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業務自動化の仕方・方法(自動化業務の選び方) 2022.07.19  [最終更新日] 2022.07.19

【事例3選】生産性向上とは?取り組みのポイントや進め方、成功事例を解説

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近年、働き方改革、作業効率アップ、生産性向上などの言葉をよく聞くようになりました。特に生産性向上に関しては、企業にとって大きな課題となっているのではないでしょうか。生産性の向上は企業の存続に大きな影響があり、経営層だけではなく現場レベルで取り組むことが求められます。
そこで本記事では生産性向上の基本知識、メリット、成功事例などを徹底解説します。さらに生産性向上の具体的な取り組み方や大切なポイントも取り上げました。これから生産性の向上を目指す場合は、ぜひ参考にしてください。生産性の向上に向けたヒントがあります。

【目次】

 

生産性向上とは?

まずは生産性向上の基本知識を見ていきます。生産性向上が必要となる背景やメリット、国内の取り組み情報をご説明します。

 

なぜ生産性向上が必要となる背景

はじめに、「生産性」の定義を確認しておきましょう。生産性の式は、「アウトプット(成果物)/インプット(経営資源の投入量)」で表すことができます。つまり生産性向上のためには、効率的に成果を大きくすることが重要になってきます。

そもそもなぜ生産性向上が必要なのでしょうか。その背景のひとつとして少子高齢化による労働人口の減少があげられます。

「労働力調査(基本集計)2021年(令和3年)平均結果の概要」によると、国内の労働人口は、2021年平均で6,860万人であることが分かりました。前年に比べて減少していることも判明しており、将来においても減少すると予測されています。

 

参考:公益財団法人 日本生産性本部「生産性とは」

参考:労働力調査(基本集計)2021年(令和3年)平均結果の概要

参考:2050年までの経済社会の構造変化と制作課題について

 

また労働人口の減少に加えて、労働生産性が世界的に見ても低い水準であることが分かっています。OECD(経済協力開発機構)の加盟国においても低い水準となっています。

 

参考:労働経済の分析(第2章)

 

以上を踏まえると、日本企業は労働人口が少ない上に、効率的な業務フローが構築できていなかったり、ITを利用した全社的な業務の標準化が遅れていたりすることから、グローバルな競争力が低下しているといえるでしょう。特に近年は市場の競争環境が激化しており、従来通りやそれ以上の品質と生産量を創出するには、労働者の生産性向上が求められます。

 

生産性向上のメリット

日本は生産性の向上が求められる状況ですが、生産性を向上させるメリットはさまざまです。主なメリットを4つご紹介します。

 

競争力が向上する

どのような企業も同業他社が存在しており、生産性を向上させることでそれらに対する競争力が向上します。企業規模が小さい場合であっても十分な生産性が確保できるのであれば、競合との競争に簡単に負けない強い企業へと成長させることが可能になるでしょう。

 

人材不足の解消につながる

前述のとおり、日本は労働人口が減少しており、企業によっては人材不足を課題としている場合があります。生産性が向上すれば、足りない人手をカバーすることが可能になり、人材を確保する手間が少なくなります。ひいては企業の存続にもつながります。

 

ワークライフバランスの実現

従業員の生産性が向上すると、稼働時間が少なくなるため、残業をすることが少なくなります。これにより近年叫ばれているワークライフバランスが実現できるのです。ワークライフバランスが実現すると、従業員のモチベーションの向上につながり長期的な雇用が可能です。

 

さまざまなコストの削減

生産性の向上とコスト削減は直結するといえます。生産性が向上すればムダな労働時間が減るなどの効果が生まれ、過剰な人件費の抑制につながります。場合によっては投入コストを抑えることができるでしょう。コスト削減が実現することで、給料に還元したり新たな事業資金にしたりと企業活動が充実します。

 

国内における生産性向上の取り組み状況

生産性向上への取り組みは国内でも進んでいます。厚生労働省が公開している「生産性向上の事例集」には、さまざまな取り組み事例が紹介されています。助成金などを活用して取り組んでいる事例が紹介されており、今後の指標になる可能性があります。

 

参考:生産性向上の事例集

 

生産性向上の成功事例

国内でも生産性向上の成功事例が数多くあります。ここでは、厳選して3社の企業事例をご紹介します。それぞれでどのような取り組みを行ったのか、参考にしてみてください。

 

小豆島国際ホテルの事例

香川県にある小豆島国際ホテルは、120室の客室、従業員127名の宿泊施設です。同ホテルは業務プロセスの改善により、年換算で2,000時間以上の労働時間削減に成功しています。主に経営課題の把握、重点職場の特定、改善推進を進めました。

重点職場は料飲部門と客室清掃部門です。料飲部門では宴会準備で食器を探す行動が頻繁に見受けられ、片付けが深夜12時までかかっていたとのことです。そこで食器収納の位置を明確にして、収納ルールも定めました。

さらに食事会場での残飯仕分けのルールを明確にして、洗い場での仕分け作業を大幅に減らしました。客室清掃部門においては作業の手順や方法を長らく変えずに行っていましたが、掃除ロボットの導入や資料の配置の見直しなどに着手して業務効率を改善しました。

 

参考:生産性向上の好事例 – 宮城労働局

 

日本航空の事例

日本航空はJALでおなじみの日本を代表する航空会社です。同社は政府が打ち出している働き方改革の柱である長時間労働の是正に取り組みました。フリーアドレスの導入、20時完全退社などの具体的なルールを作成して、従業員1人当たり1日2時間ほどの時間外労働を削減しています。

加えて固定電話を廃止して、内線ができるスマホを配布しました。Wi-Fi環境を整えてフリーアドレスを取り入れ、18時30分以降の電話やメールの禁止、そして20時に完全退社という働き方改革を実現したのです。

結果として残業時間の削減とともに、従業員の働き方のニーズの多様化に応えることで、社員満足度が向上しています。

 

参考:ラーニング・イノベーションLABO

 

西川産業株式会社の事例

西川産業株式会社は、寝具やインテリア用品の製造販売を手がける企業です。同社は店頭販売での接客ノウハウの属人化を課題としていました。端的にいうと、店頭で接客対応する従業員によって顧客満足度や売上に大きな差があったのです。

そこで同社が取り組んだのが、データの収集と分析による販売ノウハウの可視化です。ビデオカメラやボイスレコーダーを設置して、結果を出している従業員の声かけの実施回数などを数値に落とし込みました。

その結果、販売ノウハウの定量的な分析をもとに、研修会などで共有できるようになりました。接客のクオリティーの底上げから販売数の増加につながったとのことです。

 

参考:業務自動化推進ポータル

 

生産性向上の取り組み方5選

生産性向上の具体的な事例をご紹介しましたが、企業によって取り組むべきことが異なります。そこで自社において生産性向上を目指すための基本的な取り組み方を5つご紹介します。

 

現状の業務の見直し

まず取り組んでほしいのが現状の業務の見直しです。生産性を高めるためにはコア業務に工数を集約できる仕組みがあることが望ましいです。社内の全業務について、無駄がないか、減らせる部分がないか、削減できないかなどを検討していきましょう。これがいわゆる業務効率化です。

業務の見直しをするときは業務の全体像を把握して、それぞれの業務に関係する従業員でミーティングを開きましょう。それぞれの視点で業務の問題を整理することで、さまざまな気づきがあるものです。

 

ツールの導入

人手による業務改善だけでは生産性の向上に限界があります。業務に活かせるツールを導入することも必要です。近年、注目を浴びているのがRPAです。RPAは定型業務を自動化するツールであり、生産性の向上に効果があります。

単純なデータ入力、書類作成などの定型業務ならばRPAに任せて、作業時間の削減をしてみるとよいでしょう。RPAの導入には費用や一定の時間がかかりますが、運用後は中長期的な視点で生産性向上が期待できます。

 

人材配置の見直し

適材適所とはよく聞きますが、企業の人員配置も同様です。極端な事例ですが、その人が苦手とする業務を行う部署に配置すれば、生産性が落ちてしまいます。従業員1人ひとりの適性を考えて、最も高いパフォーマンスが発揮できる部署や業務を担当させてください。

パフォーマンスが発揮できる環境であれば、従業員のモチベーション向上に効果があります。さらなる生産性の向上が見込まれるわけです。

 

人材育成

人員配置と並行して行いたいのが人材育成です。人材育成は従業員のスキルや能力を高めることができて、作業効率の向上、ひいては生産性の向上につながるのです。定期的な社員研修、資格取得の支援、ときには外部講師を招いたセミナーなども良いでしょう。

従業員のスキルアップを目指す取り組みを積極的に取り入れて、生産性の向上につなげてみてください。

 

働く環境の改善

従業員のモチベーションの向上が働く意欲につながり、作業効率や生産性の向上にも影響があるわけですが、具体的な手法が気になるでしょう。まずは従業員同士のコミュニケーションの場を設けることが有効です。

議題が決まっている会議やミーティングだけではなく、目的を決めずに談笑ができる場を設けてみてください。休憩スペースや交流スペースなどを設置して、コミュニケーションを図ることで思わぬアイデアが生まれたり、ストレスの軽減につながったりするでしょう。

またワークライフバランスができるような勤務形態、多様な働き方を実現するためにテレワークを導入したりすることも従業員のモチベーション向上に効果的です。

 

生産性向上に取り組む際のポイント

前章では生産性向上の取り組み方をご紹介しましたが、さらに気をつけたいポイントがあります。以下の2点を踏まえて施策を実行してみましょう。

 

生産性向上のKPIを立てる

生産性向上にはさまざまな取り組みがあるものの、漠然と進めていてはゴールが見えません。

ここで重要になるのがKPIです。KPIは経営指標であり、目標設定し、達成するための進捗を確認する定量的な指標です。

生産性向上のKPIには、付加価値労働生産性や物理的労働生産性などがあります。付加価値労働生産性は、利益を最大化するための指標であり「付加価値額 ÷ 労働量」で計算します。付加価値額は、生産額から原材料や外注費などの原価を除いた金額です。

物理的労働生産性は、従業員がどれだけの生産をしているかを示す指標です。計算式は「生産量(販売額) ÷ 労働量」です。このような生産性向上のKPIを理解して具体的な指標を算出すると、すべきことが明確になりやすいです。

 

施策のPDCAを回す

具体的な施策やKPIを定めたとしても、進めていく上で予定通りにいかないことがあります。そのためPDCAサイクルを常に回して改善することが求められます。トライ&エラーを繰り返して少しずつ向上させていきましょう。

 

まとめ

日本は労働人口の減少などから、1人ひとりの業務効率化を進める意識が求められています。業務効率化が実現することで生産性の向上につながるのです。

業務効率化を目指すには、抽象的な取り組みではなく、業務全体の課題を洗い出すことからスタートしましょう。理由は、現場レベルの課題を正確に把握して、改善できる箇所を見つけるためです。普段は見えていない潜在化している無駄な作業を洗い出して、業務効率化に向けた改善策を検討することが求められます。

つまり、業務の見える化を意識することが大事なのです。しかし、業務の見える化に取り組んでも、改善策が立案できなかったり具体的な行動レベルに移せなかったりするときがあるでしょう。

そんなときにはRPAツールが有効です。

前述のとおり、RPAツールは定型業務に関して自動化できます。「効率化したい業務がある」「簡単な作業に人件費をかけたくない」などの場合は、RPAツールの活用を検討してみてください。

なおRPAツールの「ロボパットDX」は、プログラミングスキルがない現場の活用を前提に開発されたツールです。「RPAツールは敷居が高そう…」と思っている企業にこそ活用いただければと思います。

RPAツールに興味がある場合は、こちらまでお気軽にご相談ください。

 

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

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