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RPAを学ぶ 2022.06.08

【初心者向け】RPAとは?メリットや事例を簡単にわかりやすく解説!

  • 業務効率
  • RPAメリット・デメリット
  • RPA導入
  • 比較検討
  • RPA
  • 資料請求
  • ロボパットDX

ソフトウェア型のロボットを利用して、オフィスの定型業務やルーチンワークを自動化してくれるRPAは、近年多くの企業で導入されています。
本記事ではあらためてRPAの基本的知識や導入効果・メリット、実際の導入事例などについてご紹介します。

【目次】

 

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは?

RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字をとった略称です。具体的には、PCの事務作業を一定のルールに基づいて自動的に実行させるためのツールで、PCの中にインストールするソフトウェアを指します。

現場レベルの業務でいうと、商品データをまとめたExcelファイルが添付されたメールを受信し、そのデータを商品マスタに登録するといった反復作業があります。また、社員入社時に必ず発生する社内システムへのユーザアカウント登録や権限設定といった作業があります。

 

そのような定型的で反復され、なおかつ膨大な量の作業をRPAツールが人間に代わって作業するのです。

なお、RPAは仮想知的労働者と呼ぶことがあり「デジタルレイバー」や「デジタルワーカー」などともいわれています。

 

日本企業でRPAが必要とされる背景とは?

RPAは日本企業でも必要とされてきています。その背景には日本の労働生産性の低下や働き方改革があります。特に2021年4月からは同一労働同一賃金に関する法律が施行されています。これらの要素を関連づけていくと、RPAの必要性がみえてきます。

 

日本企業でRPAの導入が進んでいる理由

日本企業でRPAの導入が進んでいる理由としては、各企業の人手不足が挙げられます。厚生労働省の推計では2060年の総人口が9,000万人を割り込むとされています。高齢化率も上昇しており、人手不足は深刻化するでしょう。

参考:「我が国社会保障制度の構成と概況」

 

これにより、当然のことながらマンパワーに頼った業務の遂行がしにくくなります。そこで人手不足に対応するためにRPAの導入が注目されたわけです。また、人手不足の課題に拍車をかけるように日本企業の生産性は低下しています。

公益財団法人 日本生産性本部によると日本の時間当たりの労働生産性はOECD加盟38カ国中23位であることがわかりました。一人当たりの労働生産性をみても38カ国中28位であり、低迷しています。

 

参考:「労働生産性の国際比較2021」

 

生産性を向上させるためにも業務の自動化ができるRPAツールが不可欠なのです。

加えて、働き方改革の影響で企業はさらなる業務効率化を求められています。働き方改革では長時間労働の是正や正規・非正規の格差解消などが義務付けられました。

労働時間が限られて、さらに賃金や待遇の格差がなくなるとなれば企業はいかに効率よく利益を上げるか考える必要があります。ここでも企業に生産性が求められているのです。このようにさまざまな要素からRPAツールを活用した定型業務の自動化に期待が集まっています。

RPAのような新しい技術は「まず大企業から」というイメージがありますが、必要とされる背景から読み解くと、実は中小企業にこそ必要不可欠な技術だということが見えてきます。

 

参考:時間外労働の上限規制 わかりやすい解説

参考:雇用形態に関わらない公正な待遇の確保

 

RPAでできること

ここからはRPAでできることについて詳しく紹介していきます。

 

定型作業

RPAが最も得意とするのが定型作業です。定型作業はフローが決まっている業務であり、事前に指定したルール通りに作業を任せることができます。

例えば、請求書や領収書の処理、受発注業務、納品処理などが挙げられます。これまでは従業員が手動で行っていた部分をRPAが行います。

ただし、RPAはあくまでも手順に沿って行う作業の効率化が図れます。状況によって臨機応変な判断を任せるときはRPAのみで対応できないでしょう。

 

サポート業務

サポート業務としては電話やメール対応をRPAに任せることが可能です。顧客とのやり取りでメールの内容が定型文ならば、あらかじめ返信内容を設定しておくことで自動化ができます。受発注業務にも活かせるでしょう。

また、電話対応においても一部は自動化できます。入電があった際に電話番号から過去のやり取りをデータベースから瞬時に収集することが可能です。収集・表示された情報をもとにオペレーターが顧客に最適な提案ができるようになるでしょう。

すでにRPAを導入してコールセンターの運用を効率的に行っているケースもあります。

 

データ収集と分析

RPAはデータの収集と分析もできます。前提として定型的な反復処理ができる場合に限ります。とはいえ、取引先の企業名からコーポレートサイトにアクセスして、必要な情報を自動収集することができます。

人手による企業情報の収集は何かと時間がかかるため、RPAに任せた方がスムーズなわけです。ツールによっては問い合わせを受けると自動的に企業の情報収集をして、担当者に提示することもできるでしょう。

 

マーケティング

データ収集と分析の応用として、RPAを活用したマーケティングも有効です。例えば、ECサイトのマーケティングであれば、訪問した顧客を販売サイトへの誘導するための比較サイトを作成して運用することを検討するでしょう。

しかしながら、価格や在庫の管理をリアルタイムに更新が必要であり、人力で全てに対応することが困難です。

そこでRPAによって自動で取得した情報を活かした工数の削減を行うのです。結果として顧客の使い勝手が良くなって収益増加も見込めるでしょう。

RPAによる情報取集であれば、人手よりも素早いため、戦略立案に時間が費やせます。

以上のようにRPAは定型作業の自動化だけではなく、導入方法や運用次第でさまざまな業務に活かすことが可能です。

 

RPAの3つの特徴

RPAではさまざまなことができるわけですが、RAPの特徴についてもう少し深掘りしていきましょう。RPAの特徴としては以下の3つがあります。

 

簡単に作成できる

RPAなどデジタル関係のツールは専門的な知識が必要と思うかもしれません。もちろん、専門知識があるエンジニアが社内に在籍しているとRPAの運用もスムーズです。しかし、昨今のRPAはプログラミングの知識がなくても直感的な操作でロボットを作成できます。

ロボットというのは作業手順を仕込んでいる状態を意味します。自動化したい業務を決めて、業務の流れを書き出して行くとRPAが作成しやすくなります。

ちなみに、自動化したい業務を書き出したとき、一旦RPAを使わない方法を検討しておくとよいでしょう。理由は全てにおいて自動化することが正解ではないからです。書き出した流れをもとに、業務内容やフローを見直しただけで効率が改善できるのであれば、無理に自動化する必要はありません。

最終的にロボットによる自動化を行う業務が決まったら、実際にRPA上で設定を進めていきます。使用するツールにもよりますが、できるだけ直感的な操作でロボット作成ができるものを選んでおくと、より簡単にRPAの作成が行えます。

 

対応範囲が広い

対象範囲というのはRPAが行える業務の幅です。前述したようにRPAではさまざまなことができます。RPAは定型業務の自動化という一言で表現しますが、できる業務を細かにみていくと非常に多彩です。データ入力から問い合わせメール、情報収集などまで対応できます。

前述のとおり業務の全てを自動化すればいいわけではないものの、自動化する優先順位をつけてRPA化すれば、幅広く対応できるでしょう。

 

稼働時間に制限がない

RPAは稼働すれば24時間365日休むことなく作業を続けます。これは人間にはできないことです。人間が稼働できるのは1日8時間程度で、休日を加味するとRPAの導入で提供される労働力は大幅に増えます。働き方改革が推進されている現在において、24時間365日の稼働ができる点は大きなアドバンテージでしょう。

さらにRPAは人間よりも業務実行がスピーディです。例えば、日々の入力作業を人間が行うときは、帳票関係と突き合わせてダブルチェックなどをしながら進めるでしょう。一方でRPAはヒューマンエラーを出すことなく、膨大な作業をこなせるのです。

稼働時間に制限がないRPAは人手不足、事業コストの削減などにも影響があります。総合的に考えてRPAの特徴は企業に大きな利益をもたらすのです。

 

RPAとマクロやAIの違い

定型業務を自動化できるツールを検討する際には、RPAだけではなくExcelのマクロやVBAを活用することも可能です。また、AI(人工知能)を活用して作業を自動化することも可能です。ここで疑問となるのは、RPAやマクロ、AIの違いでしょう。

それぞれの違いは以下をご覧ください。

 

項目

特徴

RPA

・幅広いアプリケーションの定型業務を自動化できる。

・簡単に作成して運用できる。

・あくまでも設定したルールに従って処理を進める。

マクロ

・Excelなどの一部のアプリケーションの操作だけを自動化できる。

・専門知識がないと構築が難しい。

AI

・データベースをもとに状況に応じた自立的な判断ができる。

・開発や運用には多くの費用や準備が必要。

 

以上のようにそれぞれには違いがあります。RPA、マクロ、AIは似て非なるものです。

近年のように仕事でパソコンを使うのが当たり前になった1990年代以降に定型業務を容易にするためにExcelなどの一部のアプリケーションに搭載されたのがマクロです。その後、マクロでは限界があるため誕生したのがRPAとなります。RPAは既存のアプリケーションの操作を自動化するために開発されました。さらにAIは定型的な業務を繰り返すだけではなく、データを基にして自らが意思決定します。

AIを活用した自動化であれば、複数のアプリケーションもAIに任せて業務が進んでいきます。それぞれの関係性について以下のように表にしてみました。

 

レベル1

レベル2

レベル3

レベル4

ベーシックな自動化

ルールを構造化

パターン化された意思決定

複数のマクロアプリケーションの意思決定

AI

RPA

マクロ

・単一のアプリケーションのみ

・高度なマクロアプリケーション

・ワークフロー(指示通り)

・単独での意思決定なし

・構造化されたデータ

・パターンの認識

・構造化されていないデータでも動作

・人間がサポートして学習

・情報内だけの意思決定

・複数のデータから自己判断

・統計データからの自己学習

・自然言語の認識

 

以上のようにマクロからAIの活用を見据えた途中の段階にRPAが存在しています。

「最初からAIを導入しておけばいいのでは?」と考えるかもしれませんが、AIの導入ハードルは非常に高くなっています。AIは大量の学習データが必要であり、データを用意するだけでも多くの費用や時間がかかるためです。また、現在の技術では、AIは人間のように自律的に全ての業務を自動化できるわけではありません。

まずはRPAの導入から進め、将来的にAIとの連携を見据えていくとよいでしょう。

 

RPAの導入で得られる効果・メリット

一見、RPAの効果というと作業時間の削減にのみ目が行きがちですが、実はRPA導入には多くの効果・メリットがあります。作業時間削減だけで費用対効果を判断することなく、多角的にメリットを捉えると導入もスムーズです。

 

業務効率化による生産性向上

RPAの導入で単純作業や定型作業が自動化することにより、業務効率化が図られます。RPAは単純作業をいくら続けても業務の正確性は変わらないため、人手で作業を行っていたときの単純ミスは起こらなくなります。

結果的に残業代などの人件費削減につながることもありますが、RPAによる業務改善の結果、クリエイティブな仕事に多くの時間を使えることに価値があります。

これらの結果、RPAを導入した企業の生産性が向上します。

 

負担の大きい業務からの解散

「面倒だ」「人的ミスが多い」「手離れしたら嬉しい」と感じている大量の単純作業、定型作業を自動化することで現場の負担を軽減し、それによって手が空いた人的リソースをより付加価値の高い業務に充てることができます。

手間のかかる業務に対する心理的な負担が軽減され、ストレスが減る心理的効果を高く評価する導入企業も多いです。

 

業務のムラの解消

月末や月初など特定時期に集中する業務や、月ごとによってかかる時間が異なるバラツキのある業務をRPAで自動化することで、業務のムラを解消することができます。業務のムラをなくすことで残業時間を減らすことができ、働き方改革にもつながります。

経理、財務部門などでRPAを導入する場合の主な目的が業務のムラの解消です。

 

セキュリティ対策につながる

簡単な単純作業であっても、顧客情報や機密情報を扱うものはアルバイトや派遣社員に任せられません。多くの場合はそういった作業を正社員が行うことになり、正社員の業務量が増加し人的リソースを無駄に使うことになります。

このようなケースでRPAを活用すれば、セキュリティを担保しながら正社員の業務量を抑えることができます。

 

人材の育成

RPA導入の際には、自動化する業務のプロセスを踏まえたうえで、シナリオ(作業手順)を作成していくことになります。

このシナリオ作成を現場担当者に任せれば、複雑な業務プロセスが見える化し、業務効率化や業務改善についても考えるようになります。その作業は生産性向上の視点が身につく機会となり、結果として人材の育成にもつながります。

 

RPAを導入するデメリット・注意点

さまざまな業務を自動化できるRPAですが、デメリットや注意点もあります。以下で3つの内容についてご説明します。

 

システムの停止リスクがある

RPAは定型業務の自動化が得意な反面、手順変更が頻繁に起こる場合や特別な処理には弱いです。定型業務ではない処理をRPAに任せることでシステムが正常に稼働しない可能性があります。よって、RPAを導入するときは自動化する業務内容の精査が必要です。

それから、システムを導入すると安心感が生まれてRPAに任せきりになるケースもありますが、RPAはITツールであることから、定期的なメンテナンスは必要です。システムの停止の際にどう対処するかフローを定めておきましょう。

また、そもそもRPAへの指示漏れや間違った設定をしてしまってトラブルやミスを増やすといった可能性も考えられます。さまざまなリスクを想定して業務フローの作成をおすすめします。

 

管理しきれない可能性がある

RPAによって多くのロボットを作成して業務の自動化を検討する場合は、野良ロボットの発生に注意が必要です。野良ロボットとは管理者が不在となったロボットのことです。野良ロボットが増えてしまうと管理が難しくなり、生産性向上や業務効率化が実現できなくなります。

野良ロボットが発生する原因は、もとのロボットを作成した担当者の異動・退職などが考えられます。また、システムの管理部門以外で作ったロボットは、管理部門が把握できず、結果的に野良ロボットとなる可能性もあります。

野良ロボットの発生を防ぐためにも、作成されたロボットの存在を把握する仕組みやフローが必要です。

 

不正アクセスなどの可能性がある

RPAの設定ミスなどにより不正アクセスを許してしまうケースがあります。システムに不正アクセスされてしまうと、個人情報の流出やデータ改ざんなどに遭う危険性が高まります。ロボットの設定ミスは業務の効率を落とすだけではありませんので、十分に注意してください。

また、不正アクセスは外部からだけとは限りません。アクセス権のある従業員が不正利用する可能性もあるのです。アクセス権の付与のルール、さらに従業員の不正アクセスがあった際の規定なども定めておく必要があります。

 

RPA導入企業の成功事例

RPAツール「ロボパットDX」を導入して、DX(デジタルトランスフォーメーション)や業務効率化、業務最適化に成功した事例をご紹介します。

 

※下記でご紹介する事例の他にも多くの事例がありますので、興味がある方はこちらもご参照ください。

https://fce-pat.co.jp/case/

 

三井住友トラストクラブ

三井住友信託銀行グループの一員である三井住友トラストクラブ株式会社では、2018年9月から「ロボパットDX」の導入を段階的に推進しています。

 

全社的に業務自動化、生産性向上に取り組んだことで、RPA導入から1年未満で年間換算2万4000時間の業務削減を実現しました。

https://fce-pat.co.jp/case/52/

 

リブセンス

活気あふれる組織風土を持つ株式会社リブセンスでは、コーポレート部門に「ロボパットDX」を導入しました。

 

RPA導入により、全社で1か月当たり約50時間、約6営業日分の業務を効率化できただけでなく、RPA導入の取り組みを通じて社員の自発性の育成にもつながりました。

https://fce-pat.co.jp/case/346/

 

野村不動産パートナーズ

野村不動産グループの一員として不動産管理事業を展開する野村不動産パートナーズ株式会社では、2018年12月にプロパティマネジメント事業本部 住宅事業部へ「ロボパットDX」の導入を果たしました。

 

Excelに入力されている契約や物件などについての情報をシステムに転記するロボットなどを作成して単純作業を自動化。年間で1万時間の業務効率化を実現した他、仕事の精度向上や作業処理の正確性、成果物のクオリティの担保といったメリットを感じています。

https://fce-pat.co.jp/case/348/

 

RPA導入を検討する7つのステップと成功のポイント

ここからはRPA導入を検討する7つのステップとその成功ポイントをご説明します。段階的に進めることで失敗する可能性が低くなります。

RPAを導入する目的を設定する

RPAを導入する際は目的の設定が重要です。短絡的にコスト削減を目指すのではなく、まずは「RPAを導入して作業にかかる時間を●時間削減」など具体的な目的や目標を立ててください。

ただし、RPAは導入してすぐに効果が現れるわけではありません。トライアンドエラーを繰り返して進める必要があります。そのため、短期的な目標ではなく中長期な視点で生産性の向上を目的として考える必要があります。

 

RPAの適用範囲を決定する

次はRPAの適用範囲を決定しましょう。適用範囲を決めるときは、現状の業務課題を洗い出し、見直しをしてみましょう。ポイントは課題に対してRPAを導入して解決できるかです。

また、社内業務の全てにRPAを導入するという考え方ではなく、自動化することで業務が効率化する箇所から導入していきましょう。スモールステップでRPAを導入して、効果が出てから徐々に対象範囲を広げてみてください。

 

導入するRPAツールを選定する

RPAはプログラミングスキルが必要な製品があります。従業員のスキルを考慮してどのRPAツールが最適なのか比較してください。特に現場部門が主導して運用する場合は、スキルがさほど必要ない現場型RPAを選んでみましょう。

なお、近年叫ばれている「2025年の崖」などの影響により、各企業はエンジニア不足を視野に入れつつあります。エンジニアに依存しないでITツールを活用するために現場型RPAの導入が進んでいます。

 

RPAツールの無料トライアルを利用

RPAツールを選ぶときは、トライアル利用が非常に重要です。理由は実際の使い勝手がわかれば、導入のイメージがしやすいからです。めぼしいツールをいくつか選んだら無料トライアルに申し込んで、実際の環境で使用してみましょう。

また、無料トライアルを利用する際は「〇〇の業務で自動化が成功すればこのRPAツールを導入する」など、ゴールを決めておくと選定しやすいです。

 

導入効果を検証する

RPAツールの無料トライアルを利用する際は、効果の検証が必要です。多くのツールは1か月程度のトライアル期間がありますので、その期間内にロボットの作成やサポートの利用などを検証してみましょう。

例えば、経理会計部門の「会計システム」に導入を検討しているとしましょう。その際には「会計システムが起動するか」「支払いメニューが開けるか」「支払いの入力ができるか」など、ひとつひとつの業務フローに対応できるか検証していきます。

そして「この業務は自動化できる」「この業務は自動化できない」と切り分けていきます。

 

RPAツールを本格導入する

ここまでの手順でRPAの導入を進めても問題ないと判断できれば、本格的にRPA導入を進めていくことになります。

どのような手順で部門を広げて活用していくのか、社内でどのようにRPAを活用できる人材を育てていくのか、業務自動化計画を立案していくためのマネジメント体制はどうするか、などについてもこの段階で検討する必要があります。

 

運用・保守する

RPAツールは導入して終了ではありません。システムの停止や不正アクセスなどの事態に備えたり、課題を解決したり適切な運用と保守を行いましょう。課題とその改善を繰り返して運用してください。

常にPDCAサイクルを回して、継続的にRPAの効果を維持・向上していきましょう。

 

まとめ

本記事では、RPAの基本知識を中心に、代表的なRPAツールやRPAの導入で得られる効果・メリット、RPAの導入のためのステップ、RPA導入企業の成功事例などをご紹介しました。

RPAは非常に便利なツールではありますが、自動化すべき業務を見極める必要があります。また、RPAを本格導入する前にトライアルを利用して、そのRPAツールが本当に自社に向いているのか確かめておくことも重要です。

弊社FCEプロセスアンドテクノロジーが提供している「ロボパットDX」は、非エンジニアでも簡単にロボット作成が可能なRPAです。トライアルや導入サポートも無料で提供しており、契約後と同等のサポートがセットになっています。導入の進め方や自動化対象のプロセス選定も可能です。

2022年7月からはフローティングライセンスでの提供も開始し、ひとつのライセンスで登録してあるパソコン全てで使用できるようになりました。

 

ご興味がある方は、こちらまでお気軽にお問い合わせください。

https://fce-pat.co.jp/

 

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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