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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2021.08.19

エクセル作業の手間を削減!業務効率化を実現する手法を解説

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事務作業の定番ともいえる業務がエクセル(Excel)での作業でしょう。データ入力や集計、分析などの業務には、エクセルの活用が欠かせません。
しかし、エクセルの業務の多くは人手による作業で実施されており、多くの工数が発生している企業も散見します。そこで今回はエクセル作業の手間を削減するために、業務効率化を実現する手法を解説します。

【目次】

 

業務効率を下げる恐れも?エクセル業務の特徴とは

日本企業の多くで活用されているエクセルですが、以下のような特徴があります。中には業務効率を下げる要因になるものもあるため、改めて確認しておきましょう。

 

決まった手順で行う定型業務が多い

エクセルを使った業務は、社内で作成したフォーマットを活用して業務を遂行することが一般的です。あらかじめシート内に設定された計算式やマクロなどで、入力や集計業務などを実施するため、決まった手順で行う定型業務が多い点が特徴といえるでしょう。

したがって、シート内の設定ルールを逸脱した使い方をした場合には、業務遂行上の問題が発生したり、エクセルのシートを壊してしまったりするリスクもあります。また、同じ作業を延々と繰り返すことも多く、長時間継続することがキツイと感じる方もいるかもしれません。そのため、入力漏れや誤入力などのヒューマンエラーが発生しやすい仕事と言えます。

 

考える業務が少ない

エクセルを使った業務は前述した通り定型業務が多いという特性上、人の判断や感性が必要な作業は少ない点が特徴です。

例えば、データ入力業務や、決まった書式を使った集計業務などが挙げられます。そのため、自分で考えたり判断したりする機会が多い業務とはいえず、高いスキルを持たないスタッフでも対応できる点はメリットだといえるでしょう。

しかし、少子高齢化で労働人口が減少傾向にある中、大切なスタッフのリソースを日々、単純な定型業務や手作業だけに使うのは非常にもったいないことです。ITツールの活用によって効率化や自動化を実現し、スタッフのリソースはより重要でクリエイティブな業務にアサインしたほうが、企業の生産性向上にもつながることでしょう。

 

データのフォーマットがバラバラになりがち

エクセルはマクロを活用することで、複数シートを連携した業務の実行が可能です。このとき、エクセルシートごとの項目名や順番、レイアウトなどが違うといったケースが散見されます。

例えば、複数のエクセルでまとめられたデータを組み合わせて分析したいときに、それぞれのエクセル内のデータ構築方法がバラバラな場合は、フォーマットを揃える必要があります。しかし、その作業を人手で行おうとした場合には、かなりの工数が必要でしょう。

したがって、今使っているエクセルをそのまま使ってデータベース化するなど業務効率化につなげる方法があれば、非常に有効だといえます。

 

組織での管理が難しい

多くの企業において、エクセルのシートは個人のパソコン内に保存して管理するというケースが一般的です。もちろん社内のスタッフが共通で使用するエクセルシートであれば、共有サーバー内に格納されていると思いますが、個人で業務に使う資料などはローカル管理になっているケースのほうが多いでしょう。

しかし、エクセルシートを個人単位で管理した場合、業務が属人化する傾向が高くなります。よって、シート内の関数やVBAなどのメンテナンスや追加改修などが実施しづらくなる点がデメリットです。

また、どのエクセルシートが最新版なのかがわかりにくく、社内での管理、運用が困難になる点なども懸念されます。

 

エクセルの機能を活用して業務を効率化

前述した課題を解消していくために、まずはエクセルのさまざまな機能を活用することをおすすめします。以下に便利なテクニックをいくつかご紹介します。

 

ショートカットキーを駆使する

エクセルだけでなく、パソコンやソフトを利用する際には、ショートカットキーを有効活用することで、業務効率が飛躍的に高まります。以下でエクセルのおすすめショートカットを紹介するので、ぜひ活用してください。

 

ショートカット

操作できること

[Alt]+[F1]

範囲選択をして[Alt]+[F1]を押下すれば棒グラフが表示されます。グラフの種類は変更も可能。

[Ctrl]+[-](削除)

[Ctrl]+[+](挿入)

範囲選択をして[Ctrl]+[-]で削除ダイアログを表示させ、列や行の選択後にクリックすることで対象となる行(列)を削除して詰められます。

[Ctrl]+[スペース](列全選択) [Shift]+[スペース](行全選択)

範囲選択[Ctrl]か[Shift]を押下後、スペースをクリックすることで、対象となる行(列)を範囲選択が可能。[Shift]+[矢印キー]で任意セルの範囲選択もできます。

[Ctrl]+[1]

罫線や詳細設定などの書式設定用ダイアログが表示されます。

[Ctrl]+[Alt]+[V]

形式を選択した貼り付け(数字のみなど)。

[Ctrl]+[D](下方向へコピー)

[Ctrl]+[R](右方向へコピー)

特定方向へコピー。複数セルや関数のオートフィルもOKです。

[Alt]+[Shift]+[-](つまり[Alt]+[=])

オートサム。対象となる数の合計を表示。

 

関数を使う

多くの企業でよく使われる関数と、その機能を紹介します。

 

関数名

機能

VLOOKUP関数

縦方向に表を検索して、検索条件に一致した値を検出。 

SUMIF関数

範囲、検索条件、合計範囲などの条件にマッチした数値を合計。

COUNTIFS関数

複数の条件に一致するセルの個数を算出。

SUMIFS関数

複数の条件を指定して、その数値を合計。

SUBTOTAL関数

平均値や合計値、中央値といった、さまざまな数値を集計。

 

VBAを使う

VBAとは「Visual Basic for Applications」の略語で、エクセルやワード、パワーポイントなどMicrosoft Officeソフトの拡張機能のひとつあるマクロを動かすためのプログラミング言語です。VBAによるマクロの有効活用によって、エクセルで行う作業の自動化が実現できます。

エクセルでの集計作業など定型的かつ繰り返し行う作業を自動化できれば、スタッフの工数や負担を削減できることはもちろん、ヒューマンエラーの抑制にもつながるでしょう。

 

VBAを使った効率化の注意点

VBAを使いこなすためには、若干のプログラムに関する知識が必要です。そのため、ITリテラシーが低い方にはややハードルが高いかもしれません。

また、スタッフ個人がエクセルシートにVBAを使って独自のマクロを作成して業務効率化を実施すること自体はよいのですが、情報共有が難しく技術が属人化したりブラックボックス化したりする恐れがあります。

よって、エクセルシートを作ったスタッフが転勤や退社した際には、メンテナンスできず使えなくなる可能性がある点に注意が必要です。

 

エクセルとITツールを組み合わせて業務を効率化

上記でご紹介したエクセル内の機能だけでなく、エクセルとほかのITツールと組み合わせることで、業務効率化や自動化が実現できます。代表的なITツールをいくつか紹介するので参考にしてみてください。

 

RPAの活用

RPA(Robotic Process Automation:ロボットによる過程の自動化)とは、人がパソコンで行う定型業務の方法を、ソフトウェアロボットに覚えさせることで自動化を実現できるITツールです。

RPAとエクセルを組み合わせた作業の自動化の事例を紹介します。

 

・社内システムのデータをエクセルへ転記

VBAはMicrosoft Officeソフト間の作業を自動化できますが、そのほかのソフトやシステムとの連携は困難です。しかし、RPAであればさまざまなソフトやシステムとエクセルを連携した作業の自動化ができます。

例えば、社内のデータベースからダウンロードした数値をエクセルに転記して集計し、さらにその内容をOutlookに転記して顧客や関係者に自動送信するといった業務効率化も実現可能です。また、手書きやFAXの請求書のデータについても、AI-OCRと呼ばれるカメラやスキャナで読み込んだ画像をデジタル化できるITツールを活用することで、エクセルへの自動転記が可能になるでしょう。

 

・定型処理の自動化

エクセルへデータを入力後、特定の手順に沿った作業を行う場合、この一連の処理をRPAで自動化できますので、大幅な工数削減につなげられます。また、RPAでマクロを動かすこともできるため、複雑な作業でも問題なく自動化が可能です。

一日に複数回実施する作業であれば、RPAで自動化するメリットはかなり高いため、積極的に活用したいところです。

 

BIツールやWebデータベースツールの活用

エクセルは多くの方が利用することを前提に設計されているため、詳細なデータ分析などを行いたい場合には適していません。そのような場合には、BI(Business Intelligence )ツールとエクセルを連携させることで、より高度な分析が可能になります。

BIツールとは企業が収集した大量のデータを分析し、迅速な意思決定に役立てるためのツールです。

BIツールはエクセルのようなデータ量の制限がないため、さまざまなツールから抽出したビッグデータ分析も可能です。したがって、大量のデータ分析を実施する場合はBIツール、個人レベルの作業やBIツールの分析結果を使った集計や分析などはエクセルという使い分けをすることがおすすめでしょう。

 

一方、エクセルシートは個人のパソコンの中に保存されるケースが多いため、データベースツールを導入することで、属人化やブラックボックス化を抑制し、情報共有するというメリットもあります。

データベースツールの導入によってひとつのファイルを全社で閲覧可能にできるため、統一フォーマットで業務を実施することが可能です。また、閲覧、編集だけでなく承認フローなども組み込めるため、大幅な改善効果が期待できるでしょう。

 

Googleスプレッドシートへの移行

最近は中小企業やベンチャーなどを中心に、エクセルの代わりにGoogleスプレッドシートを利用するところが増えています。Googleスプレッドシートは無料で使えるにも関わらず、エクセルとほぼ同等の機能を有しており、非常に優秀なITツールです。

また、エクセルでは不可能な複数ユーザーの同時編集が可能な点や、Googleドライブなどと連動させることで、組織管理がしやすくなるといったメリットもあります。そして、アドオンと呼ばれる機能拡張を使うことによって、さらなる業務効率化につながるでしょう。

 

エクセル業務の効率化を実現した事例

エクセルでの転記作業とWebデータベースの活用による効率化の事例を紹介します。

 

エクセルへの転記作業をRPAで自動化

某大手リース会社では、契約情報のエクセルへの転記作業の効率化を実現しました。

同社では契約情報を管理するために、案件ごとに契約書からエクセルへ情報を入力する業務に多くの工数をかけていたのですが、RPAの活用によって作業の自動化に成功。これまで人手で実施していた作業を自動化できたことで、同社のスタッフは作業内容の最終確認を行うだけでよくなりました。

RPAとエクセルの連動によって、スタッフの工数と負担を削減できたたけでなく、作業品質の向上にもつながった事例といえるでしょう。

 

Webデータベースを活用した業務効率化

住友電工情報システム株式会社の経営管理部では、半年に一度、67の部門で約2,500個ある資産の管理状況を確認する業務が発生していました。こちらの作業は定期的に多くの工数が必要な点や、スタッフによる改ざんリスクや記入漏れや誤記入などのヒューマンエラーの発生、集計ミスなどが課題であり、RPAとエクセルの組み合わせによって解決を試みたそうです。

その結果、運用サービス部のスタッフの負荷が大幅に削減され、通知業務だけの実施に圧縮されました。また、ヒューマンエラーやデータの改ざんリスク抑制に成功。さらに、集計作業も自動化できたことから作業品質も大幅に上がり、棚卸業務で年間合計53時間の削減につながったそうです。

 

エクセルでの定型業務は自動化必須

多くの企業で実施されているエクセルを使った業務は、そのほとんどが自動化や効率化が可能なものです。今回紹介したエクセルの機能やITツールを活用して、積極的に業務効率化を実施しましょう。

またその際には、プログラミング知識がないスタッフでも簡単にエクセル業務の自動化が実現可能なRPAの活用がおすすめです。

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RPAで自動化すべき業務を見極める3つの視点

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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