向けに開発されたRPAで、画像認識による直感的な操作感と無料サポートの充実度に高い評価をいただいています。
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