※この記事は【RPAロボパットお役立ち通信（メールマガジン）】のアーカイブです。※
悪循環の催促業務。
この企業は飲食店の経営がmain事業でしたが、新型コロナウィルスの影響で、デリバリーへとその業態を大きく変化させました。
そうなると、扱うデータや管理の方法も、どんどん変わっていきます。
こうしたい！という理想が日々変わっていくので、システムでの管理が追いつかず、徐々に手で行う事務作業が増えていったそうです。
しわ寄せがくるのは、それらを総括しているバックオフィス。
「毎回催促しないとデータを提出しない人がいる。」
「何も言わずにデータが綺麗にそろっている日がない。」
売上、在庫、勤怠… 多くの確認業務で「催促」という煙たがられる工程が追加されました。
「それ、急ぎ？ 忙しいから、もうちょっと待って。」
「あぁ、そうか、提出しないといけないよね。面倒だなぁ。」
催促が続くと社員も本音を出すようになり、ギスギスとしたコミュニケーションも増えていくという悪循環が始まったのです。
「未提出」という事実を公表するロボットくん。
会社の空気がどんどん悪くなっている…
そう感じた社長は、手作業の限界を感じました。
「定型業務は、やはり、できる限りデジタルの力を借りよう。」
ただし、前述の通り、業務の手順や見るべき数値がコロコロと変わるため、通常のシステム改修では、時間もお金も足りません。
そこで選んだのが、自分たちで活用できるRPA。
業務フローや扱うデータが変わっても、自分たちで修正ができます。
導入から3か月ほどで、ある程度定型業務をロボットがこなしてくれるようになりました。
この時点で社員の生産性は驚くほど上がったそうですが、ロボットで全自動化できず、手作業が残っている業務も当然存在します。
これについては今まで通り、各社員からのデータ提出を待つことになるのですが・・・
実は、ロボットの真の活躍はここからなのです！
時間になると、ロボットがデータの提出ができていない社員を抽出し、社員全員が見ている連絡チャットにメッセージを流します。
「●●さん、△△未提出です。」
誰しも、上長を含めた全社員が見ているチャットで「できていない」ことを公表されるのは嫌です。
しかも、メッセージを送っているのは人ではなく正確に動くロボットですから、甘えも言い訳も通用しません。
ロボットがチャットに現状報告をするようになってから、未提出者はいなくなったそうです。
そして、会社の空気を悪くしていた「催促業務」は見事になくなりました！
おわりに
いかがでしたでしょうか？
人には人にしかできない仕事があるように、
ロボットに任せた方が何倍も上手くいく仕事もたくさんあります。
「本当に、ロボットに任せられる仕事が自社にあるのだろうか？」
そう思われた方は、まず一度、弊社のコンサルタントにご相談してみてください。
