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RPAを学ぶ 2022.08.04  [最終更新日] 2022.08.04

【初心者向け】RPAでできること・できないこととは?具体例も解説

  • 業務効率
  • RPAメリット・デメリット
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近年RPAツールが注目されています。ビジネスにさまざまなメリットがあることや、DX推進などを理由として、大企業だけではなく中小企業においてもRPAの導入が進んでいます。
そこで本記事ではRPAの初心者でも分かるように、基本知識から導入事例まで幅広くご説明します。また、おすすめのRPAツールもご紹介しています。RPAについて基本的な知識を身につけたい方は、ぜひ参考にしてください。

【目次】

 

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略称であり、人がパソコンで行っている定型作業を、ソフトウェアロボットに操作を覚えさせることで自動化を実現するITツールです。従来は人間だけが対応できるとされていた作業を人間に代わって実施できる取り組みです。

 

RPAの効果、注目されている理由

RPAの効果や注目されている理由について、ここでは4点に絞って解説します。

 

業務効率化・生産性向上

RPAによりパソコン上の単純な定型業務を自動化すると、人間の判断や想像、分析が必要な作業にリソースを集中させることができます。つまり従来よりもコア業務に専念できるため、収益の向上につながる可能性が高まります。

 

労働環境改善・従業員満足度向上

従業員の作業時間が減れば時間外労働を抑えることができるので、働き方改革にもつながります。そのほか、集中力を奪う繰り返し作業・単純作業をRPAで代替することにより、精神的なプレッシャーから解放されます。コロナ以降はリモートワークの推進で活用されることも多くなってきています。

 

ヒューマンエラーの防止

転記作業、集計作業など、人の手による定型業務ではミスがつきものです。RPAは設定したとおりに動くため、ヒューマンエラーの発生が防止されます。

 

コスト削減

スケジューラーなどの機能を使えば、深夜、休日でも稼働させることができます。そのため、残業や期間労働、アウトソースなどの費用が発生している場合は、人件費削減につながる効果も期待できます。

 

RPAの種類

RPAにはサーバ型、デスクトップ型、クラウド型があります。それぞれの特徴は以下をご覧ください。

 

・サーバ型:自社でサーバを用意して大規模に導入できる。高速大量処理に強いが費用が高額になる。

・デスクトップ型:個人のPC上で動作するため小規模からの導入ができる。属人化しやすい傾向がある。

・クラウド型:ベンダーのサーバを利用するためコストを抑えて導入できる。クラウド上で利用しないシステムには活用できない。

 

以上のようにRPAの種類によって特徴やメリット・デメリットがあるため、自社の現状や希望に応じて検討する必要があります。

 

RPAでできることとは?

RPAによってさまざまな効果が見込めます。ここからはより具体的に、RPAでできることをご紹介します。

 

ルールが決まっていて判断が要らない作業の自動化

ルールが決まっていて人の判断が不要な定型的な作業の自動化は、RPAの得意分野です。あらかじめルール化された手順を設定しておくことで、その設定通りに作業を実行してくれます。

 

定期的に実施する作業の自動化

定期的に実施する作業も、手順が固まっているのであればRPAで業務自動化をすることが可能です。RPAの種類によっては、日次・週次・月次など、決まったタイミングで作業を実行してくれる「スケジュール登録機能」が搭載されています。実際の運用場面をイメージした時に、業務実行時のRPA起動に手間を感じたり、実行忘れのリスクを感じる場合は、簡単な操作でスケジュール登録ができるRPAであるか、も事前にチェックしておくと運用開始時のつまずきをなくすことができるでしょう。

 

大量のデータ処理が必要な作業の自動化

RPAによってシステム内、データベース内、インターネット上などから大量のデータを収集したり、そこで取得したデータをコピーして社内システムにデータ入力したり、マクロのようにデータ操作の処理を覚えさせて再現することができます。こちらもあらかじめ処理(抽出)する内容を決めておくことで作業の自動化が可能です。

 

RPAにできないこととは?

RPAによって作業の自動化を実現することは、企業にとって大きなメリットになります。しかし、RPAはどのような業務にも対応できるわけではありません。

以下で、RPAにできないことをご紹介します。

 

手順が複雑・決まっていない作業

手順が複雑だったりルールが決まっていなかったりする作業は、RPAで自動化することができません。RPAはルールに従って作業をするロボットといえるため、あらかじめルールとして設定されていない作業には対応できないのです。

また、手順が複雑な業務に関しても、設定が複雑になりすぎてしまうため、RPAを使った自動化には向いていません。ただ、作業工程毎に部分的に自動化することで、一定の効率化を実現できるケースもあります。

 

思考や判断が必要になる作業

RPAは、人間のように思考や判断が必要な作業にも対応できません。現在のRPAは、問題解決のためのアプローチやプロセスを判断することができないのです。

ただし今後、AIなどの活用が実現すると、思考や判断を伴う作業ができる可能性があります。

 

RPAで作業を自動化した具体例

ここからはRPAで作業を自動化した具体例をご紹介します。実際の事例に触れることで、RPAに関するイメージがわくでしょう。

 

問い合わせ対応の自動化

メールやフォームからの問い合わせの返信や入力、共有を自動化した事例があります。問い合わせに対して返信内容が決まっているときは、RPAで対応することが可能です。

質問内容ごとに返信の内容を設定しておくことで、対象となるメールが送られてきたときに自動で返信ができるようになります。場合により、問い合わせ内容をExcelなどに転記して、チームや部署で共有することもできます。

 

競合のWebサイトから情報を取得

競合の情報をWebサイトから収集しているときは、RPAに任せるのが有効です。キーワードなどを設定しておくと、関連する情報を瞬時に集めることができます。さらに集めた情報の転記や保存までRPAに任せられます。

 

請求と入金の照合

請求データと入金データの照合作業もRPAで自動化できます。従来ならば、担当者が入金データをExcelに転記、さらに請求データも転記して両者に相違がないかを目視で確認していたでしょう。

これらはRPAツールによって全ての工程を自動化できます。請求と入金のデータに相違があった場合は、アラートが送信されて担当者が確認できる仕組みになっています。

 

RPAの導入を成功させる5つのポイント

RPAの導入は、単にツールやシステムを取り入れれば良いわけではありません。成功のためには、ポイントを踏まえて段階的に取り組む必要があります。ここからはRPAの導入を成功させる5つのポイントを解説します。

 

RPAを推進する人材を選定する

RPA導入を成功させるには、社内で導入を推進する人材が必要です。システムやツールに精通した人材がいると比較的RPAの導入がスムーズに進むでしょう。

またRPAの導入にあたっては、各部署からメンバーを選抜してプロジェクトチームを立ち上げることが望ましいです。その理由は、各部署の業務の現状を把握しながら進めることができるためです。

仮に、社内にRPAの導入に精通した人物がいない場合は、ITスキルが高くない現場でも活用できるRPA製品を選ぶことをおすすめします。新たに採用する、もしくは外部委託で進めつつ、社内のメンバーが関与していくという方法も考えられますが、どうしても時間がかかってしまうことが難点です。もちろんRPAの導入に関しては人材の選定や採用だけではなく、教育を実施することでより成功に近づきます。

 

RPA導入の目的を共有する

RPAの導入は一部の部署だけではなく、全社で導入目的を共有することが重要です。理由は部署を跨いだ業務がある場合に、一部の部署だけがRPAに積極的な姿勢では上手く進まないからです。どの社員も自分に関係することと捉えて、導入を進める必要があります。

 

自社に合ったRPAツールを選定する

近年、RPAツールが幅広く提供されています。無料で活用できる製品から有償のサービスまで、ツール選びに迷うかもしれません。ツール選びでは、自社が求める作業がこなせるかどうかをよく考えてみてください。

そのためには自動化したい業務を事前に洗い出す必要があります。そして、自動化したい業務に対応しているツールを選ぶようにしましょう。費用にも着目しながら総合的に検討してください。

 

スモールスタートで導入する

RPA導入はスモールスタートがポイントです。作業が自動化できる魅力から「一気に社内業務を自動化させよう!」としても、一部で不具合が発生すると全社的なトラブルとなってしまいます。また、焦って導入を進めると失敗する可能性もあり、一度失敗するとRPAに対して社内で悪いイメージが付いてしまう可能性もあります。

そのため「まず経理部門の請求書作成から自動化しよう!」など、段階的にRPAを導入することが大切です。スモールスタートで導入を進めて、効果が出たら徐々に対象範囲を広げてください。

 

導入効果を測定する

導入効果を測定することを忘れてはなりません。導入前後で作業時間がどれだけ削減できたか、ミスがどれだけ減ったかなどを検証してください。

また数値では見えない部分の効果測定も行う必要があります。RPAには導入後に、従業員の作業負担が軽減したことで、従業員満足度が向上しているなどの効果もあるからです。従業員にアンケートなどを実施してみると結果が分かりやすいです。

 

導入しやすいおすすめRPAツール3選

RPAツールを選ぶときは、以下のツールがおすすめです。いずれも導入しやすい点がメリットとなります。それぞれの特徴を理解して、ツールの導入に活用してみてください。

 

WinActor

WinActorはNTT DATAが提供するRPAツールです。Windows上で操作が可能なアプリケーションや、個別の業務システムを利用した業務を、ワークフローとして自動化していきます。PC1台からサーバまで動作可能であり、さまざまな規模に対応可能です。

 

UiPath

UiPathは国内外問わず利用されているRPAツールです。Windows上の操作を自動化できるなど、各種作業に対応しています。日本語対応、無料版の提供(お試し利用)など、導入する際のハードルも低めです。ある程度のITスキルは必要です。

 

ロボパットDX

ロボパットDXは「エンジニアに依存しない現場で活用できるRPA」をコンセプトにしたRPAツールです。日本企業のDXを力強く推進することも目的としており、現場での実務サポートに定評があります。

基本的にマウスとキーボードで操作できることは全て自動化できるため、多岐にわたる業務に対応できます。

 

まとめ

RPAの導入によりさまざまな作業を自動化することができます。しかし導入のポイントや有効なツールが分からないままでは、上手く進めることができません。本記事ではRPAの基本知識から導入事例、導入のポイントをご紹介しました。

導入しやすいツールも取り上げましたので、今後のRPAの導入に活かしてください。

また、本記事ではRPAやDX推進の第一歩として「ロボパットDX」をご紹介しました。ご興味のある場合は、ぜひこちらからお気軽にお問い合わせください。無料トライアル期間もありますので、まずは使用感や機能などを体験してみてはいかがでしょうか。

 

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この記事を書いたコンサルタント

ロボパット編集部

広報部・編集長

ロボパットDX編集部です。
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