※この記事は【RPAロボパットお役立ち通信（メールマガジン）】のアーカイブです。※
フロー図を書こう！
見出しでネタバレをしてしまいましたが、そうです。
必ずやっておくべきこととは現在の業務のフロー図を書くということです。フロー図とは処理の流れを図示したもので、例えば以下のようなものです。
業務を見直す際にフロー図を使用するメリットとしては以下の2点です。
・複数人で改善プロジェクトを進める場合、認識をすり合わせることに役立つ
プロジェクトを複数人数で進める議論の中で「今、どの処理について話しているのか？」ということがすり合わずに議論があいまいになってしまうことがあります。
メンバーで共有されたフロー図があれば、「この処理について」ということを
図で確認しながら議論を進めることができ、余計な混乱を避けることができます。
・業務の構造を俯瞰できる
図にすることで、「実はこの処置はまとめられるのではないか」「同じ処理を繰り返してしまっている」など、目で見て初めて気づける改善点があります。
ポイントは「きれいさにこだわらないこと」
さて、ここまで優等生的なことをお伝えしましたが、実際のところ「フロー図を作る」というアイディアは既にご存じの方が多く、「とはいえ実際にはなかなか実行できない」というのが本音ではないでしょうか。実は私もそうでした。
今回のメルマガで私が本当にお伝えしたいことは、「フロー図は雑でいい」ということです。実は先ほど載せたフロー図は私の上司との交渉に使用した資料で、
実際に議論を進めた時のフロー図は手書きのものでした。
はい、とても見れたものではないと思います。
このフロー図は最初に議論をスタートしたときのものですが、最初は手書きからスタートしました。
しかし、実は議論を進めている段階ではこれでもよいのです。
なぜなら、議論の途中では、フロー図には書き直しや修正が頻発するからです。
最初からきれいに作成してしまったために、修正にも時間がかかってしまっていては肝心の議論の時間が削られてしまいます。
WEB会議などではなく、同じ会議室で議論をしている場合はホワイトボードなどに記載する形でもよいと思います。
きれいに形を整えるのは上司やお客様にプレゼンする時で十分なのです。
まずは書いてみる、が重要
実は、私も最初からフロー図をきれいに書いてしまい、無駄に作業時間をかけてしまったところ、そのことを先輩に指摘される、という失敗を過去にしています。
「フロー図をかけ」という指示を受けて初めて作成したのですが、見た目やインターネットで見た正しい書き方を真似することばかり意識してしまいました。
しかし、フロー図はあくまでも議論を円滑にするための手段にすぎません。まずは手書きで書いてみる、ということで十分効果を発揮するので、「フロー図」と聞いて身構えてしまう、という方はまずは手書きから初めて見てはいかがでしょうか。
